การประชุมแบบไฮบริดคืออะไร และเราจะทำให้การประชุมดังกล่าวมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

ความท้าทายในการประชุมแบบไฮบริด สิ่งใดทำให้การประชุมนี้แตกต่าง

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่การประชุมแบบไฮบริดที่ไม่มีการวางแผนหรือการดำเนินการที่เหมาะสมจะกลายเป็นความโกลาหลได้อย่างรวดเร็ว เมื่อลองถามใครก็ตามที่ต้องเข้าร่วมการประชุมแบบนั้นเป็นประจำ เขาจะเล่าให้คุณฟังเกี่ยวกับบทสนทนานอกกล้องที่ไม่ได้ยิน ภาพจากกล้องเว็บแคมที่หายไป และสถานการณ์นับไม่ถ้วนที่ผู้เข้าร่วมพูดขัดจังหวะกันเองโดยไม่รู้ตัว

ความแตกต่างข้อใหญ่ระหว่างการประชุมแบบไฮบริดกับแบบดั้งเดิมซึ่งมักจะนำไปสู่ความท้าทายต่างๆ ได้แก่ การเปิดโอกาสในการมีส่วนร่วม ความใกล้ชิดของผู้เข้าร่วม และอุปสรรคต่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น ลองจินตนาการสถานการณ์สมมติเกี่ยวกับการพูดคุยประจำเดือนของทีม โดยมีผู้เข้าร่วมบางคนอยู่ในห้องประชุมและบางคนเข้าร่วมประชุมจากที่บ้าน ก่อนที่สิ่งต่างๆ จะเริ่มต้นขึ้น ผู้เข้าร่วมจากทางบ้านไม่ได้ยินอะไรเลย เพราะยังไม่ได้เปิดไมโครโฟนในห้องประชุม 

ยิ่งไปกว่านั้นคือไม่มีกล้องอยู่ในห้องสักตัว ผู้เข้าร่วมที่อยู่ในห้องประชุมจึงแบ่งปันฟีดวิดีโอจากแล็ปท็อปเครื่องใดเครื่องหนึ่งของตน ซึ่งจับภาพได้เพียงส่วนแคบๆ ของห้องเท่านั้น แต่ขณะเดียวกันนั้นกลับเห็นภาพสมาชิกในทีมรุ่นเยาว์ที่เคร่งเครียดคนหนึ่งอยู่ในฟีดกล้องเว็บแคมระยะไกล ซึ่งกำลังทำงานที่ต้องส่งด่วนอย่างลนลานและไม่สนใจการประชุมเลย

ยอมรับความจริงเถอะว่าการประชุมแบบไฮบริดอาจกลายเป็นความโกลาหลได้ แต่ก็ใช่ว่าจะต้องเป็นแบบนั้นเสมอไป

ประโยชน์ของการประชุมแบบไฮบริด

การประชุมแบบไฮบริดมีข้อดีได้หลายประการ เมื่อดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างข้อดี ได้แก่

• ช่วยประหยัดเวลาในการเดินทาง ประหยัดค่าใช้จ่าย และเป็นการลดคาร์บอนฟุตพริ้นท์สำหรับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่ประชุมอยู่แล้ว
• ช่วยให้เพื่อนร่วมงานที่เป็นคนชอบเก็บตัวรู้สึกมั่นใจขณะอยู่ในพื้นที่ของตัวเองมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าเพื่อนร่วมงานกลุ่มนี้สามารถมุ่งความสนใจไปที่การมีส่วนร่วมในการประชุม ต่างจากท่าทางที่เห็นเมื่อพบปะพูดคุยกันแบบตัวต่อตัว
• ช่วยให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่มีข้อจำกัดในการเข้าถึง ซึ่งกับบางคนนั้นการเดินทางไปยังพื้นที่สำนักงานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายได้
• ช่วยให้ผู้เข้าร่วมที่ใช้อุปกรณ์เฉพาะทางในบทบาทของตนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากสามารถเข้าถึงเครื่องมือเหล่านี้ขณะที่ประชุมโดยการเข้าร่วมจากระยะไกล
• สามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่มีพลัง เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผล

ดังนั้น หากการประชุมแบบไฮบริดนับได้ว่าเป็นการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ หรือแม้กระทั่งวิวัฒนาการจากรูปแบบการประชุมแบบดั้งเดิมแล้ว คุณจะจัดการประชุมเช่นนี้ขึ้นได้อย่างไร

อย่างแรกเลย มาจัดเตรียมเทคโนโลยีของคุณกัน

คุณต้องการเทคโนโลยีอะไรบ้างสำหรับการประชุมแบบไฮบริด

เทคโนโลยีนั้นมีบทบาทสำคัญในการจัดการประชุมระยะไกล และโซลูชันการประชุมแบบไฮบริดที่ดีจะให้ผลน่าพอใจเพียงใดนั้น ก็ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่ใช้

เมื่อพูดถึงเทคโนโลยีการประชุมแบบไฮบริด มีสองด้านที่ต้องพิจารณา ได้แก่ เทคโนโลยีที่ใช้ในห้องประชุมและเทคโนโลยีที่ใช้ที่บ้าน

เทคโนโลยีที่ใช้ในห้องประชุม

เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมแบบไฮบริดได้อย่างเหมาะสม เทคโนโลยีของห้องประชุมจะต้องสามารถรับข้อมูลจากทุกพื้นที่ของห้อง และส่งออกข้อมูลนั้นไปยังทุกจุดในห้องได้

กล่าวให้ชัดเจนคือ ต้องสามารถมองเห็นและได้ยินทุกคนในห้อง และทุกๆ คนก็ต้องมองเห็นและได้ยินทุกสิ่งที่พูดหรือแสดงกลับมา

เมื่อคำนึงถึงปัจจัยดังกล่าว เทคโนโลยีที่จำเป็นในห้องประชุมแบบไฮบริดของคุณมีดังนี้

• คอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป หรือสายเชื่อมต่อ คุณจะต้องมีอุปกรณ์บางอย่างเพื่อใช้งานซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอ ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์เฉพาะทางหรือสายเชื่อมต่อที่ใช้แพร่หลายกว่า เช่น HDMI ที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อเข้ากับอุปกรณ์ของตนเองได้
• กล้อง ต้องเป็นกล้องที่สามารถจับภาพทุกคนได้ครบ โดยกล้องบางตัวทำได้แม้กระทั่งซูมไปที่คนที่กำลังพูดอยู่
• ไมโครโฟน หากคุณต้องการวางไมโครโฟนไว้ที่กลางห้องประชุม ต้องแน่ใจว่าคุณมีไมโครโฟนที่มีการรับเสียงได้รอบทิศทาง และมีระยะที่เพียงพอที่จะรับเสียงของทุกคนได้
• หน้าจอ คุณต้องการหน้าจอสำหรับแสดงฟีดกล้องของผู้เข้าร่วมประชุมระยะไกล โดยให้มองหาหน้าจอที่ใหญ่พอที่จะมองเห็นได้จากด้านหลังของห้อง
• ลำโพง ไม่ว่าจะเป็นระบบลำโพงที่มีมาให้ในตัวหน้าจอหรือระบบลำโพงแยกต่างหาก คุณจะต้องแน่ใจว่าลำโพงเหล่านั้นมีระยะเพียงพอที่จะทำให้ได้ยินเสียงของทุกคน
• เทคโนโลยีทางเลือก: ระบบการประชุมผ่านทางวิดีโอแบบผสานรวมครบวงจร คุณสามารถซื้อระบบที่รวมกล้อง ไมโครโฟน และลำโพงให้เป็นชุดอุปกรณ์เดียวที่สามารถใช้งานกับทีวีได้เช่นกัน

เทคโนโลยีสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกล

ในขณะที่ห้องประชุมแบบไฮบริดต้องการอุปกรณ์พิเศษเพื่อจับภาพพื้นที่ทั้งหมด ผู้เข้าร่วมประชุมจากระยะไกลต้องการแค่ให้เทคโนโลยีที่ใช้อยู่สามารถจับภาพตนเอง ได้ยินสิ่งที่กำลังพูด และแสดงฟีดของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ให้ตนเห็น

ต่อไปนี้คือข้อมูลสรุปโดยย่อเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ผู้เข้าร่วมประชุมจากที่บ้านทุกคนควรเข้าถึงได้

• คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อป เพื่อใช้ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอและเพื่อเข้าประชุม
• กล้อง อาจเป็นกล้องเว็บแคมที่มีมาให้ในอุปกรณ์หรือกล้องเว็บแคมที่เชื่อมต่อผ่านสาย USB
• ไมโครโฟน อาจเป็นไมโครโฟนที่มีมาให้ในตัวหรือเป็นอุปกรณ์แบบแยกชิ้นที่ต้องเสียบสาย USB เช่นเดียวกับในกรณีเว็บแคม

คุณต้องการซอฟต์แวร์อะไรบ้างสำหรับการประชุมแบบไฮบริด

เมื่อจัดเตรียมเทคโนโลยีเสร็จแล้ว คุณจะต้องมีบางอย่างเพื่อใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีนั้น ใช่แล้ว หมายถึงซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอนั่นเอง

ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอ

ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอเป็นแพลตฟอร์มที่ดำเนินการประชุมด้วยตัวเอง โดยจะรับเสียงและฟีดวิดีโอของผู้เข้าร่วมแต่ละคน และส่งให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ทั้งหมดแบบเรียลไทม์

โดยซอฟต์แวร์ดังกล่าวอาจเป็นโซลูชันออนไลน์หรือแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปที่ติดตั้งไว้ โดยผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะเสนอบริการแพลตฟอร์มของตนทั้งเวอร์ชันบนเว็บและบนเดสก์ท็อป

ลองขอให้ใครก็ได้บอกชื่อแพลตฟอร์มการพูดคุยผ่านวิดีโอหรือการประชุมผ่านทางวิดีโอ ผ่านไปไม่นานนักคุณจะได้ยินคำว่า “การประชุม Zoom” อันที่จริงสำหรับหลายๆ คนแล้ว คำนี้มีความหมายเหมือนกับการประชุมผ่านทางวิดีโอ ไม่ว่าจะใช้แพลตฟอร์มใดก็ตาม

ในฐานะผู้นำด้านพื้นที่การประชุมผ่านทางวิดีโอ ประโยชน์ของ Zoom เป็นที่รู้จักกันดีในหมู่คนส่วนใหญ่ แต่คุณรู้หรือไม่ว่าในฐานะพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ของ Dropbox นั้น Zoom ได้ผสานการทำงานขั้นสูงกับระบบนิเวศของ Dropbox ที่กว้างขึ้นด้วย

คุณสามารถใช้งานคุณสมบัติที่มีให้ในตัวบางอย่างได้เมื่อเชื่อมต่อ Zoom เข้ากับบัญชี Dropbox ของคุณ ได้แก่

• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เพิ่ม เข้าร่วม และเริ่มการประชุม Zoom ทันทีจากภายในไฟล์ Dropbox ของคุณโดยตรงได้อย่างง่ายดาย
• มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ด้วยการบันทึกการประชุมและการถอดเสียงของ Zoom ที่จะได้รับการคัดลอกไปยังพื้นที่จัดเก็บไฟล์ Dropbox ของคุณโดยอัตโนมัติ
• ค้นหาไฟล์ที่แบ่งปันระหว่างการประชุม ดูว่าไฟล์ Dropbox ใดที่แบ่งปันไปยัง Zoom และตรวจสอบกิจกรรมของไฟล์ Dropbox เพื่อติดตามความคืบหน้าในขณะที่ทีมของคุณทำงานร่วมกัน
• แบ่งปันงานของคุณ นำเสนอเอกสาร สไลด์ และรูปภาพจาก Dropbox ขณะอยู่ในการประชุม Zoom และใช้เวลาร่วมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน

แม้ว่าแพลตฟอร์มการประชุมผ่านทางวิดีโอจะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการประชุมแบบไฮบริด แต่เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันก็สามารถทำให้การประชุมนั้นน่าสนใจได้

เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ เช่นเดียวกับที่มีอยู่ใน Dropbox ทำให้คุณยกระดับการประชุมจากการสนทนาที่ยอดเยี่ยมให้กลายเป็นเซสชันการทำงานที่มีประสิทธิผลได้ แม้ว่าคุณทุกคนจะไม่ได้อยู่ในห้องประชุมเดียวกันก็ตาม

ไม่ว่าคุณจะทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์ผ่านบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์โดยใช้ Dropbox Paper เพื่อจดบันทึก หรือเชื่อมโยงการประชุมตามปฏิทินกับเอกสารของ Paper คุณก็สามารถทำสิ่งต่างๆ ได้โดยไม่มีข้อจำกัด

มารยาทการปฏิบัติตนในการประชุมแบบไฮบริด

คุณมีเทคโนโลยีที่จำเป็นครบถ้วน ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ต้องใช้ และกำหนดเวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันเรียบร้อยแล้ว คุณแน่ใจว่าพร้อมแล้วใช่ไหม

เมื่อพิจารณาในแง่ของเทคโนโลยี คุณอาจมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับดำเนินการประชุมครบแล้ว แต่ความสำเร็จของการประชุมนั้นก็ยังคงขึ้นอยู่กับผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ดี ผู้เข้าร่วมทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างสภาพแวดล้อมการประชุมที่ประสบความสำเร็จ และผู้เข้าร่วมของคุณมีส่วนช่วยตรงนี้ได้โดยการทำหน้าที่ในส่วนของตนเอง

เมื่อคำนึงถึงข้อนี้ ต่อไปนี้คือกฎด้านมารยาทการปฏิบัติตนทั่วไปบางประการที่คุณสามารถแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานของคุณก่อนเริ่มเซสชันการประชุมได้ เพื่อบอกสิ่งที่คาดหวังให้กับทุกคนได้ทราบ

• เปิดกล้อง
• ปิดไมโครโฟนเมื่อไม่ได้พูด
• ใช้คุณสมบัติ “ยกมือ” ในซอฟต์แวร์การประชุมผ่านทางวิดีโอให้เป็นประโยชน์
• พยายามอย่าพูดแทรกหรือขัดจังหวะผู้อื่น
• จัดแสงสว่างให้เหมาะสม
• เลือกพื้นหลังที่เหมาะสม
• สบตาระหว่างฟังหรือพูด
• แต่งกายให้เหมาะสม
• อย่าเข้าประชุมสายหรือเข้าประชุมโดยที่ไม่พร้อม
• อย่ารอจนนาทีสุดท้ายเพื่อทดสอบเทคโนโลยีของคุณ

แม้ว่าหลายข้อที่กล่าวถึงนี้อาจดูเป็นสิ่งง่ายๆ แต่ก็ช่วยให้แน่ใจได้ว่าทุกคนจะมีความเข้าใจตรงกันอย่างชัดเจนว่าสิ่งที่คาดหวังให้ตนต้องปฏิบัตินั้นมีอะไรบ้าง

แน่นอนว่าไม่ใช่แค่เรื่องมารยาทการปฏิบัติตนเท่านั้น เพื่อให้เข้าใจถึงศักยภาพของการประชุมแบบไฮบริดได้อย่างแท้จริง เราได้รวบรวมชุดวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด แบบฝึกหัด และกระบวนการคิดแบบต่างๆ ไว้ให้คุณศึกษาแล้ว