Skip to content (Press Enter)

Czym jest spotkanie hybrydowe i jak sprawić, by było bardziej efektywne?

Spotkania hybrydowe stały się dla wielu z nas powszechną, choć czasem frustrującą częścią planu dnia. Jednak czym one tak naprawdę są i jak możemy je usprawnić? Wyjaśniamy wszystko w tym kompletnym przewodniku po prowadzeniu skutecznych i angażujących spotkań hybrydowych.

Już dziś wypróbuj Dropbox z Zoom
Pracownik zdalny bierze udział w spotkaniu hybrydowym, korzystając z laptopa i mikrofonu

Nie da się ukryć, że ostatnie wydarzenia na świecie trwale zmieniły sposób, w jaki pracujemy i współpracujemy, zwłaszcza w przypadku funkcji tradycyjnie kojarzonych ze środowiskiem biurowym.

Zamieniliśmy dystrybutory wody na kamery internetowe, przyjęliśmy nowe zdalne przepływy pracy i nadal wykonywaliśmy nasze obowiązki — oraz łączyliśmy się ze sobą — nawet wtedy, gdy nie mogliśmy robić tego twarzą w twarz.

Gdy świat stopniowo ponownie się otwierał, niektórzy decydowali się kontynuować pracę zdalną, inni woleli pracować w biurze w pełnym wymiarze godzin, a wiele osób uznało, że najlepiej sprawdza się połączenie tych dwóch modeli. W rezultacie od tego czasu powszechne stało się organizowanie spotkań, w których biorą udział zarówno osoby obecne na miejscu, jak i te, które dołączają zdalnie.

Wyzwaniem, o czym przekonało się wiele osób, jest sprawienie, by te tak zwane „spotkania hybrydowe” były dostępne i produktywne dla wszystkich uczestników. Czy sprzęt audio i wideo w sali konferencyjnej odpowiednio rejestruje wypowiedzi wszystkich uczestników lub czy ustalono zasady etykiety zapewniające uczestnikom zdalnym możliwość włączenia się do dyskusji?

W tym kompleksowym przewodniku omówimy wszystkie te kwestie, wyposażając Cię w narzędzia, technologie i umiejętności potrzebne do prowadzenia doskonałych spotkań hybrydowych, które przynoszą oczekiwane rezultaty.

Brzmi dobrze? Świetnie, zacznijmy więc od podstaw.

Przejdź do sekcji

Czym jest spotkanie hybrydowe?

Spotkanie hybrydowe to połączenie tradycyjnego spotkania twarzą w twarz ze spotkaniem zdalnym, które odbywa się za pośrednictwem platformy do połączeń konferencyjnych.

Spotkania hybrydowe mają miejsce zazwyczaj wtedy, gdy niektórzy uczestnicy są fizycznie obecni w placówce, a inni nie.

Oto kilka typowych scenariuszy, w których spotkania hybrydowe mogą być konieczne:

  • Firmy z elastyczną polityką pracy zdalnej, w przypadku których obecność w biurze nie jest obowiązkowa.
  • Międzynarodowe firmy, które zatrudniają pracowników znajdujących się w różnych miejscach i strefach czasowych.
  • Spotkania zewnętrzne i z klientami, podczas których zespół przebywa wspólnie w sali konferencyjnej, prowadząc spotkanie biznesowe z innym zespołem lub przedstawicielami firmy przebywającymi w swojej siedzibie.
Grupa współpracowników gromadzi się przy laptopie, aby wziąć udział w spotkaniu hybrydowym

Wyzwania związane ze spotkaniami hybrydowymi — co je wyróżnia?

Nie jest tajemnicą, że bez odpowiedniego planowania i moderowania spotkania hybrydowe mogą szybko pogrążyć się w chaosie. Każdy, kto regularnie bierze w nich udział, doskonale zna problemy takie jak niesłyszalne rozmowy poza kamerą, znikające kamery internetowe i niezliczone przypadki uczestników, którzy nieświadomie przerywają sobie nawzajem.

Duża różnica między spotkaniem hybrydowym a tradycyjnym która często wiąże się z wyzwaniami, sprowadza się do integracji, bliskości i barier w skutecznej komunikacji.

Aby to zilustrować, wyobraźmy sobie taki scenariusz — odbywa się comiesięczna rozmowa zespołu. Część uczestników przebywa w sali konferencyjnej, a część dołącza z domu. Już na samym początku uczestnicy zdalni nic nie słyszą, ponieważ w sali konferencyjnej nie wybrano mikrofonu. 

Co więcej, w pomieszczeniu nie ma kamery, więc osoby przebywające w sali konferencyjnej udostępniają obraz wideo z jednego ze swoich laptopów, który rejestruje tylko niewielką część sali. Tymczasem na obrazie ze zdalnej kamery internetowej widać zestresowanego młodszego członka zespołu, który gorączkowo pracuje nad pilnym zadaniem i całkowicie ignoruje spotkanie.

Spójrzmy prawdzie w oczy — spotkania hybrydowe mogą być chaotyczne. Ale wcale nie muszą.

Korzyści płynące ze spotkań hybrydowych

Spotkania hybrydowe mogą mieć wiele zalet, jeśli są prowadzone efektywnie. Na przykład:

  • Pozwalają ograniczyć czas podróży, koszty i ślad węglowy w przypadku osób, które musiałyby specjalnie przyjechać na miejsce spotkania.
  • Dzięki nim introwertyczni współpracownicy mogą poczuć się pewniej we własnej przestrzeni, co pozwala im skupić się na wnoszeniu wkładu w spotkanie, a nie na tym, jak wypadają na żywo.
  • Mogą stanowić ułatwienie dla niepełnosprawnych uczestników, dla których podróżowanie do pomieszczeń biurowych może być czasem wyzwaniem.
  • Umożliwiają uczestnikom, którzy w ramach swoich obowiązków korzystają ze specjalistycznego sprzętu, bardziej efektywną pracę, jeśli mają dostęp do tych narzędzi podczas spotkania, łącząc się zdalnie.
  • Mogą pomóc stworzyć potężne środowisko produktywnej współpracy.

Jeśli więc spotkania hybrydowe mogą być produktywne, a nawet prowadzić do ewolucji tradycyjnego formatu spotkania, to jak należy je prowadzić, aby osiągnąć sukces?

Zacznijmy od spraw technicznych.

Jakiej technologii potrzebujesz do prowadzenia spotkań hybrydowych?

Technologia odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu spotkań zdalnych. Dobre rozwiązanie do spotkań hybrydowych jest tylko tak dobre, jak technologia leżąca u jego podstaw.

Jeśli chodzi o technologię spotkań hybrydowych, należy wziąć pod uwagę dwie kwestie: technologię w sali konferencyjnej i technologię w domu.

Technologia w sali konferencyjnej

Aby w odpowiedni sposób ułatwić spotkania hybrydowe, technologia w sali konferencyjnej musi być w stanie odbierać dźwięk i obraz ze wszystkich jej części, a także przekazywać je do wszystkich punktów w sali.

Innymi słowy, wszyscy w sali muszą być widziani i słyszani, a także być w stanie zobaczyć i usłyszeć wszystkich uczestników zdalnych.

Mając to na uwadze, przedstawiamy rozwiązania technologiczne, które muszą być dostępne w Twojej hybrydowej sali konferencyjnej:

  • Komputer PC, laptop lub kabel połączeniowy — do uruchomienia oprogramowania do wideokonferencji potrzebne jest dedykowane urządzenie lub częściej kabel, np. HDMI, który użytkownicy mogą podłączyć do własnego urządzenia.
  • Kamera — umożliwiająca uchwycenie wszystkich osób w kadrze; niektóre mogą nawet powiększyć mówiącą osobę.
  • Mikrofon – upewnij się, że korzystasz z mikrofonu o wielokierunkowej biegunowości, jeśli masz zamiar umieścić go na środku sali, i wystarczający zasięg, aby odbierać głosy wszystkich uczestników.
  • Ekran — będzie potrzebny do wyświetlania obrazu z kamer uczestników zdalnych. Powinien być na tyle duży, aby był widoczny z tyłu sali.
  • Głośniki — niezależnie od tego, czy są wbudowane w ekran, czy stanowią część oddzielnego systemu, należy upewnić się, że mają wystarczający zasięg, aby każdy mógł usłyszeć głos pozostałych uczestników.
  • Opcjonalna alternatywa: połączony system wideokonferencyjny — można również kupić systemy, które stanowią połączenie kamery, mikrofonu i głośników w ramach jednego, zgodnego z telewizorem urządzenia.

Technologia dla uczestników zdalnych

Podczas gdy uchwycenie całej hybrydowej sali konferencyjnej wymaga użycia specjalnego sprzętu, zdalni uczestnicy potrzebują po prostu technologii, która ich widzi, słyszy, co mówią, i przekazuje im informacje od innych uczestników.

Oto krótkie zestawienie technologii, do których powinien mieć dostęp każdy pracujący w domu:

  • Komputer PC lub laptop — aby uruchomić oprogramowanie do wideokonferencji i uzyskać dostęp do spotkania.
  • Kamera — może to być kamera internetowa wbudowana w urządzenie lub podłączona przez USB.
  • Mikrofon — również może to być urządzenie wbudowane lub samodzielne urządzenie podłączone przez USB.

Jakiego oprogramowania potrzebujesz do prowadzenia spotkań hybrydowych?

Gdy przygotujesz już odpowiednią technologię, będziesz potrzebować czegoś, co pozwoli Ci ją wykorzystać. Czas zająć się oprogramowaniem do wideokonferencji.

Oprogramowanie do wideokonferencji

Oprogramowanie do wideokonferencji to platforma, która obsługuje samo spotkanie, pobierając od każdego uczestnika sygnał audio i wideo oraz przesyłając je w czasie rzeczywistym do wszystkich pozostałych uczestników.

Może to być rozwiązanie online lub zainstalowana aplikacja komputerowa, przy czym większość dostawców oferuje zarówno internetowe, jak i stacjonarne wersje swojej platformy.

Zapytaj kogokolwiek o platformę do połączeń wideo lub wideokonferencji, a po chwili usłyszysz o „połączeniach Zoom”. Dla wielu osób te słowa stały się synonimem spotkań wideo, niezależnie od platformy.

Zoom jest liderem w dziedzinie wideokonferencji — większość użytkowników doskonale zna zalety tej usługi. Ale czy wiesz, że jako nasz partner strategiczny Zoom oferuje zaawansowane integracje z szerszym ekosystemem Dropbox?

Oto niektóre z wbudowanych funkcji, z których możesz korzystać po połączeniu Zoom z kontem Dropbox:

  • Współpraca w czasie rzeczywistym — można łatwo dodać spotkanie Zoom, dołączyć do niego i natychmiast je rozpocząć bezpośrednio z plików Dropbox
  • Aktualne pliki — nagrania i transkrypcje spotkań Zoom są automatycznie kopiowane do miejsca przechowywania plików Dropbox
  • Wyszukiwanie plików udostępnianych podczas spotkań — zobacz, które pliki Dropbox zostały udostępnione w Zoom, i przeglądaj aktywność plików Dropbox, aby być na bieżąco z postępem prac Twojego zespołu.
  • Udostępnianie materiałów — prezentuj dokumenty, slajdy i obrazy z Dropbox podczas spotkań Zoom, aby jak najlepiej wykorzystać wspólnie spędzony czas.

Narzędzia do współpracy

Podczas gdy platformy do wideokonferencji zapewniają zaplecze do prowadzenia spotkań hybrydowych, narzędzia do współpracy mogą je ożywić.

Dzięki takim chmurowym narzędziom do współpracy jak te wbudowane w Dropbox możesz sprawić, że świetna dyskusja przekształci się w produktywną sesję roboczą, nawet jeśli wszyscy członkowie spotkania nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu.

Niezależnie od tego, czy współpracujesz nad dokumentami w czasie rzeczywistym za pośrednictwem usługi przechowywania w chmurze, używasz Dropbox Paper do robienia notatek, czy łączysz spotkanie w kalendarzu z dokumentem Paper, możliwości są nieograniczone.

Etykieta spotkań hybrydowych

Masz już całą niezbędną technologię. Oprogramowanie zostało zainstalowane, a przepływ współpracy skonfigurowany — czy na pewno wszystko jest gotowe?

Choć z technologicznego punktu widzenia masz wszystko, czego potrzebujesz do przeprowadzenia spotkania, jego powodzenie nadal będzie zależeć od uczestników. Każdy z nich jest odpowiedzialny za stworzenie efektywnego środowiska — aby w tym pomóc, trzeba przestrzegać ustalonych zasad.

Mając to na uwadze, poniżej przedstawiamy kilka ogólnych zasad etykiety, którymi możesz podzielić się ze współpracownikami przed sesją, aby ustalić oczekiwania dla wszystkich:

  • Włączyć kamery.
  • Wyłączyć mikrofony, gdy nie mówimy.
  • Wykorzystywać funkcje „podniesienia ręki” w oprogramowaniu do wideokonferencji.
  • Starać się nie mówić jednocześnie z innymi uczestnikami ani im nie przerywać.
  • Zapewnić właściwe oświetlenie.
  • Wybrać odpowiednie tło.
  • Utrzymywać kontakt wzrokowy.
  • Ubierać się odpowiednio.
  • Nie spóźniać się i nie sprawiać wrażenia nieprzygotowanego.
  • Nie czekać do ostatniej chwili, aby przetestować swoją technologię.

Chociaż wiele z tych zasad wydaje się oczywistych, dzięki nim można mieć pewność, że wszyscy grają do jednej bramki i rozumieją, czego się od nich oczekuje.

Etykieta to oczywiście nie wszystko. Aby w pełni wykorzystać potencjał spotkań hybrydowych, przygotowaliśmy szereg sprawdzonych procedur, ćwiczeń i procesów myślowych, których wdrożenie warto rozważyć.

Pracownik zdalny używa laptopa i zestawu słuchawkowego, aby uczestniczyć w spotkaniu hybrydowym ze swojego domowego biura

Sprawdzone procedury prowadzenia efektywnych spotkań hybrydowych

Po przygotowaniu technologii i przekazaniu uczestnikom informacji na temat oczekiwań i etykiety zadaniem organizatora jest przeprowadzenie sesji, podczas której wszystkie te elementy zostaną w pełni wykorzystane.

Aby to ułatwić, poniżej przedstawiamy 6 sprawdzonych procedur dotyczących spotkań hybrydowych, które możesz włączyć do swojej następnej sesji.

1. Planuj z wyprzedzeniem (i układaj harmonogram z myślą o uczestnikach znajdujących się w różnych strefach czasowych)

Zastanów się, jakie są potrzeby spotkania — co chcesz osiągnąć, kto musi być na nim obecny i co możesz wnieść, aby uczynić spotkanie hybrydowym efektywnym?

Pomyśl o uczestnikach. Gdzie się znajdują? Która jest u nich godzina? Czy spotkanie hybrydowe o 9:00 w biurze w Nowym Jorku będzie praktyczne dla członka zespołu, który przebywa w Kalifornii, gdzie jest wówczas 6:00?

2. Ustal plan spotkania, który ułatwi współpracę

Zaplanuj czas na zaangażowanie wszystkich uczestników i zaoferuj możliwość zabrania głosu przez uczestników zdalnych; najlepiej byłoby, gdyby przygotowali się do wypowiedzi lub prezentacji podczas spotkania (stosownie do sytuacji).

Kolejnym aspektem, który należy rozważyć, jest to, czy narzędzia do współpracy mogą mieć wpływ na przebieg spotkania. Czy uczestnicy mogą pracować nad udostępnionym dokumentem podczas spotkania i czy będzie to korzystne?

3. Upewnij się, że każdy ma niezbędną technologię i jej używa

Oczywiste jest, że przed spotkaniem należy sprawdzić, czy członkowie zespołu mają wszystko, czego potrzebują. Będzie to zazwyczaj jednorazowe sprawdzenie — dodatkowe działania są wymagane tylko wtedy, gdy członek zespołu ma problem z konfiguracją.

W przypadku uczestników zewnętrznych należy jasno określić oczekiwania — mają oni dołączyć do spotkania z użyciem kamery internetowej i skonfigurować mikrofony. Zazwyczaj będzie to dorozumiane, choć w niektórych przypadkach (jak np. rozmowa o pracę) konieczne może być poinformowanie o tym z wyprzedzeniem.

4. Przygotuj salę i technologię wideo, aby stworzyć poczucie obecności

Zastanów się, jak jest zorganizowana sala — gdzie jest kamera, gdzie jest ekran, gdzie będą siedzieć ludzie? Dobrze zaplanowany układ sali może pomóc w stworzeniu idealnego środowiska dla uczestników, nawet jeśli niektórzy z nich łączą się zdalnie.

Wyobraź sobie, że na każdym z przygotowanych miejsc siedzi uczestnik spotkania, i zadaj sobie następujące pytania:

  • Czy mikrofon go słyszy?
  • Czy kamera go widzi?
  • Czy uczestnik widzi osoby połączone zdalnie?
  • Czy wszyscy mogą swobodnie ze sobą rozmawiać bez nieustannego obracania się do przodu i do tyłu?

Jeśli możesz odpowiedzieć twierdząco na wszystkie powyższe pytania w przypadku każdego miejsca siedzącego w sali, środowisko spotkań hybrydowych jest gotowe.

5. Wyznacz moderatora, który zadba o równe zaangażowanie obu stron

Moderator — czyli osoba prowadząca spotkanie — to Twoja tajna broń. Dzięki niemu osiągniesz sukces na polu spotkań hybrydowych.

Niczym dyrygent w filharmonii, dobry moderator potrafi przejąć kontrolę nad spotkaniami i wydobyć ze wszystkich uczestników to, co najlepsze. W wielu przypadkach będzie to osoba, która organizuje spotkanie, ale nie zawsze.

Moderator powinien być w stanie odczytywać sytuację w sali i angażować uczestników zdalnych, gdy Ci znajdujący się na miejscu zaczynają dominować. Powinien również utrzymywać skupienie grupy na pożądanym wyniku spotkania oraz jego planie.

Nie da się przecenić wpływu skutecznego, dobrze przygotowanego moderatora na ogólny sukces spotkania.

6. Zadaj sobie pytanie — czy to spotkanie jest konieczne?

Bądźmy szczerzy, wszyscy uczestniczyliśmy w spotkaniach, które wydawały się być stratą czasu.

Udane spotkanie wymaga starannego zaplanowania, co zostało ujęte w tym przewodniku.

Przygotowanie wszystkich tych elementów może być czasochłonne, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że spotkanie faktycznie musi się odbyć.

W niektórych przypadkach bardziej produktywne może się okazać wykorzystanie systemów opinii, czatów i komentarzy w dokumentach. Umożliwi to członkom zespołu omawianie spraw w ich własnym tempie.

Dzięki temu każdy ma czas, aby skupić się na byciu produktywnym, a Ty masz pewność, że maksymalnie wykorzystujesz spotkania z zespołem.

Lista kontrolna spotkania hybrydowego

W tym przewodniku poruszyliśmy wiele kwestii, więc oto krótkie podsumowanie kluczowych aspektów, na które należy zwrócić uwagę przed spotkaniem hybrydowym:

  • Czy spotkanie ma jasny cel i można zmierzyć jego ostateczny wynik?
  • Czy spotkanie jest potrzebne? Może wystarczy e-mail, wiadomość na czacie lub komentarz/adnotacja w dokumencie?
  • Czy pora spotkania odpowiada wszystkim uczestnikom?
  • Czy ustalony plan spotkania ma sens w przypadku spotkania hybrydowego? Czy uwzględniono w nim wszelkie wykorzystywane systemy i narzędzia do współpracy?
  • Czy wszyscy dysponują niezbędną technologią i odpowiednim oprogramowaniem?
  • Czy sala konferencyjna jest zorganizowana w sposób ułatwiający zaangażowanie uczestników zdalnych i obecnych na miejscu?
  • Czy masz moderatora oraz czy jest on dobrze przygotowany do prowadzenia spotkania i angażowania wszystkich uczestników?

Jeśli możesz odpowiedzieć twierdząco na powyższe pytania, wszystko jest gotowe. Teraz pozostaje tylko pozwolić, aby te techniki stały się drugą naturą przy planowaniu wszelkich spotkań hybrydowych, zdalnych lub osobistych.

Prowadź spotkania hybrydowe we właściwy sposób, korzystając z Dropbox

Zapewne zdarzyło Ci się być na wystarczająco wielu nieefektywnych spotkaniach, by wiedzieć, że Ty, i Twój zespół zasługujecie na więcej.

Nadszedł czas, aby przyjąć hybrydowe nowoczesne rozwiązania w zakresie przestrzeni roboczych, spotkań i współpracy.

Chcesz rozpoczynać spotkania z poziomu plików? Łatwo uzyskiwać dostęp do nagrań i transkrypcji w usłudze przechowywania w chmurze? A może współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym? Dropbox i Zoom zapewniają wszystkie te możliwości.

Dalej od siebie, ale lepiej skomunikowani niż kiedykolwiek wcześniej.

Już dziś wypróbuj Dropbox z Zoom