Виклик
- Незважаючи на те, що співробітники працювали віддалено, компанія Cully Automation усе ще покладалася на електронну пошту і листи для надсилання контрактів та документів на підпис
- Це коштувало грошей, вело до витрат дорогоцінного часу співробітників і ускладнювало процес підписання.
Рішення
- Використовуючи Dropbox протягом 10 років, компанія Cully Automation розгорнула Dropbox Sign, щоб створити спрощений робочий процес для співробітників щодо розробки, спільної роботи, надсилання та підписання контрактів
Вплив
- Обмін рахунками‑фактурами, контрактами та конфіденційними документами, їх підписання та збереження в безпеці відбувається за допомогою контрольних журналів із міткою часу і автоматичних нагадувань, які гарантують, що ніщо не залишиться поза увагою, і дозволяють компанії Cully Automation укладати угоди на 50 % швидше.
Упровадження Dropbox та Dropbox Sign відіграло вирішальну роль у зростанні та успіху нашої компанії, без цього ми не були б такими ефективними та продуктивними.
Cully Automation — це ірландська проєктна компанія, яка пропонує все: від проєктування та монтажу до автоматизації процесів у великих масштабах. Команда спеціалізується на плануванні, будівництві, автоматизації та технічному обслуговуванні найважливіших водопостачальних комунікацій в Ірландії.
Протягом кількох років компанія Cully Automation покладалася на Dropbox із метою керування співпрацею між командами на будівельних майданчиках та в офісах. Але коли вибухнула пандемія COVID‑19, команді знадобилося рішення, яке могло б розширити цю спільну роботу в режимі реального часу до підписання контрактів. Рішення також мало зважати на команди, які працюють в умовах низької пропускної здатності, і яким потрібно було б робити оновлення в автономному режимі, які можна було б синхронізувати пізніше за відновленого зв'язку.
Курс на Sign
Оскільки кожен відвідувач та працівник мав пройти обстеження перед поверненням на роботу та офіційно заявити про відсутність симптомів COVID-19 перш ніж увійти на об'єкти, давній метод друку, підписання та збору паперових форм швидко став трудомістким та витратним. Це, а також необхідність регулярного підписання та оновлення важливої документації з охорони здоров'я та безпеки, оцінки ризиків та звітів про травми означало, що компанія зіткнулася з інтенсивним потоком підтверджувальних документів та непотрібними адміністративними затримками.
Прагнучи надати можливість співробітникам, відвідувачам та підрядникам підписувати документи та декларації віддалено, компанія Cully Automation звернулася до Sign і Dropbox. Це дозволило компанії в режимі реального часу створювати, підписувати та безпечно зберігати юридично зобов'язувальну документацію для кожного з окремих об'єктів та офісів. До того ж налаштування було швидким і простим, тобто команда почала користуватися перевагами нової технології вже за кілька днів.
Завдяки спільній роботі Dropbox і Sign над створенням першого в світі вбудованого рішення для електронного підпису та зберігання документів, рішення про перехід на Sign було простим.
| До Sign | Після Sign | |
| Надмірна залежність від електронної пошти Документи підписувалися та поверталися електронною поштою, що ускладнювало відстеження останніх версій. |
→ | Удосконалена внутрішня спільна робота Sign дозволяє автоматично надсилати, підписувати та зберігати типові документи, як-от декларації чи контракти, у потрібній папці. |
| Затримки через тривалу процедуру підписання Контракти доводилося надсилати поштою або вимагати особистої присутності осіб, які їх підписують, в офісі, що додавало кілька днів непотрібних затримок до процесу. |
→ | Спокійний процес підписання Співробітники тепер можуть підписувати контракти за лічені секунди, що прискорює робочі процеси та полегшує працівникам можливість швидше виконувати те, що їм потрібно. |
| Час, витрачений на нагадування в ручному режимі Командам доводилося вручну шукати відсутні підписи, що забирало дорогоцінний час від більш важливих завдань. |
→ | Автоматичні нагадування Sign автоматично сповіщає всіх підписантів про відсутність підписів, що дозволяє легко відстежувати, хто, що й коли підписав. |
| Труднощі із захистом процесу підписання Оскільки документи надсилалися на підпис звичайною та електронною поштою, зробити процес безпечним та юридично обов'язковим було складно. |
→ | Безпечні електронні підписи Завдяки контрольним журналам (вони мають юридичну силу) із міткою часу та автентифікації на основі ролей можна безпечно обмінюватися документами та підписувати їх. |
Підвищення ефективності співпраці та безпеки за допомогою Dropbox та Sign
Після високого рівня впровадження і збільшення швидкості та точності процесу декларування COVID-19 фінансові, кадрові та контрактні команди компанії Cully Automation вирішили запровадити подібний робочий процес. Тепер усе, починаючи з виставлення рахунків, підбору персоналу та укладання контрактів, здійснюється через Dropbox та Sign.
Разом ці інструменти створюють єдине місце єднання всіх відділів компанії Cully Automation для ефективного керування документами. Від старту проєкту до його реалізації Dropbox і Sign забезпечують надійне зберігання всіх документів у легкодоступному місці, що дозволяє покращити спільну роботу та оновлення в режимі реального часу.
Я не уявляю собі життя без Dropbox або Sign, це абсолютно необхідно для всього, що ми робимо. Ці продукти є невід'ємною частиною всього нашого циклу ділової активності, починаючи з попереднього відбору, тендеру і закінчуючи післяпродажним обслуговуванням.
