วิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน ธุรกิจไม่ว่าจะขนาดใดกำลังเผชิญกับปัญหาในการจัดการและจัดระเบียบเอกสารที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่เป็นระบบเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทางเอกสารของธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน และเพิ่มประสิทธิผล

ในคู่มือที่ครอบคลุมนี้ เราจะเจาะลึกแนวคิดของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารทางดิจิทัล เราจะสำรวจประโยชน์ต่างๆ และแสดงแนวทางทีละขั้นตอนในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารคืออะไร

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร คือกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดการเอกสารตลอดวงจรการใช้งาน ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ รวมถึงการสร้างและแก้ไขเอกสาร การจัดเก็บข้อมูล การแจกจ่าย การอนุมัติ การนำไปปฏิบัติ และการเก็บรักษาหรือการลบ

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณจัดสรรเวลาและทรัพยากรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าการประมวลผลและการจัดการเอกสารแบบไม่เป็นระบบ คุณจะทราบได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนใดของกระบวนการ และงานต่างๆ จะมีการดำเนินการอย่างเป็นมาตรฐานมากขึ้น เป็นการช่วยหลีกเลี่ยงการเกิดความสับสน

เวิร์กโฟลว์จะแตกต่างจากระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ทรัพยากรและเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสาร ในทางกลับกัน เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารจะเน้นที่กระบวนการที่เกี่ยวข้องในการสร้างและใช้เอกสาร

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

การใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารอย่างครอบคลุมมีข้อดีมากมายต่อธุรกิจ

• การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น: การปรับเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นระหว่างสมาชิกในทีม ช่วยให้สามารถแบ่งปัน แก้ไข และแสดงข้อคิดเห็นในเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• รองรับความพยายามในการปฏิบัติตามข้อกำหนด: เวิร์กโฟลว์ที่มีการกำหนดไว้อย่างดีช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะปฏิบัติตามกฎระเบียบและกฎหมาย ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
• ลดการทำงานด้วยตนเอง: เวิร์กโฟลว์ที่เป็นระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรอันมีค่า แทนที่จะเสียเวลาไปกับงานที่ต้องทำซ้ำๆ ทีมของคุณจะสามารถให้ความสนใจกับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้นได้
• ช่วยให้เข้าถึงเอกสารได้ง่ายขึ้น: เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ค้นหาและเรียกดูเอกสารได้ง่ายขึ้น ทำให้การทำงานโดยรวมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เพิ่มประสิทธิผล: การปรับเวิร์กโฟลว์จะช่วยลดอุปสรรคและความล่าช้า ส่งผลให้ประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กรของคุณเพิ่มขึ้น

องค์ประกอบของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญหลายประการ

1. การสร้างและแก้ไข: มีการสร้างเอกสารใหม่และทำการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง การควบคุมเวอร์ชันช่วยให้คุณติดตามเอกสารในเวอร์ชันต่างๆ ในขณะที่คุณทำการแก้ไขแบบเรียลไทม์
2. การจัดเก็บ: เอกสารจะถูกบันทึกไว้อย่างปลอดภัยในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง เช่น บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ เพื่อให้เข้าถึงและเรียกดูได้ง่าย
3. การแจกจ่ายและการส่ง: เอกสารจะถูกแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งภายในหรือภายนอก
4. การอนุมัติและข้อคิดเห็น: เอกสารต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
5. การนำไปปฏิบัติและใช้งาน: เอกสารที่ได้รับอนุมัติจะถูกนำไปปฏิบัติหรือนำไปใช้ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด
6. การเก็บรักษาและการลบ: เอกสารจะถูกบันทึกไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดและจะถูกกำจัดอย่างปลอดภัยเมื่อไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป

ธุรกิจประเภทใดควรใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในอุตสาหกรรมและแผนกต่างๆ โดยกรณีการใช้งานบางส่วนที่พบกันบ่อยๆ ได้แก่

ทรัพยากรบุคคล

ปรับเวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยให้การจัดการระเบียนพนักงาน สัญญา และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การดูแลสุขภาพ

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลและเรียกดูระเบียนผู้ป่วย ผลการทดสอบ และรูปภาพทางการแพทย์ได้อย่างง่ายดาย

กฎหมาย

บริษัทกฎหมายสามารถจัดการเอกสารทางกฎหมาย สัญญา และแฟ้มคดีได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระบบเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

การเงิน

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยสนับสนุนการประมวลผลเอกสารทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ และรายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ฝ่ายขายและฝ่ายการตลาด

ทีมขายสามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อเสนอการขาย สัญญา และเอกสารทางการตลาดได้อย่างง่ายดาย

นอกเหนือจากอุตสาหกรรมเฉพาะเหล่านี้ เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารยังเป็นประโยชน์ต่อแผนกต่างๆ ของธุรกิจด้วย ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบริหาร วัฒนธรรมบริษัท ตลอดจนการจัดหาและโลจิสติกส์

วิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารทีละขั้นตอน

การสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพประกอบไปด้วยขั้นตอนที่สำคัญต่อไปนี้

1. ประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณ

เริ่มต้นด้วยการประเมินกระบวนการจัดการเอกสารในปัจจุบัน ขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง พิจารณาองค์ประกอบต่างๆ ของกระบวนการในเวิร์กโฟลว์และระบุอุปสรรคหรือจุดบกพร่อง เช่น การทำงานร่วมกันดำเนินไปอย่างเชื่องช้าหรือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่เพียงพอ การปรับเวิร์กโฟลว์ให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของทีมนั้นเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ

2. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

เมื่อคุณระบุจุดที่ต้องปรับปรุงแล้ว ให้เลือกเครื่องมือการจัดการเอกสารที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ 

แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ เช่น Dropbox นำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการสร้าง แก้ไข จัดเก็บ และแบ่งปันเอกสารประเภทต่างๆ ไว้ในที่เดียวอย่างปลอดภัย คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยแบบปรับปรุงใหม่และสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

3. ใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณ

หลังจากเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมแล้ว ก็ถึงเวลานำเวิร์กโฟลว์ที่คุณเลือกไปใช้จริง

ตามหลักการแล้ว กระบวนการตั้งค่าควรเป็นไปอย่างรวดเร็วและราบรื่นเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่น การผสานการทำงานกับ Dropbox ที่มีให้เลือกมากมายช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าและเริ่มใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้วได้เลยง่ายๆ

4. ดำเนินการและปรับปรุงตามข้อผิดพลาดที่พบ

เมื่อทีมของคุณเริ่มใช้เวิร์กโฟลว์ใหม่ ให้ติดตามประสิทธิภาพการทำงานของเวิร์กโฟลว์นั้นและทำการปรับเปลี่ยนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามที่จำเป็น

สามารถทำได้โดยใช้คุณสมบัติ เช่น ส่งและติดตาม เพื่อติดตามและวิเคราะห์การแบ่งปันไฟล์ คุณจะได้รับอีเมลรายวันแจ้งรายละเอียดว่ามีการดูเอกสารของคุณกี่ครั้ง และสามารถเข้าถึงการวิเคราะห์การแบ่งปันขั้นสูงได้ เช่น เวลาและตำแหน่งที่ตั้งที่มีคนดูไฟล์ของคุณ รวมถึงระยะเวลาการดู ฟังก์ชันนี้จะช่วยให้คุณสามารถระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ได้

การปรับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ไม่ใช่จะทำเสร็จในครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง เมื่อทีมของคุณคุ้นเคยกับเวิร์กโฟลว์ใหม่มากขึ้น คุณอาจต้องทำการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติม ซึ่งควรดำเนินการร่วมกัน คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการพยายามหาวิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อย่างต่อเนื่อง

5. ทำงานที่ต้องทำด้วยตัวเองเร็วขึ้น

Dropbox มีคุณสมบัติมากมายที่ช่วยปรับปรุงงานที่ต้องทำเองและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น

• การแก้ไข PDF: สแกนเอกสารที่เป็นแผ่นกระดาษ จากนั้นแปลงเป็น PDF ที่แก้ไขได้เพื่อการแก้ไขและการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: ส่งเอกสารเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงจากบัญชี Dropbox ของคุณ
• ค้นหาด้วย AI: Dropbox Dash ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะไม่ทราบชื่อไฟล์ก็ตาม ค้นหาเนื้อหาในแอปและแท็บที่เชื่อมต่อทั้งหมดบนเดสก์ท็อปและเบราว์เซอร์ของคุณได้ทันที
• การควบคุมเวอร์ชัน: Dropbox จัดเก็บไฟล์ทุกเวอร์ชันก่อนหน้านี้ไว้โดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงและย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

นอกเหนือจากการใช้เวิร์กโฟลว์แล้ว วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุดได้

ใช้คุณสมบัติด้านการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง

รักษาความลับของเอกสารที่ละเอียดอ่อนโดยใช้ประโยชน์จากมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด Dropbox ใช้การเข้ารหัสขั้นสูงเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ และคุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์อนุญาตเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารและไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึงได้

ผสานการทำงานกับระบบการจัดการเอกสารของคุณ

เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โดยการผสานเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ของคุณเข้ากับระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่ ช่วยให้การเข้าถึงเอกสารง่ายขึ้น กระบวนการอนุมัติเร็วขึ้น และการทำงานร่วมกันดีขึ้นระหว่างสมาชิกในทีมของคุณ

นอกจากนี้ คุณยังจะพบว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยลงเพราะไม่ต้องสลับระหว่างแอปและซอฟต์แวร์บ่อยๆ เหมือนที่เคย

พัฒนานโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ

กำหนดนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติที่ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางสำหรับสมาชิกในทีมในการใช้งานเวิร์กโฟลว์อย่างมีประสิทธิภาพ ระบุรายการขั้นตอนมาตรฐานสำหรับการสร้าง จัดเก็บ เข้าถึง และแบ่งปันเอกสารสำคัญภายในทีมของคุณ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกทีม

ขั้นตอนปฏิบัติควรระบุคำแนะนำที่ชัดเจนในการอัปโหลดและจัดหมวดหมู่เอกสาร การค้นหาและการเรียกดูไฟล์ ตลอดจนการติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

ฝึกอบรมสมาชิกในทีมของคุณ

จัดการฝึกอบรมภาคปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจและนำเวิร์กโฟลว์ใหม่ไปใช้

การฝึกอบรมเหล่านี้ควรสรุปครอบคลุมขั้นตอนสำคัญในการสร้าง จัดเก็บ แบ่งปัน และเก็บบันทึก หรือลบเอกสาร ตัวอย่างการใช้งานจะช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเข้าใจได้ว่าจะนำกระบวนการใหม่นี้ไปใช้กับการทำงานประจำวันอย่างไร

การติดตามผล คำแนะนำและบทช่วยสอนที่เข้าถึงได้ง่าย และการถามไถ่เป็นประจำอาจเป็นประโยชน์ในการระบุปัญหาหรือแนวคิดใหม่ๆ

ปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะกับการทำงานของคุณ

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่เป็นระบบเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของระบบการจัดการเอกสารของคุณ

Dropbox ทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มรวมศูนย์ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บ การทำงานร่วมกัน การรวบรวมข้อคิดเห็น และการจัดการไฟล์โปรเจ็กต์ของคุณ ลองใช้คุณสมบัติมากมายที่ Dropbox นำเสนอเพื่อปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน และขับเคลื่อนความสำเร็จของธุรกิจ