효과적인 팀워크를 구축해 유지하는 방법

여러분 자신이 프로젝트 전략을 수립할 때 '큰 그림'을 그리는 창의적인 사상가라고 생각해봅시다. 반면 여러분의 동료들은 수치에 치중하고, 일상적인 업무의 세세한 부분에 집중하는 경향이 있습니다. 

자신의 개인적인 역량을 프로젝트 전반에 활용할 수 있는 기회가 주어졌다면 이 기회를 성공의 기회로 활용해야 합니다. 하지만 갑자기 여러분과 동료들의 소통이 중단되거나, 이전처럼 생산성을 유지하지 못해 다른 사람들이 남은 일을 처리해야 할 경우에는 어떻게 될까요? 사람들의 사기와 업무의 질이 떨어지기 시작할 겁니다.

효과적인 팀워크를 구축하는 일은 말처럼 쉽지 않습니다. 특히 팀이 서로 다른 배경과 경험을 가진 다양한 사람들로 구성되어 있는 경우에는요. 하지만 적절한 도구와 전략을 사용하면 팀원들이 서로를 뒷받침하고 각자의 역량을 극대화하도록 도울 수 있습니다.

그렇다면 동료들 간의 팀워크는 어떻게 구축할 수 있을까요? 좋은 팀의 특성과 좋은 팀을 구축하는 방법을 살펴보기 전에 먼저 팀워크의 중요성을 다시 한번 되새겨봅시다.

효과적인 팀워크가 중요한 이유

솔직히 말해봅시다. 여러 사람들과 함께 일하는 것이 언제나 쉬운 것은 아닙니다. 팀 공동의 목표나 팀원들 간의 신뢰가 없다면 팀이 삐걱거리게 되고, 제시간에 효율적인 방식으로 일을 끝내고자 하는 의욕도 저하될 수 있죠.

반면 화합이 잘 되는 팀은 능숙하게 일을 진행해 마감 시한에 맞춰 일을 완료할 수 있을 뿐 아니라 충성심과 소속감도 갖게 됩니다. 그 결과, 모든 팀원이 가치를 인정받는 느낌을 받게 되고 자신의 업무에 더 충실하게 되죠.

효과적인 팀워크가 제공하는 이점은 이외에도 다양합니다.

• 강력한 직원 관계 구축
• 더 많은 학습 기회와 성장 기회 제공
• 효율성, 생산성, 창의성 촉진
• 프로젝트를 성공으로 이끄는 데 필요한 책임감, 팀 사기, 동기 강화
• 프로젝트와 피드백에 대한 새로운 접근법과 관점 제공
• 모두가 함께 팀 목표를 달성하기 위해 노력하며 시너지 창출

최고의 팀은 그냥 생기지 않습니다. 하룻밤 사이에 만들어지는 것도 아니죠. 이를 달성하기 위해서는 모든 팀원이 시간과 인내심, 의지를 가지고 모든 측면에서 함께 노력해야 합니다. 그렇다면 직장에서 효과적인 팀워크가 어떤 특성을 갖는지 조금 더 자세히 살펴보도록 합시다.

효과적인 팀의 5가지 특성

역동적이고, 강력하고, 생산적인 팀을 뒷받침하는 업무 환경에는 여러 가지 공통적인 특성이 있습니다. 그중 효과적인 팀워크를 구성하는 5가지 주요 요소는 다음과 같습니다.

1. 책임과 목표를 명확하게 설정

필요에 따라 지정한 '리더'를 포함해 팀원들이 맡은 모든 역할을 각 팀원의 강점을 반영해 명확하게 정의하도록 하세요. 보통 팀에는 다양한 기술이 고루 분포되어 있습니다. 작업을 배정할 때 팀원들이 가진 이러한 기술을 고려하도록 하세요.

학교나 대학에서 진행했던 조별 프로젝트를 떠올려보세요. 한 사람이 팀의 일을 다 떠맡은 적이 얼마나 많던가요? 모든 팀원이 각자가 맡은 책임과 각자에게 기대되는 업무의 양을 정확히 파악하면 이러한 불균형을 피할 수 있습니다. 서로에게 적개심을 갖거나 부정적인 행동을 하기보다는 긍정적인 관계를 맺을 수 있도록 팀 구조를 설계하세요.

모든 팀원이 개인의 목표와 책임, 팀이 공동으로 추구하는 목표를 편안히 받아들일 수 있을 때 팀원들이 팀의 성공에 관심을 가질 수 있고 힘을 내어 최상의 결과물을 끌어낼 수 있습니다.

이때 협업 도구를 사용해 업무를 배정하고, 마감일이 설정된 할 일 목록을 만들어보세요. 그러면 모두가 진행 상황을 추적할 수 있어 책임과 목표가 명확해집니다.

2. 협업과 지원

효과적인 팀워크는 업무를 완료하고 프로젝트나 프로세스의 결과를 달성하기 위한 집단적인 노력만을 의미하지 않습니다. 여기에는 문제나 장애물이 생겼을 때 동료들에게 도움을 구하고, 동료들이 도움을 필요로 할 때 지원을 제공하는 것도 포함됩니다.

협업적 행동은 자원, 전문성, 아이디어의 자발적인 교환을 통해 혁신을 장려합니다. 프로젝트 관리, 의사 결정, 문제 해결 프로세스는 관리자와 경영진뿐만 아니라 팀원들 모두가 서로 다른 관점과 전문성을 사용해 솔루션을 찾을 수 있을 때 훨씬 생산적으로 진행되죠.

Dropbox는 파일, 도구, 팀원들을 하나의 편리한 작업 공간으로 불러 모을 수 있도록 도와줍니다. Dropbox를 떠나지 않고 한 공간에서 브레인스토밍 템플릿에서부터 동영상까지 모든 유형의 콘텐츠를 공유하고, 중요한 파일에 액세스하고, Slack과 Zoom 등의 연결된 도구를 통해 팀원들과 소통할 수 있죠.

3. 솔직하고 열린 소통

효과적인 팀워크는 효과적인 소통에서부터 시작됩니다. 여기에는 적극적인 경청과 팀에 영향을 미치는 의사 결정에 의문을 제기하는 것을 두려워하지 않는 자세가 포함됩니다. 즉, 필요할 때 팀원들이 편안한 마음으로 건설적인 비판을 주고받을 수 있어야 합니다.

모든 팀원이 자신의 의견이 중요한 의미를 가지며 집단 전체로부터 환영을 받는다고 느낄 수 있어야 합니다. 하급 직책을 맡고 있는 누군가가 다른 실험적인 방식으로 프로젝트에 접근해보자고 제안할 경우 상급 직책을 맡고 있는 사람들은 이를 경청하고, 가능한 경우 새로운 아이디어를 실현할 수 있도록 지원을 해주어야 합니다.

Slack과 Zoom 같은 도구는 팀을 실시간으로 연결해줍니다. 하지만 때로는 화면 녹화나 동영상 메시지 같은 시각적 요소가 핵심을 더 유의미한 방식으로 전달하도록 도와줍니다. 

이때 Dropbox Capture 같은 도구가 그 진가를 발휘하는데요, 불필요한 회의 대신 화면 녹화, GIF, 스크린샷을 만들고 음성 설명과 마크업을 간단하게 추가해 전달하고자 하는 메시지를 명확하게 전달할 수 있죠.

4. 갈등 해결

중요한 마감일이 다가오고 있는데 팀은 일정에 뒤처졌습니다. 당연히 긴장과 갈등이 고조됩니다. 이러한 상황에서 강한 팀과 약한 팀을 구분 짓는 것은 이러한 긴장을 처리하는 방식입니다.

가끔씩 팀원들과 의견이 맞지 않을 수 있습니다. 자연스러운 일이죠. 하지만 갈등이 발생했을 때 이를 해결할 방법이 없다면 팀워크가 무너지기 시작합니다. 원격 팀의 경우 팀워크가 더 쉽게 무너질 수 있습니다. 분산 근무 환경에서는 얼굴을 마주한 환경에서처럼 비언어적인 신호와 문맥적 의미를 이해할 수 없어 갈등을 봉합하기가 더 힘들기 때문입니다.

내분과 수동 공격성으로 인해 팀에 문제가 발생하기 시작하면 문제를 파악해 여기에 대처해야 합니다. 

효과적으로 운영되는 팀은 다양한 의견을 듣는 것의 중요성을 잘 알고 있습니다. 그래서 특정 개인이 아닌 팀 전체에 부합하는 해결책을 모색하고, 필요한 경우 타협점을 찾죠. 이때 필요할 때 팀원 누구나 참조할 수 있도록 회의록을 기록해두고 다 함께 실행 계획을 세우는 것이 좋습니다.

5. 신뢰와 존경

이 목록에 있는 다른 특성을 모두 갖추고 있다면 팀원들의 관계가 원만할 겁니다. 

신뢰와 존경은 단순히 프로세스를 믿고 일이 잘 진행되고 있다고 생각하는 것뿐만 아니라 긴장이 고조되었을 때 문제를 극복할 수 있는 역량을 갖추는 것도 포함됩니다.

업무 이외에도 시간이 있을 때 동료들과 비동기식으로 회의와 교육 자료에 관한 이야기를 나눌 수 있다고 믿는 것도 신뢰입니다. 이때 Dropbox Capture 같은 도구를 사용하면 동료들에게 화면 녹화 동영상을 공유해 긴 회의에 참석하는 데 낭비했을 시간을 절약할 수 있습니다.

좋은 팀워크를 구축하고 유지하는 방법

좋은 팀워크는 하룻밤 사이에 얻어지지 않습니다. 팀에 개인적으로도, 업무적으로도 가장 잘 맞는 방법과 도구가 무엇인지 파악하는 데는 시간이 걸리죠.

좋은 팀워크를 발휘하는 팀은 다음과 같이 행동할 겁니다.

• 아이디어 브레인스토밍을 통해 공동의 해결책 모색
• 모든 프로젝트에 SMART 목표 설정
• 필요한 경우 팀 리더를 뽑아 팀을 대표한 업무 배정 및 의견 중재 역할 부여

좋은 팀워크를 유지하려면 특정 개인이 아닌 팀원 모두의 의견에 귀를 기울여야 합니다. 모든 상황에 부합하는 만능 해결책은 없습니다. 업무와 마찬가지로 팀워크를 효과적으로 이루는 방식을 추적하고 검토하며 문제가 커지기 전에 상황을 정리해야 하죠.

효과적인 팀 환경을 유지하고 싶다면 다음을 명심하세요.

• 프로세스를 믿으세요. 그리고 팀 전체가 협업에 쏟은 시간과 노력을 존중하세요.
• 동료들의 상태를 정기적으로 확인하되 불필요한 팀 회의로 시간을 낭비하진 마세요. 동영상 메시지, 화면 녹화 튜토리얼 등의 비동기식 소통으로 워크플로를 간소화하세요.
• 개인과 집단의 성취를 인정하고, 이를 학습 기회로 활용해 새로운 기술을 연마하세요.
• 어려움을 겪고 있거나 생산성을 방해하는 부분을 동료들에게 솔직하고 투명하게 털어놓으세요.
• 커뮤니케이션 프로세스를 간소화해 피드백을 비롯한 팀의 모든 의견을 한 공간에서 수집하세요.
• 업무 이외에도 팀원들을 개인적으로 알아가세요.

팀이 최고의 기술과 도구를 사용하도록 하는 것도 매우 중요합니다. 팀이 사용하는 모든 플랫폼, 앱, 통합은 팀원 모두가 쉽게 사용하고 접근할 수 있어야 합니다.

팀워크를 강화해 좋은 팀워크를 유지하고 싶다면...

더 짧은 시간에 더 많은 것을 설명해 불필요한 회의를 줄이고 싶거나, 팀을 하나로 연결해 공동의 목표를 향해 달려가고 싶거나, 소속감을 키우고 싶다면 Dropbox가 끈끈한 팀워크를 구축해 유지하도록 도와드립니다.

Dropbox는 팀원들이 업무를 보고, 소통하고, 협업할 수 있는 통합된 공간을 제공합니다. Dropbox Paper에서 공유 캘린더, 할 일 목록, 인터랙티브 브리프, 회의록을 만들고, Dropbox Capture로 제작한 개인화된 동영상 메시지로 팀원들과 더 긴밀하게 소통하며 원격 협업의 한계를 극복하세요.

또한, Zoom, Slack, Trello 등의 다른 협업 소프트웨어를 통합하면 팀워크의 진정한 힘을 극대화할 수 있습니다.