Imaginons que vous soyez plutôt du genre créatif et que vous préfériez avoir une vue d'ensemble de la stratégie d'un projet. Votre collègue, quant à lui, est plutôt branché chiffres et aime se concentrer sur les petits détails du quotidien.
Si vous avez tous deux l'occasion d'utiliser vos points forts au cours d'un même projet, la combinaison peut s'avérer gagnante. Mais qu'en est-il quand votre collègue et vous cessez de communiquer, ou si l'un des deux accuse une baisse de productivité et que l'autre doit prendre le relais ? Le moral est moins bon et la qualité du travail s'en ressent.
Travailler efficacement en équipe est souvent plus facile à dire qu'à faire, surtout lorsque vous collaborez avec un groupe de personnes aux expériences professionnelles différentes. Heureusement, en adoptant les bons outils et les bonnes stratégies, vous pourrez aider les membres de votre équipe à se soutenir mutuellement et à donner le meilleur d'eux-mêmes.
Alors, comment encourager vos collègues à travailler en équipe ? Avant de voir les principales caractéristiques des équipes efficaces et la façon dont vous pouvez les adopter vous aussi, rappelons l'importance du travail d'équipe.
Pourquoi est-il si important de travailler efficacement en équipe ?
Nous le savons bien : travailler avec d'autres personnes n'est pas toujours facile. Sans objectif commun et sans confiance mutuelle entre les membres de l'équipe, il est difficile de trouver la cohésion, ce qui peut nuire à votre motivation à travailler de façon efficace et dans les temps.
Les équipes qui fonctionnent bien ensemble ne se contentent pas de trouver un rythme commun pour réaliser leurs tâches et respecter les délais, elles encouragent avant tout un sentiment de loyauté et d'appartenance. En retour, ses membres se sentent valorisés et impliqués dans leur travail.
Le travail d'équipe présente bien d'autres avantages :
- Encourage des relations fortes entre les employés.
- Offre davantage de possibilités d'apprentissage et de développement.
- Booste l'efficacité, la productivité et la créativité.
- Renforce le sentiment de responsabilité, le moral de l'équipe et la motivation à réussir.
- Apporte de nouvelles approches et perspectives dans les projets et les commentaires.
- Encourage la synergie, car tout le monde travaille de concert pour atteindre les objectifs de l'équipe.
Les meilleures équipes ne se forment pas spontanément ni par hasard. Elles demandent du temps, de la patience et de la volonté de la part de chaque membre. Voyons plus en détail ce qu'implique un travail d'équipe efficace.
Les cinq caractéristiques clés des équipes performantes
Les environnements de travail qui permettent de créer (et de faire vivre !) des équipes dynamiques, fortes et productives présentent un certain nombre de caractéristiques communes. Voici les cinq piliers d'un travail d'équipe efficace.
1. Responsabilités et objectifs clairement définis
Chaque rôle au sein de l'équipe doit être clairement défini en fonction des points forts de chacun, y compris les leaders si le besoin d'en désigner se fait ressentir. Il est fort probable que vous ayez à prendre en compte des compétences variées lors de la délégation des tâches et des responsabilités.
Souvenez-vous de vos projets de groupe à l'école ou à l'université : combien de fois une personne seule a-t-elle dû se charger du travail de tout le monde ? En veillant à ce que chacun comprenne son rôle dans l'équipe et sa charge de travail, vous pourrez éviter ce genre de déséquilibre. La composition de l'équipe doit encourager une dynamique positive, et non le ressentiment ou les comportements destructeurs.
Lorsque chaque membre de l'équipe se sent à l'aise avec ses propres objectifs et responsabilités, ainsi qu'avec les objectifs collectifs du groupe, il est plus susceptible de prendre à cœur la réussite de l'équipe et d'être motivé à donner le meilleur de lui-même.
Pour encourager cette situation, utilisez des outils collaboratifs pour attribuer des tâches et créer des listes de tâches avec dates d'échéance afin que tous les membres de l'équipe ne perdent pas l'objectif de vue.
2. Collaboration et soutien
Pour travailler efficacement en équipe, il ne suffit pas de fournir un effort collectif afin d'accomplir les tâches demandées et de mener à bien un projet ou un processus. Il faut aussi savoir demander l'aide de ses collègues en cas de problème, et offrir à son tour de l'aide et du soutien en cas de besoin.
Le comportement collaboratif en équipe encourage l'échange volontaire de ressources, d'expertise et d'idées, ce qui booste en conséquence l'innovation. Les processus de gestion de projet, de prise de décision et de résolution de problèmes sont beaucoup plus productifs lorsque les membres de l'équipe (et pas uniquement les leaders ou managers) peuvent proposer leur point de vue et leur expertise.
Dropbox rassemble les fichiers, outils et collaborateurs dans un seul et même espace de travail simple d'utilisation. Partagez tout ce que vous voulez, des modèles de brainstorming aux vidéos, accédez à vos fichiers importants et communiquez grâce aux outils connectés tels que Slack et Zoom, le tout sans jamais quitter Dropbox.
3. Communication honnête et ouverte
D'une communication efficace naît un travail d'équipe efficace. Pratiquez pour cela l'écoute active, et n'ayez pas peur de remettre en question les décisions qui touchent votre équipe. Les membres de votre équipe et vous-même devez également vous sentir assez à l'aise pour formuler et recevoir des critiques constructives en cas de besoin.
Chacun doit sentir que ses contributions sont écoutées par l'ensemble du groupe. Si une personne avec peu d'expérience propose d'adopter une approche différente pour un projet, ses collègues plus expérimentés doivent l'écouter et l'aider à concrétiser cette idée, si elle s'avère pertinente.
Les outils comme Slack et Zoom vous permettent de rester en lien avec votre équipe en temps réel. Mais il arrive que pour mieux vous faire comprendre, vous ayez besoin d'éléments visuels, comme des enregistrements d'écran et des messages vidéo.
C'est là qu'intervient Dropbox Capture, qui vous permet de créer des enregistrements et captures d'écran, des GIF, et d'y ajouter facilement des voix off et des annotations. Ainsi, vous faites passer votre message sans avoir à planifier de réunion.
4. Résolution des conflits
Une échéance importante approche et votre équipe a pris du retard. La tension règne. Sachez que c'est la façon de la gérer qui distingue une équipe forte d'une équipe faible.
Rien de plus normal que de ne pas toujours être d'accord avec vos collègues. C'est quand des conflits surviennent et qu'aucune méthode n'a été mise en place pour les résoudre que la situation devient problématique. Ce qui est d'autant plus vrai pour les équipes à distance, car vous ne pouvez pas vous reposer sur les informations non verbales et contextuelles pour résoudre les désaccords.
Si des luttes intestines et un comportement passif-agressif commencent à se développer au sein de l'équipe, vous devez identifier et affronter le problème sans attendre.
Les équipes efficaces savent qu'il est essentiel de laisser s'exprimer les différentes opinions, de rechercher une solution qui convienne à l'ensemble des membres (et pas seulement à des individus spécifiques) et de faire des compromis, si nécessaire. Pensez à conserver les notes de chaque réunion et collaborez sur un plan d'action auquel tous les membres de l'équipe pourront se référer en cas de besoin.
5. Confiance et respect
Ça y est, vous avez mis en place ces différents aspects et les membres de l'équipe s'entendent bien !
Reste le point le plus important : la confiance et le respect. Croire au processus et au travail produit ne suffit pas, vous devez également être capable de surmonter les problèmes et les tensions.
Outre le travail lui-même, vous devez par exemple faire confiance à vos collègues pour rattraper de manière asynchrone les réunions et les formations qu'ils auront ratées. Adoptez des outils tels que Dropbox Capture pour partager des enregistrements au lieu d'imposer de longues réunions à votre équipe.
Comment mettre en place et maintenir de bonnes habitudes de travail en équipe
Adopter de bonnes habitudes de travail en équipe ne se fait pas du jour au lendemain. Il vous faudra un certain temps pour déterminer les méthodes et les outils qui conviennent le mieux à vos collègues et vous, tant au niveau personnel que professionnel.
Les équipes les plus performantes ont tendance à :
- Brainstormer leurs idées pour parvenir à une solution commune
- Se fixer des objectifs SMART pour chaque projet
- Désigner un chef d'équipe qui déléguera les tâches et agira en tant que médiateur en cas de besoin
Pour entretenir vos bonnes habitudes de travail en équipe, tous les membres doivent y mettre du leur. Il n'existe pas de solution universelle et éternelle : comme le travail lui-même, l'efficacité de vos méthodes de travail en équipe doit faire l'objet d'un suivi et d'un examen réguliers afin que vous puissiez résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'amplifient.
Pour entretenir un environnement d'équipe fructueux :
- Faites confiance au processus, et appréciez le temps et les efforts fournis par l'ensemble de l'équipe.
- Échangez régulièrement avec vos collègues, mais ne vous éparpillez pas en réunions d'équipe inutiles. Utilisez des méthodes de communication asynchrones telles que les messages vidéo et les captures d'écran pour simplifier vos workflows.
- Reconnaissez la valeur des réalisations individuelles et collectives, et voyez-les comme des occasions de développer vos compétences.
- Soyez ouvert et transparent avec vos collègues quant aux points qui vous posent problème ou qui vous empêchent d'être productif.
- Simplifiez le processus de communication et regroupez les échanges de groupe, tels que les commentaires, dans un même emplacement.
- Apprenez à connaître vos collègues en dehors du travail !
Évidemment, vous devez fournir à votre équipe les meilleurs outils et technologies. Toutes les plateformes, applications ou intégrations que vous déployez doivent être faciles à utiliser et accessibles à tous.
Faites passer votre travail d'équipe au niveau supérieur, pour de bon
Que vous cherchiez à réduire le nombre de réunions inutiles et à dire plus de choses en moins de temps, à vous réunir autour d'objectifs communs ou à créer un sentiment d'appartenance, Dropbox dispose des outils nécessaires pour vous aider à mettre en place et maintenir un excellent travail d'équipe.
Dropbox offre à votre équipe un espace unifié pour travailler, communiquer et collaborer. Créez des calendriers partagés, des listes de tâches, des briefs interactifs et des ordres du jour dans Dropbox Paper. Dépassez les limites de la collaboration à distance en vous rapprochant des membres de votre équipe grâce à des messages vidéo personnalisés réalisés avec Dropbox Capture.
Vous pouvez également intégrer Dropbox à d'autres logiciels de collaboration, tels que Zoom, Slack et Trello, pour exploiter pleinement le potentiel du travail d'équipe.