Tidak dapat dinafikan lagi: acara global baru-baru ini telah mengubah cara kita bekerja dan bekerjasama secara kekal, terutamanya dalam peranan yang sesuai dengan persekitaran pejabat secara tradisional.
Kita menukar penyejuk air dengan kamera web, menerima aliran kerja jarak jauh baru, dan terus melaksanakan tanggungjawab kita—serta berhubung antara satu sama lain—walaupun ketika kita tidak dapat melakukan perkara tersebut secara bersemuka.
Apabila dunia beransur-ansur dibuka semula, ada yang memilih untuk terus bekerja secara jarak jauh, ada yang lebih suka berada di pejabat sepenuh masa, dan ramai memutuskan bahawa hibrid adalah yang terbaik daripada kedua-dua cara bekerja tersebut. Hasilnya, sudah menjadi kebiasaan apabila mesyuarat menampilkan gabungan hadirin secara bersemuka dan peserta jarak jauh.
Cabarannya, seperti yang diketahui oleh ramai orang, adalah untuk menjadikan "mesyuarat hibrid" ini boleh diakses dan produktif untuk semua yang hadir. Sebagai contoh, adakah peralatan audio dan video bilik mesyuarat secara bersemuka sesuai untuk menangkap input semua orang yang terlibat, atau adakah etika telah diwujudkan untuk memastikan peserta jarak jauh berpeluang untuk terlibat dalam perbincangan?
Kita akan meneroka semua dalam panduan menyeluruh ini, melengkapkan anda dengan alatan, teknologi, dan kemahiran yang anda perlukan untuk menjalankan mesyuarat hibrid yang sangat menarik dan memberikan hasil yang produktif.
Macam bagus, bukan? Mari kita mulakan dengan yang asas.
Pergi ke bahagian
- Apakah itu mesyuarat hibrid?
- Cabaran mesyuarat hibrid
- Manfaat mesyuarat hibrid
- Teknologi mesyuarat hibrid
- Perisian mesyuarat hibrid
- Etika mesyuarat hibrid
- Amalan terbaik untuk mengadakan mesyuarat hibrid
- Senarai semak mesyuarat hibrid
Apakah itu mesyuarat hibrid?
Mesyuarat hibrid ialah gabungan mesyuarat bersemuka tradisional, dan mesyuarat jarak jauh, yang diadakan melalui pelantar panggilan persidangan.
Mesyuarat hibrid biasanya berlaku apabila sesetengah hadirin hadir dan ada di dalam ruang fizikal, manakala yang lain tidak.
Berikut ialah beberapa senario biasa sebab mesyuarat hibrid mungkin diperlukan:
- Syarikat yang mempunyai dasar kerja jarak jauh yang fleksibel iaitu kehadiran di pejabat tidak wajib
- Syarikat multinasional dengan pekerja yang berada di pelbagai geografi dan zon waktu yang berbeza
- Mesyuarat luaran dan bersemuka dengan klien, iaitu satu pasukan berada di dalam bilik mesyuarat bersama-sama, mengadakan mesyuarat perniagaan dengan pasukan atau syarikat lain yang berpangkalan di pejabat masing-masing
Cabaran mesyuarat hibrid—apakah yang menjadikan mesyuarat hibrid berbeza?
Tidak dapat dinafikan bahawa mesyuarat hibrid boleh menjadi huru-hara dengan cepat tanpa perancangan atau penyederhanaan yang betul. Tanyalah sesiapa sahaja yang perlu menghadiri mesyuarat hibrid dengan kerap, mereka pasti akan memberitahu anda kisah perbualan luar kamera yang tidak dapat didengari, kamera web yang hilang dan banyak kes hadirin yang mengganggu satu sama lain tanpa disedari.
Perbezaan besar antara mesyuarat hibrid dengan tradisional—yang sering membawa kepada cabaran—terletak pada ketermasukan, kehampiran dan halangan ke arah komunikasi yang berkesan.
Untuk menggambarkan situasi ini, mari kita bayangkan satu senario—masa untuk panggilan pasukan bulanan, dengan beberapa hadirin berada di dalam bilik mesyuarat dan sebahagian lagi menyertai dari rumah. Sebelum bermula, tiada sesiapa yang berada di rumah boleh mendengar kerana mikrofon bilik mesyuarat belum dipilih.
Lebih-lebih lagi, disebabkan tiada kamera di dalam bilik mesyuarat, hadirin secara bersemuka berkongsi suapan video daripada salah satu komputer riba mereka, yang hanya menangkap sebahagian kecil bilik mesyuarat. Sementara itu, seorang ahli pasukan junior yang tertekan pada suapan kamera web jarak jauh boleh dilihat sedang mengerjakan penghantaran segera dengan tergesa-gesa dan mengabaikan mesyuarat sepenuhnya.
Mari kita hadapi kenyataan—mesyuarat hibrid boleh menjadi huru-hara. Tetapi perkara ini tidak perlu berlaku.
Manfaat mesyuarat hibrid
Mesyuarat hibrid boleh memberikan beberapa kelebihan apabila dijalankan dengan berkesan. Contohnya, mesyuarat hidrid:
- Menjimatkan masa perjalanan, kos dan cap kaki karbon bagi mereka yang tidak akan hadir ke lokasi mesyuarat
- Membolehkan rakan sekerja yang introvert berasa lebih yakin dalam ruang mereka sendiri, bermakna mereka boleh menumpukan pada menyumbang kepada mesyuarat, dan bukannya cara mereka kelihatan apabila berjumpa secara bersemuka
- Boleh memudahkan hadirin yang mempunyai keperluan kebolehcapaian, untuk sesiapa yang kadangkala sukar untuk pergi ke ruang pejabat
- Membolehkan peserta yang menggunakan peralatan khusus dalam peranan mereka untuk menjadi lebih berkesan jika mereka mempunyai akses ke alat ini semasa mesyuarat, dengan menyertai secara jarak jauh
- Boleh mencipta persekitaran yang berkuasa untuk usahasama yang produktif
Jadi, jika mesyuarat hibrid bukan sahaja boleh menawarkan penggunaan masa yang produktif, malah evolusi bagi format mesyuarat tradisional—bagaimanakah anda boleh mencapai perkara ini?
Pertama sekali—mari susun teknologi anda.
Apakah teknologi yang anda perlukan untuk mesyuarat hibrid?
Teknologi memainkan peranan penting dalam mengadakan mesyuarat jarak jauh, dan penyelesaian mesyuarat hibrid yang baik hanya setanding dengan teknologi mesyuarat hibrid.
Dalam hal teknologi mesyuarat hibrid, terdapat dua perkara yang perlu dipertimbangkan: Teknologi di dalam bilik mesyuarat, dan teknologi di rumah.
Teknologi di dalam bilik mesyuarat
Untuk memudahkan mesyuarat hibrid, teknologi bilik mesyuarat perlu dapat menerima input daripada semua kawasan bilik mesyuarat, dan output ke semua tempat di dalam bilik mesyuarat.
Dalam erti kata lain, semua orang di dalam bilik itu perlu dapat dilihat dan didengari, serta dapat melihat dan mendengar semua yang datang kembali.
Dengan mengambil kira perkara itu, berikut ialah teknologi yang perlu ada di dalam bilik mesyuarat hibrid anda:
- PC, komputer riba atau kabel sambungan—anda memerlukan sesuatu untuk menjalankan perisian persidangan video, sama ada daripada peranti khusus atau kabel sambungan yang lebih umum seperti HDMI yang pengguna boleh menyambungkan peranti mereka sendiri
- Kamera—dengan keupayaan untuk menangkap semua orang dalam syot, malah ada yang boleh zum pada orang yang sedang bercakap
- Mikrofon—pastikan anda mendapatkan mikrofon dengan kekutuban semua arah, jika anda ingin meletakkan mikrofon di tengah-tengah bilik, dan julat yang mencukupi untuk menangkap suara semua orang
- Skrin—anda perlukan skrin untuk memaparkan suapan kamera hadirin jarak jauh, maka dapatkan sesuatu yang cukup besar untuk dapat dilihat dari belakang bilik
- Pembesar suara—sama ada terbina dalam skrin atau sistem pembesar suara yang berasingan, anda perlu memastikan pembesar suara mempunyai julat yang mencukupi supaya suara semua orang dapat didengari
- Alternatif pilihan: Sistem persidangan video gabungan—anda juga boleh membeli sistem yang menggabungkan kamera, mikrofon, dan pembesar suara menjadi satu unit yang serasi dengan TV
Teknologi untuk peserta jarak jauh
Walaupun bilik mesyuarat hibrid memerlukan peralatan khas untuk menangkap keseluruhan ruang, peserta jarak jauh hanya memerlukan teknologi mereka untuk melihat ruang, mendengar perkara yang mereka perkatakan dan mengeluarkan suapan hadirin lain kepada mereka.
Berikut ialah ringkasan pantas teknologi yang semua orang di rumah harus mempunyai akses ke:
- PC atau komputer riba—untuk menjalankan perisian persidangan video dan mengakses mesyuarat
- Kamera—ini mungkin kamera web terbina dalam peranti mereka atau kamera web yang disambungkan dengan USB
- Mikrofon—sekali lagi, ini mungkin terbina dalam, atau peranti pemalam USB kendiri
Apakah perisian yang anda perlukan untuk mesyuarat hibrid?
Dengan teknologi yang disusun, anda akan memerlukan sesuatu untuk memanfaatkan teknologi tersebut. Masuk: perisian persidangan video.
Perisian persidangan video
Perisian persidangan video ialah pelantar yang menjalankan mesyuarat itu sendiri, mengambil suapan audio dan video setiap peserta, dan menghantar suapan tersebut kepada semua peserta lain dalam masa nyata.
Ini boleh menjadi penyelesaian dalam talian, atau aplikasi desktop yang dipasang, dengan kebanyakan penyedia menawarkan versi web dan yang berasaskan desktop bagi pelantar mereka.
Minta sesiapa sahaja untuk menamakan pelantar panggilan video atau persidangan video, dan tidak lama selepas itu anda akan mendengar perkataan "panggilan Zoom" disebut. Malah, bagi kebanyakan orang, perkataan itu sendiri telah menjadi sinonim dengan mesyuarat video, tanpa mengira pelantar.
Sebagai peneraju dalam ruang persidangan video, manfaat Zoom diketahui oleh kebanyakan orang. Tetapi tahukah anda bahawa, sebagai Rakan Niaga Strategik Dropbox, Zoom mempunyai integrasi lanjutan dengan ekosistem Dropbox yang lebih luas?
Beberapa ciri terbina dalam yang anda boleh nikmati apabila anda menyambungkan Zoom ke akaun Dropbox anda termasuk:
- Usahasama masa nyata—mudah untuk menambah, menyertai, dan memulakan mesyuarat Zoom dengan serta-merta terus dari dalam fail Dropbox anda
- Kekal terkini—dengan rakaman dan transkrip mesyuarat Zoom disalin ke simpanan fail Dropbox anda secara automatik
- Cari fail yang dikongsi semasa mesyuarat—lihat fail Dropbox yang telah dikongsi ke Zoom dan semak aktiviti fail Dropbox untuk mengetahui perkembangan semasa pasukan anda bekerjasama
- Kongsi kerja anda—bentangkan dokumen, slaid, dan imej daripada Dropbox semasa dalam mesyuarat Zoom, dan manfaatkan sepenuhnya masa anda bersama-sama
Alat kerjasama
Walaupun pelantar persidangan video menyediakan kemudahan untuk mengadakan mesyuarat hibrid, alat kerjasama boleh menghidupkan mesyuarat itu.
Dengan alat kerjasama yang berasaskan awan, seperti Dropbox terbina dalam, anda boleh meningkatkan mesyuarat daripada perbincangan yang hebat kepada sesi kerja yang produktif, walaupun anda tidak semuanya berada di dalam bilik yang sama.
Sama ada anda bekerjasama dalam dokumen dalam masa nyata melalui penyimpanan awan, menggunakan Dropbox Paper untuk mengambil nota atau memautkan mesyuarat kalendar kepada dokumen Paper, kemungkinannya tidak terbatas.
Etika mesyuarat hibrid
Jadi, anda telah memperoleh semua teknologi yang diperlukan, memasang perisian yang diperlukan dan menyediakan aliran kerja kerjasama anda—anda pasti sudah bersedia?
Walaupun anda mungkin mempunyai semua yang anda perlukan untuk menjalankan mesyuarat daripada perspektif teknologi, kejayaan mesyuarat masih bergantung pada hadirin mesyuarat. Setiap peserta bertanggungjawab untuk mewujudkan persekitaran mesyuarat yang berjaya dan, dengan masing-masing melakukan bahagian mereka, hadirin anda boleh membantu dengan perkara ini.
Dengan mengambil kira perkara itu, berikut ialah beberapa peraturan etika am yang boleh anda kongsikan dengan rakan sekerja anda sebelum sesi, untuk menetapkan jangkaan untuk semua:
- Kamera dihidupkan
- Mikrofon dimatikan apabila tidak bercakap
- Gunakan ciri "angkat tangan" dalam perisian persidangan video
- Cuba untuk tidak bercakap atau mengganggu orang lain
- Pastikan pencahayaan yang baik
- Pilih latar belakang yang baik
- Kekalkan hubungan mata
- Berpakaian sesuai
- Jangan lewat atau kelihatan tidak bersedia
- Jangan tunggu sehingga saat akhir untuk menguji teknologi anda
Walaupun kebanyakan perkara ini kelihatan mudah, perkara ini boleh membantu untuk memastikan semua orang sependapat, dengan pemahaman yang jelas tentang perkara yang diharapkan daripada mereka.
Sudah tentu, ia bukan tentang etika sahaja. Untuk benar-benar merealisasikan potensi mesyuarat hibrid, kami telah menyusun satu siri amalan, latihan, dan proses pemikiran yang terbaik untuk anda pertimbangkan.
Amalan terbaik untuk menjalankan mesyuarat hibrid yang berkesan
Dengan teknologi anda disediakan, dan hadirin anda diberi taklimat tentang jangkaan dan etika, terpulang kepada penganjur untuk menjalankan sesi yang memanfaatkan semua sepenuhnya.
Untuk membantu dengan perkara ini, berikut ialah 6 amalan terbaik mesyuarat hibrid yang istimewa untuk anda sertakan ke dalam sesi kalendar anda yang seterusnya.
1. Rancang lebih awal (dan jadualkan dengan mengambil kira masa jarak jauh)
Fikirkan tentang keperluan mesyuarat—apakah yang anda cuba capai, siapakah yang perlu berada di sana, dan apakah yang boleh anda bawa untuk menjadikan mesyuarat berkesan sebagai mesyuarat hibrid?
Fikirkan tentang peserta anda, di manakah dan bilakah mereka berpangkalan? Adakah mesyuarat hibrid pada pukul 9 pagi di pejabat New York praktikal untuk ahli pasukan yang lewat 3 jam di California?
2. Tetapkan agenda yang memudahkan usahasama
Rancang masa untuk berhubung dengan semua pihak, tawarkan peluang kepada peserta jarak jauh untuk bercakap, dan sebaik-baiknya minta mereka bersedia untuk bercakap atau membentangkan sesuatu semasa mesyuarat, jika sesuai.
Satu lagi perkara yang perlu dipertimbangkan adalah sama ada alat kerjasama boleh dimasukkan ke dalam agenda. Bolehkah orang bekerja pada dokumen yang dikongsi semasa dalam mesyuarat, dan adakah perkara ini memberikan manfaat kepada tujuan mesyuarat?
3. Pastikan semua orang mempunyai teknologi yang diperlukan, dan mereka menggunakan teknologi tersebut
Tanpa perlu dinafikan lagi, anda harus memastikan rakan sepasukan anda mempunyai semua yang mereka perlukan sebelum mesyuarat. Ini biasanya akan menjadi semakan sekali sahaja, iaitu kemas kini hanya diperlukan jika rakan sepasukan menghadapi masalah dengan persediaan mereka.
Untuk hadirin luar, pastikan jangkaan jelas—yang mereka sertai melalui kamera web dan akan menyediakan mikrofon. Dalam kebanyakan kes, ini akan menjadi tersirat, walaupun dalam keadaan tertentu (seperti temu duga kerja) mungkin perlu disebut lebih awal.
4. Sediakan bilik dan teknologi video anda untuk mewujudkan rasa kehadiran
Fikirkan tentang cara bilik anda disediakan—di mana kamera, di mana skrin, di mana orang akan duduk? Susun atur bilik yang dirancang dengan baik boleh mewujudkan persekitaran yang ideal untuk hadirin anda berhubung, walaupun ada yang menyertai secara jarak jauh.
Untuk setiap kedudukan tempat duduk dalam mesyuarat, bayangkan seorang hadirin duduk di sana dan tanya diri anda perkara berikut:
- Bolehkah mikrofon mendengar mereka?
- Dapatkan kamera melihat mereka?
- Bolehkah mereka melihat peserta jarak jauh?
- Bolehkah semua orang berhubung antara satu sama lain, tanpa berulang kali memusingkan badan mereka ke sana ke mari?
Jika anda boleh menjawab ya kepada semua soalan di atas, untuk setiap kedudukan tempat duduk, maka persekitaran bilik mesyuarat hibrid anda sudah sedia.
5. Tetapkan seorang moderator untuk memastikan kedua-dua belah pihak berhubung
Moderator—ialah orang yang mengetuai mesyuarat—adalah senjata rahsia anda untuk kejayaan mesyuarat hibrid.
Seperti konduktor kepada orkestra filharmonik, moderator yang baik boleh mengendalikan mesyuarat dan membawa yang terbaik daripada semua peserta. Dalam banyak kes, moderator ialah orang yang menganjurkan mesyuarat, tetapi tidak selalu.
Moderator anda sepatutnya boleh membaca bilik dan melibatkan peserta jarak jauh apabila merasakan peserta bersemuka mula mendominasi. Mereka juga harus memastikan kumpulan tetap fokus pada hasil mesyuarat yang dikehendaki, dan agenda.
Kesan moderator yang berkesan dan diberi taklimat dengan baik terhadap kejayaan keseluruhan mesyuarat tidak boleh diperkecilkan.
6. Tanya diri anda—adakah mesyuarat ini perlu?
Sejujurnya—kita semua pernah menghadiri mesyuarat yang terasa seperti membuang masa semua orang.
Seperti yang ditunjukkan oleh panduan ini, mesyuarat yang berjaya memerlukan perancangan yang teliti.
Menyediakan semua ini mungkin kedengaran seperti banyak, dan ia boleh jadi banyak, jadi penting untuk memastikan keperluan untuk mesyuarat itu diadakan terlebih dahulu.
Dalam sesetengah kes, anda mungkin mendapati lebih produktif untuk menggunakan sistem maklum balas, sembang, dan komen dalam dokumen—membenarkan peserta membincangkan sesuatu mengikut kadar mereka sendiri.
Ini menjimatkan masa semua orang supaya fokus untuk menjadi produktif, dan membantu anda memastikan bahawa anda memanfaatkan sepenuhnya masa yang anda luangkan bersama-sama.
Senarai semak mesyuarat hibrid
Banyak perkara yang telah kita bincangkan dalam panduan ini, jadi berikut adalah ikhtisar pantas tentang perkara utama yang perlu ditanya kepada diri sendiri sebelum mesyuarat hibrid anda:
- Adakah mesyuarat itu mempunyai tujuan yang jelas, dengan hasil yang boleh diukur dan muktamad?
- Adakah mesyuarat ini perlu? Adakah e-mel, mesej sembang, atau komen/anotasi dokumen mencukupi?
- Adakah anda telah menetapkan mesyuarat pada masa yang sesuai untuk semua hadirin?
- Adakah agenda itu masuk akal untuk mesyuarat hibrid, termasuk sebarang sistem atau alat usaha sama yang mungkin anda gunakan?
- Adakah semua orang mempunyai teknologi dan perisian yang diperlukan?
- Adakah bilik mesyuarat anda disediakan dengan cara yang memudahkan penglibatan dari jarak jauh dan secara bersemuka?
- Adakah anda mempunyai moderator, adakah mereka serba lengkap untuk mengendalikan mesyuarat dan melibatkan semua pihak?
Jika anda boleh menjawab ya untuk soalan di atas, maka anda sudah bersedia. Sekarang cuma tinggal membenarkan teknik ini menjadi tabiat apabila merancang sebarang mesyuarat hibrid, jarak jauh, atau bersemuka.
Jalankan mesyuarat hibrid dengan cara yang betul, dengan Dropbox
Anda telah banyak menghadiri mesyuarat yang tidak berkesan untuk mengetahui bahawa anda, dan pasukan anda, sebenarnya layak mendapat yang lebih baik.
Tiba masanya untuk menerima masa depan ruang kerja, mesyuarat dan usahasama hibrid.
Sama ada anda perlu memulakan mesyuarat dari dalam fail, mengakses rakaman dan transkrip dengan mudah dalam penyimpanan awan anda, atau bekerjasama dalam dokumen kerja dalam masa nyata—dengan Dropbox dan Zoom, anda boleh melakukan kesemuanya.