Skip to content (Press Enter)

การประชุมแบบไฮบริดคืออะไร และเราจะทำให้การประชุมดังกล่าวมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

การประชุมแบบไฮบริดได้กลายเป็นเรื่องธรรมดาที่ชวนให้หัวเสียบางครั้งในกำหนดการประจำวันของพวกเราหลายๆ คนไปแล้ว แต่ว่าการประชุมดังกล่าวคืออะไร และเราจะทำให้การประชุมนั้นดีขึ้นได้อย่างไร เราอธิบายทั้งหมดไว้ในคู่มือการจัดประชุมแบบไฮบริดที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพฉบับสมบูรณ์นี้แล้ว

ลองใช้ Dropbox ที่ผสานรวมกับ Zoom เลยวันนี้
ผู้ที่ทำงานระยะไกลเข้าร่วมการประชุมแบบไฮบริดโดยใช้แล็ปท็อปและไมโครโฟน

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าบรรดาเหตุการณ์ระดับโลกล่าสุดได้เปลี่ยนวิธีการทำงานและการร่วมงานกันของเราไปอย่างถาวร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบทบาทที่เดิมทีเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมในสำนักงาน

เรานำเครื่องทำน้ำเย็นไปแลกกับกล้องเว็บแคม เปิดรับ เวิร์กโฟลว์ระยะไกลแบบใหม่ๆ และปฏิบัติงานตามความรับผิดชอบของเราต่อไป ตลอดจนเชื่อมต่อถึงกันและกัน แม้ในตอนที่เราไม่สามารถเจอกันได้ก็ตาม

ขณะที่โลกค่อยๆ กลับมาเปิดกว้างขึ้น บางคนเลือกที่จะทำงานที่บ้านต่อไป ในขณะที่บางคนชอบอยู่ในสำนักงานแบบเต็มเวลามากกว่า และมีอีกหลายคนที่ตัดสินใจว่าการผสมผสานการทำงานทั้งสองแบบนั้นดีที่สุด ด้วยเหตุนี้ จึงกลายเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับการประชุมที่จะมีทั้งผู้เข้าร่วมประชุมแบบพบเจอตัวกันจริงๆ และผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลผสมผสานกันไป

ความท้าทายดังที่หลายคนได้ค้นพบคือการทำให้สิ่งที่เรียกว่า “การประชุมแบบไฮบริด” เข้าถึงได้และเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่เข้าร่วม ตัวอย่างเช่น อุปกรณ์ด้านเสียงและวิดีโอของห้องประชุมแบบพบเจอตัวกันสามารถบันทึกข้อมูลที่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนพูดในที่ประชุมได้อย่างเหมาะสมหรือไม่ หรือมีการกำหนดมารยาทการปฏิบัติตนเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลจะมีโอกาสมีส่วนร่วมในการอภิปรายหรือไม่

เราจะมาสำรวจทุกอย่างกันในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณมีความพร้อมในด้านเครื่องมือ เทคโนโลยี และทักษะที่จำเป็น เพื่อใช้ดำเนินการประชุมแบบไฮบริดอันยอดเยี่ยมซึ่งจะให้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์

ฟังดูดีใช่ไหม เยี่ยมเลย มาเริ่มที่พื้นฐานกันก่อน

ข้ามไปดูที่ส่วนต่างๆ

การประชุมแบบไฮบริดคืออะไร

การประชุมแบบไฮบริดคือการผสมผสานระหว่างการประชุมแบบพบเจอตัวและเห็นหน้ากันกับการประชุมระยะไกล ซึ่งจัดขึ้นบนแพลตฟอร์มการประชุมผ่านทางวิดีโอ

โดยทั่วไป การประชุมแบบไฮบริดจะเกิดขึ้นเมื่อมีผู้เข้าร่วมประชุมบางคนพร้อมอยู่ในสถานที่ประชุมจริง ในขณะที่คนอื่นๆ ไม่อยู่

ต่อไปนี้คือสถานการณ์ทั่วไปบางสถานการณ์ที่ทำให้อาจมีความจำเป็นต้องจัดการประชุมแบบไฮบริด

  • บริษัทที่มีนโยบายการทำงานจากระยะไกลที่ยืดหยุ่น ซึ่งไม่บังคับว่าพนักงานจะต้องมาทำงานที่สำนักงาน
  • บริษัทข้ามชาติที่มีพนักงานกระจายอยู่ตามภูมิภาคและเขตเวลาต่างๆ
  • การประชุมภายนอกและการประชุมกับลูกค้า โดยที่ทีมหนึ่งอยู่ในห้องประชุมร่วมกัน แล้วจัดการประชุมทางธุรกิจกับอีกทีมหรืออีกบริษัทหนึ่งซึ่งอยู่ที่สำนักงานของตน
กลุ่มเพื่อนร่วมงานรวมตัวกันที่แล็ปท็อปเพื่อเข้าร่วมการประชุมแบบไฮบริด

ความท้าทายในการประชุมแบบไฮบริด สิ่งใดทำให้การประชุมนี้แตกต่าง

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่การประชุมแบบไฮบริดที่ไม่มีการวางแผนหรือการดำเนินการที่เหมาะสมจะกลายเป็นความโกลาหลได้อย่างรวดเร็ว เมื่อลองถามใครก็ตามที่ต้องเข้าร่วมการประชุมแบบนั้นเป็นประจำ เขาจะเล่าให้คุณฟังเกี่ยวกับบทสนทนานอกกล้องที่ไม่ได้ยิน ภาพจากกล้องเว็บแคมที่หายไป และสถานการณ์นับไม่ถ้วนที่ผู้เข้าร่วมพูดขัดจังหวะกันเองโดยไม่รู้ตัว

ความแตกต่างข้อใหญ่ระหว่างการประชุมแบบไฮบริดกับแบบดั้งเดิมซึ่งมักจะนำไปสู่ความท้าทายต่างๆ ได้แก่ การเปิดโอกาสในการมีส่วนร่วม ความใกล้ชิดของผู้เข้าร่วม และอุปสรรคต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น ลองจินตนาการสถานการณ์สมมติเกี่ยวกับการพูดคุยประจำเดือนของทีม โดยมีผู้เข้าร่วมบางคนอยู่ในห้องประชุมและบางคนเข้าร่วมประชุมจากที่บ้าน ก่อนที่สิ่งต่างๆ จะเริ่มต้นขึ้น ผู้เข้าร่วมจากทางบ้านไม่ได้ยินอะไรเลย เพราะยังไม่ได้เปิดไมโครโฟนในห้องประชุม 

ยิ่งไปกว่านั้นคือไม่มีกล้องอยู่ในห้องสักตัว ผู้เข้าร่วมที่อยู่ในห้องประชุมจึงแบ่งปันฟีดวิดีโอจากแล็ปท็อปเครื่องใดเครื่องหนึ่งของตน ซึ่งจับภาพได้เพียงส่วนแคบๆ ของห้องเท่านั้น แต่ขณะเดียวกันนั้นกลับเห็นภาพสมาชิกในทีมรุ่นเยาว์ที่เคร่งเครียดคนหนึ่งอยู่ในฟีดกล้องเว็บแคมระยะไกล ซึ่งกำลังทำงานที่ต้องส่งด่วนอย่างลนลานและไม่สนใจการประชุมเลย

ยอมรับความจริงเถอะว่าการประชุมแบบไฮบริดอาจกลายเป็นความโกลาหลได้ แต่ก็ใช่ว่าจะต้องเป็นแบบนั้นเสมอไป

ประโยชน์ของการประชุมแบบไฮบริด

การประชุมแบบไฮบริดมีข้อดีได้หลายประการ เมื่อดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างข้อดี ได้แก่

  • ช่วยประหยัดเวลาในการเดินทาง ประหยัดค่าใช้จ่าย และเป็นการลดคาร์บอนฟุตพริ้นท์สำหรับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่ประชุมอยู่แล้ว
  • ช่วยให้เพื่อนร่วมงานที่เป็นคนชอบเก็บตัวรู้สึกมั่นใจขณะอยู่ในพื้นที่ของตัวเองมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าเพื่อนร่วมงานกลุ่มนี้สามารถมุ่งความสนใจไปที่การมีส่วนร่วมในการประชุม ต่างจากท่าทางที่เห็นเมื่อพบปะพูดคุยกันแบบตัวต่อตัว
  • ช่วยให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่มีข้อจำกัดในการเข้าถึง ซึ่งกับบางคนนั้นการเดินทางไปยังพื้นที่สำนักงานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายได้
  • ช่วยให้ผู้เข้าร่วมที่ใช้อุปกรณ์เฉพาะทางในบทบาทของตนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากสามารถเข้าถึงเครื่องมือเหล่านี้ขณะที่ประชุมโดยการเข้าร่วมจากระยะไกล
  • สามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่มีพลัง เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผล

ดังนั้น หากการประชุมแบบไฮบริดนับได้ว่าเป็นการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ หรือแม้กระทั่งวิวัฒนาการจากรูปแบบการประชุมแบบดั้งเดิมแล้ว คุณจะจัดการประชุมเช่นนี้ขึ้นได้อย่างไร

อย่างแรกเลย มาจัดเตรียมเทคโนโลยีของคุณกัน

คุณต้องการเทคโนโลยีอะไรบ้างสำหรับการประชุมแบบไฮบริด

เทคโนโลยีนั้นมีบทบาทสำคัญในการจัดการประชุมระยะไกล และโซลูชันการประชุมแบบไฮบริดที่ดีจะให้ผลน่าพอใจเพียงใดนั้น ก็ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่ใช้

เมื่อพูดถึงเทคโนโลยีการประชุมแบบไฮบริด มีสองด้านที่ต้องพิจารณา ได้แก่ เทคโนโลยีที่ใช้ในห้องประชุมและเทคโนโลยีที่ใช้ที่บ้าน

เทคโนโลยีที่ใช้ในห้องประชุม

เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมแบบไฮบริดได้อย่างเหมาะสม เทคโนโลยีของห้องประชุมจะต้องสามารถรับข้อมูลจากทุกพื้นที่ของห้อง และส่งออกข้อมูลนั้นไปยังทุกจุดในห้องได้

กล่าวให้ชัดเจนคือ ต้องสามารถมองเห็นและได้ยินทุกคนในห้อง และทุกๆ คนก็ต้องมองเห็นและได้ยินทุกสิ่งที่พูดหรือแสดงกลับมา

เมื่อคำนึงถึงปัจจัยดังกล่าว เทคโนโลยีที่จำเป็นในห้องประชุมแบบไฮบริดของคุณมีดังนี้

  • คอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป หรือสายเชื่อมต่อ คุณจะต้องมีอุปกรณ์บางอย่างเพื่อใช้งานซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอ ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์เฉพาะทางหรือสายเชื่อมต่อที่ใช้แพร่หลายกว่า เช่น HDMI ที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อเข้ากับอุปกรณ์ของตนเองได้
  • กล้อง ต้องเป็นกล้องที่สามารถจับภาพทุกคนได้ครบ โดยกล้องบางตัวทำได้แม้กระทั่งซูมไปที่คนที่กำลังพูดอยู่
  • ไมโครโฟน หากคุณต้องการวางไมโครโฟนไว้ที่กลางห้องประชุม ต้องแน่ใจว่าคุณมีไมโครโฟนที่มีการรับเสียงได้รอบทิศทาง และมีระยะที่เพียงพอที่จะรับเสียงของทุกคนได้
  • หน้าจอ คุณต้องการหน้าจอสำหรับแสดงฟีดกล้องของผู้เข้าร่วมประชุมระยะไกล โดยให้มองหาหน้าจอที่ใหญ่พอที่จะมองเห็นได้จากด้านหลังของห้อง
  • ลำโพง ไม่ว่าจะเป็นระบบลำโพงที่มีมาให้ในตัวหน้าจอหรือระบบลำโพงแยกต่างหาก คุณจะต้องแน่ใจว่าลำโพงเหล่านั้นมีระยะเพียงพอที่จะทำให้ได้ยินเสียงของทุกคน
  • เทคโนโลยีทางเลือก: ระบบการประชุมผ่านทางวิดีโอแบบผสานรวมครบวงจร คุณสามารถซื้อระบบที่รวมกล้อง ไมโครโฟน และลำโพงให้เป็นชุดอุปกรณ์เดียวที่สามารถใช้งานกับทีวีได้เช่นกัน

เทคโนโลยีสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกล

ในขณะที่ห้องประชุมแบบไฮบริดต้องการอุปกรณ์พิเศษเพื่อจับภาพพื้นที่ทั้งหมด ผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลต้องการแค่ให้เทคโนโลยีที่ใช้อยู่สามารถจับภาพตนเอง ได้ยินสิ่งที่กำลังพูด และแสดงฟีดของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ให้ตนเห็น

ต่อไปนี้คือข้อมูลสรุปโดยย่อเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ผู้เข้าร่วมประชุมจากที่บ้านทุกคนควรเข้าถึงได้

  • คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อป เพื่อใช้ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอและเพื่อเข้าประชุม
  • กล้อง อาจเป็นกล้องเว็บแคมที่มีมาให้ในอุปกรณ์หรือกล้องเว็บแคมที่เชื่อมต่อผ่านสาย USB
  • ไมโครโฟน อาจเป็นไมโครโฟนที่มีมาให้ในตัวหรือเป็นอุปกรณ์แบบแยกชิ้นที่ต้องเสียบสาย USB เช่นเดียวกับในกรณีเว็บแคม

คุณต้องการซอฟต์แวร์อะไรบ้างสำหรับการประชุมแบบไฮบริด

เมื่อจัดเตรียมเทคโนโลยีเสร็จแล้ว คุณจะต้องมีบางอย่างเพื่อใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีนั้น ใช่แล้ว หมายถึงซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอนั่นเอง

ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอ

ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอเป็นแพลตฟอร์มที่ดำเนินการประชุมด้วยตัวเอง โดยจะรับเสียงและฟีดวิดีโอของผู้เข้าร่วมแต่ละคน และส่งให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ทั้งหมดแบบเรียลไทม์

โดยซอฟต์แวร์ดังกล่าวอาจเป็นโซลูชันออนไลน์หรือแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปที่ติดตั้งไว้ โดยผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะเสนอบริการแพลตฟอร์มของตนทั้งเวอร์ชันบนเว็บและบนเดสก์ท็อป

ลองขอให้ใครก็ได้บอกชื่อแพลตฟอร์มการพูดคุยผ่านวิดีโอหรือการประชุมผ่านทางวิดีโอ ผ่านไปไม่นานนักคุณจะได้ยินคำว่า “การประชุม Zoom” อันที่จริงสำหรับหลายๆ คนแล้ว คำนี้มีความหมายเหมือนกับการประชุมผ่านทางวิดีโอ ไม่ว่าจะใช้แพลตฟอร์มใดก็ตาม

ในฐานะผู้นำด้านพื้นที่การประชุมผ่านทางวิดีโอ ประโยชน์ของ Zoom เป็นที่รู้จักกันดีในหมู่คนส่วนใหญ่ แต่คุณรู้หรือไม่ว่าในฐานะพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ของ Dropbox นั้น Zoom ได้ผสานการทำงานขั้นสูงกับระบบนิเวศของ Dropbox ที่กว้างขึ้นด้วย

คุณสามารถใช้งานคุณสมบัติที่มีให้ในตัวบางอย่างได้เมื่อเชื่อมต่อ Zoom เข้ากับบัญชี Dropbox ของคุณ ได้แก่

  • การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เพิ่ม เข้าร่วม และเริ่มการประชุม Zoom ทันทีจากภายในไฟล์ Dropbox ของคุณโดยตรงได้อย่างง่ายดาย
  • มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ด้วยการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงของ Zoom ที่จะได้รับการคัดลอกไปยังพื้นที่จัดเก็บไฟล์ Dropbox ของคุณโดยอัตโนมัติ
  • ค้นหาไฟล์ที่แบ่งปันระหว่างการประชุม ดูว่าไฟล์ Dropbox ใดที่แบ่งปันไปยัง Zoom และตรวจสอบกิจกรรมของไฟล์ Dropbox เพื่อติดตามความคืบหน้าในขณะที่ทีมของคุณทำงานร่วมกัน
  • แบ่งปันงานของคุณ นำเสนอเอกสาร สไลด์ และรูปภาพจาก Dropbox ขณะอยู่ในการประชุม Zoom และใช้เวลาร่วมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน

แม้ว่าแพลตฟอร์มการประชุมผ่านทางวิดีโอจะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการประชุมแบบไฮบริด แต่เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันก็สามารถทำให้การประชุมนั้นน่าสนใจได้

เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ เช่นเดียวกับที่มีอยู่ใน Dropbox ทำให้คุณยกระดับการประชุมจากการสนทนาที่ยอดเยี่ยมให้กลายเป็นเซสชันการทำงานที่มีประสิทธิผลได้ แม้ว่าคุณทุกคนจะไม่ได้อยู่ในห้องประชุมเดียวกันก็ตาม

ไม่ว่าคุณจะทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์ผ่านบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์หรือไม่ เมื่อใช้ Dropbox Paper เพื่อจดบันทึก หรือเชื่อมโยงการประชุมตามปฏิทินกับเอกสารของ Paper คุณก็สามารถทำสิ่งต่างๆ ได้โดยไม่มีข้อจำกัด

มารยาทการปฏิบัติตนในการประชุมแบบไฮบริด

คุณมีเทคโนโลยีที่จำเป็นครบถ้วน ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ต้องใช้ และกำหนดเวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันเรียบร้อยแล้ว คุณแน่ใจว่าพร้อมแล้วใช่ไหม

เมื่อพิจารณาในแง่ของเทคโนโลยี คุณอาจมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับดำเนินการประชุมครบแล้ว แต่ความสำเร็จของการประชุมนั้นก็ยังคงขึ้นอยู่กับผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ดี ผู้เข้าร่วมทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างสภาพแวดล้อมการประชุมที่ประสบความสำเร็จ และผู้เข้าร่วมของคุณมีส่วนช่วยตรงนี้ได้โดยการทำหน้าที่ในส่วนของตนเอง

เมื่อคำนึงถึงข้อนี้ ต่อไปนี้คือกฎด้านมารยาทการปฏิบัติตนทั่วไปบางประการที่คุณสามารถแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานของคุณก่อนเริ่มเซสชันการประชุมได้ เพื่อบอกสิ่งที่คาดหวังให้กับทุกคนได้ทราบ

  • เปิดกล้อง
  • ปิดไมโครโฟนเมื่อไม่ได้พูด
  • ใช้คุณสมบัติ “ยกมือ” ในซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอให้เป็นประโยชน์
  • พยายามอย่าพูดแทรกหรือขัดจังหวะผู้อื่น
  • จัดแสงสว่างให้เหมาะสม
  • เลือกพื้นหลังที่เหมาะสม
  • สบตาระหว่างฟังหรือพูด
  • แต่งกายให้เหมาะสม
  • อย่าเข้าประชุมสายหรือเข้าประชุมโดยที่ไม่พร้อม
  • อย่ารอจนนาทีสุดท้ายเพื่อทดสอบเทคโนโลยีของคุณ

แม้ว่าหลายข้อที่กล่าวถึงนี้อาจดูเป็นสิ่งง่ายๆ แต่ก็ช่วยให้แน่ใจได้ว่าทุกคนจะมีความเข้าใจตรงกันอย่างชัดเจนว่าสิ่งที่คาดหวังให้ตนต้องปฏิบัตินั้นมีอะไรบ้าง

แน่นอนว่าไม่ใช่แค่เรื่องมารยาทการปฏิบัติตนเท่านั้น เพื่อให้เข้าใจถึงศักยภาพของการประชุมแบบไฮบริดได้อย่างแท้จริง เราได้รวบรวมชุดวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด แบบฝึกหัด และกระบวนการคิดแบบต่างๆ ไว้ให้คุณศึกษาแล้ว

ผู้ที่ทำงานระยะไกลใช้แล็ปท็อปและชุดหูฟังเพื่อเข้าร่วมการประชุมแบบไฮบริดจากสภาพแวดล้อมแบบสำนักงานในบ้านของตนเอง

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมแบบไฮบริดที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อเทคโนโลยีของคุณมีความพร้อม และผู้เข้าร่วมของคุณเข้าใจสิ่งที่คาดหวังและมารยาทการปฏิบัติตนแล้ว ก็เป็นหน้าที่ของผู้จัดในการดำเนินเซสชันการประชุมที่จะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เพื่อช่วยในส่วนนี้ ต่อไปนี้คือ 6 วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งจะสร้างผลลัพธ์อันแตกต่างสำหรับการประชุมแบบไฮบริด เพื่อให้คุณได้นำไปใช้กับเซสชันการประชุมตามปฏิทินครั้งต่อไป

1. วางแผนล่วงหน้า (และกำหนดเวลาโดยคำนึงถึงเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกล)

ให้คำนึงถึงสิ่งที่การประชุมต้องการ เป้าหมายใดที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ ใครบ้างที่ต้องเข้าประชุม และสิ่งใดที่คุณสามารถนำมาใช้เพื่อให้การประชุมแบบไฮบริดนั้นมีประสิทธิภาพได้

คำนึงถึงผู้เข้าร่วมของคุณ ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนและที่นั้นๆ เป็นเวลาอะไร การประชุมแบบไฮบริดเวลา 9 โมงเช้าที่สำนักงานในนิวยอร์กจะเป็นประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีมที่อยู่แคลิฟอร์เนียซึ่งเวลาช้ากว่า 3 ชั่วโมงหรือไม่

2. หากำหนดการที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน

วางแผนเวลาให้สามารถมีส่วนร่วมกับทุกฝ่ายได้ เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลได้พูด และหากมีโอกาสเหมาะ ควรให้พวกเขาเตรียมตัวพูดหรือนำเสนออะไรก็ตามในระหว่างการประชุม

อีกประเด็นที่ต้องพิจารณาคือ จะสามารถนำเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันต่างๆ มาใช้ในวาระการประชุมได้หรือไม่ ผู้เข้าร่วมจะสามารถทำงานบนเอกสารที่แบ่งปันขณะอยู่ในการประชุมได้หรือไม่ และเครื่องมือนั้นจะเป็นประโยชน์ต่อวัตถุประสงค์ของการประชุมหรือเปล่า

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีเทคโนโลยีที่จำเป็น และใช้งานเทคโนโลยีนั้นด้วย

แน่นอนว่าคุณควรตรวจสอบว่าเพื่อนร่วมทีมของคุณมีทุกสิ่งที่ต้องการก่อนถึงเวลาเข้าประชุม โดยทั่วไปจะเป็นการตรวจสอบเพียงครั้งเดียว ซึ่งจำเป็นต้องมีการอัพเดทต่อเมื่อเพื่อนร่วมทีมมีปัญหากับการตั้งค่าเท่านั้น

สำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก ให้แจ้งสิ่งที่คาดหวังอย่างชัดเจนว่าต้องเข้าร่วมโดยมีกล้องเว็บแคมและจะต้องเตรียมไมโครโฟนให้พร้อม ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้เข้าร่วมจะได้รับการคาดหวังสิ่งนี้โดยปริยาย แม้ว่าในบางสถานการณ์ (เช่น การสัมภาษณ์งาน) อาจจำเป็นต้องกล่าวถึงไว้ล่วงหน้า

4. จัดเตรียมห้องและเทคโนโลยีวิดีโอของคุณ เพื่อสร้างความรู้สึกถึงการมีอยู่ของผู้เข้าร่วมประชุม

ให้พิจารณาดูว่าคุณจัดห้องอย่างไร กล้องอยู่ตำแหน่งใด หน้าจออยู่ที่ไหน และคนจะนั่งที่ไหน รูปแบบการจัดห้องที่วางแผนมาเป็นอย่างดีจะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมในอุดมคติที่เอื้อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีส่วนร่วม แม้ว่าบางคนจะเข้าร่วมจากระยะไกลก็ตาม

สำหรับที่นั่งประชุมแต่ละตำแหน่ง ให้นึกภาพว่ามีผู้เข้าร่วมประชุมนั่งอยู่ตรงจุดนั้นและลองตั้งคำถามต่อไปนี้

  • ไมโครโฟนจะได้ยินเสียงผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่
  • กล้องจะมองเห็นผู้เข้าร่วมประชุมได้หรือไม่
  • ผู้เข้าร่วมประชุมจะมองเห็นผู้เข้าร่วมจากระยะไกลได้หรือไม่
  • ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมกับคนอื่นๆ โดยไม่ต้องคอยหมุนตัวไปมาอยู่เรื่อยๆ ได้หรือไม่

หากคุณสามารถตอบคำถามทั้งหมดข้างต้นสำหรับที่นั่งแต่ละตำแหน่งว่า “ได้” แสดงว่าสภาพแวดล้อมในห้องประชุมแบบไฮบริดของคุณพร้อมแล้ว

5. กำหนดผู้ดำเนินการประชุมเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมีส่วนร่วมเท่าเทียมกัน

ผู้ดำเนินการประชุม หรือก็คือผู้ที่ทำหน้าที่นำการประชุม คืออาวุธลับสู่ความสำเร็จในการประชุมแบบไฮบริด

ผู้ดำเนินการประชุมก็เหมือนกับผู้ควบคุมวงออร์เคสตราฟิลฮาร์โมนิก ซึ่งถ้าเป็นผู้ดำเนินการประชุมที่ดีก็จะสามารถควบคุมดูแลการประชุมและดึงเอาศักยภาพที่ดีที่สุดของผู้เข้าร่วมทุกคนออกมาได้ ในหลายๆ กรณี ผู้ดำเนินการประชุมก็คือผู้ที่จัดการประชุมนั่นเอง แต่ก็ไม่ใช่เสมอไป

ผู้ดำเนินการประชุมควรสามารถอ่านบรรยากาศในการประชุมและดึงผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลให้มีส่วนร่วมได้ เมื่อรู้สึกว่าผู้เข้าร่วมที่อยู่ในห้องประชุมเริ่มมีอิทธิพลเหนือกว่า นอกจากนี้ ผู้ดำเนินการประชุมยังควรดูแลให้ทุกคนจดจ่อกับผลลัพธ์การประชุมที่ต้องการและวาระการประชุมอย่างเคร่งครัด

ผู้ดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพและได้รับการบรีฟมาอย่างดีสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ไม่อาจบรรยายได้หมดต่อความสำเร็จโดยรวมของการประชุมนั้น

6. ถามตัวเองว่าการประชุมครั้งนี้จำเป็นหรือไม่

พูดกันตามตรง เราทุกคนล้วนเคยอยู่ในการประชุมที่รู้สึกว่าทำให้ทุกคนเสียเวลามาแล้วทั้งนั้น

ข้อมูลของคู่มือนี้แสดงให้เห็นว่า การประชุมที่ประสบความสำเร็จต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ

การเตรียมการทั้งหมดนี้อาจฟังดูยุ่งยาก และอาจเกิดความยุ่งยากขึ้นได้จริงเสียด้วย ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจแต่แรกว่าจำเป็นต้องจัดการประชุมขึ้นจริงๆ

ในบางกรณี คุณอาจพบว่าการใช้ระบบการให้ข้อคิดเห็น การแชท และการแสดงความคิดเห็นภายในเอกสารมีประโยชน์มากกว่า โดยช่วยให้ผู้คนสามารถพูดคุยเรื่องต่างๆ ได้ตามสะดวก

วิธีนี้ช่วยให้ทุกคนมีเวลามุ่งเน้นไปที่การทำงานอย่างมีประสิทธิผล และช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณใช้เวลาร่วมกันได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด

รายการตรวจสอบการประชุมแบบไฮบริด

เราได้อธิบายสิ่งต่างๆ ไว้มากมายในคู่มือนี้ ถึงจุดนี้ก็ได้เวลาสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับสิ่งสำคัญที่คุณควรถามตัวเองก่อนที่จะจัดการประชุมแบบไฮบริด ซึ่งประกอบด้วยคำถามต่อไปนี้

  • การประชุมนั้นมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน โดยมีผลลัพธ์ในตอนท้ายที่วัดผลได้หรือไม่
  • วาระนี้เป็นเรื่องที่ต้องจัดการประชุมหรือไม่ อีเมล ข้อความแชท หรือความคิดเห็น/หมายเหตุประกอบในเอกสารก็เพียงพอแล้วหรือไม่
  • คุณได้กำหนดการประชุมในเวลาที่เหมาะสมสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนหรือไม่
  • วาระการประชุมเหมาะสำหรับการประชุมแบบไฮบริด รวมถึงระบบหรือเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่คุณอาจใช้ด้วยหรือไม่
  • ทุกคนมีเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ที่จำเป็นต้องใช้หรือไม่
  • ห้องประชุมของคุณได้รับการจัดเตรียมในลักษณะที่เอื้อต่อการมีส่วนร่วมแบบระยะไกลและแบบพบเจอตัวกันหรือไม่
  • คุณมีผู้ดำเนินการประชุมหรือไม่ แล้วผู้ดำเนินการประชุมมีความพร้อมในการจัดการประชุมและมีส่วนร่วมกับทุกฝ่ายหรือไม่

หากคุณสามารถตอบคำถามทั้งหมดข้างต้นว่า “ใช่” แสดงว่าคุณพร้อมแล้ว ทั้งหมดที่เหลืออยู่ในตอนนี้คือการปล่อยให้เทคนิคเหล่านี้กลายเป็นความเคยชินเมื่อวางแผนการประชุมแบบไฮบริด แบบระยะไกล หรือแบบพบเจอตัวกันจริงๆ

ดำเนินการประชุมแบบไฮบริดอย่างถูกวิธีด้วย Dropbox

คุณเคยอยู่ในการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพมามากพอที่จะรู้ว่าคุณและทีมของคุณสมควรได้รับสิ่งที่ดีกว่านี้

ถึงเวลาแล้วที่จะเปิดรับอนาคตของพื้นที่ทำงาน การประชุม และการทำงานร่วมกันแบบไฮบริด

ไม่ว่าคุณจะต้องการเริ่มการประชุมจากภายในไฟล์ เข้าถึงการบันทึกและการถอดเสียงในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณได้อย่างง่ายดาย หรือทำงานร่วมกันบนเอกสารการทำงานแบบเรียลไทม์ เมื่อใช้ Dropbox และ Zoom คุณก็สามารถทำได้ทุกอย่าง

ไกลกันมากขึ้น แต่เชื่อมต่อถึงกันได้มากกว่าที่เคย

ลองใช้ Dropbox ที่ผสานรวมกับ Zoom เลยวันนี้