Digamos que você seja um pensador criativo que adota a estratégia de ver o projeto como um todo. Por outro lado, seu colega é melhor em analisar números e se concentrar nos detalhes do dia a dia.
Tendo a oportunidade de usar seus próprios pontos fortes ao longo de um projeto, essa pode ser uma ótima combinação. Mas o que acontece se de repente você ou seu colega param de se comunicar ou apresentam queda de produtividade, deixando o outro sobrecarregado? A motivação começa a baixar afetando a qualidade do trabalho.
O trabalho em equipe eficaz costuma ser mais fácil na teoria do que na prática, especialmente quando a equipe é composta por um grupo diversificado de pessoas com diferentes formações e experiências profissionais. Mas com as ferramentas e estratégias certas, você pode ajudar os membros da equipe a apoiar uns aos outros e extrair o melhor de cada um.
Então, como promover o trabalho em equipe entre seus colegas? Antes de explicarmos as principais características das melhores equipes e as formas de chegar lá, vamos nos lembrar da importância do trabalho em equipe.
Por que o trabalho em equipe eficaz é importante?
Sejamos honestos, nem sempre é fácil trabalhar com um grupo de pessoas. Quando não há metas em comum ou confiança entre os membros da equipe, pode parecer que você está fora de sincronia, e a motivação para concluir seu trabalho de forma oportuna e eficiente pode ser prejudicada.
Equipes que trabalham bem juntas, por outro lado, além de encontrarem um ritmo para concluir tarefas e cumprir prazos, também promovem um sentimento de lealdade e pertencimento. Por sua vez, os membros individuais da equipe se sentem valorizados e engajados no trabalho.
Além disso, o trabalho em equipe eficaz:
- Cria relacionamentos fortes entre os funcionários
- Proporciona mais oportunidades de aprendizado e desenvolvimento
- Impulsiona a eficiência, a produtividade e a criatividade
- Aumenta a responsabilidade e a motivação da equipe para que os projetos sejam bem-sucedidos
- Apresenta novas abordagens e perspectivas para projetos e feedback
- Promove sinergia, todos se reúnem para realizar as metas da equipe
As melhores equipes não surgem do nada e não se instalam da noite para o dia. Isso leva tempo, paciência e disposição de todos os membros da equipe em todos os níveis. Vamos ver em detalhes o que envolve o trabalho em equipe eficaz no ambiente de trabalho.
5 características principais de equipes eficazes
Há uma série de características comuns em ambientes de trabalho que criam e respaldam equipes dinâmicas, fortes e produtivas. Seguem cinco componentes importantes do trabalho em equipe eficaz.
1. Responsabilidades e objetivos claramente definidos
Cada função na equipe, incluindo qualquer “líder” designado, precisa ser claramente definida e refletir os pontos fortes de cada membro. Sua equipe provavelmente manterá um equilíbrio de habilidades que devem ser levadas em conta na hora de delegar tarefas e responsabilidades.
Pense em seus projetos de grupo na escola ou faculdade: com que frequência uma só pessoa assumia toda a tarefa da equipe? Ao garantir que todos entendam a própria contribuição para a equipe e a carga de trabalho esperada, você evita esse tipo de desequilíbrio. A estrutura da equipe deve encorajar uma dinâmica positiva, e não ressentimentos ou comportamentos destrutivos.
Quando cada membro da equipe se sente à vontade com seus objetivos e responsabilidades pessoais, e também com o que a equipe está buscando coletivamente, é mais provável que se preocupe com o sucesso da equipe e sinta-se energizado para dar o melhor de si.
Para facilitar esse processo, use ferramentas colaborativas para atribuir tarefas e crie uma lista de tarefas da equipe com prazos para que todos mantenham o foco nos objetivos.
2. Colaboração e apoio
O trabalho em equipe eficaz é muito mais que apenas o esforço coletivo para concluir tarefas e alcançar os resultados de um projeto ou processo. Também envolve buscar ajuda dos colegas quando surgem problemas ou obstáculos e, por sua vez, fornecer ajuda e apoio quando necessário.
O comportamento colaborativo da equipe incentiva a inovação por meio da troca voluntária de recursos, conhecimentos e ideias. Os processos de gerenciamento de projetos, tomada de decisão e resolução de problemas tornam-se muito mais produtivos quando os membros da equipe, não apenas líderes ou gerentes, podem usar seus diferentes pontos de vista e experiência para ajudar a encontrar soluções.
O Dropbox ajuda você a reunir arquivos, ferramentas e membros da equipe em um espaço de trabalho conveniente. Compartilhe tudo, de modelos de brainstorming a vídeos, acesse arquivos importantes e comunique-se por ferramentas conectadas como o Slack e o Zoom, tudo sem sair do Dropbox.
3. Comunicação honesta e aberta
A comunicação eficaz equivale ao trabalho em equipe eficaz. Isso envolve ouvir ativamente e não ter medo de questionar as decisões que afetam a equipe. Significa também que você e os membros da equipe se sentem à vontade para fazer e receber críticas construtivas quando necessário.
Cada membro da equipe deve sentir que suas contribuições são importantes e bem-vindas pelo grupo como um todo. Se alguém em uma posição júnior quiser sugerir uma abordagem diferente para um projeto, seus colegas mais antigos devem ouvir e fornecer apoio para dar vida a essas ideias, se possível.
Ferramentas como o Slack e o Zoom permitem que você se conecte com sua equipe em tempo real. Mas, às vezes, elementos visuais, como gravações de tela e mensagens de vídeo, ajudam você a transmitir seu ponto de vista de maneira mais significativa.
É aí que entram ferramentas como o Dropbox Capture. Crie gravações de tela, GIFs e capturas de tela e adicione narrações e marcações com facilidade, para dizer claramente o que quiser sem precisar marcar encontros na sua agenda.
4. Resolução de conflitos
Há um prazo importante chegando e sua equipe está atrasada. As pessoas estão bastante tensas. Nesse cenário, o que distingue um time forte de um time fraco é como as pessoas lidam com essa tensão.
É natural discordar de outras pessoas de sua equipe de vez em quando. Mas o trabalho em equipe pode ser prejudicado se surgirem conflitos e não existirem métodos para resolvê-los. Isso é especialmente verdadeiro para equipes remotas, pois pode ser mais difícil corrigir falhas em uma equipe distribuída porque você não pode confiar nas mesmas informações não verbais e contextuais de um ambiente de trabalho presencial.
Se surgirem problemas em uma equipe por conta de brigas internas e agressividade passiva é importante identificá-los e enfrentá-los.
Equipes eficazes entendem a importância de ouvir diferentes opiniões, buscar uma solução que funcione para toda a equipe e não apenas para pessoas específicas, e chegar em um acordo, se necessário. Mantenha um registro das atas de reunião e colabore em um plano de ação que todos na equipe possam consultar quando necessário.
5. Confiança e respeito
Quando as outras características desta lista são bem estabelecidas, os membros da equipe se dão bem!
Confiar e respeitar vai além de apenas acreditar no processo e no trabalho realizado, trata-se também de saber superar os problemas diante da tensão.
Além do trabalho em si, isso pode se manifestar confiando em seus colegas para acompanhar as reuniões e os materiais de treinamento de forma assíncrona quando tiverem tempo. Ferramentas como o Dropbox Capture ajudam você a compartilhar gravações que economizam tempo e devolvem à sua equipe o tempo que levaria na realização de uma reunião longa.
Como alcançar e manter bons hábitos de trabalho em equipe
Alcançar bons hábitos de trabalho em equipe não acontece da noite para o dia, leva tempo para descobrir quais métodos e ferramentas funcionam melhor para sua equipe em nível pessoal e profissional.
Equipes de alto desempenho vão:
- Fazer brainstorming de ideias para chegar a uma solução compartilhada
- Definir metas e objetivos SMART para cada projeto
- Nomear um líder de equipe quando necessário para delegar tarefas e mediar em nome do grupo
Manter bons hábitos de trabalho em equipe requer informações de todos os membros da equipe, não apenas de algumas pessoas. Não existe uma solução única que você possa configurar uma vez e depois deixar de lado, como o trabalho em si, a eficácia de seus métodos de trabalho em equipe deve ser rastreada e revisada para que você possa resolver quaisquer problemas antes que eles se tornem inconvenientes.
Para manter um ambiente de equipe eficaz:
- Confie no processo e respeite o tempo e o esforço demonstrados por toda a equipe durante o trabalho colaborativo
- Entre em contato com os colegas regularmente, mas não perca tempo com reuniões de equipe inúteis: use métodos de comunicação assíncrona, como mensagens de vídeo e tutoriais de captura de tela para simplificar os fluxos de trabalho
- Reconheça realizações individuais e coletivas e use-as como oportunidades de aprendizado para expandir seu conjunto de habilidades
- Mantenha uma postura aberta e transparente com colegas sobre aquilo que você considera desafiador ou que está impedindo sua produtividade
- Simplifique o processo de comunicação e mantenha as comunicações do grupo, como feedback, em um só lugar
- Conheça os membros da sua equipe como indivíduos, fora do trabalho!
Também é importante garantir que sua equipe esteja equipada com as melhores tecnologias e ferramentas. Quaisquer plataformas, aplicativos ou integrações que você apresentar devem ser fáceis de usar e acessíveis a todos da equipe.
Leve o trabalho em equipe a um novo patamar e ajude a mantê-lo lá
Se você estiver tentando reduzir reuniões desnecessárias e falar mais em menos tempo, conectar-se em torno de objetivos comuns ou criar um sentimento de pertencimento, o Dropbox tem as ferramentas para ajudar você a alcançar e manter um excelente trabalho em equipe.
O Dropbox oferece um espaço unificado para os membros da equipe trabalharem, se comunicarem e colaborarem. Crie calendários compartilhados, listas de tarefas, briefs interativos e agendas de reuniões no Dropbox Paper e supere as limitações da colaboração remota para se conectar mais profundamente com os membros de sua equipe por meio de mensagens de vídeo personalizadas no Dropbox Capture.
Você também pode integrar o Dropbox a outras ferramentas de colaboração e desenvolvimento de equipes on-line, como o Zoom, o Slack e o Trello, para aproveitar todo o potencial do trabalho em equipe.