¿Qué es una reunión híbrida y cómo podemos hacerlas más efectivas?

Desafíos de las reuniones híbridas: ¿qué las hace diferentes?

No es ningún secreto que las reuniones híbridas, sin una planificación o moderación adecuadas, pueden convertirse rápidamente en un caos. Pregúntale a cualquier persona que tenga que asistir con regularidad y te deleitarán con historias de conversaciones inaudibles fuera de cámara, desapariciones de las cámaras web e innumerables casos de asistentes que se interrumpen inconscientemente entre sí.

La gran diferencia entre una reunión híbrida y una tradicional —que a menudo conducen a desafíos— se reduce a la inclusión, proximidad y barreras a la comunicación efectiva.

Para ilustrar esto, imaginemos un escenario: es la llamada mensual del equipo, con algunos asistentes en la sala y algunos que se unen desde casa. Antes de que la reunión haya comenzado, nadie en casa puede oír porque no se ha seleccionado el micrófono de la sala de reuniones. 

Además, no hay una cámara en la sala, por lo que los asistentes en persona comparten una transmisión de video desde una de sus computadoras portátiles, que solo captura una pequeña parte de la sala. Mientras tanto, se puede ver a un estresado miembro del equipo junior en la transmisión de la cámara web a distancia trabajando frenéticamente en un proyecto que tiene que entregar urgente y está ignorando la reunión por completo.

Enfrentémoslo, las reuniones híbridas pueden ser un caos. Pero no necesitan serlo.

Ventajas de las reuniones híbridas

Las reuniones híbridas pueden tener una serie de ventajas cuando se ejecutan de manera eficaz. Por ejemplo:

• Ahorro en tiempo de viaje, costos y huella de carbono para aquellos que no hubieran estado presentes en el lugar de la reunión.
• Permitir que los colegas introvertidos se sientan más seguros en su propio espacio, lo que significa que pueden centrarse en contribuir a la reunión, en lugar de en cómo se encuentran en persona.
• Puede facilitar las cosas a los asistentes con necesidades de accesibilidad, para quienes los desplazamientos a las oficinas pueden ser a veces un desafío.
• Permite que los participantes que utilizan equipos especializados en su función sean más efectivos si tienen acceso a estas herramientas durante la reunión, uniéndose de forma remota.
• Puedes crear un entorno poderoso para la colaboración productiva.

Entonces, si las reuniones híbridas pueden ser un uso productivo del tiempo, incluso una evolución del formato de reunión tradicional, ¿cómo se consigue?

Lo primero es lo primero: pongamos en orden tu tecnología.

¿Qué tecnología necesitas para las reuniones híbridas?

La tecnología desempeña un papel crucial en la celebración de reuniones a distancia y una buena solución de reunión híbrida es tan buena como su tecnología.

Cuando se trata de tecnología híbrida para reuniones, hay que tener en cuenta dos aspectos: la tecnología en la sala y la tecnología en casa.

Tecnología en la sala de reuniones

Para facilitar adecuadamente las reuniones híbridas, la tecnología de una sala de reuniones debe ser capaz de recibir la entrada de todas las áreas de la sala y la salida de todos los puntos de esta.

En otras palabras, todos los miembros de la sala deben ser vistos y escuchados y ser capaces de ver y escuchar todo lo que vuelve.

Con eso en mente, esta es la tecnología que debes tener en tu sala de reuniones híbrida:

• Una PC, computadora portátil o cable de conexión: necesitarás algo para ejecutar el software de videoconferencia, ya sea un dispositivo dedicado o, con mayor frecuencia, un cable de conexión, como un HDMI al que los usuarios puedan conectar su propio dispositivo.
• Una cámara: con la capacidad de capturar a todos en la toma, algunos incluso pueden acercarse a la persona que habla.
• Un micrófono: asegúrate de conseguir un micrófono con polaridad omnidireccional, si pretendes que se sitúe en el centro de la sala, y con suficiente alcance para recoger las voces de todos.
• Una pantalla: querrás una pantalla que muestre las fuentes de cámara de los asistentes a distancia, elije algo lo suficientemente grande como para ser visible desde la parte posterior de la sala.
• Altavoces: ya sea que estén integrados en la pantalla o en un sistema de altavoces independiente, querrás asegurarte de que tengan suficiente autonomía para que se escuche la voz de todos.
• Alternativa opcional: Sistema combinado de videoconferencias: también puedes comprar sistemas que combinen la cámara, el micrófono y los altavoces en una sola unidad compatible con la TV.

Tecnología para los participantes a distancia

Si bien una sala de reuniones híbrida necesita equipos especiales para capturar todo el espacio, los que se unen de forma remota simplemente necesitan su tecnología para verlos, escuchar lo que dicen y emitir las fuentes de los asistentes.

Este es un breve resumen de la tecnología a la que todo el mundo debería tener acceso:

• Una PC o una computadora portátil: para ejecutar el software de videoconferencias y acceder a la reunión.
• Una cámara: puede ser una cámara web integrada en su dispositivo o una cámara web conectada por USB.
• Un micrófono: nuevamente, esto podría estar integrado o un dispositivo que se conecta por USB independiente.

¿Qué software necesitas para las reuniones híbridas?

Con la tecnología en orden, vas a necesitar algo para usarla. Ingresar: software de videoconferencias.

Software de videoconferencias

El software de videoconferencias es la plataforma que gestiona la reunión en sí, toma el audio y el video de cada participante y los envía a todos los demás participantes en tiempo real.

Esta podría ser una solución online, o una aplicación de escritorio instalada, con la mayoría de los proveedores que ofrecen versiones web y de escritorio de su plataforma.

Pídele a cualquier persona que asigne un nombre a una videollamada o a una plataforma de videoconferencias, y no tardará mucho en escuchar las palabras “llamada de Zoom” mencionadas. De hecho, para muchos, las propias palabras se han convertido en sinónimo de reuniones de video, independientemente de la plataforma.

Como líder en el espacio de las videoconferencias, las ventajas de Zoom son bien conocidas por la mayoría de la gente. Pero, ¿sabías que, como socio estratégico de Dropbox, Zoom tiene integraciones avanzadas con el ecosistema más amplio de Dropbox?

Algunas de las funciones incorporadas que puedes disfrutar cuando conectas Zoom a tu cuenta de Dropbox incluyen lo siguiente:

• Colaboración en tiempo real: es fácil añadir, unirse e iniciar una reunión de Zoom de manera instantánea, directamente desde tus archivos de Dropbox.
• Mantente al día: con las grabaciones y transcripciones de las reuniones de Zoom copiadas automáticamente en tu carpeta de almacenamiento de archivos de Dropbox.
• Encuentra los archivos compartidos durante las reuniones: ve qué archivos de Dropbox se compartieron en Zoom y revisa la actividad de los archivos de Dropbox para estar al tanto del progreso mientras tu equipo colabora.
• Comparte tu trabajo: presenta documentos, diapositivas e imágenes desde Dropbox mientras estás en una reunión de Zoom y aprovecha al máximo el tiempo que pasan juntos.

Herramientas de colaboración

Aunque las plataformas de videoconferencia proporcionan las instalaciones para celebrar una reunión híbrida, las herramientas de colaboración pueden darle vida.

Con las herramientas de colaboración con base en la nube, como las integradas en Dropbox, puedes elevar una reunión de un excelente debate a una sesión de trabajo productiva, incluso si no todos están en la misma sala.

Tanto si colaboras en documentos en tiempo real a través del almacenamiento en la nube, como si utilizas Dropbox Paper para tomar notas o vinculas una reunión del calendario a un documento de Paper, las posibilidades son infinitas.

Etiqueta de las reuniones híbridas

Entonces, has adquirido toda la tecnología necesaria, has instalado el software requerido y has configurado su flujo de trabajo colaborativo, ¿seguro que está todo listo?

Bueno, aunque tengas todo lo que necesitas para dirigir la reunión desde una perspectiva tecnológica, el éxito de una reunión se deberá a sus asistentes. Cada participante es responsable de crear un entorno de reunión exitoso y, al hacer su parte, tus asistentes pueden ayudar con esto.

Entonces, con eso en mente, aquí hay algunas reglas de etiqueta generales que puedes compartir con tus colegas antes de la sesión, para establecer las expectativas para todos:

• Habilitar las cámaras.
• Silenciar los micrófonos cuando no se habla.
• Hacer uso de las características de "mano levantada" en el software de videoconferencias.
• Tratar de no hablar o interrumpir a las personas.
• Garantizar la iluminación adecuada.
• Elegir el fondo correcto.
• Mantener el contacto visual.
• Vestirse adecuadamente.
• No llegar tarde ni parecer que no estás preparado.
• No esperes hasta el último momento para probar tu tecnología.

Aunque muchas de ellas pueden parecer sencillas, pueden ayudar a garantizar que todo el mundo está en la misma página, con una clara comprensión de lo que se espera de ellos.

Por supuesto, no se trata sólo de la etiqueta. Para hacer realidad el potencial de las reuniones híbridas, hemos compilado una serie de mejores prácticas, ejercicios y procesos de pensamiento para que los consideres.