Як компанія Cully Automation упоралася з контрактами за допомогою Dropbox
Віддалена робота створювала велике навантаження на процеси ручного керування документами в інженерній компанії Cully Automation. Але завдяки Dropbox та Dropbox Sign вона зробила величезний крок уперед.
«Упровадження Dropbox та Dropbox Sign відіграло вирішальну роль у зростанні та успіху нашої компанії, без цього ми не були б такими ефективними та продуктивними».
Виклик
Cully Automation — це ірландська проєктна компанія, яка пропонує все: від проєктування та монтажу до автоматизації процесів у великих масштабах. Команда спеціалізується на плануванні, будівництві, автоматизації та технічному обслуговуванні найважливіших водопостачальних комунікацій в Ірландії.
Протягом кількох років компанія Cully Automation покладалася на Dropbox із метою керування співпрацею між командами на будівельних майданчиках та в офісах. Але коли весь світ був охоплений пандемією COVID‑19, команді знадобилося рішення, яке могло б розширити цю спільну роботу в режимі реального часу до підписання контрактів. Незважаючи на те, що співробітники працювали віддалено, компанія Cully Automation усе ще покладалася на електронну пошту і листи для надсилання контрактів та документів на підпис; це коштувало грошей, витрачало дорогоцінний час працівників і ускладнювало захист процесу підпису.
Рішення також мало зважати на команди, які працюють в умовах низької пропускної здатності, і яким потрібно було б робити оновлення в автономному режимі, які можна було б синхронізувати пізніше за відновленого зв'язку.
«Завдяки спільній роботі Dropbox і Sign над створенням першого в світі вбудованого рішення для електронного підпису та зберігання документів, рішення про перехід на Sign було простим».
Рішення
Оскільки кожен відвідувач та працівник мав пройти обстеження перед поверненням на роботу та офіційно заявити про відсутність симптомів COVID-19 перш ніж увійти на об'єкти, давній метод друку, підписання та збору паперових форм швидко став трудомістким та витратним. Це, а також необхідність регулярного підписання та оновлення важливої документації з охорони здоров'я та безпеки, оцінки ризиків та звітів про травми означало, що компанія зіткнулася з інтенсивним потоком підтверджувальних документів та непотрібними адміністративними затримками.
Прагнучи надати можливість співробітникам, відвідувачам та підрядникам підписувати документи та декларації віддалено, компанія Cully Automation звернулася до Sign і Dropbox. Це дозволило компанії в режимі реального часу створювати, підписувати та безпечно зберігати юридично зобов'язувальну документацію для кожного з окремих об'єктів та офісів. До того ж налаштування було швидким і простим, тобто команда почала користуватися перевагами нової технології вже за кілька днів.
Результати
Після високого рівня впровадження і збільшення швидкості та точності процесу декларування COVID-19 фінансові, кадрові та контрактні команди компанії Cully Automation вирішили запровадити подібний робочий процес. Тепер усе, починаючи з виставлення рахунків, підбору персоналу та укладання контрактів, здійснюється через Dropbox та Sign.
Разом ці інструменти створюють єдиний простір всіх відділів компанії Cully Automation для ефективного керування документами. Від старту проєкту до його реалізації Dropbox і Sign забезпечують надійне зберігання всіх документів у легкодоступному місці, що дозволяє покращити спільну роботу та оновлення в режимі реального часу.
«Я не уявляю собі життя без Dropbox або Sign, це необхідно абсолютно для всього, що ми робимо. Ці продукти є невід'ємною частиною всього нашого циклу ділової активності, починаючи з попереднього відбору, тендеру та закінчуючи післяпродажним обслуговуванням».
Девід КалліКерівний директор компанії Cully Automation Ltd