たとえばご自分が、プロジェクト戦略に「全体像」的アプローチで臨む、クリエイティブな考えの持ち主だとします。一方、あなたのチーム メンバーは、数字の計算や日常の細かな作業に集中するのが得意です。
プロジェクトの過程で、それぞれの強みを活かす機会があるとしたら、これは最強の組み合わせになるでしょう。しかし、あなたかチーム メンバーのどちらかが突然コミュニケーションを断絶したり、以前のように生産的に働くことをやめてしまったりして、やり残した仕事を他のメンバーに丸投げするようになってしまったら、どうなるでしょう？チームの士気が低下し、仕事の質が損なわれるでしょう。
効果的なチーム ワークは、口で言うほどたやすくはありません。特にチームが、さまざまな専門的下地や経験を持つ多様な人々のグループで構成されている場合はなおさらです。ただし、適切なツールと戦略があれば、チーム メンバーが互いに助け合い、各自の長所を引き出せるようになります。
では、メンバー同士のチーム ワークを促進するには、どうすればよいでしょう？優れたチームの主な特徴とそれを実現する方法を説明する前に、まずはチーム ワークの重要性を思い出しましょう。
効果的なチーム ワークが重要な理由
正直な話、集団で協力することは必ずしも簡単ではありません。チーム メンバーの間に共通の目標や信頼関係がないと、調和が取れなくなり、最適なタイミングで効率よく仕事をこなそうとする意欲が低下するおそれがあります。
一方、うまく連携しているチームでは、一定のリズムでタスクをこなし、期限を守ることができるだけでなく、忠誠心や帰属意識が育まれます。その結果、チーム メンバー一人ひとりが、自分の仕事に価値とやりがいを感じるようになります。
以上に加えて、効果的なチームワークには次の特徴も見られます。
- 強固な従業員関係が構築される
- 学びや成長の機会を提供する
- 効率、生産性、創造性が向上する
- 責任感、チームの士気、プロジェクトの成功に向けたモチベーションが高まる
- プロジェクトやフィードバックに新しいアプローチや視点を取り入れる
- 相乗効果が促進され、全員で協力してチームの目標を達成する
最高のチームは偶然発生するものでも、一夜にしてできあがるものでもありません。実現には、すべてのレベルのチーム メンバーがそれぞれ時間をかけ、意欲的に根気強くチームワークに取り組む努力が必要です。ここからは、職場での効果的なチーム ワークには何が必要かを詳しく見ていきましょう。
効果的なチームに見られる 5 つの主な特徴
ダイナミックで強力な、生産性の高いチームを生み、支える職場環境には、いくつかの共通する特徴があります。ここでは、効果的なチーム ワークに見られる 5 つの重要な要素を紹介します。
1. 明確に定義された責務と目標
チーム内の役割は（必要に応じて指名されたリーダーも含めて）、すべて明確に定義され、メンバーそれぞれの強みを反映するものでなければなりません。タスクと責務を割り当てる際は、おそらく、利用すべきスキルのバランスを取ることが必要になるでしょう。
大学などで経験したグループ プロジェクトを思い出してください。1 人の人に、チームの作業が全部集中してしまったことが何度かあったのではないでしょうか？チームでの各自の役割や予想される作業量を全員が理解するよう徹底すれば、こうしたアンバランスをなくせます。チームの構成は、恨みや非建設的な行動ではなく、前向きな活動を促すものでなければなりません。
チーム メンバーそれぞれが、自分の目標と役割、チーム一丸で目指していることに満足していれば、チームとしての成功を気にかけ、最高の成果を生み出すエネルギーにあふれていると感じるようになるでしょう。
これを容易に実現するには、共同作業ツールでタスクを割り当て、締め切り付きのチーム用 To-do リストを作成して、全員の作業が滞りなく進むようにします。
2. 協力と支援
効果的なチーム ワークとは、チームが協力してタスクを完了し、プロジェクトやプロセスで成果をあげることだけではありません。問題や障害にぶつかったときに仲間に助けを求め、それに応じて助けや支援を提供することも、効果的なチーム ワークに含まれます。
協調性に優れたチームの行動は、リソース、専門知識、アイデアを積極的にやり取りすることを通じてイノベーションを促進します。チームのリーダーやマネージャーだけでなく、メンバーが、さまざまな視点や専門知識を駆使して解決策を見つけ出せるチームでは、プロジェクト管理、意思決定、問題解決のプロセスの生産性が大きく向上します。
Dropbox を使用すると、ファイル、ツール、チーム メンバーを、一元化された使いやすいワークスペースに集約できます。ブレインストーミングのテンプレートから動画まで、あらゆるものを共有できるだけでなく、重要なファイルにアクセスする、Slack や Zoom などの連携ツールでコミュニケーションをとるなど、どれも Dropbox を離れることなく行えます。
3. 率直で自由なコミュニケーション
効果的なコミュニケーションは効果的なチーム ワークに直結します。効果的なコミュニケーションとは、他人の意見に耳を傾け、チームに影響する決定に疑問を呈することを恐れないことです。また、必要であれば、チーム メンバー同士で建設的な批判を交わすのをいとわないことも意味します。
チーム メンバー全員が、自分の意見が他のメンバーによって尊重され、歓迎されていると感じる必要があります。たとえば、職階が低いメンバーが、プロジェクトに別のアプローチを試すよう提案したら、職階が上のメンバーは耳を傾け、できれば、アイデアが実現するよう手助けするべきです。
Slack や Zoom などのツールを使えば、リアルタイムでチームとつながることができます。ただし場合によっては、画面の録画や動画メッセージなどの視覚的要素のほうが、よりわかりやすくポイントを伝えられます。
ここで役立つのが、Dropbox Capture のようなツールです。画面の録画、GIF、スクリーンショットを作成してナレーションや注釈を簡単に追加できるので、ミーティングの予定を組まなくても、言いたいことを明確に伝えられます。
4. 対立の解決
重要な締め切りが近づいているのに、チームの作業が予定より遅れています。当然、緊張は高まっています。ここで強いチームと弱いチームを分けるのが、この緊張にどう対処するかです。
他のチーム メンバーと時々意見が合わなくなるのは、自然なことです。しかし、そのために対立が起こり、解決の方法が整っていないと、チーム ワークが崩れ始めます。リモート チームでは特にこれが当てはまります。リモート チームの場合、直接顔を会わせる職場環境と違って、意見の裏にある言葉では言い表せない思いを推し量ることができないため、チームの分裂を修復するのが難しくなりがちです。
内輪もめや受動的攻撃のためにチームに問題が生じたら、問題の中身を明らかにして対処することが重要です。
効果的なチームは、異なる意見に耳を貸し、特定のメンバーだけでなくチーム全体に役立つ解決策を見つけ、必要であれば妥協点を探ることの重要性を理解しています。ミーティングの議事録を必ず残し、全員で協力して行動計画を作成し、誰もが必要なときにいつでも参照できるようにしましょう。
5. 信頼と尊重
以上の特徴が明確に見られるチームは、メンバー同士がうまくいっているチームです。
信頼と尊重とは、プロセスや生み出そうとしている成果を信じることだけでなく、緊張に直面しながらも問題を克服する力のことでもあります。
これは、仕事そのものの他に、時間があるときに非同期のミーティングやトレーニングを通じて遅れを取り戻そうとしている同僚への信頼として現れることがあります。Dropbox Capture のようなツールを使用すると、短時間で録画を作成して共有できるため、長いミーティングに必要な時間を取り戻すことができます。
良いチームワーク習慣を確立し、維持するには
良いチームワーク習慣は一夜で確立できるものではありません。個性や専門性のレベルでチームに最適な方法やツールを見つけるには、ある程度の時間が必要です。
パフォーマンスに優れたチームでは、次のことが行われます。
- アイデアをブレインストーミングして、全員で共有できる解決策に到達する
- すべてのプロジェクトに SMART 目標と目的を設定する
- 必要に応じてチーム リーダーを任命し、グループの代表としてタスクの割り当てや調停にあたってもらう
良いチームワーク習慣を維持するには、一部のメンバーだけでなく、すべてのメンバーから意見を聞くことが必要です。一度設定すれば、後は放っておける万能の解決策はありません。仕事そのものと同じように、チームワークの手法の効果を記録して見直し、チームの分裂を招く前にすべての問題を解決できるようにしなければなりません。
効果的なチーム環境を維持するには：
- プロセスを信じ、共同作業でチーム全体が費やした時間と労力を尊重する
- チーム メンバーの状況を定期的に確認する。ただし、無意味なチーム ミーティングで時間を無駄にすることは避ける。動画メッセージやスクリーン キャプチャで作成したチュートリアルなど、非同期のコミュニケーション手法を利用してワークフローを合理化する
- メンバーそれぞれの成果とチームとしての成果を認め、学習の機会として活用してスキル セットを拡大する
- きついと感じていることや生産性の妨げになっていることについて、率直に包み隠さずメンバーに相談する
- コミュニケーション プロセスを合理化し、フィードバックなどのグループ コミュニケーションを 1 か所にまとめて管理する
- 仕事以外の機会を通じて、個人としてチーム メンバーを知る
チームに優れたテクノロジーとツールが備わっているようにすることも、同じように重要です。チームに導入するプラットフォーム、アプリ、インテグレーションは、使いやすく、全員がアクセスできるものでなければなりません。
チームワークをレベルアップして維持するには
不要なミーティングを減らし、時間をかけずにより多くのことを伝えられるようにしたい。共通の目標を中心にチームの結束を固めたい。帰属意識を高めたい。皆さんのご希望がいずれでも、Dropbox には、優れたチームワークの実現と維持に役立つさまざまなツールが用意されています。
Dropbox は、仕事をこなし、コミュニケーションを交わし、共同作業に取り組むための一元化されたスペースをチーム メンバーに提供します。Dropbox Paper で共有カレンダー、To-do リスト、インタラクティブなブリーフ、ミーティングの議題を作成してリモートでの共同作業の制約を克服し、Dropbox Capture のパーソナライズされた動画メッセージを通じて、チーム メンバーとより深くつながりましょう。
Zoom、Slack、Trello などの他のチーム ビルディングおよびコラボレーション ソフトウェアに Dropbox を連携させれば、チームワークの効果を最大限に引き出すことができます。