Skip to content (Press Enter)

Mary Kay створює журнал

Тисячі матеріалів — тисячі співавторів? Це не проблема. Дізнайтеся, як Dropbox спрощує організацію та створення творчих проєктів для численної команди Mary Kay.

Колекція засобів із догляду за шкірою від компанії Mary Kay

Працюючи на 30 міжнародних ринках і маючи сотні тисяч незалежних консультантів із краси, які продають продукцію компанії в усьому світі, Mary Kay може похвалитися розгалуженою мережею людей, які відчайдушно шукають способи зв'язку, обміну та зберігання файлів, даних та іншої інформації. У минулому організація використовувала Dropbox переважно для передавання файлів, але нещодавнє зростання віддаленої роботи змусило команду переглянути підходи до організації робочого процесу. Сьогодні Dropbox «дійсно є місцем, де живе робота нашої компанії», — каже Девід Вілсон, старший керівник із креативних технологій та виробництва творчої команди організації в США. «Це просто чудово — мати серед набору інструментів для творчості щось на зразок швейцарського армійського ножа. Чи не простіше було б сказати, для чого ми його не використовуємо». 

Далі Вілсон розповідає про те, як компанія Mary Kay ефективно використовує продукти Dropbox для розповсюдження інформації про події та збір матеріалів, організації та здійснення пошуку фотографій і відеозаписів, а також асинхронної роботи з файлами для створення щомісячного електронного журналу організації.

Конференція Mary Kay із людьми, які ходять сценою

Крок 1. Підготовка та передвиробнича стадія

Ми є компанією з прямих продажів, яка має сотні тисяч незалежних консультантів із краси, із якими нам потрібно спілкуватися, а більшість типових рішень, запропонованих постачальниками, не зовсім придатні для нас. Ми проводимо багато заходів, і спочатку ми маємо анонсувати подію, а потім нам знадобиться простий спосіб, за допомогою якого учасники могли б надсилати нам фотографії, які можна буде використовувати в соціальних мережах і нашому журналі. Оплески

Завдяки Dropbox Transfer ми можемо взяти одне посилання та надіслати його будь‑якій кількості людей, що є чудовим способом доставки запрошень у форматі PDF. Окремо ми також можемо розіслати запит файлу, попросивши учасників надіслати нам свої улюблені фотографії та відеозаписи за певним посиланням. Вони просто відправляють фотографії, які автоматично потрапляють у створену нами папку, тому нашій команді легко їх знаходити та переглядати. Із точки зору безпеки, це набагато надійніше, ніж FTP‑сайт, оскільки окремі незалежні консультанти з краси не мають доступу до чужих файлів. 

Два засоби з догляду за шкірою від Mary Kay

Крок 2. Перегляд, пошук і передавання матеріалів

Тепер усі наші творчі файли зберігаються у Dropbox, зокрема всі зображення із заходу. Наша команда з питань соціальних мереж або команда з розвитку продажів перегляне фотографії, визначить, які з них прийнятні для використання, і впевниться, що в нас є права на їх використання. Якщо іншому учаснику команди потрібно знайти певну фотографію, це буде легко зробити. Раніше в нас просто не було можливості здійснювати пошук на наших файлових серверах. У випадку з Dropbox усе інакше. Відтепер ми не переймаємося пошуками.

Передавання файлів також стало набагато простішим. Припустимо, нам потрібно перемістити тисячі фотографій події з одного місця в інше. Раніше в нас було інше хмарне рішення, але часто, коли ми передавали великі пакети файлів, ці операції просто зазнавали збоїв або в нас було багато пошкоджених файлів. Навіть якщо це працювало, то дуже повільно. Із Dropbox ви просто ініціюєте передавання як вебоперацію та продовжуєте займатися своїми справами. Передавання відбувається швидко, безперешкодно та без проблем. 

Крок 3. Творче виробництво

У творчої команди є фотографії, які вона хоче використати, а хтось пише текст. Над створенням сторінок журналу працює команда дизайнерів. Вони діють віддалено та асинхронно, тому система, що забезпечує одночасну роботу лише однієї особи над файлом, має важливе значення для запобігання проблемам із керуванням версіями чи іншим утратам під час роботи. Dropbox має функцію «заблоковано для редагування». Усе просто. Під час використання функції контролю файлу на вході та виході усе, що потрібно зробити, — це клацнути правою кнопкою миші, сказати «заблоковано для редагування», і файл буде заблоковано. Усе, що робить Dropbox — просто й елегантно. Тепер скажіть: «Мені потрібно знати, хто витягнув файл». І це теж просто. Двічі клацніть на файлі, і він повідомить вам, що він заблокований для редагування, повідомить, хто його заблокував, і запитає, чи хочете ви попросити розблокувати його для себе. Розумієте, як це дивовижно? Якщо особа, яка його заблокувала, із певних причин недоступна, ми можемо зайти на правах адміністратора й розблокувати його. 

Колекція засобів із догляду за шкірою від компанії Mary Kay

Крок 4. Коментарі та перегляд 

Dropbox дозволяє дуже легко коментувати файли або створювати відеозаписи Capture  для коментарів. Якщо ми робимо швидкий огляд відеозапису, ми просто використовуємо Capture, щоб ретельно обговорити перегляд і надіслати його будь‑кому для розгляду в майбутньому. Або, якщо ми хочемо прокоментувати наявний розворот фотографій у форматі PDF, ми можемо зробити це за допомогою редактора PDF. Кілька варіантів дістатися того ж самого місця. 

І вуаля! PDF‑файл створений і готовий до відправлення тисячам людей у всьому світі. Чергова перемога Mary Kay і Dropbox.

Бонусний крок: ніколи нічого не втрачайте

Ключовим моментом є можливість легко відновити видалений файл або попередню версію файлу. 

Це правда, що в минулому на наших файлових серверах ми робили резервні копії кожні кілька днів. Але, якщо ви щось додали на сервер після останнього резервного копіювання, і не було резервної копії до того, як це було випадково видалено, повернути це неможливо. І навіть тоді ви повертаєтеся до версії, яка могла бути на кілька ітерацій старішою за останню копію. Це призводило до того, що люди зберігали кілька версій файлів, що було справжньою проблемою, оскільки це створювало ситуацію, коли затверджено було одну версію, а випадково відправлялася інша. Однак тепер щоразу, коли ви зберігаєте файл, Dropbox зберігає його для вас. Людям не потрібно турбуватися про створення копії та збереження окремої версії. Вони впевнені в наявності файлу. За потреби можна повернутися до нього, клацнувши правою кнопкою миші «Перейти до журналу версій». Вони знають, що він зараз там, і це дає їм справжній спокій.