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¿Qué es una reunión híbrida y cómo podemos hacerlas más efectivas?

Las reuniones híbridas se han convertido en una parte común, aunque a veces frustrante, de la agenda diaria de muchos de nosotros. Pero, ¿qué son y cómo podemos mejorarlas? Te lo explicamos todo en esta guía completa para celebrar reuniones híbridas eficaces y atractivas.

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Un trabajador a distancia participa en una reunión híbrida, utilizando una computadora portátil y un micrófono

No se puede negar: los recientes acontecimientos mundiales han cambiado permanentemente la forma en que trabajamos y colaboramos, en particular en las funciones tradicionalmente adaptadas a los entornos de oficina.

Cambiamos las neveras por las cámaras web, adoptamos los nuevos flujos de trabajo a distancia y continuamos desempeñando nuestras responsabilidades —y conectando con los demás— incluso cuando no podíamos hacerlo cara a cara.

A medida que el mundo volvió a la normalidad gradualmente, algunos decidieron seguir trabajando a distancia, otros preferían estar en la oficina a tiempo completo y muchos decidieron que una combinación de los dos funcionaría mejor. Por ello, desde entonces es habitual que las reuniones cuenten con una mezcla de asistentes presenciales y a distancia.

El reto, como muchos han descubierto, es hacer que estas llamadas "reuniones híbridas" sean accesibles y productivas para todos los asistentes. ¿Los equipos de audio y vídeo de la sala de reuniones en persona capturan adecuadamente los aportes de todos los involucrados, por ejemplo, o se ha establecido un protocolo para garantizar que los participantes a distancia tengan la oportunidad de participar en la discusión?

Exploraremos todo en esta guía completa, equipándote con las herramientas, la tecnología y las habilidades que necesitas para realizar reuniones híbridas que impiden que se obtengan resultados productivos.

¿Suena bien? Genial, empecemos por lo básico.

Ve a la sección

¿Qué es una reunión híbrida?

Una reunión híbrida es una combinación de una reunión tradicional en persona, cara a cara, y una reunión a distancia, que se lleva a cabo a través de una plataforma de llamadas en conferencia.

Las reuniones híbridas suelen producirse cuando algunos asistentes están presentes y disponibles en un espacio físico, mientras que otros no lo están.

Estas son algunas situaciones comunes por las que las reuniones híbridas podrían ser necesarias:

  • Las empresas con políticas flexibles de trabajo a distancia en las que estar presente en la oficina no son obligatorias.
  • Empresas multinacionales con empleados repartidos por diferentes zonas geográficas y horarias.
  • Reuniones externas y orientadas al cliente, donde un equipo está en una sala de reuniones, celebrando una reunión de negocios con otro equipo o empresa en sus respectivas oficinas.
Un grupo de colegas se reúne en torno a una computadora portátil para participar en una reunión híbrida

Desafíos de las reuniones híbridas: ¿qué las hace diferentes?

No es ningún secreto que las reuniones híbridas, sin una planificación o moderación adecuadas, pueden convertirse rápidamente en un caos. Pregúntale a cualquier persona que tenga que asistir con regularidad y te deleitarán con historias de conversaciones inaudibles fuera de cámara, desapariciones de las cámaras web e innumerables casos de asistentes que se interrumpen inconscientemente entre sí.

La gran diferencia entre una reunión híbrida y una tradicional —que a menudo conducen a desafíos— se reduce a la inclusión, proximidad y barreras a la comunicación efectiva.

Para ilustrar esto, imaginemos un escenario: es la llamada mensual del equipo, con algunos asistentes en la sala y algunos que se unen desde casa. Antes de que la reunión haya comenzado, nadie en casa puede oír porque no se ha seleccionado el micrófono de la sala de reuniones. 

Además, no hay una cámara en la sala, por lo que los asistentes en persona comparten una transmisión de vídeo desde una de sus computadoras portátiles, que solo captura una pequeña parte de la sala. Mientras tanto, se puede ver a un estresado miembro del equipo junior en la transmisión de la cámara web a distancia trabajando frenéticamente en un proyecto que tiene que entregar urgente y está ignorando la reunión por completo.

Enfrentémoslo, las reuniones híbridas pueden ser caos. Pero no necesitan ser.

Ventajas de las reuniones híbridas

Las reuniones híbridas pueden tener una serie de ventajas cuando se ejecuta de manera eficaz. Por ejemplo:

  • Ahorro en tiempo de viaje, costos y huella de carbono para aquellos que no hubieran estado presentes en el lugar de la reunión.
  • Permitir que los colegas introvertidos se sientan más seguros en su propio espacio, lo que significa que pueden centrarse en contribuir a la reunión, en lugar de en cómo se encuentran en persona.
  • Puede facilitar las cosas a los asistentes con necesidades de accesibilidad, para quienes los desplazamientos a las oficinas pueden ser a veces un desafío.
  • Permite que los participantes que utilizan equipos especializados en su función sean más efectivos si tienen acceso a estas herramientas durante la reunión, uniéndose de forma remota.
  • Puedes crear un entorno poderoso para la colaboración productiva.

Entonces, si las reuniones híbridas pueden ser un uso productivo del tiempo, incluso una evolución del formato de reunión tradicional, ¿cómo se consigue?

Lo primero es lo primero: pongamos en orden tu tecnología.

¿Qué tecnología necesitas para las reuniones híbridas?

La tecnología desempeña un papel crucial en la celebración de reuniones a distancia y una buena solución de reunión híbrida es tan buena como su tecnología.

Cuando se trata de tecnología híbrida para reuniones, hay que tener en cuenta dos aspectos: la tecnología en la sala y la tecnología en casa.

Tecnología en la sala de reuniones

Para facilitar adecuadamente las reuniones híbridas, la tecnología de una sala de reuniones debe ser capaz de recibir la entrada de todas las áreas de la sala y la salida de todos los puntos de esta.

En otras palabras, todos los miembros de la sala deben ser vistos y escuchados y ser capaces de ver y escuchar todo lo que vuelve.

Con eso en mente, esta es la tecnología que debes tener en tu sala de reuniones híbrida:

  • Una PC, computadora portátil o cable de conexión: necesitarás algo para ejecutar el software de videoconferencia, ya sea un dispositivo dedicado o, con mayor frecuencia, un cable de conexión, como un HDMI al que los usuarios puedan conectar su propio dispositivo.
  • Una cámara: con la capacidad de capturar a todos en la toma, algunos incluso pueden acercarse a la persona que habla.
  • Un micrófono: asegúrate de conseguir un micrófono con polaridad omnidireccional, si pretendes que se sitúe en el centro de la sala, y con suficiente alcance para recoger las voces de todos.
  • Una pantalla: querrás una pantalla que muestre las fuentes de cámara de los asistentes a distancia, elije algo lo suficientemente grande como para ser visible desde la parte posterior de la sala.
  • Altavoces: ya sea que estén integrados en la pantalla o en un sistema de altavoces independiente, querrás asegurarte de que tengan suficiente autonomía para que se escuche la voz de todos.
  • Alternativa opcional: Sistema combinado de videoconferencias: también puedes comprar sistemas que combinen la cámara, el micrófono y los altavoces en una sola unidad compatible con la TV.

Tecnología para los participantes a distancia

Si bien una sala de reuniones híbrida necesita equipos especiales para capturar todo el espacio, los que se unen de forma remota simplemente necesitan su tecnología para verlos, escuchar lo que dicen y emitir las fuentes de los asistentes.

Este es un breve resumen de la tecnología a la que todo el mundo debería tener acceso:

  • Una PC o una computadora portátil: para ejecutar el software de videoconferencias y acceder a la reunión.
  • Una cámara: puede ser una cámara web integrada en su dispositivo o una cámara web conectada por USB.
  • Un micrófono: nuevamente, esto podría estar integrado o un dispositivo que se conecta por USB independiente.

¿Qué software necesitas para las reuniones híbridas?

Con la tecnología en orden, vas a necesitar algo para usarla. Ingresar: software de videoconferencias.

Software de videoconferencias

El software de videoconferencias es la plataforma que gestiona la reunión en sí, toma el audio y el vídeo de cada participante y los envía a todos los demás participantes en tiempo real.

Esta podría ser una solución en línea, o una aplicación de escritorio instalada, con la mayoría de los proveedores que ofrecen versiones web y de escritorio de su plataforma.

Pídele a cualquier persona que asigne un nombre a una videollamada o a una plataforma de videoconferencias, y no tardará mucho en escuchar las palabras “llamada de Zoom” mencionadas. De hecho, para muchos, las propias palabras se han convertido en sinónimo de reuniones de vídeo, independientemente de la plataforma.

Como líder en el espacio de las videoconferencias, las ventajas de Zoom son bien conocidas por la mayoría de la gente. Pero, ¿sabías que, como socio estratégico de Dropbox, Zoom tiene integraciones avanzadas con el ecosistema más amplio de Dropbox?

Algunas de las funciones incorporadas que puedes disfrutar cuando conectas Zoom a tu cuenta de Dropbox incluyen lo siguiente:

  • Colaboración en tiempo real: es fácil añadir, unirse e iniciar una reunión de Zoom de manera instantánea, directamente desde tus archivos de Dropbox.
  • Mantente al día: con las grabaciones y transcripciones de las reuniones de Zoom copiadas automáticamente en tu carpeta de almacenamiento de archivos de Dropbox.
  • Encuentra los archivos compartidos durante las reuniones: ve qué archivos de Dropbox se compartieron en Zoom y revisa la actividad de los archivos de Dropbox para estar al tanto del progreso mientras tu equipo colabora.
  • Comparte tu trabajo: presenta documentos, diapositivas e imágenes desde Dropbox mientras estás en una reunión de Zoom y aprovecha al máximo el tiempo que pasan juntos.

Herramientas de colaboración

Aunque las plataformas de videoconferencia proporcionan las instalaciones para celebrar una reunión híbrida, las herramientas de colaboración pueden darle vida.

Con las herramientas de colaboración con base en la nube, como las integradas en Dropbox, puedes elevar una reunión de un excelente debate a una sesión de trabajo productiva, incluso si no todos están en la misma sala.

Tanto si colaboras en documentos en tiempo real a través del almacenamiento en la nube, como si utilizas Dropbox Paper para tomar notas o vinculas una reunión del calendario a un documento de Paper, las posibilidades son infinitas.

Etiqueta de las reuniones híbridas

Entonces, has adquirido toda la tecnología necesaria, has instalado el software requerido y has configurado su flujo de trabajo colaborativo, ¿seguro que está todo listo?

Bueno, aunque tengas todo lo que necesitas para dirigir la reunión desde una perspectiva tecnológica, el éxito de una reunión se deberá a sus asistentes. Cada participante es responsable de crear un entorno de reunión exitoso y, al hacer su parte, tus asistentes pueden ayudar con esto.

Entonces, con eso en mente, aquí hay algunas reglas de etiqueta generales que puedes compartir con tus colegas antes de la sesión, para establecer las expectativas para todos:

  • Habilitar las cámaras.
  • Silenciar los micrófonos cuando no se habla.
  • Hacer uso de las características de "mano levantada" en el software de videoconferencias.
  • Tratar de no hablar o interrumpir a las personas.
  • Garantizar la iluminación adecuada.
  • Elegir el fondo correcto.
  • Mantener el contacto visual.
  • Vestirse adecuadamente.
  • No llegar tarde ni parecer que no estás preparado.
  • No esperes hasta el último momento para probar tu tecnología.

Aunque muchas de ellas pueden parecer sencillas, pueden ayudar a garantizar que todo el mundo está en la misma página, con una clara comprensión de lo que se espera de ellos.

Por supuesto, no se trata sólo de la etiqueta. Para hacer realidad el potencial de las reuniones híbridas, hemos compilado una serie de mejores prácticas, ejercicios y procesos de pensamiento para que los consideres.

Un trabajador a distancia utiliza una computadora portátil y auriculares para participar en una reunión híbrida desde el ambiente de trabajo en su casa

Prácticas recomendadas para organizar reuniones híbridas eficaces

Con la tecnología preparada y los asistentes informados sobre las expectativas y la etiqueta, depende del organizador llevar a cabo una sesión que saque el máximo provecho de todo ello.

Para ayudarte con esto, aquí tienes 6 prácticas recomendadas de reuniones híbridas que cambiarán las reglas del juego para que las incorpores a tu próxima sesión de calendario.

1. Planifica con anticipación (y programa con el tiempo remoto en mente)

Piensa en las necesidades de la reunión, ¿qué quieres conseguir, quién tiene que estar allí y qué puedes aportar para que sea eficaz como reunión híbrida?

Piensa en tus participantes, ¿dónde y cuándo se encuentran? ¿Será práctica una reunión híbrida a las 9 a. m. en las oficinas de Nueva York para un miembro del equipo que esté 3 horas atrasado en California?

2. Establece una agenda que facilite la colaboración

Planifica el tiempo para dialogar con todas las partes, ofrece oportunidades a los que se incorporan a distancia para que hablen, e idealmente haz que se preparen para hablar o presentar algo durante la reunión, si corresponde.

Otra área a tener en cuenta es si las herramientas de colaboración se pueden tener en cuenta en la agenda. ¿Puede la gente trabajar en un documento compartido mientras está en la reunión y será beneficioso para el propósito de la reunión?

3. Asegúrate de que todo el mundo tiene la tecnología necesaria y que la utiliza

Está implícito que debes comprobar que tus compañeros de equipo tienen todo lo que necesitan antes de la reunión. Por lo general, se trata de una comprobación única, para la que solo se requiere una actualización si un compañero de equipo tiene un problema con su configuración.

En el caso de los asistentes externos, hay que dejar claras las expectativas: que se unan a través de una cámara web y que tengan configurados los micrófonos. En la mayoría de los casos, esto estará implícito, aunque en ciertos casos (como una entrevista de trabajo) podría ser necesario mencionarlo con antelación.

4. Configura tu sala y la tecnología de video para crear un sentido de presencia

Piensa en cómo está configurada tu sala, ¿dónde está la cámara, dónde está la pantalla, dónde se sentará la gente? Un diseño de sala bien planificado puede crear un entorno ideal para que tus asistentes participen, incluso si algunos se unen a distancia.

Para cada asiento de la reunión, imagina a un asistente sentado allí y pregúntate lo siguiente:

  • ¿Puede el micrófono escucharlos?
  • ¿Puede el micrófono verlos?
  • ¿Pueden ver a los que se unen a distancia?
  • ¿Todos pueden interactuar entre sí, sin girar repetidamente su cuerpo hacia adelante y hacia atrás?

Si puedes responder afirmativamente a todo lo anterior, para cada posición de asiento, entonces tu entorno de sala de reuniones híbrida está listo.

5. Asigna un moderador para mantener a ambos lados igualmente comprometidos

El moderador —es decir, la persona que lidera la reunión— es tu arma secreta para lograr el éxito de la reunión híbrida.

Como el director de una orquesta filarmónica, un buen moderador puede hacerse cargo de las reuniones y sacar lo mejor de todos los participantes. En muchos casos, será la persona que organizó la reunión, pero no siempre.

El moderador debe ser capaz de leer el entorno e involucrar a los participantes a distancia cuando parezca que los participantes presenciales están empezando a dominar. También deben mantener al grupo firmemente centrado en el resultado deseado de la reunión y en acorde a la agenda.

No se puede subestimar el impacto de un moderador eficaz y bien informado en el éxito general de una reunión.

6. Pregúntate ¿es necesaria esta reunión?

Seamos sinceros, todos hemos estado en reuniones que parecen una pérdida de tiempo para todos.

Como se ha visto en profundidad en esta guía, el éxito de una reunión requiere una cuidadosa planificación.

Preparar todo esto puede parecer mucho, y puede serlo, por lo que es importante asegurarse de que la reunión debe celebrarse en primer lugar.

En algunos casos, puede resultar más productivo utilizar los sistemas de devoluciones, chat y comentarios dentro de los documentos, lo que permite a las personas debatir a su propio ritmo.

Esto libera el tiempo de todos para que se centren en ser productivos y te ayuda a asegurarte de que aprovechas al máximo el tiempo que pasan juntos.

Lista de verificación de las reuniones híbridas

Hemos cubierto mucho en esta guía, así que aquí hay un breve resumen de las cosas principales que debes preguntarte antes de tu reunión híbrida:

  • ¿La reunión tiene un propósito claro, con un resultado medible y definitivo?
  • ¿Necesita ser una reunión? ¿Será suficiente un correo electrónico, un mensaje de chat o un comentario/anotación en un documento?
  • ¿Has establecido la reunión en un momento que funcione para todos los asistentes?
  • ¿Tiene sentido la agenda para una reunión híbrida, incluidos los sistemas o las herramientas de colaboración que puedas utilizar?
  • ¿Todos tienen la tecnología y el software que necesitan?
  • ¿Tu sala de reuniones está preparada para facilitar la participación a distancia y en persona?
  • ¿Tienes un moderador, están bien equipados para dirigir la reunión y hacer participar a todas las partes?

Si puedes responder de manera afirmativa a lo antes mencionado, significa que ya está todo listo. Ahora solo queda permitir que estas técnicas se conviertan en algo natural a la hora de planificar cualquier reunión híbrida, a distancia o en persona.

Organiza reuniones híbridas de la manera correcta con Dropbox

Has estado en reuniones lo suficientemente ineficaces como para saber que tú y tu equipo merecen algo mejor.

Es hora de adoptar el futuro híbrido de los espacios de trabajo, las reuniones y la colaboración.

Ya sea que necesites iniciar reuniones desde archivos, acceder fácilmente a grabaciones y transcripciones en tu almacenamiento en la nube o colaborar en documentos de trabajo en tiempo real, con Dropbox y Zoom, puedes hacerlo todo.

Más separados, pero más conectados que nunca.

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