คู่มือการจัดการทีมระยะไกล

เอาชนะอุปสรรคของคนทำงานเสมือน

การจัดการทีมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณ ทั้งผู้ที่ทำงานเสมือนและพนักงานในสำนักงาน สามารถทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียวได้อย่างราบรื่นเมื่อทำงานระยะไกล แน่นอนว่าการจัดการทีมเสมือนอาจเป็นเรื่องที่พูดง่ายแต่ทำยาก การเข้างานและการตรวจสอบเวลาทั่วทั้งเขตเวลาและชั่วโมงการทำงานต่างๆ อาจสร้างความตึงเครียดได้ อีกทั้งการสร้างความไว้วางใจในทีมแบบกระจายตัวซึ่งไม่มีเวลาพบปะกันอย่างเต็มที่ก็อาจเป็นเรื่องท้าทายได้เช่นกัน กล่าวโดยสรุปคือ การช่วยให้พนักงานเสมือนของคุณรู้สึกมีคุณค่าอาจดูเหมือนแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย ดังนั้นคุณเองก็ต้องทำให้เกิดความมั่นใจด้วยว่าคุณสามารถปลูกฝังกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพให้มีความสำคัญเช่นเดียวกับการส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรในสภาพแวดล้อมเสมือน

การขาดการปรากฏตัวมีผลกระทบต่อสมาชิกในทีมและขั้นตอนการทำงานอย่างแน่นอน ถ้าสมาชิกในทีมระยะไกลไม่อยู่ในสำนักงาน คนเหล่านั้นอาจรู้สึกว่าไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมอย่างแท้จริง และถ้าอีกคนกำลังทำงานในประเทศอื่น คนเหล่านั้นอาจรู้สึกว่าวัฒนธรรมโดยรวมแบ่งแยกพวกเขาออกจากทีม ผู้จัดการทีมเสมือนควรดำเนินการต่อไปนี้เพื่อเอาชนะความท้าทายดังกล่าว

• สนับสนุนการสร้างทีมเสมือน
• คงให้มีการประชุมผ่าน Zoom แบบ 1:1 อย่างสม่ำเสมอและบ่อยครั้ง
• ให้บริบทสำหรับการร้องขอและคำถามต่าง ๆ
• สร้างแบบแผนในการติดต่อสื่อสาร
• ให้พื้นที่แก่ทีมในการทำงานแบบโซโลที่ปราศจากการรบกวนและการทำงานร่วมกัน
• สร้างความสัมพันธ์อย่างรอบคอบ
• กำหนดความสำเร็จเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าตัวเองกำลังทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน

การขาดปฏิสัมพันธ์แบบเผชิญหน้ากันทำให้มีโอกาสสูงที่ค่านิยมหลักหลายข้อในวัฒนธรรมองค์กรของคุณจะขาดหายไป และคุณมีหน้าที่ป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ดังกล่าว โชคดีที่มีเครื่องมือยอดเยี่ยมมากมายที่จะช่วยคุณได้

การเชื่อมต่อกับคนทำงานเสมือนผ่านเทคโนโลยี

ปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง แต่คุณใช้เทคโนโลยีอย่างถูกต้องหรือไม่ อีเมลเป็นเครื่องมือการติดต่อสื่อสารที่ยอดเยี่ยม แต่เมื่อการทำงานร่วมกันคือหัวใจสำคัญสำหรับบทบาทการทำงานของคุณ เวลามักจะไม่คอยท่า อย่าเสียเวลาไปกับการรออีเมลตอบกลับในขณะที่เครื่องมือดิจิทัลอื่น ๆ ช่วยให้คุณเข้าถึงโอกาสในการทำงานร่วมกันแบบเสมือนได้ทันที

การส่งข้อความทันที

คนทำงานทุกคนควรมีเครื่องมือส่งข้อความทันที ไม่ว่าจะเป็น Zoom หรือ Slack ทีมของคุณสามารถติดต่อกันได้ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยม โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานข้ามเขตเวลา การส่งข้อความทันทีสามารถเป็นวิธีการทำงานแบบต่อเนื่องที่สมบูรณ์แบบสำหรับที่ทำงานแบบใดก็ได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่บ้าน ในสำนักงาน หรือทำงานจากร้านกาแฟในจากระยะไกล การเชื่อมต่อตลอดเวลาแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการทีมระยะไกล รวมถึงการจัดการทีมทั่วไป

"กฎข้อสำคัญของผู้แหกกฎ" ในการส่งข้อความทันที คือการลองและแหกกฎดังกล่าว ในขณะที่การพูดคุยเพื่อความบันเทิงที่ไม่ใช่เรื่องงานเป็นสิ่งที่เกือบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ในบางกรณี ความไว้ใจกันก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้าง Virtual Team (ทีมเสมือน) เช่นกัน ด้วยเหตุนี้ การที่คุณไม่พยายามจำกัดช่องทางการติดต่อสื่อสารนี้จึงเป็นเรื่องสมเหตุสมผล  เพื่อนร่วมงานที่คุยเรื่องทั่วไป ที่สนุกกับการพูดคุยต่อหน้าสามารถและควรพูดคุยกันเหมือนเดิมในแบบเสมือน และยังเพิ่มแรงจูงใจให้ทีมอีกด้วย เมื่อทำได้ ต้องแน่ใจว่าทุกคนอยู่ในกลุ่มแชทเดียวกัน เพื่อให้ทุกคนรู้สึกไม่ถูกแบ่งแยก และต้องแน่ใจว่ามีการแนะนำพนักงานใหม่แบบเสมือนทุกครั้ง การสนทนาทางวิดีโอเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนี้ เพราะทุกคนสามารถจับคู่ใบหน้ากับชื่อได้ ซึ่งจะนำไปสู่:

การประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

การไม่มีการประชุมแบบตัวต่อตัวอาจสร้างความเสียหายทีละน้อยได้ เว้นแต่คุณจะเป็นคนเก็บตัวที่เปลี่ยนแปลงยาก แน่นอนว่าการส่งข้อความทันทีเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยม แต่หากการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องของการสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมาย การพิมพ์ข้อความเงียบๆ อาจทำให้คุณไปไม่ถึงไหน ในท้ายที่สุด สิ่งที่เราพูดส่วนใหญ่ล้วนมาจากภาษากาย ดังนั้นจึงต้องแน่ใจว่ามีการใช้การประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์กับทีมของคุณตั้งแต่วันแรกจนเคยชิน

กระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่สำหรับพนักงานเสมือนทุกคนควรดำเนินการผ่านการสนทนาทางวิดีโอหรือการสนทนาทางโทรศัพท์ปกติ มากกว่าการส่งอีเมลที่ไร้หน้าไร้เสียงมาอย่างไม่ขาดสาย พูดคุยติดตามข่าวสารกับสมาชิกในทีมระยะไกล ไม่ว่าจะเป็นแบบรายบุคคลหรือการประชุมทีมด้วยการประชุมปกติผ่านการสนทนาทางวิดีโอ ตัวอย่างเช่น Zoom ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับวิธีการนี้ เพราะไม่เพียงช่วยให้เพลิดเพลินกับการสนทนาที่พูดคุยกันจริงแบบการสนทนาทางวิดีโอเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณแบ่งปันหน้าจอและงานร่วมกันบนเอกสารโดยตรงจาก Dropbox สิ่งเพิ่มเติมจากชุดเครื่องมือทั่วไปเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลามากขึ้นในระยะยาว และคอยติดตามข่าวสารให้ทันต่อเหตุการณ์ ตรวจสอบให้มั่นใจว่าทีมของคุณดูการประชุมทางวิดีโอเหมือนกับที่อื่นๆ รวมทั้งเปิดการทำงานได้อย่างเต็มรูปแบบเพื่อจัดและเข้าร่วมการประชุม ทั้งนี้ ไม่ได้หมายความว่าการติดตามข่าวสารทุกครั้งต้องจริงจัง ลองพิจารณาให้ทีมใช้เวลาร่วมกันเล็กๆ น้อยๆ ในการประชุมผ่าน Zoom ทุกวันศุกร์ แบบเดียวกับที่คุณอาจจะไปรับประทานมื้อกลางวัน หรือมีเวลาพิเศษร่วมกันเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์การทำงาน และหากคุณหรือทีมของคุณรู้สึกเหนื่อยหน่ายกับ Zoom ให้ใช้ Dropbox Capture เพื่อบันทึกตัวเองและหน้าจอ จากนั้นแบ่งปันการบันทึกนี้เป็นการอัพเดทเพื่อให้ไม่พลาดการติดต่อโดยไม่ต้องประชุมเพิ่มเติม

การติดตามเวลา

พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลขาดความรับผิดชอบในเรื่องเวลาได้ง่ายเพราะไม่มีโครงสร้างการตรวจสอบของสำนักงาน แม้จะเป็นทีมที่อยู่ในพื้นที่ใกล้เคียงแต่ไม่ได้อยู่ในสำนักงาน ก็ยังมีความรู้สึกไม่มีส่วนร่วมในเรื่องนี้เท่าใดนัก ขอแนะนำให้ทีมของคุณตรวจสอบเวลาเพื่อให้ทุกคนรับผิดชอบชั่วโมงการทำงานที่ได้ตกลงกัน รวมถึงงานที่ต้องทำให้เสร็จ การดำเนินการดังกล่าวช่วยให้คุณจัดการชั่วโมงทำงานและสมาชิกในทีมตามชุดทักษะได้ในเขตเวลาที่ต่างกัน

ต้องแน่ใจว่าคุณเลือกหัวหน้าทีมสำหรับคนทำงานจากระยะไกลเพื่อให้ยังคงมีโครงสร้างที่ชัดเจน กำหนดความคาดหวังและตรวจสอบให้มั่นใจว่าทุกคนยังคงทำงาน การกำหนดชั่วโมงช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ามีคนเชื่อมต่อกับคนทำงานจากระยะไกลเสมอ ซึ่งอาจเป็นคนทำงานเสมือนอาวุโสอีกคนที่มีชั่วโมงทำงานครอบคลุมถึงเวลาที่ชั่วโมงทำงานของคุณสิ้นสุดลง

ภาพรวมง่ายๆ

เมื่อมีการติดตามเวลา คุณต้องแน่ใจว่าทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นคือกรณีที่ต้องใช้เครื่องมือบริหารจัดการงาน Dropbox เครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการบริหารโครงการนี้จะช่วยให้คุณสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่ชัดเจนและปรับปรุงข้อมูลได้ง่าย คุณสามารถตั้งวันที่ครบกำหนดพร้อมการเตือนความจำเพื่อไม่ให้มีใครพลาดข้อมูล และเนื่องจากมีการสรุปทุกอย่างไว้ในที่เดียว คุณจึงรู้ว่าทุกคนได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและมีความรับผิดชอบ การจัดการทีมระยะไกลต้องรักษาทุกคนให้อยู่ในกระบวนการ เพื่อให้ที่ตั้งส่วนกลางสำหรับงานสำคัญเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการได้อย่างแท้จริง

การทำงานระยะไกล

ไม่มีใครชอบนั่งรถไฟที่แออัดไปทำงานหรือต้องรู้สึกขุ่นเคืองกับการจราจรในชั่วโมงเร่งด่วน แต่การเดินทางยังคงมีบทบาทสำคัญ ในขณะที่การเดินทางไปทำงานเป็นเรื่องไม่น่ายินดี แต่ก็เป็นการเตรียมใจให้คุณพร้อมทำงาน และที่สำคัญที่สุดคือการเดินทางยังเป็นการแบ่งชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงานออกจากกันอย่างชัดเจนอีกด้วย คนทำงานที่บ้านอาจรู้สึกเหมือนไม่มีเส้นแบ่งชัดเจนระหว่างชีวิตที่บ้านกับชีวิตการทำงานเมื่อโต๊ะรับประทานอาหารได้กลายเป็นที่ทำงาน การสนับสนุนให้มีวันทำงานแบบเสมือนผ่านการทำงานระยะไกลจะช่วยให้คุณปรับ Work-Life Balance (ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน) ให้ดีขึ้นได้

Dropbox คือโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการทำงานจากระยะไกลที่ช่วยให้สมาชิกในทีมทำทุกสิ่งที่ต้องการได้จากที่เดียว ทันทีที่สมาชิกในทีมพร้อมทำงาน ทุกคนเพียงแค่ล็อกอิน ในท้ายที่สุด การออกจากระบบและทำให้ชัดเจนว่าวันทำงานสิ้นสุดลงก็เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน นอกจากจะสะดวกสบายแล้ว ยังสร้างสภาพแวดล้อมแบบเสมือนที่เป็นประโยชน์อีกด้วย ดังนั้น แม้ว่าคุณจะใช้แล็ปท็อปในการทำงานและเล่น แต่ก็สามารถกันสิ่งยั่วยวนใจอย่างเช่นสื่อสังคมออนไลน์ออกไปได้ในระหว่างชั่วโมงทำงานของคุณ

ลดความซับซ้อน

เมื่อมีทีมแบบกระจายตัวอยู่ทั่วทุกแห่ง ย่อมเป็นเรื่องปกติที่กระบวนการทำงานอาจกระจัดกระจายไปด้วยเหมือนกัน เมื่อไม่มีสำนักงานร่วมกัน ก็เป็นเรื่องง่ายสำหรับทีมเสมือนที่จะขาดขั้นตอนการทำงานอันเป็นหนึ่งเดียวกัน อย่าปล่อยให้เหตุการณ์เช่นนี้เกิดขึ้น การทำงานเป็นหนึ่งเดียวกันคือส่วนสำคัญของทีมทั้งในทุกขนาดและประเภท Dropbox Paper ช่วยให้ทีมแก้ไขและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ดังนั้นคุณจะไม่มีการแบ่งปันไฟล์ออฟไลน์อันไม่รู้จบ ซึ่งอาจสูญหายได้ง่ายอีกต่อไป แม่แบบเพื่อการระดมความคิดจะช่วยให้ทีมแบบกระจายตัวพัฒนาแนวคิดร่วมกัน ขณะเดียวกันแม่แบบสำหรับบันทึกการประชุมซึ่งใช้งานสะดวกจะช่วยให้ผู้ที่ทำงานเสมือนติดตามการประชุมที่อยู่นอกเขตเวลาของตนได้อย่างง่ายดาย และหากมีการเรียกพนักงานเสมือนจากตำแหน่งต่างๆ เข้าประชุม พนักงานก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็วภายในเวลาไม่กี่วินาที การผสานการทำงานของแอปเข้ากับ Dropbox ยังช่วยให้เรื่องต่างๆ มีความชัดเจนและคล่องตัวด้วยแอปสำหรับการทำงานอันโดดเด่นต่างๆ มากมาย เช่น Xero และ Zapier โดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาคลิกไปมาระหว่างโปรแกรมหรือสลับกันระหว่างอุปกรณ์อีกต่อไป เมื่อเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายไม่ซับซ้อน

เคล็ดลับในการจัดการทีมระยะไกล

เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมแต่ก็มีข้อจำกัด รากฐานของการจัดการทีมระยะไกลให้สำเร็จ คือการมีจิตสำนึกที่แข็งแกร่งและจิตวิญญาณในการทำงานเป็นทีมอย่างแท้จริง คุณกำลังสร้างพื้นที่ซึ่งเอื้อต่อการสร้างทีมเสมือนที่ให้ความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกันทั่วทั้งบริษัทโดยไม่คำนึงถึงเขตเวลาหรือสถานที่ทำงานใช่หรือไม่

ต่อไปนี้คือข้อพิจารณาสำคัญเมื่อต้องทำให้มั่นใจว่าบริษัทยอมรับการทำงานเป็นทีมแบบเสมือนอย่างแท้จริง

เป็นทีมที่แท้จริง

นี่อาจเป็นเคล็ดลับที่ชัดเจน แต่คุณจะทำไม่สำเร็จในฐานะที่เป็นทีม ถ้าคุณไม่ได้ต้องการเป็นหนึ่งเดียวกันอย่างแท้จริง ดังนั้นจึงควรแบ่งปันให้คนทำงานจากระยะไกลได้ทราบถึงการโต้ตอบกัน การให้ข้อมูลปัจจุบัน เหตุการณ์ทุกครั้ง ที่มีผลกระทบต่อทีมในสถานที่ทำงาน นี่คือสิ่งจำเป็นในการซึมซับความรู้สึกของการทำงานเป็นทีมแบบเสมือน ไม่มีใครอยู่ตัวคนเดียวแม้ว่าจะนั่งทำงานคนเดียวในโฮมออฟฟิศก็ตาม

การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมาจากการทราบว่าทั้งสองฝ่ายต่างทุ่มเทอย่างเท่าเทียมกัน สำรวจวิธีสื่อสารกับทีมระยะไกล รวมถึงให้พนักงานเสมือนของคุณทราบว่าตัวเองมีสิทธิ์ออกความคิดเห็นและมีตัวตนในสำนักงาน ซึ่งอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การอวยพรวันเกิดทั่วทั้งบริษัท ไปจนถึงการทำให้แน่ใจว่าพนักงานจะโทรเข้ามาร่วมประชุมทีมประจำสัปดาห์ การจัดการทีมเสมือนไม่ควรมีอุปสรรคใดๆ มาขวางทางของคุณ หากทีมประจำสำนักงานสามารถติดต่อใครบางคนแบบตัวต่อตัวได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นผู้ฝึกงานหรือผู้ร่วมก่อตั้งบริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมเสมือนของคุณสามารถทำได้เช่นกัน การสนทนาทางวิดีโอและการซิงค์ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดวันล่วงหน้าหรือให้ความสำคัญมากเกินไป ประเด็นหลักของวิธีการเหล่านี้คือ เพื่อให้ทุกคนทราบว่ามีมของตนมีการติดต่อถึงกัน เข้าถึงได้ และพร้อมให้ความช่วยเหลือ

อย่าปฏิบัติกับคนทำงานเสมือนของคุณเหมือนว่าเป็นสินค้า

คุณอาจรู้สึกว่าจะใช้ประโยชน์จากคนทำงานเสมือนเมื่อจำเป็นเท่านั้น แต่นี่เป็นทัศนคติที่ต้องตัดไฟแต่ต้นลม คุณต้องแน่ใจว่ามีการสานสัมพันธ์กันในทีมอยู่ตลอดเวลา สร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับสมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้คนทำงานเสมือนมีสายสัมพัธ์ที่แข็งแกร่งกับคนอื่นเหมือนกับคนที่ทำงานในสถานที่ทำงาน การทำงานร่วมกับคนทำงานเสมือนไม่ควรเป็นงานที่ต้องใช้ความพยายามมากกว่าปกติ

อย่าปล่อยให้การจัดการทีมเสมือนของคุณกลายเป็นการเป็นเพียงจุดสำหรับการติดต่อ แต่พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลควรรวมอยู่ในกลุ่มคนทำงานเหมือนทุกคน ในท้ายที่สุดแล้ว การจัดการทีมระยะไกลไม่ควรแตกต่างไปในแง่ของคุณค่าที่แท้จริงและความพยายามในการเชื่อมต่อถึงกันในฐานะที่เป็นคนทำงานกลุ่มเดียวกัน โดยที่คนทำงานเสมือนควรเป็นส่วนเสริมของทีม และมีอำนาจหน้าที่ตามที่คุณมอบหมายให้

ทีมสู้ ๆ!

ทีนี้หากบริษัทของคุณต้องการทำงานจากระยะไกล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับการทำงานแล้วจริงๆ การบ่มเพาะวัฒนธรรมองค์กรมีความสำคัญในสำนักงานทุกแห่ง และเป็นสิ่งสำคัญเท่าทวีคูณหากสำนักงานของคุณเริ่มยอมรับการมีพื้นที่เสมือนด้วยเช่นกัน เหนือสิ่งอื่นใด ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมระยะไกลของคุณเป็นเช่นนั้นเหมือนกันจริงๆ และต้องมั่นใจว่าเครื่องมือในการทำงานร่วมกันของคุณช่วยเสริมศักยภาพให้กับทุกๆ คนได้ตลอดเวลา