ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน ธุรกิจไม่ว่าจะขนาดใดกำลังเผชิญกับปัญหาในการจัดการและจัดระเบียบเอกสารที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่เป็นระบบเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทางเอกสารของธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน และเพิ่มประสิทธิผล
ในคู่มือที่ครอบคลุมนี้ เราจะเจาะลึกแนวคิดของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารทางดิจิทัล เราจะสำรวจประโยชน์ต่างๆ และแสดงแนวทางทีละขั้นตอนในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ
เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารคืออะไร
เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร คือกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดการเอกสารตลอดวงจรการใช้งาน ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ รวมถึงการสร้างและแก้ไขเอกสาร การจัดเก็บข้อมูล การแจกจ่าย การอนุมัติ การนำไปปฏิบัติ และการเก็บรักษาหรือการลบ
เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณจัดสรรเวลาและทรัพยากรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าการประมวลผลและการจัดการเอกสารแบบไม่เป็นระบบ คุณจะทราบได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนใดของกระบวนการ และงานต่างๆ จะมีการดำเนินการอย่างเป็นมาตรฐานมากขึ้น เป็นการช่วยหลีกเลี่ยงการเกิดความสับสน
เวิร์กโฟลว์จะแตกต่างจากระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ทรัพยากรและเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสาร ในทางกลับกัน เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารจะเน้นที่กระบวนการที่เกี่ยวข้องในการสร้างและใช้เอกสาร
ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร
การใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารอย่างครอบคลุมมีข้อดีมากมายต่อธุรกิจ
- การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น: การปรับเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นระหว่างสมาชิกในทีม ช่วยให้สามารถแบ่งปัน แก้ไข และแสดงข้อคิดเห็นในเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- รองรับความพยายามในการปฏิบัติตามข้อกำหนด: เวิร์กโฟลว์ที่มีการกำหนดไว้อย่างดีช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะปฏิบัติตามกฎระเบียบและกฎหมาย ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
- ลดการทำงานด้วยตนเอง: เวิร์กโฟลว์ที่เป็นระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรอันมีค่า แทนที่จะเสียเวลาไปกับงานที่ต้องทำซ้ำๆ ทีมของคุณจะสามารถให้ความสนใจกับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้นได้
- ช่วยให้เข้าถึงเอกสารได้ง่ายขึ้น: เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ค้นหาและเรียกดูเอกสารได้ง่ายขึ้น ทำให้การทำงานโดยรวมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เพิ่มประสิทธิผล: การปรับเวิร์กโฟลว์จะช่วยลดอุปสรรคและความล่าช้า ส่งผลให้ประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กรของคุณเพิ่มขึ้น
องค์ประกอบของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร
เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญหลายประการ
- การสร้างและแก้ไข: มีการสร้างเอกสารใหม่และทำการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง การควบคุมเวอร์ชันช่วยให้คุณติดตามเอกสารในเวอร์ชันต่างๆ ในขณะที่คุณทำการแก้ไขแบบเรียลไทม์
- การจัดเก็บ: เอกสารจะถูกบันทึกไว้อย่างปลอดภัยในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง เช่น บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ เพื่อให้เข้าถึงและเรียกดูได้ง่าย
- การแจกจ่ายและการส่ง: เอกสารจะถูกแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งภายในหรือภายนอก
- การอนุมัติและข้อคิดเห็น: เอกสารต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- การนำไปปฏิบัติและใช้งาน: เอกสารที่ได้รับอนุมัติจะถูกนำไปปฏิบัติหรือนำไปใช้ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด
- การเก็บรักษาและการลบ: เอกสารจะถูกบันทึกไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดและจะถูกกำจัดอย่างปลอดภัยเมื่อไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป
![พนักงานระยะไกลดูเอกสารกระดาษในขณะที่แล็ปท็อปเปิดอยู่บนโต๊ะเบื้องหน้า](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/warp/en-us/formswift/GettyImages-875247306.jpg)
ธุรกิจประเภทใดควรใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร
เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในอุตสาหกรรมและแผนกต่างๆ โดยกรณีการใช้งานบางส่วนที่พบกันบ่อยๆ ได้แก่
ทรัพยากรบุคคล
ปรับเวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยให้การจัดการระเบียนพนักงาน สัญญา และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
การดูแลสุขภาพ
เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลและเรียกดูระเบียนผู้ป่วย ผลการทดสอบ และรูปภาพทางการแพทย์ได้อย่างง่ายดาย
กฎหมาย
บริษัทกฎหมายสามารถจัดการเอกสารทางกฎหมาย สัญญา และแฟ้มคดีได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระบบเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ
การเงิน
เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยสนับสนุนการประมวลผลเอกสารทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ และรายงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ฝ่ายขายและฝ่ายการตลาด
ทีมขายสามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อเสนอการขาย สัญญา และเอกสารทางการตลาดได้อย่างง่ายดาย
นอกเหนือจากอุตสาหกรรมเฉพาะเหล่านี้ เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารยังเป็นประโยชน์ต่อแผนกต่างๆ ของธุรกิจด้วย ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบริหาร วัฒนธรรมบริษัท ตลอดจนการจัดหาและโลจิสติกส์
![คุณสมบัติส่งและติดตามของ Dropbox แสดงมุมมองสำหรับ PDF ที่เรียกว่า "ข้อเสนอภาพยนตร์"](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/warp/en-us/customers/chiki/docsend-time-spent-02-ui-2048x1280.png)
วิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารทีละขั้นตอน
การสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพประกอบไปด้วยขั้นตอนที่สำคัญต่อไปนี้
1. ประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณ
เริ่มต้นด้วยการประเมินกระบวนการจัดการเอกสารในปัจจุบัน ขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง พิจารณาองค์ประกอบต่างๆ ของกระบวนการในเวิร์กโฟลว์และระบุอุปสรรคหรือจุดบกพร่อง เช่น การทำงานร่วมกันดำเนินไปอย่างเชื่องช้าหรือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่เพียงพอ การปรับเวิร์กโฟลว์ให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของทีมนั้นเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ
2. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม
เมื่อคุณระบุจุดที่ต้องปรับปรุงแล้ว ให้เลือกเครื่องมือการจัดการเอกสารที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ
แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ เช่น Dropbox นำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการสร้าง แก้ไข จัดเก็บ และแบ่งปันเอกสารประเภทต่างๆ ไว้ในที่เดียวอย่างปลอดภัย คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยแบบปรับปรุงใหม่และสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
3. ใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณ
หลังจากเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมแล้ว ก็ถึงเวลานำเวิร์กโฟลว์ที่คุณเลือกไปใช้จริง
ตามหลักการแล้ว กระบวนการตั้งค่าควรเป็นไปอย่างรวดเร็วและราบรื่นเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่น การผสานการทำงานกับ Dropbox ที่มีให้เลือกมากมายช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าและเริ่มใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้วได้เลยง่ายๆ
4. ดำเนินการและปรับปรุงตามข้อผิดพลาดที่พบ
เมื่อทีมของคุณเริ่มใช้เวิร์กโฟลว์ใหม่ ให้ติดตามประสิทธิภาพการทำงานของเวิร์กโฟลว์นั้นและทำการปรับเปลี่ยนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามที่จำเป็น
สามารถทำได้โดยใช้คุณสมบัติ เช่น ส่งและติดตาม เพื่อติดตามและวิเคราะห์การแบ่งปันไฟล์ คุณจะได้รับอีเมลรายวันแจ้งรายละเอียดว่ามีการดูเอกสารของคุณกี่ครั้ง และสามารถเข้าถึงการวิเคราะห์การแบ่งปันขั้นสูงได้ เช่น เวลาและตำแหน่งที่ตั้งที่มีคนดูไฟล์ของคุณ รวมถึงระยะเวลาการดู ฟังก์ชันนี้จะช่วยให้คุณสามารถระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ได้
การปรับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ไม่ใช่จะทำเสร็จในครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง เมื่อทีมของคุณคุ้นเคยกับเวิร์กโฟลว์ใหม่มากขึ้น คุณอาจต้องทำการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติม ซึ่งควรดำเนินการร่วมกัน คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการพยายามหาวิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อย่างต่อเนื่อง
5. ทำงานที่ต้องทำด้วยตัวเองเร็วขึ้น
Dropbox มีคุณสมบัติมากมายที่ช่วยปรับปรุงงานที่ต้องทำเองและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น
- การแก้ไข PDF: สแกนเอกสารที่เป็นแผ่นกระดาษ จากนั้นแปลงเป็น PDF ที่แก้ไขได้เพื่อการแก้ไขและการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย
- ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: ส่งเอกสารเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงจากบัญชี Dropbox ของคุณ
- ค้นหาด้วย AI: Dropbox Dash ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะไม่ทราบชื่อไฟล์ก็ตาม ค้นหาเนื้อหาในแอปและแท็บที่เชื่อมต่อทั้งหมดบนเดสก์ท็อปและเบราว์เซอร์ของคุณได้ทันที
- การควบคุมเวอร์ชัน: Dropbox จัดเก็บไฟล์ทุกเวอร์ชันก่อนหน้านี้ไว้โดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงและย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้
![ตัวอย่างไฟล์ของไฟล์ชื่อ “Mood boards” ใน Dropbox ซึ่งแสดงคุณสมบัติต่างๆ เช่น “แก้ไข PDF” “รับลายเซ็น” และ “ค้นหาไฟล์ที่คล้ายกัน”](https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/warp/en-us/business/partners/aws-movebot/fss-quick-view-similar-view-ui-2048x1280-th_TH.png)
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร
นอกเหนือจากการใช้เวิร์กโฟลว์แล้ว วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุดได้
ใช้คุณสมบัติด้านการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง
รักษาความลับของเอกสารที่ละเอียดอ่อนโดยใช้ประโยชน์จากมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด Dropbox ใช้การเข้ารหัสขั้นสูงเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ และคุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์อนุญาตเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารและไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึงได้
ผสานการทำงานกับระบบการจัดการเอกสารของคุณ
เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โดยการผสานเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ของคุณเข้ากับระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่ ช่วยให้การเข้าถึงเอกสารง่ายขึ้น กระบวนการอนุมัติเร็วขึ้น และการทำงานร่วมกันดีขึ้นระหว่างสมาชิกในทีมของคุณ
นอกจากนี้ คุณยังจะพบว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยลงเพราะไม่ต้องสลับระหว่างแอปและซอฟต์แวร์บ่อยๆ เหมือนที่เคย
พัฒนานโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ
กำหนดนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติที่ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางสำหรับสมาชิกในทีมในการใช้งานเวิร์กโฟลว์อย่างมีประสิทธิภาพ ระบุรายการขั้นตอนมาตรฐานสำหรับการสร้าง จัดเก็บ เข้าถึง และแบ่งปันเอกสารสำคัญภายในทีมของคุณ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกทีม
ขั้นตอนปฏิบัติควรระบุคำแนะนำที่ชัดเจนในการอัปโหลดและจัดหมวดหมู่เอกสาร การค้นหาและการเรียกดูไฟล์ ตลอดจนการติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
ฝึกอบรมสมาชิกในทีมของคุณ
จัดการฝึกอบรมภาคปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจและนำเวิร์กโฟลว์ใหม่ไปใช้
การฝึกอบรมเหล่านี้ควรสรุปครอบคลุมขั้นตอนสำคัญในการสร้าง จัดเก็บ แบ่งปัน และเก็บบันทึก หรือลบเอกสาร ตัวอย่างการใช้งานจะช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเข้าใจได้ว่าจะนำกระบวนการใหม่นี้ไปใช้กับการทำงานประจำวันอย่างไร
การติดตามผล คำแนะนำและบทช่วยสอนที่เข้าถึงได้ง่าย และการถามไถ่เป็นประจำอาจเป็นประโยชน์ในการระบุปัญหาหรือแนวคิดใหม่ๆ
ปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะกับการทำงานของคุณ
เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่เป็นระบบเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของระบบการจัดการเอกสารของคุณ
Dropbox ทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มรวมศูนย์ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บ การทำงานร่วมกัน การรวบรวมข้อคิดเห็น และการจัดการไฟล์โปรเจ็กต์ของคุณ ลองใช้คุณสมบัติมากมายที่ Dropbox นำเสนอเพื่อปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน และขับเคลื่อนความสำเร็จของธุรกิจ