Der er ingen tvivl: De seneste globale begivenheder har ændret den måde, som vi arbejder og samarbejder på, permanent – især i forhold til roller, der traditionelt set har passet til kontormiljøer.
Vi byttede vandautomaterne ud med webcams, tog nye eksterne workflows til os og fortsatte med at passe vores forpligtelser – og holde kontakten til hinanden – selv når vi ikke kunne gøre det ansigt til ansigt.
Da verden gradvist åbnede igen, valgte nogle af fortsætte med fjernarbejde, mens andre foretrak at vende tilbage til kontoret på fuld tid – og mange besluttede, at en kombination af de to var det bedste. Det har medført, at det er blevet normalt for møder at inkludere en blanding af personligt fremmøde og eksternt fremmøde.
Som mange har fundet ud af, er udfordringen at gøre disse såkaldte “hybridmøder” tilgængelige og produktive for alle mødedeltagere. Opfanger lyd- og videoudstyret i det fysiske mødelokale f.eks. input fra alle deltagere, eller er der udarbejdet en procedure, som sikrer, at eksterne mødedeltagere også har mulighed for at deltage i diskussioner?
Vi ser nærmere på det hele i denne omfattende vejledning og udstyrer dig med de værktøjer, teknologier og færdigheder, som du skal bruge for at afholde fantastiske hybridmøder, der giver produktive resultater.
Lyder det godt? Fint! Lad os starte med det grundlæggende.
Gå til et bestemt afsnit
- Hvad er et hybridmøde?
- Udfordringer ved hybridmøder
- Fordele ved hybridmøder
- Teknologi til hybridmøder
- Software til hybridmøder
- God etikette for hybridmøder
- Bedste praksis for afholdelse af hybridmøder
- Tjekliste til hybridmøder
Hvad er et hybridmøde?
Et hybridmøde er en kombination af et traditionelt fysisk møde, der afholdes ansigt til ansigt, og et eksternt møde, der afholdes over en opkaldsplatform til møder.
Hybridmøder opstår som regel, når nogle mødedeltagere er til stede i det fysiske lokale, mens andre ikke er.
Her er nogle almindelige scenarier for, hvorfor hybridmøder kan være nødvendige:
- Virksomheder med fleksible politikker for fjernarbejde, hvor det ikke er obligatorisk at være fysisk til stede på kontoret
- Multinationale virksomheder med ansatte i flere geografiske områder og tidszoner
- Eksterne og kunderettede møder, hvor ét team er samlet i et mødelokale, mens de afholder et forretningsmøde med et andet team eller en anden virksomhed, der befinder sig på deres respektive kontorer.
Udfordringer ved hybridmøder – hvad er svært?
Det er ingen hemmelighed, at hybridmøder hurtigt kan udvikle sig til det rene kaos, hvis de ikke planlægges og styres ordentligt. Bare spørg alle, der deltager i mange af dem, og du vil høre om samtaler uden kamerabillede, der ikke er til at høre, webkameraer, der forsvinder, og mødedeltagere, der ubevidst afbryder hinanden hele tiden.
Den største forskel mellem et hybridmøde og et traditionelt møde – som ofte medfører udfordringer – er deltagerinddragelse, nærhed og kommunikationsbarrierer.
Vi kan for eksempel illustrere med dette et månedligt teammøde, der både har deltagere til stede i mødelokalet og andre, der deltager hjemmefra. Inden mødet overhovedet kommer i gang, kan ingen af de eksterne deltagere høre noget, fordi mikrofonen i mødelokalet ikke er blevet valgt.
Der er heller ikke noget kamera i lokalet, så de fysisk fremmødte deler et videofeed fra en bærbar computer, som kun filmer en mindre del af lokalet. I mellemtiden kan man i webcam-feedet se en kollega, som arbejder febrilsk på en vigtig deadline og fuldstændig ignorerer mødet.
Lad os være helt ærlige – hybridmøder kan være kaotiske. Men det behøver de ikke at være.
Fordele ved hybridmøder
Hybridmøder kan have en række fordele, når de afholdes effektivt. De giver f.eks. følgende fordele:
- De sparer rejsetid, omkostninger og CO2 for de deltagere, der ikke i forvejen befinder sig, hvor mødet bliver afholdt.
- De får introverte kolleger til at føle sig mere trygge i deres vante omgivelser, så de kan fokusere på at bidrage til mødet i stedet for at spekulere over, hvordan de fremstår som person.
- De kan gøre tingene nemmere for deltagere med særlige behov, som ofte kan have udfordringer med transporten til kontoret.
- Deltagere, der bruger specialudstyr i deres arbejde, får mulighed for at være mere effektive ved at deltage eksternt, hvis de har adgang til disse værktøjer under mødet
- De kan skabe et godt miljø for et produktivt samarbejde
Så hybridmøder kan faktisk være produktive, og endda også være en videreudvikling af det traditionelle møde – men hvordan opnår man det?
For det første: Lad os give dig styr på teknologien.
Hvilken teknologi skal man bruge til hybridmøder?
Teknologi spiller en afgørende rolle, når det gælder afholdelse af hybridmøder – og en god hybridmødeløsning er kun så god som dens teknologi.
Der er to ting, du skal tage med i dine overvejelser, når det gælder hybridmødeteknologi: Teknologien i mødelokalet og teknologien derhjemme.
Teknologi i mødelokalet
Hvis du skal afholde effektive hybridmøder, skal teknologien i mødelokalet kunne modtage input fra alle lokalets hjørner og kunne sende ud til alle lokalets hjørner.
Med andre ord: Alle i lokalet skal kunne ses og høres og samtidig kunne se og høre alt, der kommer retur fra eksterne deltagere.
Med de forudsætninger i tankerne er det denne teknologi, du skal bruge i mødelokalet:
- En bærbar eller stationær computer eller et tilslutningskabel: Du skal bruge noget, der kan køre softwaren til videomøder – hvad enten det er en dedikeret enhed eller, oftere, et tilslutningskabel, som f.eks. HDMI, som brugerne kan slutte deres egne enheder til.
- Et kamera – der er udviklet til at få alle med i billedet. Nogle kan endda zoome ind på den person, der taler
- En mikrofon – sørg for at anskaffe en mikrofon med omnidirektionel polaritet, hvis den skal placeres midt i rummet, og sørg for, at den har rækkevidde til at opfange alles stemmer
- En skærm – du skal have en skærm for at kunne se de eksterne deltageres kameraer – gå efter en skærm, der er stor nok til, at den kan ses bagerst i lokalet
- Højttalere – uanset om de er indbygget i skærmen eller et separat højttalersystem, skal du sørge for, at de har tilstrækkelig rækkevidde til, at man kan høre alles stemmer
- Valgfrit alternativ: Kombineret videokonferencesystem – du kan også købe systemer, der kombinerer kamera, mikrofon og højttalere i en enkelt, tv-kompatibel enhed
Teknologi til eksterne deltagere
Et hybridt mødelokale kræver specialudstyr til optagelse af hele rummet, men eksterne deltagere har bare brug teknologi, der sørger for, at man kan se dem, høre, hvad de siger, og viser dem de øvrige deltageres feeds.
Her er en hurtig oversigt over den teknologi, som alle bør have adgang til derhjemme:
- En pc eller en bærbar computer – til at køre softwaren til videokonferencer og få adgang til mødet
- Et kamera – det kan være et indbygget webkamera i deres enhed eller et USB-tilsluttet webkamera
- En mikrofon – den kan også være indbygget eller en separat USB plugin-enhed
Hvilken software skal man bruge til hybridmøder?
Når der er styr på teknologien, har du brug for noget, der kan bruge den. Angiv: software til videokonferencer.
Software til videokonferencer
Software til videokonferencer er den platform, der kører selve mødet og tager alle deltagernes lyd- og videofeed og sender dem til alle andre deltagere i realtid.
Det kan være en onlineløsning eller et installeret computerprogram. De fleste udbydere tilbyder både web- og computerbaserede versioner af deres platform.
Bed nogen om at nævne en videoopkalds- eller videokonferenceplatform, og det varer ikke længe, før du hører ordet "Zoomopkald" nævnt. Faktisk er ordet for mange blevet synonymt med videomøder, uanset hvilken platform der er tale om.
Som førende inden for videokonferenceteknologi er Zooms fordele velkendte for de fleste mennesker. Men vidste du, at Zoom som strategisk Dropbox-partner har avancerede integrationer med det bredere Dropbox-økosystem?
Nogle af de indbyggede funktioner, som du kan anvende, når du knytter Zoom til din Dropbox-konto, omfatter følgende:
- Samarbejde i realtid – det er nemt at tilføje, deltage i og øjeblikkeligt starte et Zoom-møde direkte fra dine Dropbox-filer
- Hold dig opdateret – med Zoom-mødeoptagelser og -transskriptioner, der automatisk kopieres til dit Dropbox-fillager
- Find filer, der er delt under møder – se, hvilke Dropbox-filer der blev delt til Zoom, og gennemgå Dropbox-filaktivitet for at have overblik over fremskridtene, når dit team samarbejder
- Del dit arbejde – præsenter dokumenter, dias og billeder fra Dropbox under et Zoom-møde, og få mest muligt ud af jeres tid sammen
Samarbejdsværktøjer
Platforme til videokonferencer leverer faciliteterne til at holde et hybridmøde, men samarbejdsværktøjer giver større udbytte af mødet.
Med skybaserede samarbejdsværktøjer, f.eks. dem, der er indbygget i Dropbox, kan du omdanne et møde fra en god diskussion til en produktiv arbejdssession, selvom I ikke alle befinder jer i samme lokale.
Uanset om du samarbejder om dokumenter i realtid via cloudlager, bruger Dropbox Paper til at tage noter eller knytter et kalendermøde til et Paper-dokument, er mulighederne uendelige.
God etikette for hybridmøder
Nu har du anskaffet dig al den nødvendige teknologi, installeret den nødvendige software og oprettet din samarbejdsarbejdsgang – så er du vel klar til gå i gang?
Selvom du nok har alt, hvad du skal bruge til at afholde mødet set fra et teknologisk perspektiv, afhænger mødets succes i sidste ende af deltagerne. Hver enkelt deltager er ansvarlig for at skabe et vellykket mødemiljø, og deltagerne kan hjælpe ved hver især at bidrage til det.
Med det i tankerne er her nogle generelle etiketteregler, som du kan dele med dine kolleger inden sessionen for at fastsætte forventningerne for alle:
- Kameraerne skal være tændt
- Mikrofonerne skal være slukket, når man ikke taler
- Brug funktionen "ræk hånden op" i videokonferencesoftwaren
- Prøv at lade være med at tale samtidig med andre eller afbryde folk
- Sørg for korrekt belysning
- Vælg den rigtige baggrund
- Hold øjenkontakt
- Klæd dig passende
- Kom ikke for sent, og undgå at virke uforberedt
- Vent ikke til sidste øjeblik med at teste din teknologi
Selvom mange af disse råd kan virke enkle, kan de medvirke til at sikre, at alle er opdaterede og har en klar forståelse af, hvad der forventes af dem.
Selvfølgelig handler det ikke kun om etikette. Vi har samlet en række af de bedste fremgangsmåder, øvelser og tankeprocesser, som du kan overveje og anvende for virkelig at få det fulde udbytte af hybridmøder.
Bedste fremgangsmåder for afholdelse af effektive hybridmøder
Når din teknologi er klar, og deltagerne her informeret om forventninger og etikette, er det op til arrangøren at køre en session, der får det bedste ud af det hele.
Som en hjælp til dette er her 6 banebrydende bedste fremgangsmåder for hybridmøder, som du kan integrere i din næste kalendersession.
1. Planlæg i god tid (og tag højde for fjerntid i planlægningen)
Tænk over, hvad der er behov for ved mødet – hvad forsøger du at opnå, hvem skal være der, og hvad kan du bidrage med for at gøre det effektivt som hybridmøde?
Tænk på deltagerne – hvor og i hvilken tidszone befinder de sig? Vil et hybridmøde klokken 9.00 i New York-afdelingen være praktisk for et teammedlem, som er 3 timer bagud i Californien?
2. Sæt en dagsorden, der fremmer samarbejde
Planlæg tid til at kommunikere med alle parter, giv eksterne deltagere mulighed for at tale, og få dem ideelt set til at være forberedt på at tale eller præsentere noget under mødet, hvis det er relevant.
Et andet område, du skal overveje, er, om samarbejdsværktøjer kan indgå i dagsordenen. Kan folk arbejde på et delt dokument under mødet, og vil det være gavnligt for mødets formål?
3. Sørg for, at alle har den nødvendige teknologi, og at de bruger den
Det siger sig selv, at du bør tjekke, om dine teamkammerater har alt, hvad de skal bruge, forud for mødet. Det vil normalt være et engangstjek, og en opdatering vil kun være nødvendig, hvis et teammedlem har et problem med sin opsætning.
Gør forventningerne til eksterne deltagere klare – de skal deltage via webkamera og have opsat en mikrofon. I de fleste tilfælde vil det være underforstået, men i visse tilfælde (f.eks. en jobsamtale) kan det være nødvendigt at nævne det i forvejen.
4. Konfigurer lokalet og videoteknologien, så der skabes en følelses af nærvær
Tænk over, hvordan lokalet er indrettet – hvor er kameraet, hvor er skærmen, og hvor sidder deltagerne? En velovervejet lokaleopsætning kan skabe et ideelt miljø, så deltagerne kan engagere sig – selvom nogle af dem deltager eksternt.
For hver siddeplads i mødet kan du forestille dig, at der sidder en deltager, og stille dig selv følgende spørgsmål:
- Kan mikrofonen høre dem?
- Kan kameraet se dem?
- Kan de se de eksterne deltagere?
- Kan alle kommunikere med hinanden uden hele tiden at skulle rykke kroppen frem og tilbage?
Hvis du kan svare ja til alle ovenstående spørgsmål, er dit hybridmødelokalemiljø klar.
5. Udpeg en moderator for at sørge for, at begge sider er lige engagerede
Moderatoren – dvs. den person, der leder mødet – er dit hemmelige våben til at opnå succes med hybridmøder.
Ligesom en dirigent for et symfoniorkester kan en god moderator tage ansvaret for møder og få det bedste frem i alle deltagerne. I mange tilfælde vil det være den person, der har arrangeret mødet, men ikke altid.
Din moderator skal være i stand til at "læse" rummet og engagere eksterne deltagere, når det virker som om, de interne deltagere begynder at dominere. Vedkommende skal også sørge for, at gruppen er fokuseret på det ønskede resultat af mødet og på dagsordenen.
Betydningen af en effektiv og velinformeret moderator for, hvor vellykket et møde bliver, må ikke undervurderes.
6. Spørg dig selv – er dette møde nødvendigt?
Lad os være ærlige – vi har alle deltaget i møder, der føltes som spild af alles tid.
Som denne vejledning har vist, kræver et vellykket møde nøje planlægning.
Det kan lyde som en masse arbejde at forberede alt dette, og det kan det også være, så det er vigtigt at sikre, at det er nødvendigt at holde mødet.
I nogle tilfælde kan det være mere produktivt at bruge feedback-, chat- og kommentarsystemer i dokumenter – det giver folk mulighed for at drøfte ting, når det passer i deres program.
Det frigør alles tid til at fokusere på at være produktiv, og det hjælper jer med at sikre, at I får mest muligt ud af den tid, I bruger sammen.
Tjekliste til hybridmøder
Vi har været vidt omkring i denne vejledning, så her er en kort opsummering af de vigtigste spørgsmål, du skal stille dig selv forud for et hybridmøde:
- Har mødet et klart formål med et målbart og definitivt resultat?
- Behøver der at blive holdt et møde? Vil en e-mail, chatbesked eller en dokumentkommentar/-annotation være tilstrækkeligt?
- Har du planlagt mødet til et tidspunkt, der fungerer for alle deltagerne?
- Giver dagsordenen mening i forbindelse med et hybridmøde – herunder eventuelle systemer eller samarbejdsværktøjer, I bruger?
- Har alle den teknologi og software, de har brug for?
- Er mødelokalet indrettet på en måde, der fremmer engagement både hos interne og eksterne deltagere?
- Har du en moderator, og er vedkommende godt rustet til at styre mødet og engagere alle parter?
Hvis du kan svare ja til alle ovenstående spørgsmål, er du klar. Alt, hvad der mangler nu, er at sikre, at disse teknikker bliver en selvfølge, når du planlægger hybridmøder, fjernmøder eller personlige møder.
Hold hybridmøder på den rigtige måde med Dropbox
Du har deltaget i tilstrækkelig mange ineffektive møder til at vide, at du og dit team fortjener bedre.
Det er på tide at begynde at acceptere den hybride fremtid for arbejdspladser, møder og samarbejde.
Uanset om du har brug for at starte møder fra filer, nemt kunne få adgang til optagelser og transskriptioner i dit cloudlager eller samarbejde om arbejdsdokumenter i realtid – med Dropbox og Zoom kan du gøre det hele.