งานหลักของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) คือการดูแลพนักงาน แต่นั่นหมายถึงการใช้เอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าเอกสารจะอยู่บนคอมพิวเตอร์หรือมาในรูปแบบกระดาษ คุณก็จำเป็นต้องมีแผนการจัดการเอกสาร
การจัดระเบียบเอกสารไม่ใช่เรื่องน่าสนุก แต่คุณสามารถทำให้หลายๆ ส่วนของกระบวนการเป็นระบบอัตโนมัติได้ แผนที่มีประสิทธิภาพจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการทำงานที่จำเจ อีกทั้งยังช่วยควบคุมให้คุณปฏิบัติตามกฎหมาย
มาเริ่มวางกลยุทธ์กัน
การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลคืออะไร
การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลคือการเก็บติดตามเอกสารและไฟล์ทั้งหมดของบริษัท ได้แก่ การสร้าง การจัดเก็บ การเรียงลำดับ การบันทึก การค้นหา (หรือการลบ) เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล
งานการจัดการเอกสารแต่ละงานควรทำในลักษณะที่รับรองถึงความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูลบริษัท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือบริษัทข้ามชาติขนาดใหญ่
ทำไมการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลจึงมีความสำคัญ
การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะสามารถค้นหา จัดเก็บ และจัดการไฟล์ของพนักงานได้อย่างราบรื่น โดยต้องทำควบคู่กับการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยเพื่อปรับปรุงกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล
การมีเอกสารที่ถูกต้อง ค้นหาง่าย และปลอดภัยช่วยให้ทีมของคุณทราบได้ว่าจะค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์และหน้าที่ของงานที่ตนทำได้ที่ไหน ปัจจุบันนี้ ระบบคลาวด์เป็นวิธีหลักในการดำเนินการนี้
นอกจากนี้ ผู้คนจะรู้สึกมั่นใจมากขึ้นว่าข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนของตนจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย หากคุณมีระบบจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพที่จะช่วยส่งเสริมความปลอดภัยโดยรวม
ทำไมจึงต้องใช้ระบบการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล
ระบบการจัดการที่ดีสามารถช่วยจัดการสิ่งต่างๆ มากมายได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณประหยัดเวลา เหมือนกับการมีผู้ช่วยด้านธุรการอัตโนมัติที่ช่วยเหลือคุณในเรื่องต่างๆ เช่น
- ทำงานสำเร็จได้มากขึ้น — ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ที่ต้องการ แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างโฟลเดอร์ แอป หรือแท็บต่างๆ
- การรวมศูนย์และการปรับประสิทธิภาพ — เครื่องมือการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลแบบดิจิทัลจะเก็บไฟล์ของคุณไว้ในที่เดียว ช่วยให้คุณและทุกคนที่จำเป็นต้องเข้าถึงสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
- การติดตามและการรายงาน — คุณสามารถติดตามและรายงานข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้โดยอัตโนมัติ โดยระบบจะช่วยในด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สำคัญทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย
- การรักษาความปลอดภัย — คุณสมบัติด้านความปลอดภัยชั้นนำระดับโลกของเราช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย และเรายังมีการสำรองข้อมูลสำหรับอุปกรณ์ของคุณในกรณีที่เกิดปัญหาใดๆ
- การแบ่งปันไฟล์และโฟลเดอร์ — คุณสามารถปกป้องเอกสารได้อย่างง่ายดายด้วยรหัสผ่าน หรือจัดการการเข้าถึงด้วยการควบคุมในการแบ่งปันไฟล์และโฟลเดอร์ ไม่ว่าจะเป็นภายในหรือภายนอก
- การตรวจสอบติดตามเว็บมืด — เมื่อคุณใช้ Dropbox เป็นระบบการจัดการเอกสาร เราจะคอยจับตาดูเว็บมืดเพื่อตรวจหาการละเมิดรหัสผ่านด้วย
Dropbox ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนด และปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างง่ายดาย สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงเหตุผลบางส่วนเท่านั้นสำหรับการที่คุณควรเลือกใช้เราเป็นโซลูชันการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่ครอบคลุม
วิธีตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล
1. ระบุเอกสารที่เกี่ยวข้อง
เพื่อนร่วมงานของคุณในแผนกอื่นไม่จำเป็นต้องดูไฟล์ของฝ่าย HR และเพียงเพราะคุณทำงานในฝ่าย HR ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจำเป็นต้องดูไฟล์ทุกไฟล์ในองค์กร
จัดทำแผนผังเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลประเภทต่างๆ ที่คุณใช้ในองค์กร เช่น
- เอกสารของพนักงาน รวมถึงเอกสารอย่างเช่น ชุดต้อนรับหรือคู่มือ
- สัญญาจ้างพนักงาน
- นโยบายของบริษัท
- เวชระเบียนและประวัติความทุพพลภาพ
- คำขอลางาน
- ระเบียนเงินเดือน
- เอกสารการอบรม
- เอกสารการจ้างงาน เช่น โฆษณางาน เรซูเม่ของผู้สมัครงาน และบันทึกจากการสัมภาษณ์
- ระเบียนและเอกสารของพนักงานใหม่
- ไฟล์การประเมินผลการปฏิบัติงาน
- ข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือน
- ข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการ
บริษัทของคุณอาจจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลแบบดิจิทัลประเภทอื่นๆ อีกมากมาย เช่น ระเบียบปฏิบัติด้านความปลอดภัยหรือเอกสารการฝึกอบรมผลิตภัณฑ์ ขึ้นอยู่กับสายงานของคุณ รายการนี้จึงเป็นเพียงแนวทางคร่าวๆ เท่านั้น
2. กำหนดความต้องการในการเข้าถึงของคุณ
ไม่ใช่ทุกคนในบริษัทที่ควรสามารถเข้าถึงเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลทั้งหมดได้ เมื่อจัดการเอกสาร ให้ตั้งคำถามต่อไปนี้
- ใครบ้างที่ควรเข้าถึงได้ ทุกคน ผู้จัดการ หรือเฉพาะฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น
- บุคคลนั้นใช้ไฟล์นี้บ่อยครั้งหรือบางครั้งเท่านั้น กรณีใดที่จำเป็นที่สุด
- บุคคลนั้นจะเข้าถึงไฟล์นี้ได้อย่างไร ที่โต๊ะทำงาน ขณะเดินทาง หรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
- จะต้องแก้ไขหรือแค่ดู
โดยสรุป ให้คิดว่าใครต้องการอะไร เมื่อไร และวิธีรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัย ขั้นตอนนี้สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนจะมีสิทธิ์เข้าถึงสิ่งที่ต้องการเท่านั้น
3. ระบุข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของคุณ
ขั้นตอนนี้เหมือนกับขั้นตอนที่ 1 แต่พิเศษขึ้นมาอีก การปฏิบัติตามข้อกำหนดคือสิ่งสำคัญ ตั้งคำถามต่อไปนี้
- ไฟล์นี้มีข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย เช่น เวชระเบียนหรือไม่
- คุณต้องเก็บไฟล์นี้ไว้เป็นระยะเวลาหนึ่งหรือไม่
เมื่อคุณทราบว่าข้อมูลคืออะไร ให้กำหนดกฎเกณฑ์ของคุณโดยทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- ล็อกไฟล์ไว้ด้วยรหัสผ่าน
- ระมัดระวังการแบ่งปันไฟล์
- ติดตามทุกการเคลื่อนไหวด้วยรายงานกิจกรรม
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและเก็บบันทึกการตรวจสอบที่โปร่งใส
การวางระบบรักษาความปลอดภัยที่รัดกุมจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด ให้คุณจัดการไฟล์ได้อย่างสบายใจ
4. สื่อสารกลยุทธ์ของคุณกับเพื่อนร่วมงาน
เกือบจะเสร็จแล้ว แต่โปรดทราบว่าระบบการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อทีม HR ให้ความร่วมมือและได้รับข้อมูลอัปเดต ดังนั้นจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทราบบทบาทและความรับผิดชอบของตนเอง
การเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวจะทำให้การใช้งานง่ายขึ้น อีกทั้งยังช่วยส่งเสริมสภาพแวดล้อมในการทำงานร่วมกัน ซึ่งจะทำให้เวิร์กโฟลว์เอกสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
สำหรับเอกสารสำคัญ ให้ลองเพิ่มบริบทด้วยวิดีโอหรือการบันทึกหน้าจอ
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล
ประการแรก ให้ผสานรวมกลยุทธ์ที่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพสูงนี้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของฝ่าย HR ของคุณ
ประการที่สอง เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องแนะนำกลยุทธ์นี้ให้กับพนักงานโดยเร็วที่สุด และจัดการฝึกอบรมในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน
นอกจากนี้ก็ควรใช้การสำรองข้อมูลอัตโนมัติกับไฟล์สำคัญๆ ด้วย
รวมถึงควรตรวจสอบไฟล์เอกสารด้านทรัพยากรบุคคลของคุณปีละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าแผนของคุณดำเนินไปด้วยดี เป็นการดีเสมอที่จะติดตามผลหรือปรับแต่งเล็กๆ น้อยๆ
การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัย
Dropbox สามารถช่วยได้หากคุณทำงานในฝ่าย HR จุดประสงค์คือการทำให้การจัดการเอกสาร การจัดเก็บข้อมูล หรือการแบ่งปันทำได้ง่ายขึ้นเพื่อให้ทีมของคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำงานในแต่ละวันได้เร็วขึ้น
ทีม HR สามารถดูข้อมูลเชิงลึกหรือการวิเคราะห์เกี่ยวกับเอกสารที่แบ่งปันได้ด้วย คุณจึงสามารถเห็นได้ว่าใครกำลังใช้ไฟล์สำคัญที่คุณแชร์หรือแค่กำลังดูไฟล์อยู่ นับว่ามีประโยชน์มากทีเดียว
การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยจะกลายเป็นเรื่องง่าย