Skip to content (Press Enter)

Apakah itu mesyuarat hibrid—dan bagaimanakah kita boleh menjadikan mesyuarat tersebut lebih berkesan?

Mesyuarat hibrid telah menjadi perkara biasa, tetapi kadangkala mengecewakan, sebahagian daripada agenda harian bagi kebanyakan daripada kita. Tetapi apakah itu mesyuarat hibrid, dan bagaimanakah kita boleh menjadikan mesyuarat tersebut lebih baik? Kami menerangkan semua, dalam panduan lengkap ini untuk mengadakan mesyuarat hibrid yang berkesan dan menarik.

Seorang pekerja jarak jauh menyertai mesyuarat hibrid, menggunakan komputer riba dan mikrofon

Tidak dapat dinafikan lagi: acara global baru-baru ini telah mengubah cara kita bekerja dan bekerjasama secara kekal, terutamanya dalam peranan yang sesuai dengan persekitaran pejabat secara tradisional.

Kita menukar penyejuk air dengan kamera web, menerima aliran kerja jarak jauh, dan terus melaksanakan tanggungjawab kita—dan berhubung antara satu sama lain—walaupun ketika kita tidak dapat melakukan perkara tersebut secara bersemuka.

Apabila dunia beransur-ansur dibuka semula, ada yang memilih untuk terus bekerja secara jarak jauh, ada yang lebih suka berada di pejabat sepenuh masa, dan ramai memutuskan hibrid adalah yang terbaik daripada kedua-duanya cara bekerja tersebut. Hasilnya, sudah menjadi kebiasaan untuk mesyuarat menampilkan gabungan hadirin secara bersemuka dan peserta jarak jauh.

Cabarannya, seperti yang diketahui oleh ramai orang, adalah untuk menjadikan "mesyuarat hibrid" ini boleh diakses dan produktif untuk semua yang hadir. Adakah peralatan audio dan video bilik mesyuarat secara bersemuka sesuai untuk menangkap input semua orang yang terlibat, sebagai contoh, atau adakah etika telah diwujudkan untuk memastikan peserta jarak jauh berpeluang untuk terlibat dalam perbincangan?

Kita akan meneroka semua dalam panduan menyeluruh ini, melengkapkan anda dengan alatan, teknologi, dan kemahiran yang anda perlukan untuk menjalankan mesyuarat hibrid yang sangat menarik dan memberikan hasil yang produktif.

Macam bagus, bukan? Mari kita mulakan dengan yang asas.

Pergi ke bahagian

Apakah itu mesyuarat hibrid?

Mesyuarat hibrid ialah gabungan mesyuarat bersemuka tradisional, dan mesyuarat jarak jauh, yang diadakan melalui pelantar panggilan persidangan.

Mesyuarat hibrid biasanya berlaku apabila sesetengah hadirin hadir dan ada dalam ruang fizikal, manakala yang lain tidak.

Berikut ialah beberapa senario biasa sebab mesyuarat hibrid mungkin diperlukan:

  • Syarikat yang mempunyai dasar kerja jarak jauh yang fleksibel iaitu kehadiran di pejabat tidak wajib
  • Syarikat multinasional dengan pekerja berada di pelbagai geografi dan zon waktu yang berbeza
  • Mesyuarat luaran dan bersemuka dengan klien, iaitu satu pasukan berada di dalam bilik mesyuarat bersama-sama, mengadakan mesyuarat perniagaan dengan pasukan atau syarikat lain yang berpangkalan di pejabat masing-masing
Sekumpulan rakan sekerja berkumpul mengelilingi komputer riba untuk menyertai mesyuarat hibrid

Cabaran mesyuarat hibrid—apakah yang menjadikan mesyuarat hibrid berbeza?

Mesyuarat hibrid boleh menjadi huru-hara dengan cepat tanpa perancangan atau penyederhanaan yang betul. Tanya sesiapa sahaja yang perlu menghadiri mesyuarat itu dengan kerap, dan mereka akan memberitahu anda kisah perbualan luar kamera yang tidak dapat didengari, kamera web yang hilang, dan banyak kes hadirin yang mengganggu satu sama lain tanpa disedari.

Perbezaan besar antara mesyuarat hibrid dengan tradisional—sering membawa kepada cabaran—adalah pada ketermasukan, kehampiran, dan halangan kepada komunikasi yang berkesan.

Untuk menggambarkan ini, mari kita bayangkan senario—ia adalah panggilan pasukan bulanan, dengan beberapa hadirin di dalam bilik dan sebahagian lagi menyertai dari rumah. Sebelum bermula, tiada sesiapa di rumah boleh mendengar kerana mikrofon bilik mesyuarat belum dipilih. 

Lebih-lebih lagi, tiada kamera di dalam bilik, jadi hadirin secara bersemuka berkongsi suapan video daripada salah satu komputer riba mereka, yang hanya menangkap sebahagian kecil bilik. Sementara itu, ahli pasukan junior yang tertekan pada suapan kamera web jarak jauh boleh dilihat dengan tergesa-gesa mengerjakan penghantaran segera, dan mengabaikan mesyuarat sepenuhnya.

Mari kita hadapi kenyataan—mesyuarat hibrid boleh menjadi huru-hara. Tetapi ia tidak perlu menjadi begitu.

Manfaat mesyuarat hibrid

Mesyuarat hibrid boleh mempunyai beberapa kelebihan apabila dijalankan dengan berkesan. Contohnya, ia:

  • Menjimatkan masa perjalanan, kos dan cap kaki karbon bagi mereka yang tidak akan hadir di lokasi mesyuarat
  • Benarkan rakan sekerja yang introvert berasa lebih yakin dalam ruang mereka sendiri, bermakna mereka boleh menumpukan pada menyumbang kepada mesyuarat, dan bukannya cara mereka berjumpa secara bersemuka
  • Boleh memudahkan hadirin yang mempunyai keperluan kebolehcapaian, untuk sesiapa yang kadangkala sukar untuk pergi ke ruang pejabat
  • Membolehkan peserta yang menggunakan peralatan khusus dalam peranan mereka untuk menjadi lebih berkesan jika mereka mempunyai akses kepada alat ini semasa mesyuarat, dengan menyertai secara jarak jauh
  • Boleh mencipta persekitaran yang berkuasa untuk usahasama yang produktif

Jadi, jika mesyuarat hibrid boleh menjadi penggunaan masa yang produktif, malah evolusi bagi format mesyuarat tradisional—bagaimanakah anda mencapai perkara ini?

Pertama sekali—mari susun teknologi anda.

Apakah teknologi yang anda perlukan untuk mesyuarat hibrid?

Teknologi memainkan peranan penting dalam mengadakan mesyuarat jarak jauh, dan penyelesaian mesyuarat hibrid yang baik hanya setanding dengan teknologi.

Dalam hal teknologi mesyuarat hibrid, terdapat dua bahagian yang perlu dipertimbangkan: Teknologi di dalam bilik, dan teknologi di rumah.

Teknologi dalam bilik mesyuarat

Untuk memudahkan mesyuarat hibrid dengan betul, teknologi bilik mesyuarat perlu dapat menerima input daripada semua kawasan bilik, dan output ke semua tempat dalam bilik.

Dalam erti kata lain, semua orang di dalam bilik itu perlu dilihat dan didengari, serta dapat melihat dan mendengar semua yang datang kembali.

Dengan mengambil kira perkara itu, berikut ialah teknologi yang perlu ada di dalam bilik mesyuarat hibrid anda:

  • PC, komputer riba atau kabel sambungan—anda memerlukan sesuatu untuk menjalankan perisian persidangan video, sama ada daripada peranti khusus atau kebiasaannya kabel sambungan seperti HDMI yang pengguna boleh menyambungkan peranti mereka sendiri
  • Kamera—dengan keupayaan untuk menangkap semua orang dalam syot, malah ada yang boleh zum pada orang yang sedang bercakap
  • Mikrofon—pastikan anda mendapatkan mikrofon dengan kekutuban semua arah, jika anda ingin ia terletak di tengah-tengah bilik, dan julat yang mencukupi untuk menangkap suara semua orang
  • Skrin—anda akan mahukan skrin untuk memaparkan suapan kamera hadirin jarak jauh, dapatkan sesuatu yang cukup besar untuk dapat dilihat dari belakang bilik
  • Pembesar suara—sama ada terbina dalam skrin atau sistem pembesar suara yang berasingan, anda perlu memastikan ia mempunyai julat yang mencukupi untuk menjadikan suara semua orang didengari
  • Alternatif pilihan: Sistem persidangan video gabungan—anda juga boleh membeli sistem yang menggabungkan kamera, mikrofon, dan pembesar suara menjadi satu unit yang serasi dengan TV

Teknologi untuk peserta jarak jauh

Walaupun bilik mesyuarat hibrid memerlukan peralatan khas untuk menangkap keseluruhan ruang, peserta jarak jauh hanya memerlukan teknologi mereka untuk melihat mereka, mendengar perkara yang mereka perkatakan, dan mengeluarkan suapan hadirin lain kepada mereka.

Berikut ialah ringkasan pantas teknologi yang semua orang di rumah harus mempunyai akses kepada:

  • PC atau komputer riba—untuk menjalankan perisian persidangan video dan mengakses mesyuarat
  • Kamera—ini mungkin kamera web terbina dalam peranti mereka atau kamera web yang disambungkan dengan USB
  • Mikrofon—sekali lagi, ini mungkin terbina dalam, atau peranti pemalam USB kendiri

Apakah perisian yang anda perlukan untuk mesyuarat hibrid?

Dengan teknologi yang disusun, anda akan memerlukan sesuatu untuk memanfaatkan teknologi tersebut. Masuk: perisian persidangan video.

Perisian persidangan video

Perisian persidangan video ialah pelantar yang menjalankan mesyuarat itu sendiri, mengambil suapan audio dan video setiap peserta, dan menghantar suapan tersebut kepada semua peserta lain dalam masa nyata.

Ini boleh menjadi penyelesaian dalam talian, atau aplikasi desktop yang dipasang, dengan kebanyakan penyedia menawarkan versi web dan yang berasaskan desktop bagi pelantar mereka.

Minta sesiapa sahaja untuk menamakan pelantar panggilan video atau persidangan video, dan tidak lama selepas itu anda akan mendengar perkataan "panggilan Zoom" disebut. Malah, bagi kebanyakan orang, perkataan itu sendiri telah menjadi sinonim dengan mesyuarat video, tanpa mengira pelantar.

Sebagai peneraju dalam ruang persidangan video, manfaat Zoom diketahui oleh kebanyakan orang. Tetapi tahukah anda bahawa, sebagai Rakan Niaga Strategik Dropbox, Zoom mempunyai integrasi lanjutan dengan ekosistem Dropbox yang lebih luas?

Beberapa ciri terbina dalam yang anda boleh nikmati apabila anda menyambungkan Zoom ke akaun Dropbox anda termasuk:

  • Usahasama masa nyata—mudah untuk menambah, menyertai, dan memulakan mesyuarat Zoom dengan serta-merta terus dari dalam fail Dropbox anda
  • Kekal terkini—dengan rakaman dan transkrip mesyuarat Zoom disalin ke simpanan fail Dropbox anda secara automatik
  • Cari fail yang dikongsi semasa mesyuarat—lihat fail Dropbox yang telah dikongsi ke Zoom dan semak aktiviti fail Dropbox untuk mengetahui perkembangan semasa pasukan anda bekerjasama
  • Kongsi kerja anda—bentangkan dokumen, slaid, dan imej daripada Dropbox semasa dalam mesyuarat Zoom, dan manfaatkan sepenuhnya masa anda bersama-sama

Alat kerjasama

Walaupun pelantar persidangan video menyediakan kemudahan untuk mengadakan mesyuarat hibrid, alatan kerjasama boleh menghidupkan mesyuarat itu.

Dengan alat usaha sama yang berasaskan awan, seperti Dropbox terbina dalam, anda boleh meningkatkan mesyuarat daripada perbincangan yang hebat kepada sesi kerja yang produktif, walaupun anda tidak sepenuhnya berada di dalam bilik yang sama.

Sama ada anda bekerjasama dalam dokumen dalam masa nyata melalui penyimpanan awan, menggunakan Dropbox Paper untuk mengambil nota, atau memautkan mesyuarat kalendar kepada dokumen Paper, kemungkinannya tidak berkesudahan.

Etika mesyuarat hibrid

Jadi, anda telah memperoleh semua teknologi yang diperlukan, memasang perisian yang diperlukan dan menyediakan aliran kerja kerjasama anda—anda pasti sudah bersedia?

Walaupun anda mungkin mempunyai semua yang anda perlukan untuk menjalankan mesyuarat daripada perspektif teknologi, kejayaan mesyuarat masih bergantung pada hadirin mesyuarat. Setiap peserta bertanggungjawab untuk mewujudkan persekitaran mesyuarat yang berjaya dan, dengan masing-masing melakukan bahagian mereka, hadirin anda boleh membantu dengan perkara ini.

Dengan mengambil kira perkara itu, berikut ialah beberapa peraturan etika am yang boleh anda kongsikan dengan rakan sekerja anda sebelum sesi, untuk menetapkan jangkaan untuk semua:

  • Kamera dihidupkan
  • Mikrofon dimatikan apabila tidak bercakap
  • Gunakan ciri "angkat tangan" dalam perisian persidangan video
  • Cuba untuk tidak bercakap atau mengganggu orang lain
  • Pastikan pencahayaan yang baik
  • Pilih latar belakang yang baik
  • Kekalkan hubungan mata
  • Berpakaian sesuai
  • Jangan lewat atau kelihatan tidak bersedia
  • Jangan tunggu sehingga saat akhir untuk menguji teknologi anda

Walaupun kebanyakan perkara ini kelihatan mudah, ia boleh membantu untuk memastikan semua orang sependapat, dengan pemahaman yang jelas tentang perkara yang diharapkan daripada mereka.

Sudah tentu, ia bukan tentang etika sahaja. Untuk benar-benar merealisasikan potensi mesyuarat hibrid, kami telah menyusun satu siri amalan, latihan, dan proses pemikiran yang terbaik untuk anda pertimbangkan.

Seorang pekerja jarak jauh menggunakan komputer riba dan set kepala untuk menyertai mesyuarat hibrid dari persekitaran pejabat rumahnya

Amalan terbaik untuk menjalankan mesyuarat hibrid yang berkesan

Dengan teknologi anda disediakan, dan hadirin anda diberi taklimat tentang jangkaan dan etika, terpulang kepada penganjur untuk menjalankan sesi yang memanfaatkan semua sepenuhnya.

Untuk membantu dengan perkara ini, berikut ialah 6 amalan terbaik mesyuarat hibrid yang istimewa untuk anda sertakan ke dalam sesi kalendar anda yang seterusnya.

1. Rancang lebih awal (dan jadualkan dengan mengambil kira masa jarak jauh)

Fikirkan tentang keperluan mesyuarat—apakah yang anda cuba capai, siapakah yang perlu berada di sana, dan apakah yang boleh anda bawa untuk menjadikan mesyuarat berkesan sebagai mesyuarat hibrid?

Fikirkan tentang peserta anda, di manakah dan bilakah mereka berpangkalan? Adakah mesyuarat hibrid pukul 9 pagi di pejabat New York praktikal untuk ahli pasukan yang lewat 3 jam di California?

2. Tetapkan agenda yang memudahkan usahasama

Rancang masa untuk berhubung dengan semua pihak, tawarkan peluang kepada peserta jarak jauh untuk bercakap, dan sebaik-baiknya minta mereka bersedia untuk bercakap atau membentangkan sesuatu semasa mesyuarat, jika sesuai.

Satu lagi perkara yang perlu dipertimbangkan ialah sama ada alat kerjasama boleh dimasukkan ke dalam agenda. Bolehkah orang bekerja pada dokumen yang dikongsi semasa dalam mesyuarat, dan adakah ia memberikan manfaat kepada tujuan mesyuarat?

3. Pastikan semua orang mempunyai teknologi yang diperlukan, dan mereka menggunakan teknologi tersebut

Tanpa perlu dinafikan lagi, anda harus memastikan rakan sepasukan anda mempunyai semua yang mereka perlukan sebelum mesyuarat. Ini biasanya akan menjadi semakan sekali sahaja, iaitu kemas kini hanya diperlukan jika rakan sepasukan menghadapi masalah dengan persediaan mereka.

Untuk hadirin luar, pastikan jangkaan jelas—yang mereka sertai melalui kamera web dan akan menyediakan mikrofon. Dalam kebanyakan kes, ini akan menjadi tersirat, walaupun dalam keadaan tertentu (seperti temu duga kerja) mungkin perlu disebut lebih awal.

4. Sediakan bilik dan teknologi video anda untuk mewujudkan rasa kehadiran

Fikirkan tentang cara bilik anda disediakan—di mana kamera, di mana skrin, di mana orang akan duduk? Susun atur bilik yang dirancang dengan baik boleh mewujudkan persekitaran yang ideal untuk hadirin anda berhubung, walaupun ada yang menyertai secara jarak jauh.

Untuk setiap kedudukan tempat duduk dalam mesyuarat, bayangkan seorang hadirin duduk di sana dan tanya diri anda perkara berikut:

  • Bolehkah mikrofon mendengar mereka?
  • Bolehkah mikrofon melihat mereka?
  • Bolehkah mereka melihat peserta jarak jauh?
  • Bolehkah semua orang berhubung antara satu sama lain, tanpa berulang kali memusingkan badan mereka ke sana ke mari?

Jika anda boleh menjawab ya kepada semua soalan di atas, untuk setiap kedudukan tempat duduk, maka persekitaran bilik mesyuarat hibrid anda sudah sedia.

5. Tetapkan seorang moderator untuk memastikan kedua-dua belah pihak berhubung

Moderator—iaitu, orang yang mengetuai mesyuarat—adalah senjata rahsia anda untuk kejayaan mesyuarat hibrid.

Seperti konduktor kepada orkestra filharmonik, moderator yang baik boleh mengendalikan mesyuarat dan membawa yang terbaik daripada semua peserta. Dalam banyak kes, moderator ialah orang yang menganjurkan mesyuarat, tetapi tidak selalu.

Moderator anda sepatutnya boleh membaca bilik dan melibatkan peserta jarak jauh apabila merasakan peserta bersemuka mula mendominasi. Mereka juga harus memastikan kumpulan tetap fokus pada hasil mesyuarat yang dikehendaki, dan agenda.

Kesan moderator yang berkesan dan diberi taklimat dengan baik terhadap kejayaan keseluruhan mesyuarat tidak boleh diperkecilkan.

6. Tanya diri anda—adakah mesyuarat ini perlu?

Sejujurnya—kita semua pernah menghadiri mesyuarat yang terasa seperti membuang masa semua orang.

Seperti yang ditunjukkan oleh panduan ini, mesyuarat yang berjaya memerlukan perancangan yang teliti.

Menyediakan semua ini mungkin kedengaran seperti banyak, dan ia boleh jadi banyak, jadi penting untuk memastikan keperluan untuk mesyuarat itu diadakan terlebih dahulu.

Dalam sesetengah kes, anda mungkin mendapati lebih produktif untuk menggunakan sistem maklum balas, sembang, dan komen dalam dokumen—membenarkan peserta membincangkan sesuatu mengikut kadar mereka sendiri.

Ini menjimatkan masa semua orang supaya fokus untuk menjadi produktif, dan membantu anda memastikan bahawa anda memanfaatkan sepenuhnya masa yang anda luangkan bersama-sama.

Senarai semak mesyuarat hibrid

Banyak perkara yang telah kita bincangkan dalam panduan ini, jadi berikut adalah ikhtisar pantas tentang perkara utama yang perlu ditanya kepada diri sendiri sebelum mesyuarat hibrid anda:

  • Adakah mesyuarat itu mempunyai tujuan yang jelas, dengan hasil yang boleh diukur dan muktamad?
  • Adakah mesyuarat ini perlu? Adakah e-mel, mesej sembang, atau komen/anotasi dokumen mencukupi?
  • Adakah anda telah menetapkan mesyuarat pada masa yang sesuai untuk semua hadirin?
  • Adakah agenda itu masuk akal untuk mesyuarat hibrid, termasuk sebarang sistem atau alat usaha sama yang mungkin anda gunakan?
  • Adakah semua orang mempunyai teknologi dan perisian yang diperlukan?
  • Adakah bilik mesyuarat anda disediakan dengan cara yang memudahkan penglibatan dari jarak jauh dan secara bersemuka?
  • Adakah anda mempunyai moderator, adakah mereka serba lengkap untuk mengendalikan mesyuarat dan melibatkan semua pihak?

Jika anda boleh menjawab ya untuk soalan di atas, maka anda sudah bersedia. Sekarang cuma tinggal membenarkan teknik ini menjadi tabiat apabila merancang sebarang mesyuarat hibrid, jarak jauh, atau bersemuka.

Jalankan mesyuarat hibrid dengan cara yang betul, dengan Dropbox

Anda telah banyak menghadiri mesyuarat yang tidak berkesan untuk mengetahui bahawa anda, dan pasukan anda, sebenarnya layak mendapat yang lebih baik.

Tiba masanya untuk menerima masa depan ruang kerja, mesyuarat dan usahasama hibrid.

Sama ada anda perlu memulakan mesyuarat dari dalam fail, mengakses rakaman dan transkrip dengan mudah dalam penyimpanan awan anda, atau bekerjasama dalam dokumen kerja dalam masa nyata—dengan Dropbox dan Zoom, anda boleh melakukan kesemuanya.

Berjauhan, tetapi lebih berhubung berbanding sebelum ini.

Cuba Dropbox dengan Zoom hari ini