Допустим, вы творчески мыслящий человек, берущий за основу творческий подход. Ваш коллега, напротив, лучше справляется с расчетами и уделяет пристальное внимание повседневным мелочам.
Возможность использовать индивидуальные сильные качества в ходе проекта может стать выигрышной комбинацией. Но что произойдет, если вдруг вы или ваш коллега перестанете общаться или не будете работать так же продуктивно, как раньше, и кому-то придется продолжить начатое вами дело? Моральный дух начнет падать и это отразится на качестве выполнения задач.
Эффективную работу в команде не так легко организовать, особенно, если она неоднородна и состоит из сотрудников с разной квалификацией и опытом. Но используя подходящие инструменты и стратегии, вы можете помочь коллегам поддерживать друг друга и выявить лучшие качества в каждом из них.
Так как же поощрять командную работу внутри коллектива? Прежде чем привести ключевые характеристики успешных рабочих групп и перечислить способы достижения таких результатов, вспомним о важности работы в команде.
Почему важна эффективная работа в команде?
Скажем честно, работать с группой людей не всегда просто. Когда нет общей цели или доверия между участниками, может возникнуть ощущение, что нет синхронизации, а мотивация своевременно и эффективно выполнять обязанности также может пострадать.
С другой стороны, члены слаженного коллектива не только синхронно достигают целей и соблюдают сроки, они характеризуются развитым чувством преданности и групповой принадлежности. В свою очередь, каждый участник чувствуют свою значимость и вовлеченность в работу.
Кроме того, эффективная работа в команде способствует:
- установлению тесного сотрудничества;
- появлению большего числа возможностей получения знаний и карьерного роста;
- увеличению эффективности, продуктивности и развитию творческой составляющей;
- повышению уровня ответственности, морального духа и мотивации для успешной реализации проектов;
- появлению новых подходов и перспектив в работе над проектами и в отношении обратной связи;
- стимулированию совместной деятельности, объединяя всех сотрудников для достижения целей рабочей группы.
Успешные команды не возникают внезапно и не налаживают работу мгновенно. Для достижения этой цели требуется время, терпение и готовность от каждого участника на любом уровне. Давайте подробнее рассмотрим, что включает в себя эффективная работа в команде.
5 основных характеристик эффективных рабочих групп
В рабочей среде есть ряд общих черт, которые способствуют созданию и развитию динамичных, сильных и продуктивных команд. Далее описаны пять важных компонентов эффективной работы в команде.
1. Четко определенные обязанности и цели.
Любые роли в рабочей группе, включая роли назначенных «руководителей», в случае необходимости, должны быть четко определены и должны учитывать сильные стороны каждого участника. Ваша рабочая группа, скорее всего, имеет определенный объем навыков, которые следует учитывать при делегировании задач и обязанностей.
Вспомните свои групповые проекты в школе или колледже. Как часто одному участнику приходилось работать за остальными членами команды? Убедившись, что каждый человек понимает свой вклад в работу группы и ожидаемую нагрузку, вы сможете избежать подобного дисбаланса. Структура коллектива должна способствовать созданию позитивной динамики, а не поощрять обиды или деструктивное поведение.
Когда всех участников устраивают их личные цели и обязанности, а также общие задачи группы, они с большей вероятностью будут заботиться об успехе команды и будут стремиться отлично выполнять свою работу.
Для облегчения этой задачи используйте инструменты совместной работы для распределения заданий и создания их перечня для группы. Там же есть возможность указать сроки выполнения, чтобы все могли придерживаться установленного графика.
2. Совместная работа и поддержка.
Эффективная работа в команде строится не только на совместных усилиях по выполнению задач и достижению результатов проекта или процесса. Она также предполагает обращение за помощью к коллегам при возникновении проблем или трудностей и, в свою очередь, оказание помощи и поддержки, когда это необходимо.
Поведение, нацеленное на сотрудничество, способствует нововведениям за счет добровольного обмена ресурсами, опытом и идеями. Процессы управления проектами, принятия решений и решения проблем становятся гораздо более продуктивными, когда участники рабочей группы, а не только лидеры или руководство, могут выражать различные точки зрения и использовать опыт для поиска решений.
Dropbox способствует объединению файлов, инструментов и участников рабочей группы в единой удобной среде. Делитесь всем, начиная с шаблонов проведения мозгового штурма и заканчивая видео, получайте доступ к важным файлам и общайтесь посредством таких подключенных инструментов, как Slack и Zoom, не покидая Dropbox.
3. Честное и открытое общение.
Эффективное общение означает эффективную работу в команде. Это подразумевает активное слушание. Не бойтесь ставить под сомнение решения, которые влияют на вашу команду. Это также означает, что вам и участникам вашей рабочей группы должно быть удобно высказывать и воспринимать конструктивную критику, когда это необходимо.
Каждый сотрудник должен чувствовать, что его вклад в общее дело имеет значение и с одобрением принимается всей группой. Старшие по должности коллеги должны прислушиваться и по возможности оказывать поддержку подчиненным в воплощении предложенных ими идей попробовать другие подходы к осуществлению проекта.
Такие инструменты, как Slack и Zoom позволяют вам общаться с рабочей группой в режиме реального времени. Но иногда визуальные элементы, например записи экрана и видеосообщения, помогают понятнее донести мысль.
Именно в таких случаях инструменты, подобные Dropbox Capture приходят на помощь. Создавайте записи экрана, GIF-файлы и скриншоты, а также легко добавляйте закадровый голос и пометки. Это позволит вам четко выразить мысль, ничего не планируя.
4. Разрешение конфликтных ситуаций.
Приближается важный день, на который приходится срок сдачи, а ваша команда отстает от графика. Высокий уровень напряженности понятен. В таком сценарии сильную команду от слабой отличает то, как она разрешает ситуацию с напряженностью.
Вполне естественно время от времени расходиться во мнениях с другими коллегами. Но возникновение конфликтов и отсутствие методов их разрешения начинает подрывать командную работу. Это особенно актуально для дистанционных групп. В них бывает сложнее избавиться от кризиса, поскольку невозможно использовать невербальную и контекстуальную информацию, аналогичную применяемой при личной встрече.
Если в команде появляются внутренние распри и пассивная агрессия, важно выявить и решить эти проблемы.
Работающие эффективно команды понимают важность внимания к различным мнениям, поиска компромиссного решения, которое подходит всей рабочей группе, а не только конкретным участникам, если это необходимо. Обязательно ведите протокол собрания и совместно разработайте план действий, к которому каждый участник сможет обратиться в случае необходимости.
5. Доверие и уважение.
Когда другие пункты из этого списка четко установлены, участники рабочей группы отлично ладят друг с другом!
Доверие и уважение включает не только веру в процесс и производимую работу, но и способность преодолевать проблемы в условиях напряженности.
Помимо самой работы, это может проявляться в том, что вы доверяете своим коллегам и уверены в том, что они наверстают упущенные встречи и ознакомятся с учебными материалами асинхронно, когда у них есть время. Такие инструменты, как Dropbox Capture, позволяют делиться экономящими время записями, которое ваша рабочая группа могла потратить на продолжительные совещания.
Как развивать и поддерживать хорошие привычки командой работы
Развить навыки хорошей работы в команде за короткий срок нереально. Потребуется какое-то время, чтобы выяснить какие методы и инструменты лучше всего подходят для вашей команды на личном и профессиональном уровне.
Высокоэффективные рабочие группы будут:
- сообща искать идеи для достижения общего решения;
- ставить цели и задачи SMART для каждого проекта;
- назначать руководителя, когда необходимо делегировать задания и выступать посредником от имени группы.
Сохранение хороших привычек работы в команде требует усилий от каждого участника. Не существует универсального решения. Как и сама командная работа, эффективность ее методов должна отслеживаться и анализироваться, чтобы можно было устранить любые проблемы до того, как они станут разрушительными.
Способы поддерживать эффективную атмосферу в коллективе следующие.
- Верьте в силу труда и уважайте время и усилия, затраченные всей командой в ходе совместной работы.
- Регулярно общайтесь с коллегами, но не тратьте время на проведение бессмысленных собраний рабочей группы — применяйте для оптимизации рабочих процессов асинхронные методы общения, такие как обучающие видеосообщения и записи экрана.
- Признавайте индивидуальные и коллективные достижения и используйте их для расширения своих навыков.
- Открыто обсуждайте со своими коллегами то, что вызывает у вас трудности или мешает продуктивности.
- Оптимизируйте процесс общения и храните такие групповые сообщения, как отзывы, в едином пространстве.
- Получше узнайте участников рабочей группы вне работы!
Также важно, чтобы ваша рабочая группа была оснащена лучшими технологиями и инструментами. Любые платформы, приложения или интеграции, которые вы внедряете, должны быть простыми в использовании и доступными для всех участников рабочей группы.
Повышайте и сохраняйте уровень эффективности работы в команде
Неважно, хотите ли вы сократить количество ненужных совещаний и охватить больший объем информации за меньшее время, объединиться для достижения общих целей или сформировать чувство групповой принадлежности, Dropbox предоставляет инструменты, которые помогут вам достичь и поддерживать достойный уровень работы в команде.
Dropbox предлагает участникам рабочих групп единое пространство для работы, общения и сотрудничества. Создавайте общие календари, списки задач, интерактивные сводки и повести дня собраний в Dropbox Paper, а также преодолевайте ограничения удаленного сотрудничества с помощью персонализированных видеосообщений в Dropbox Capture. Это обеспечит более тесное взаимодействие с коллегами.
Кроме того можно интегрировать Dropbox с другими программами для формирования коллектива и работы в команде, напримерZoom, Slack и Trello, чтобы возможности работы в команде в полном объеме.