Efektywna praca w zespole: jak wyrobić i utrzymać dobre nawyki

Powiedzmy, że jesteś osobą myślącą kreatywnie, która patrzy na strategię projektu z szerszej perspektywy. Z kolei Twój współpracownik lepiej radzi sobie z liczbami i skupia się na drobnych, codziennych aspektach pracy. 

Jeśli w trakcie projektu będziecie mieli możliwość wykorzystania swoich mocnych stron, taka kombinacja może okazać się bardzo korzystna. Co jednak, jeśli jedna z osób nagle przestanie się komunikować lub być tak produktywna jak wcześniej, zostawiając drugą osobę samą sobie? Morale zacznie się obniżać, a jakość pracy – pogarszać.

Efektywna praca w zespole jest często trudniejsza do osiągnięcia, niż mogłoby się wydawać – zwłaszcza gdy zespół składa się z różnych osób o różnym doświadczeniu zawodowym i wykształceniu. Jednak dzięki odpowiednim narzędziom i strategiom można pomóc członkom zespołu wspierać się wzajemnie i wydobyć z każdego z nich to, co najlepsze.

Jak więc promować pracę zespołową wśród pracowników? Zanim wyjaśnimy kluczowe cechy, jakimi charakteryzują się świetne zespoły, oraz sposoby na ich pozyskanie, przypomnijmy sobie, dlaczego praca zespołowa jest tak ważna.

Dlaczego efektywna praca w zespole jest ważna?

Bądźmy szczerzy – praca w grupie ludzi nie zawsze jest łatwa. Kiedy brakuje wspólnego celu lub poczucia zaufania między członkami zespołu, można odnieść wrażenie, że nie jesteśmy ze sobą zsynchronizowani – i może na tym ucierpieć nasza motywacja do wykonywania pracy wydajnie i na czas.

Z drugiej strony zespoły, które dobrze ze sobą współpracują, nie tylko odnajdują rytm w wykonywaniu zadań i dotrzymywaniu terminów, ale mają też większe poczucie lojalności i przynależności. Dzięki temu poszczególni członkowie zespołu czują się docenieni i bardziej angażują się w swoją pracę.

Ponadto efektywna praca w zespole:

• buduje silne relacje między pracownikami;
• daje więcej możliwości nauki i rozwoju;
• zwiększa efektywność, produktywność i kreatywność;
• zwiększa poczucie odpowiedzialności, morale zespołu i motywację do skutecznej realizacji projektów;
• wprowadza nowe metody i perspektywy do projektów oraz pozwala uzyskiwać nowe opinie;
• promuje synergię – wszyscy łączą swoje wysiłki, aby osiągnąć cele zespołu.

Najlepsze zespoły nie powstają tak po prostu i nie pojawiają się z dnia na dzień. Osiągnięcie tego wymaga czasu, cierpliwości i chęci każdego członka zespołu na każdym poziomie. Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo, na czym polega efektywna praca zespołowa w miejscu pracy.

5 kluczowych cech efektywnych zespołów

Istnieje wiele wspólnych cech spotykanych w środowiskach pracy, które pozwalają tworzyć i wspierać dynamiczne, silne i produktywne zespoły. Oto pięć ważnych elementów efektywnej pracy w zespole.

1. Jasno określone obowiązki i cele

Wszystkie role w zespole – w tym wyznaczonych liderów, jeśli są potrzebni – muszą być jasno określone i odzwierciedlać mocne strony każdej osoby. Twój zespół prawdopodobnie będzie dysponował całym wachlarzem umiejętności, które należy uwzględnić przy delegowaniu zadań i obowiązków.

Pomyśl o swoich projektach grupowych w szkole lub na studiach – jak często zdarzało się, że jedna osoba dźwigała ciężar za resztę zespołu? Tego rodzaju nierównowagi można uniknąć, upewniając się, że wszyscy rozumieją swój wkład w zespół i oczekiwany nakład pracy. Struktura zespołu powinna sprzyjać pozytywnej dynamice, a nie resentymentom czy szkodliwym zachowaniom.

Kiedy każdy członek zespołu czuje się dobrze ze swoimi osobistymi celami i obowiązkami, jak również z tym, do czego zespół wspólnie dąży, jest bardziej prawdopodobne, że będzie mu zależało na sukcesie zespołu i będzie czerpać z tego energię do jak najlepszego wykonywania swojej pracy.

Aby to ułatwić, korzystaj z narzędzi do przydzielania zadań i utwórz listę zadań z terminami, aby wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, co mają robić.

2. Współpraca i wsparcie

Efektywna praca w zespole nie polega jedynie na wspólnym wysiłku w celu wykonania zadań i skutecznej realizacji projektu lub procesu. Chodzi w niej również o zwracanie się o pomoc do współpracowników, gdy pojawiają się problemy lub przeszkody, a także o udzielanie pomocy i wsparcia, gdy jest ono potrzebne.

Zachowanie zespołu oparte na współpracy zachęca do innowacji poprzez dobrowolną wymianę zasobów, wiedzy i pomysłów. Zarządzanie projektami, podejmowanie decyzji oraz rozwiązywanie problemów staje się znacznie bardziej produktywne, gdy wszyscy członkowie zespołu – a nie tylko liderzy czy kierownicy – mogą dzielić się swoją wiedzą i różnymi punktami widzenia, aby wspólnie znaleźć rozwiązanie.

Dropbox pomaga zebrać pliki, narzędzia i członków zespołu w jednym, wygodnym obszarze roboczym. Możecie udostępniać sobie wszystko, od szablonów do prowadzenia burzy mózgów po filmy, uzyskiwać dostęp do ważnych plików i komunikować się za pomocą narzędzi takich jak Slack czy Zoom – wszystko to bez wychodzenia z Dropbox.

3. Szczera i otwarta komunikacja

Efektywna komunikacja przekłada się na efektywną pracę w zespole. Wiąże się to z koniecznością aktywnego słuchania i wyzbycia się obaw przed kwestionowaniem decyzji, które mają wpływ na zespół. Oznacza to też, że zarówno Ty, jak i członkowie Twojego zespołu, czujecie się komfortowo, przekazując i otrzymując konstruktywną krytykę, gdy jest ona potrzebna.

Każdy członek zespołu powinien czuć, że jego wkład ma znaczenie i jest mile widziany w całej grupie. Jeśli ktoś na niższym stanowisku chce zaproponować nowe, eksperymentalne podejście do projektu, jego bardziej doświadczeni współpracownicy powinni go wysłuchać i w miarę możliwości zapewnić wsparcie w realizacji tych pomysłów.

Narzędzia takie jak Slack czy Zoom pozwalają na kontakt z zespołem w czasie rzeczywistym. Czasami jednak elementy wizualne, np. nagrania ekranu i wiadomości wideo, mogą pomóc przekazać uwagi w bardziej zrozumiały sposób. 

Tu właśnie z pomocą przychodzą narzędzia takie jak Dropbox Capture. Funkcja ta pozwala tworzyć nagrania i zrzuty ekranu oraz pliki GIF i łatwo dodawać do nich mówiony tekst oraz znaczniki, aby jednoznacznie przekazać, co masz na myśli, bez konieczności planowania jakichkolwiek spotkań.

4. Rozwiązywanie konfliktów

Zbliża się ważny termin, a zespół ma opóźnienie. To zrozumiałe, że panuje duże napięcie. W takiej sytuacji różnica między silnym a słabym zespołem polega na tym, jak wszyscy radzą sobie z presją.

To naturalne, że od czasu do czasu nie zgadzamy się z innymi członkami zespołu. Jednak gdy pojawiają się konflikty i w żaden sposób nie da się ich rozwiązać, zaczyna to osłabiać pracę zespołową. Jest to szczególnie widoczne w zespołach zdalnych – w rozproszonym zespole trudniej jest naprawić rozłamy, ponieważ nie można polegać na takich samych komunikatach niewerbalnych i kontekstowych, co w środowisku, w którym spotykamy się twarzą w twarz.

Jeśli niesnaski i pasywna agresja zaczynają powodować problemy w zespole, ważne jest, aby zidentyfikować przyczynę problemu i się z nią zmierzyć. 

Efektywne zespoły rozumieją, jak ważne jest wysłuchanie różnych opinii, poszukiwanie rozwiązania, które będzie korzystne dla całego zespołu, a nie tylko dla poszczególnych osób, i w razie potrzeby znalezienie kompromisu. Upewnij się, że zachowacie notatki ze spotkania i wspólnie opracujecie plan działania, do którego wszyscy w zespole będą się mogli w razie potrzeby odnieść.

5. Zaufanie i szacunek

Kiedy pozostałe cechy wymienione na tej liście są dobrze ugruntowane, oznacza to, że członkowie zespołu dobrze się dogadują. 

Zaufanie i szacunek to nie tylko wiara w proces i wykonywaną pracę, ale także umiejętność pokonywania problemów w obliczu napięć.

Poza samą pracą może się to przejawiać w zaufaniu do współpracowników, którzy mogą asynchronicznie nadrobić zaległości w spotkaniach i materiałach szkoleniowych w wybranym przez siebie momencie. Narzędzia takie jak Dropbox Capture pomagają udostępniać nagrania, dzięki którym członkowie zespołu zaoszczędzą czas, jaki musieliby w przeciwnym razie spędzić na długim spotkaniu.

Jak wypracować (i utrzymać) dobre nawyki w pracy zespołowej

Wypracowanie dobrych nawyków w pracy zespołowej nie nastąpi z dnia na dzień – zajmie trochę czasu, zanim dowiemy się, jakie metody i narzędzia najlepiej sprawdzają się w naszym zespole na poziomie osobistym i zawodowym.

Zespoły osiągające wysokie wyniki:

• organizują burze mózgów, aby wypracować wspólne rozwiązania;
• wyznaczają cele SMART w każdym projekcie;
• w razie potrzeby wybierają lidera zespołu, który deleguje zadania i prowadzi mediacje w imieniu grupy.

Utrzymanie dobrych nawyków w pracy zespołowej wymaga wkładu każdego członka zespołu, a nie tylko niektórych osób. Nie ma jednego, uniwersalnego rozwiązania, które można wprowadzić raz, i na tym poprzestać. Podobnie jak w przypadku samej pracy, skuteczność metod pracy zespołowej należy śledzić i analizować, aby wyeliminować wszelkie problemy, zanim spowodują one zakłócenia.

Aby utrzymać środowisko wspierające efektywność zespołu:

• uwierz w proces i szanuj czas oraz wysiłek, jaki cały zespół wkłada w pracę zespołową;
• utrzymuj regularne kontakty ze współpracownikami, ale nie trać czasu na bezcelowe spotkania – używaj asynchronicznych metod komunikacji, takich jak wiadomości wideo i samouczki z przechwytywaniem ekranu, aby usprawnić przepływ pracy;
• doceniaj indywidualne oraz zbiorowe osiągnięcia i wykorzystuj je jako okazje do nauki i poszerzania umiejętności;
• zachowaj otwartość i transparentność w rozmowach ze współpracownikami na temat spraw, które stanowią dla Ciebie wyzwanie lub które stają na przeszkodzie wydajnej pracy;
• usprawnij proces komunikacji i przechowuj komunikaty grupowe takie jak opinie w jednym miejscu;
• poznaj członków swojego zespołu osobiście – nie tylko jako pracowników, ale też jako ludzi.

Warto również upewnić się, że zespół jest wyposażony w najlepszą technologię i narzędzia. Wszelkie wprowadzane platformy, aplikacje czy integracje powinny być łatwe w użyciu i dostępne dla wszystkich członków zespołu.

Przenieś pracę zespołową na wyższy poziom i spraw, aby na nim pozostała

Jeśli chcecie ograniczyć niepotrzebne spotkania i dostarczać więcej efektów w krótszym czasie, zjednoczyć się wokół wspólnych celów lub zbudować poczucie przynależności, Dropbox ma narzędzia, które pomogą Wam osiągnąć i utrzymać doskonałą pracę zespołową.

Dropbox zapewnia członkom zespołu jednolitą przestrzeń do pracy, komunikacji i współdziałania. W Dropbox Paper możecie tworzyć wspólne kalendarze, listy zadań, interaktywne streszczenia oraz agendy spotkań, a dzięki spersonalizowanym wiadomościom wideo w Dropbox Capture – pokonać ograniczenia wynikające ze współpracy zdalnej i nawiązać lepszy kontakt z członkami zespołu.

Można też zintegrować Dropbox z innymi programami do budowania zespołów i pracy grupowej, takimi jak Zoom, Slack czy Trello, aby w pełni wykorzystać potencjał pracy zespołowej.