Czym jest spotkanie hybrydowe i jak sprawić, by było bardziej efektywne?

Wyzwania związane ze spotkaniami hybrydowymi — co je wyróżnia?

Nie jest tajemnicą, że bez odpowiedniego planowania i moderowania spotkania hybrydowe mogą szybko pogrążyć się w chaosie. Każdy, kto regularnie bierze w nich udział, doskonale zna problemy takie jak niesłyszalne rozmowy poza kamerą, znikające kamery internetowe i niezliczone przypadki uczestników, którzy nieświadomie przerywają sobie nawzajem.

Duża różnica między spotkaniem hybrydowym a tradycyjnym, która często wiąże się z wyzwaniami, sprowadza się do integracji, bliskości i barier w skutecznej komunikacji.

Aby to zilustrować, wyobraźmy sobie taki scenariusz — odbywa się comiesięczna rozmowa zespołu. Część uczestników przebywa w sali konferencyjnej, a część dołącza z domu. Już na samym początku uczestnicy zdalni nic nie słyszą, ponieważ w sali konferencyjnej nie wybrano mikrofonu. 

Co więcej, w pomieszczeniu nie ma kamery, więc osoby przebywające w sali konferencyjnej udostępniają obraz wideo z jednego ze swoich laptopów, który rejestruje tylko niewielką część sali. Tymczasem na obrazie ze zdalnej kamery internetowej widać zestresowanego młodszego członka zespołu, który gorączkowo pracuje nad pilnym zadaniem i całkowicie ignoruje spotkanie.

Spójrzmy prawdzie w oczy — spotkania hybrydowe mogą być chaotyczne. Ale wcale nie muszą.

Korzyści płynące ze spotkań hybrydowych

Spotkania hybrydowe mogą mieć wiele zalet, jeśli są prowadzone efektywnie. Na przykład:

• Pozwalają ograniczyć czas podróży, koszty i ślad węglowy w przypadku osób, które musiałyby specjalnie przyjechać na miejsce spotkania.
• Dzięki nim introwertyczni współpracownicy mogą poczuć się pewniej we własnej przestrzeni, co pozwala im skupić się na wnoszeniu wkładu w spotkanie, a nie na tym, jak wypadają na żywo.
• Mogą stanowić ułatwienie dla niepełnosprawnych uczestników, dla których podróżowanie do pomieszczeń biurowych może być czasem wyzwaniem.
• Umożliwiają uczestnikom, którzy w ramach swoich obowiązków korzystają ze specjalistycznego sprzętu, bardziej efektywną pracę, jeśli mają dostęp do tych narzędzi podczas spotkania, łącząc się zdalnie.
• Mogą pomóc stworzyć potężne środowisko produktywnej współpracy.

Jeśli więc spotkania hybrydowe mogą być produktywne, a nawet prowadzić do ewolucji tradycyjnego formatu spotkania, to jak należy je prowadzić, aby osiągnąć sukces?

Zacznijmy od spraw technicznych.

Jakiej technologii potrzebujesz do prowadzenia spotkań hybrydowych?

Technologia odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu spotkań zdalnych. Dobre rozwiązanie do spotkań hybrydowych jest tylko tak dobre, jak technologia leżąca u jego podstaw.

Jeśli chodzi o technologię spotkań hybrydowych, należy wziąć pod uwagę dwie kwestie: technologię w sali konferencyjnej i technologię w domu.

Technologia w sali konferencyjnej

Aby w odpowiedni sposób ułatwić spotkania hybrydowe, technologia w sali konferencyjnej musi być w stanie odbierać dźwięk i obraz ze wszystkich jej części, a także przekazywać je do wszystkich punktów w sali.

Innymi słowy, wszyscy w sali muszą być widziani i słyszani, a także być w stanie zobaczyć i usłyszeć wszystkich uczestników zdalnych.

Mając to na uwadze, przedstawiamy rozwiązania technologiczne, które muszą być dostępne w Twojej hybrydowej sali konferencyjnej:

• Komputer PC, laptop lub kabel połączeniowy — do uruchomienia oprogramowania do wideokonferencji potrzebne jest dedykowane urządzenie lub częściej kabel, np. HDMI, który użytkownicy mogą podłączyć do własnego urządzenia.
• Kamera — umożliwiająca uchwycenie wszystkich osób w kadrze; niektóre mogą nawet powiększyć mówiącą osobę.
• Mikrofon – upewnij się, że korzystasz z mikrofonu o wielokierunkowej biegunowości, jeśli masz zamiar umieścić go na środku sali, i wystarczający zasięg, aby odbierać głosy wszystkich uczestników.
• Ekran — będzie potrzebny do wyświetlania obrazu z kamer uczestników zdalnych. Powinien być na tyle duży, aby był widoczny z tyłu sali.
• Głośniki — niezależnie od tego, czy są wbudowane w ekran, czy stanowią część oddzielnego systemu, należy upewnić się, że mają wystarczający zasięg, aby każdy mógł usłyszeć głos pozostałych uczestników.
• Inna możliwość: połączony system wideokonferencyjny — można również kupić systemy, które stanowią połączenie kamery, mikrofonu i głośników w ramach jednego, zgodnego z telewizorem urządzenia.

Technologia dla uczestników zdalnych

Podczas gdy uchwycenie całej hybrydowej sali konferencyjnej wymaga użycia specjalnego sprzętu, zdalni uczestnicy potrzebują po prostu technologii, która ich widzi, słyszy, co mówią, i przekazuje im informacje od innych uczestników.

Oto krótkie zestawienie technologii, do których powinien mieć dostęp każdy pracujący w domu:

• Komputer PC lub laptop — aby uruchomić oprogramowanie do wideokonferencji i uzyskać dostęp do spotkania.
• Kamera — może to być kamera internetowa wbudowana w urządzenie lub podłączona przez USB.
• Mikrofon — również może to być urządzenie wbudowane lub samodzielne urządzenie podłączone przez USB.

Jakiego oprogramowania potrzebujesz do prowadzenia spotkań hybrydowych?

Gdy przygotujesz już odpowiednią technologię, będziesz potrzebować czegoś, co pozwoli Ci ją wykorzystać. Czas zająć się oprogramowaniem do wideokonferencji.

Oprogramowanie do wideokonferencji

Oprogramowanie do wideokonferencji to platforma, która obsługuje samo spotkanie, pobierając od każdego uczestnika sygnał audio i wideo oraz przesyłając je w czasie rzeczywistym do wszystkich pozostałych uczestników.

Może to być rozwiązanie online lub zainstalowana aplikacja komputerowa, przy czym większość dostawców oferuje zarówno internetowe, jak i stacjonarne wersje swojej platformy.

Zapytaj kogokolwiek o platformę do połączeń wideo lub wideokonferencji, a po chwili usłyszysz o „połączeniach Zoom”. Dla wielu osób te słowa stały się synonimem spotkań wideo, niezależnie od platformy.

Zoom jest liderem w dziedzinie wideokonferencji — większość użytkowników doskonale zna zalety tej usługi. Ale czy wiesz, że jako nasz partner strategiczny Zoom oferuje zaawansowane integracje z szerszym ekosystemem Dropbox?

Oto niektóre z wbudowanych funkcji, z których możesz korzystać po połączeniu Zoom z kontem Dropbox:

• Współpraca w czasie rzeczywistym — można łatwo dodać spotkanie Zoom, dołączyć do niego i natychmiast je rozpocząć bezpośrednio z plików Dropbox
• Aktualne pliki — nagrania i transkrypcje spotkań Zoom są automatycznie kopiowane do miejsca przechowywania plików Dropbox
• Wyszukiwanie plików udostępnianych podczas spotkań — zobacz, które pliki Dropbox zostały udostępnione w Zoom, i przeglądaj aktywność plików Dropbox, aby być na bieżąco z postępem prac Twojego zespołu.
• Udostępnianie materiałów — prezentuj dokumenty, slajdy i obrazy z Dropbox podczas spotkań Zoom, aby jak najlepiej wykorzystać wspólnie spędzony czas.

Narzędzia do współpracy

Podczas gdy platformy do wideokonferencji zapewniają zaplecze do prowadzenia spotkań hybrydowych, narzędzia do współpracy mogą je ożywić.

Dzięki takim chmurowym narzędziom do współpracy jak te wbudowane w Dropbox możesz sprawić, że świetna dyskusja przekształci się w produktywną sesję roboczą, nawet jeśli wszyscy członkowie spotkania nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu.

Niezależnie od tego, czy współpracujesz nad dokumentami w czasie rzeczywistym za pośrednictwem usługi przechowywania w chmurze, używasz Dropbox Paper do robienia notatek, czy łączysz spotkanie w kalendarzu z dokumentem Paper, możliwości są nieograniczone.

Etykieta spotkań hybrydowych

Masz już całą niezbędną technologię. Oprogramowanie zostało zainstalowane, a przepływ współpracy skonfigurowany — czy na pewno wszystko jest gotowe?

Choć z technologicznego punktu widzenia masz wszystko, czego potrzebujesz do przeprowadzenia spotkania, jego powodzenie nadal będzie zależeć od uczestników. Każdy z nich jest odpowiedzialny za stworzenie efektywnego środowiska — aby w tym pomóc, trzeba przestrzegać ustalonych zasad.

Mając to na uwadze, poniżej przedstawiamy kilka ogólnych zasad etykiety, którymi możesz podzielić się ze współpracownikami przed sesją, aby ustalić oczekiwania dla wszystkich:

• Włączyć kamery.
• Wyłączyć mikrofony, gdy nie mówimy.
• Wykorzystywać funkcje „podniesienia ręki” w oprogramowaniu do wideokonferencji.
• Starać się nie mówić jednocześnie z innymi uczestnikami ani im nie przerywać.
• Zapewnić właściwe oświetlenie.
• Wybrać odpowiednie tło.
• Utrzymywać kontakt wzrokowy.
• Ubierać się odpowiednio.
• Nie spóźniać się i nie sprawiać wrażenia nieprzygotowanego.
• Nie czekać do ostatniej chwili, aby przetestować swoją technologię.

Chociaż wiele z tych zasad wydaje się oczywistych, dzięki nim można mieć pewność, że wszyscy grają do jednej bramki i rozumieją, czego się od nich oczekuje.

Etykieta to oczywiście nie wszystko. Aby w pełni wykorzystać potencjał spotkań hybrydowych, przygotowaliśmy szereg sprawdzonych procedur, ćwiczeń i procesów myślowych, których wdrożenie warto rozważyć.