Lad os sige, at du er en kreativ tænker, der tager en overordnet tilgang til en projektstrategi. Din kollega er derimod bedre til at regne på tal og fokusere på de små daglige detaljer.
Hvis I får mulighed for at bruge jeres individuelle styrker i løbet af et projekt, kan dette være en vinderkombination. Men hvad sker der, hvis du eller din kollega pludselig stopper med at kommunikere eller at være så produktive som tidligere, så den anden må tage over? Moralen begynder at falde, og det begynder at gå ud over arbejdets kvalitet.
Effektivt samarbejde er ofte lettere sagt end gjort – især når teamet består af en forskelligartet gruppe af mennesker med forskellige faglige baggrunde og oplevelser. Men med de rette værktøjer og strategier kan du hjælpe dine teammedlemmer med at støtte hinanden og få det bedste frem i alle.
Så hvordan promoverer man samarbejde blandt sine kolleger? Inden vi forklarer de vigtigste egenskaber i gode teams (og hvordan du kan opnå dem), er det vigtigt at minde os selv om vigtigheden af samarbejde.
Hvorfor er effektivt samarbejde så vigtigt?
Lad os være helt ærlige – det er ikke altid nemt at samarbejde med en gruppe. Hvis der ikke er et fælles mål eller tillid mellem teammedlemmerne, kan det føles som om, at I er på forskellige spor – og det kan gå ud over jeres motivation til at få gjort arbejdet effektivt og til tiden.
Teams, der har et godt samarbejde, finder derimod ikke blot en god rytme, når de skal udføre opgaver og overholde deadlines – de skaber også en følelse af sammenhold og loyalitet. De enkelte medlemmer af teamet føler sig også værdsat og engageret i deres arbejde.
Effektivt samarbejde kan også:
- Skabe stærke medarbejderrelationer
- Give flere muligheder for indlæring og udvikling
- Styrke effektiviteten, produktiviteten og kreativiteten
- Øge ansvarsfølelsen, holdmoralen og motivationen til at få projekterne til at lykkes
- Introducere nye tilgange og perspektiver til projekter og feedback
- Fremme synergien – alle samarbejder om at nå teamets mål
De bedste teams opstår ikke bare – de falder ikke bare på plads fra den ene dag til den anden. Det kræver tid, tålmodighed og velvillighed fra alle teammedlemmer – på alle niveauer – hvis dette skal opnås. Lad os se nærmere på, hvad effektivt samarbejde på arbejdspladsen indebærer.
De 5 vigtigste egenskaber i effektive teams
Der er en række fællestræk i arbejdsmiljøer, som skaber og understøtter dynamiske, stærke og produktive teams. Her er fem vigtige komponenter i effektivt samarbejde.
1. Tydelige ansvarsområder og mål
Alle roller i teamet – også eventuelle tildelte “ledere” (hvis en sådan er nødvendig) – skal være tydelig defineret og afspejle det enkelte teammedlems styrker. Dit team vil sandsynligvis have forskellige færdigheder, som bør udnyttes, når der uddelegeres opgaver og ansvarsområder.
Tænk på gruppearbejde i folkeskolen eller på universitetet – hvor ofte måtte én person ikke bære resten af teamet? Hvis du sikrer, at alle på teamet forstår deres bidrag til teamet og den forventede arbejdsbyrde, kan du undgå denne form for ubalance. Teamets struktur skal fremme en positiv dynamik – ikke uvilje eller destruktiv adfærd.
Når alle medlemmer af teamet føler sig godt tilpas med sine personlige mål og ansvarsområder – og med teamets fælles mål – er de mere tilbøjelige til at bekymre sig om teamets succes og føle sig motiveret til at yde deres bedste.
Du kan fremme dette ved at bruge samarbejdsredskaber til at tildele opgaver og oprette en opgaveliste for teamet med forfaldsdatoer, så alle holder sig på rette spor.
2. Samarbejde og support
Effektivt samarbejde handler ikke blot om den fælles indsats for at udføre opgaver og nå de ønskede resultater for et projekt eller en proces. Det handler også om at søge hjælp fra kolleger, når der opstår problemer eller vanskeligheder – og om selv at give hjælp og support, når der er behov for det.
Samarbejdsorienteret teamadfærd tilskynder innovation gennem en beredvillig udveksling af ressourcer, viden og idéer. Processerne omkring projektledelse, beslutningstagning og problemløsning bliver meget mere produktive, når teammedlemmer – og ikke kun ledere – kan bruge deres forskellige synspunkter og viden til at finde løsninger.
Dropbox hjælper dig med at samle dine filer, værktøjer og teammedlemmer på ét praktisk arbejdsområde. Del alt fra brainstormskabeloner til videoer, tilgå vigtige filer, og kommuniker via tilknyttede værktøjer som Slack og Zoom – alt sammen uden at forlade Dropbox.
3. Ærlig og åben kommunikation
Effektiv kommunikation er lig med effektivt samarbejde. Dette indebærer, at du aktivt lytter og ikke er bange for at sætte spørgsmålstegn ved beslutninger, der påvirker teamet. Det indebærer også, at du og dine teammedlemmer føler jer trygge ved at give og få konstruktiv kritik, når der er nødvendigt.
Alle medlemmer af teamet skal føle, at deres bidrag betyder noget og bliver taget godt imod af hele gruppen. Hvis en medarbejder i en lavere stilling vil foreslå at eksperimentere med en anden tilgang til et projekt, skal deres overordnede kolleger lytte og hjælpe dem med at føre disse idéer ud i livet, hvis det er muligt.
Værktøjer som Slack og Zoom giver dig mulighed for at komme i kontakt med teamet i realtid. Nogle gange kan visuelle elementer, som f.eks. skærmoptagelser og videobeskeder, dog hjælpe dig med at få din pointe frem på en mere forståelig måde.
Det er her, at værktøjer som Dropbox Capture kommer ind i billedet. Opret skærmoptagelser, GIF-filer og skærmbilleder, og tilføj nemt voiceovers og annoteringer, så du kan sige din mening klart og tydeligt uden at skulle planlægge noget.
4. Konfliktløsning
En vigtig deadline nærmer sig, og dit team er bagud i forhold til tidsplanen. Bølgerne går naturligvis højt. I dette scenarie er det teamets håndtering af spændingerne, der adskiller et stærkt team fra et svagt team.
Det er naturligt at være uenige med andre i teamet fra tid til anden. Men det begynder at ødelægge samarbejdet, hvis der opstår konflikter og ikke er nogen fastlagte metoder til at løse dem. Dette gælder især for distribuerede teams, da det kan være sværere at reparere sprækker i et distribueret team, fordi man ikke kan anvende samme nonverbale og kontekstuelle indsigt som i et fysisk arbejdsmiljø.
Hvis interne stridigheder og passiv aggressivitet begynder at skabe problemer i et team, er det vigtigt at identificere og tage hånd om problemet.
Effektive teams forstår vigtigheden af at lytte til forskellige meninger, at lede efter løsninger, der passer til hele teamet og ikke bare specifikke enkeltpersoner, og at finde et kompromis, hvis det er nødvendigt. Sørg for, at I gemmer jeres mødereferater og samarbejder om en handlingsplan, som alle i teamet kan bruge efter behov.
5. Tillid og respekt
Teammedlemmer kommer godt ud af det med hinanden, når de andre egenskaber på denne liste er veletablerede.
Tillid og respekt handler ikke kun om at have tillid til den proces og det arbejde, der laves, men også om at kunne overvinde problemer, når bølgerne går højt.
Udover selve arbejdet kan dette komme til udtryk ved, at du har tillid til, at dine kolleger indhenter møde- og oplæringsmaterialer asynkront, når de har tid til det. Værktøjer som Dropbox Capture hjælper dig med at dele tidsbesparende optagelser, der forærer teamet den tid, det ville have brugt på at afholde et langt møde.
Sådan opnår – og vedligeholder – man gode vaner i forbindelse med samarbejde
At opnå gode vaner i forbindelse med samarbejde er ikke noget, der sker fra den ene dag til den anden – det tager tid at finde ud af, hvilke metoder og værktøjer der fungerer bedst for dit team, både på et personligt og et professionelt plan.
Højtydende teams:
- Brainstormer idéer for at nå frem til en fælles løsning
- Fastsætter SMART-målsætninger for alle projekter
- Udpeger en teamleder (når det er nødvendigt), som skal uddelegere opgaver og mægle på gruppens vegne
Vedligeholdelse af gode vaner i forbindelse med samarbejde kræver input fra alle teammedlemmer, ikke blot nogle få. Der findes ikke en løsning, som kan etableres én gang og derefter fungere for evigt – effektiviteten af teamets samarbejdsmetoder skal følges og gennemgås på samme måde som selve arbejdet, så I kan finde og løse eventuelle problemer, før de bliver forstyrrende.
Vedligeholde af et effektivt teammiljø kræver, at I:
- Har tillid til processen og respekterer den tid og indsats, som hele teamet har brugt under samarbejdet
- Regelmæssigt kommunikerer med kolleger, men ikke spilder tid på unødige teammøder – brug asynkrone kommunikationsmetoder som f.eks. videobeskeder og vejledninger via skærmoptagelser for at strømline jeres arbejdsgange
- Anerkender individuelle og kollektive resultater samt bruger disse som en mulighed for at udvide jeres færdigheder
- Er åbne og gennemsigtige over for kolleger omkring de ting, I finder udfordrende eller som hindrer jer i at være produktive
- Strømliner kommunikationsprocessen og holder gruppens kommunikation, som f.eks. feedback, på ét samlet sted
- Lærer teammedlemmerne at kende som individer – uden for arbejdspladsen!
Det er også vigtigt at sikre, at teamet har adgang til den bedste teknologi og de bedste værktøjer. Alle de platforme, apps og integrationer, som du introducerer, skal være brugervenlige og tilgængelige for alle i teamet.
Løft jeres samarbejde til nye højder – og lad det blive der
Dropbox har værktøjerne, der kan hjælpe dig med at opnå og vedligeholde et fremragende samarbejde – uanset om du ønsker at reducere antallet af unødige møder og sige mere på kortere tid, opbygge relationer omkring fælles mål eller skabe en følelse af samhørighed.
Dropbox giver teammedlemmer et fælles sted, hvor de kan arbejde, kommunikere og samarbejde. Opret delte kalendere, opgavelister, interaktive resuméer og mødedagsordener i Dropbox Paper, og overvind begrænsningerne ved distribueret samarbejde for at få bedre kontakt til dine teammedlemmer via personligt tilpassede videobeskeder i Dropbox Capture.
Du kan også integrere Dropbox med anden samarbejdssoftware, som f.eks. Zoom, Slack og Trello, og for alvor udnytte effektiviteten ved samarbejde.