เครื่องมือและซอฟต์แวร์ในการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพสำหรับพื้นที่งานสมัยใหม่

ความสำคัญของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันที่ลื่นไหลและตรงประเด็นเป็นสิ่งสำคัญในทุกสถานที่ทำงาน และไม่ควรมองว่าการทำงานจากระยะไกลเป็นอุปสรรคสำหรับการทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จ การมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่ออำนวยความสะดวกและส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่มีคุณค่ามีความสำคัญเท่ากับการมีทักษะในการสื่อสารที่ดี

Dropbox นำเสนอคุณสมบัติที่ทันสมัยและใช้งานง่ายจำนวนมากที่ถือว่าการทำงานร่วมกันมีความสำคัญอย่างมากในการทำให้งานสำเร็จ เครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีมที่ระบุไว้ด้านล่างนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ทีมทำงานร่วมกันจากระยะไกลได้ง่ายขึ้น และมีประโยชน์สำหรับทีมที่ใช้พื้นที่ร่วมกันอีกด้วย

การมีไฟล์ ข้อมูล และเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการอยู่ในที่เดียวกันจะช่วยให้สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าใจตรงกัน

Dropbox: สุดยอดแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของคุณ

Dropbox สามารถเปลี่ยนโฟลเดอร์ให้เป็นพื้นที่งานที่ทำงานร่วมกันได้หลากหลาย ซึ่งคุณสามารถเพิ่มคำอธิบาย หมายเหตุประกอบ รายการสิ่งที่ต้องทำ และอื่นๆ ไปยังโฟลเดอร์ Dropbox และไฟล์ที่อยู่ภายในได้โดยตรง

Dropbox สร้างขึ้นด้วยระบบอัจฉริยะของเครื่องจักร ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมเพิ่มศักยภาพในการทำงานร่วมกันได้สูงสุด โดยนำเสนอทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพจากพื้นที่ส่วนกลางแห่งเดียว

คุณสมบัติต่างๆ เช่น การค้นหารูปภาพ การแสดงตัวอย่างไฟล์ การรวม Dropbox Paper และไฮไลท์ของทีม ช่วยให้ทีมจัดระเบียบและมีสมาธิกับงานในมือได้ง่ายกว่าที่เคย การรวมปฏิทินที่ใช้งานง่ายช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงเนื้อหาจาก Dropbox ไปยังกิจกรรมและการประชุมได้ทันที ทำให้การประชุมได้ประสิทธิผลมากขึ้นกว่าเดิม

เมื่อใช้ Dropbox คุณจะมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมของคุณสามารถดูไฟล์ เป้าหมาย วันที่ และเหตุการณ์สำคัญที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างง่ายดายในพื้นที่เดียว

Dropbox Paper: เครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์ตั้งแต่ต้นจนจบ

ความยืดหยุ่นของ Dropbox Paper จะคอยช่วยเหลือทีมของคุณตลอดทุกขั้นตอนของกระบวนการทำงานร่วมกัน โดยมีแม่แบบและเครื่องมือที่จัดการกับความท้าทายมากมายในการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ เรามาดูกระบวนการแต่ละขั้นตอนและดูว่าจะใช้ Dropbox Paper เพื่อเสริมสร้างการทำงานเป็นทีมได้อย่างไร

การวางแผน

ในขั้นตอนการวางแผนโครงการ คุณต้องการมั่นใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันและเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้

ความรับผิดชอบและการสื่อสารเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นอย่างยิ่งในการทำงานร่วมกัน และเมื่อคุณเริ่มวางกลยุทธ์สำหรับกระบวนการ คุณควรใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดโครงสร้างความคิดของคุณอย่างเป็นระบบและเข้าใจได้

ปฏิทิน รายการสิ่งที่ต้องทำ สรุปย่อแบบโต้ตอบ และ วาระการประชุม แบบใช้งานร่วมกัน เป็นเครื่องมือทั้งหมดที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทีมของคุณจะควบคุมเป้าหมายและความคาดหวังได้ และ Dropbox Paper มีแม่แบบที่หลากหลายสำหรับแต่ละเครื่องมือ การจัดการงาน แบบทำงานร่วมกันเหล่านี้

เมื่อคุณใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ Dropbox Paper เสนอให้บริการ คุณต้องแน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมมีความชัดเจนทั้งในเรื่องวัตถุประสงค์ของทีมและความรับผิดชอบของแต่ละคน และรู้ว่าควรจะไปที่ใดถ้าเกิดปัญหาหรือความสับสน

ผลิตภัณฑ์

ถ้าคุณมีสมาชิกในทีมหลายคนที่ทำงานในโครงการเดียวกัน คุณต้องแน่ใจว่าทุกคนสามารถทำงานกับไฟล์เดียวกันได้พร้อมกันอย่างลื่นไหล ซึ่งทำให้ไม่ต้องส่งเอกสารกลับไปกลับมาหรือต้องรอให้สมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่งทำเสร็จก่อนที่คนถัดไปจะเริ่มได้

Dropbox Paper ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทั้งทีมของคุณสามารถทำงานกับเอกสารเดียวกันได้จากทุกที่ในโลกโดยไม่มีความล่าช้า

แทนที่จะให้โฟลเดอร์ของคุณเต็มไปด้วยไฟล์เวอร์ชันต่างๆ แบบไม่มีที่สิ้นสุด คุณสามารถติดตามประวัติไฟล์ของเอกสารเดียวได้ ไม่จำเป็นต้องบันทึกและแบ่งปันสำเนาใหม่ซ้ำแล้วซ้ำเล่าเมื่อสมาชิกในทีมแต่ละคนเพิ่มข้อมูลเข้าไป ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งเหยิงในพื้นที่ทำงาน โดยช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อคิดเห็น

การให้ข้อคิดเห็นเป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการทำงานร่วมกัน แต่อาจขัดกับความรู้สึกถ้าไม่ได้ทำอย่างถูกวิธี เมื่อเป็นขั้นตอนการตรวจสอบโครงการหรือชิ้นงาน สิ่งสำคัญคือต้องมีความชัดเจนและตรงประเด็น คุณสมบัติในการให้ข้อคิดเห็นแบบเรียลไทม์ของ Dropbox Paper ทำให้เป็นเรื่องง่าย

คุณไม่ควรต้องไล่อ่านชุดอีเมลที่ยุ่งเหยิงเพื่อติดตามความคืบหน้า หมายเหตุประกอบใน Dropbox ช่วยให้คุณอ่านข้อคิดเห็นควบคู่ไปกับงานที่เกี่ยวข้อง และแท็กสมาชิกในทีมได้โดยตรงเพื่อไม่ให้พลาดหรือสับสนกับเรื่องใดๆ

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังให้ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับประโยคใดประโยคหนึ่งในเอกสาร คุณสามารถใส่หมายเหตุยประกอบประโยคนั้นได้โดยตรง เพื่อให้บันทึกของคุณเชื่อมโยงกับส่วนที่คุณกำลังไฮไลท์ได้อย่างง่ายดาย

ข้อคิดเห็นไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องแย่ทั้งหมด แต่ควรได้ประสิทธิผล สร้างสรรค์ และควรเสริมจุดแข็งของทีม ไม่ใช่ขัดขวางทีม ระบบการให้ข้อคิดเห็นที่ดีจะช่วยในการทำงานร่วมกันของทีมเพราะจะสร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้าง ตรงไปตรงมา และได้ประสิทธิผลมากขึ้นสำหรับทีมของคุณ

หากคุณต้องการเติมแต่งกระบวนการนี้ให้ดูสนุกสนาน ลองใช้อีโมจิบน Dropbox Paper เพื่อสื่อสารข้อคิดเห็นด้วยภาพโดยใช้วิธีที่กระชับและไม่เป็นทางการ

การนำเสนอ

คุณต้องมีแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารที่ช่วยปกป้องงานของคุณ ช่วยให้ทีมของคุณมีสมาธิและได้ประสิทธิผลง่ายขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้คุณแบ่งปันงานของคุณได้อย่างปลอดภัยเมื่อถึงเวลานำเสนอ การใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ทำให้ทีมและลูกค้าของคุณเข้าถึงไฟล์งานได้จากทุกที่ ซึ่งจะช่วยให้การจัดการขั้นตอนการทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น

ยิ่งพื้นที่ทำงานของคุณเป็นระเบียบมาก ทีมของคุณก็สามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นมากขึ้นเท่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการกรองข้อมูลในโฟลเดอร์ของทุกคนเพื่อค้นหาไฟล์ที่ถูกต้อง และคุณไม่จำเป็นต้องอาศัยคนใดคนหนึ่งในการให้ข้อมูลสำคัญ บน Dropbox คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ด้วยการคลิกปุ่มและตั้งค่าสิทธิ์ของคุณเองเพื่อกำหนดว่าใครสามารถทำอะไรกับเอกสารที่คุณแบ่งปันได้

Dropbox Paper ไม่ได้เป็นเพียงการแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างผลงานร่วมกันเท่านั้น แต่ยังสามารถสนับสนุนคุณได้ทุกขั้นตอนในกระบวนการ ตั้งแต่กลยุทธ์ไปจนถึงการนำเสนอ และขั้นตอนอื่นๆ ตลอดทั้งกระบวนการ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดในการผสานรวมกับ Dropbox

เมื่อคุณรวม Dropbox เข้ากับซอฟต์แวร์อื่นๆ สำหรับการทำงานร่วมกันของทีม คุณจะสามารถสำรวจพลังที่แท้จริงของการทำงานเป็นทีมได้

ใช้ประโยชน์จาก Zoom ได้มากขึ้น

 Zoom ซึ่งเป็นชื่อที่รู้จักกันดีในปัจจุบัน เป็นเครื่องมือสำคัญในที่ทำงานสมัยใหม่ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบเห็นหน้ากันจากระยะไกล โดยสามารถรวม Zoom เข้ากับ Dropbox ทำให้การสื่อสารระหว่างทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อคุณรวม Dropbox เข้ากับ Zoom การประชุมของคุณจะได้ประสิทธิผลมากขึ้น คุณจะสามารถทำงานร่วมกันแบบทันทีได้โดยเริ่มต้นหรือเข้าร่วมการโทรด้วย Zoom จากไฟล์ Dropbox ได้โดยตรง เพื่อที่คุณจะได้เปิดงานนั้นไว้เลยโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์ม

สามารถคัดลอกบันทึกการประชุมและแม้แต่ข้อความการถอดเสียงจาก Zoom ไปยัง Dropbox โดยอัตโนมัติ และดูไฟล์ที่แบ่งปันมาจาก Dropbox ระหว่างการประชุมได้อย่างง่ายดาย

การผสานรวม Zoom เข้ากับ Dropbox ช่วยให้ทีมของคุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทางวิดีโอโดยเข้าถึงงานที่สำคัญได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายในพื้นที่เดียว

Trello

Trello ใช้บอร์ด Kanban เป็นเครื่องมือจัดการโครงการด้วยภาพ ช่วยให้คุณจัดเรียง “การ์ด” ลงในคอลัมน์ที่ปรับแต่งได้ ภายในการ์ด Trello คุณสามารถเพิ่มรูปภาพ ไฟล์แนบ ชื่อเรื่อง ความคิดเห็น และคำอธิบาย รวมถึงแท็กผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจง ตั้งค่าวันครบกำหนดเวลาและการแจ้งเตือน การเข้ารหัสสี และอื่นๆ อีกมากมาย

เมื่อรวมเข้ากับ Dropbox ทีมของคุณจะสามารถแบ่งปันไฟล์และโฟลเดอร์ไปยังบอร์ด Trello ได้โดยตรงโดยไม่จำเป็นต้องออกจาก Dropbox จากนั้น คุณสามารถติดตามกิจกรรม Trello บนไฟล์นั้นจากตัวอย่างไฟล์ใน Dropbox ได้โดยตรง

ไม่ว่าคุณจะใช้เพื่อจัดระเบียบข้อคิดเห็น ระดมความคิดเพื่อติดตามความคืบหน้า หรือเพื่อการจัดการทรัพยากร การผสานรวม Dropbox กับ Trello จะเชื่อมโยงกระบวนการและการสร้างผลงาน รวมถึงช่วยให้คุณจัดการฟันเฟืองและอุปกรณ์ในการทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

Slack

Slack ช่วยให้คุณสร้างช่องทางเฉพาะสำหรับทีมและโครงการที่คุณสามารถแบ่งปันไฟล์จาก Dropbox ได้โดยตรง โทรออกด้วยเสียงและวิดีโอ เริ่มแชทเฉพาะและอื่นๆ อีกมากมาย

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันสำหรับโครงการนี้ช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับทีมของคุณได้อย่างตรงไปตรงมาและหลากหลายโดยไม่จำเป็นต้องจองเวลาสำหรับการประชุมที่ไม่จำเป็นและไม่ต้องติดอยู่กับชุดอีเมลที่ยุ่งเหยิง

ใช้เครื่องมือสื่อสาร เช่น การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที และสร้างการแชทและช่องทางสำหรับแต่ละส่วนของโครงการ จากนั้นสื่อสารแบบเรียลไทม์ขณะที่คุณทำงานเพื่อให้ทีมของคุณไม่สูญเสียแรงผลักดัน

เมื่อคุณผสานการทำงานของ Slack เข้ากับ Dropbox คุณจะสามารถส่งไฟล์ไปยังช่องทาง Slack จาก Dropbox ได้โดยตรง เชื่อมต่อพื้นที่งาน Slack หลายแห่งกับบัญชี Dropbox เดียว และทำงานร่วมกันบนเอกสาร Dropbox Paper จากภายใน Slack โดยตรง

พื้นที่เดียวพร้อมเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการ

เมื่อเป็นเรื่องของการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องการสร้างพื้นที่ที่เป็นหนึ่งเดียวกันซึ่งสมาชิกในทีมทุกคนสามารถทำงานและสื่อสารกันได้ และพื้นที่ที่มีเครื่องมือที่เอาชนะข้อจำกัดในการทำงานร่วมกันจากระยะไกล

ซอฟต์แวร์และเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เราได้ระบุไว้ข้างต้นจะช่วยให้ทีมของคุณทำงานด้วยศักยภาพสูงสุด โดยนำเสนอทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าพื้นที่ทำงานเสมือนจริงจะเป็นอย่างไร

คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาข้ามไปมาจากเครื่องมือหนึ่งไปยังอีกเครื่องมือหนึ่ง เมื่อใช้ Dropbox Integrations ทีมของคุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากแอปและเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดจากพื้นที่เดียวบนอุปกรณ์ใดก็ได้