Riusciresti a lavorare in modo più intelligente, non più duramente?

Cosa intendiamo per lavorare in modo più intelligente?

Il termine smart working si riferisce al modo in cui la tecnologia ha aiutato a trasformare i team per lavorare in modo più efficiente. Questi cambiamenti possono essere di portata generale, come il trasferimento dell’ufficio in uno spazio di lavoro online centralizzato. Oppure possono essere più indiretti, come l’adozione del metodo Agile come nuovo stile di lavoro grazie alle competenze che la tecnologia ha conferito ai team.

Lo smart working mira a rimuovere tutti quei problemi che affliggevano gli uffici di una volta: rigidità, lavoro frammentato e pensiero chiuso. Al contrario, si fa portavoce dei fattori che contano davvero per qualsiasi azienda: le persone e le loro idee. Le aziende che non adottano lo smart working rischiano di rimanere indietro, soprattutto in un momento in cui trovare nuovi modi di lavorare è diventata una necessità per tutti. Molti datori di lavoro e dipendenti stanno decidendo come dovrà funzionare la loro organizzazione in futuro; noi di Dropbox, abbiamo già scelto di adottare un ambiente di lavoro virtual first.

In questo ambiente, molte funzionalità del lavoro più intelligente sono considerate così essenziali che datori di lavoro e dipendenti possono darle per scontate. Ciò significa che se non offri ancora iniziative moderne come il telelavoro o l’orario di lavoro flessibile, potresti avere difficoltà ad attirare i migliori talenti.

In che modo lo smart working aumenta l’efficienza sul posto di lavoro?

Basta guardare il tuo smartphone per vedere come la tecnologia può aumentare di dieci volte l’efficienza. Le attività che fino a qualche decennio fa avrebbero richiesto una mezza dozzina di dispositivi ora possono essere eseguite solo con il telefono. Allo stesso modo, i processi di lavoro che anche solo dieci anni fa avrebbero potuto richiedere molteplici e costosi programmi desktop ora possono essere eseguiti con singole soluzioni online. Prendi in considerazione i seguenti modi in cui la tecnologia può influenzare il tuo team e vedrai anche in che modo ha un impatto di vasta portata sulla tua attività in generale.

Liberare il tuo ufficio

Un’area di lavoro intelligente non si limita a quattro mura o a un solo codice postale, ma può esistere ovunque tu abbia una connessione Internet (e può stare al passo con te anche se non ce l’hai). Lo smart working significa che puoi lavorare ovunque ti trovi. Ciò elimina i vecchi problemi di “Ho lasciato x in ufficio”, “Ho dimenticato x a casa” o “Non riesco ad accedere a x da casa, dovrò venire nel fine settimana”, tutti fattori che rovinano la motivazione e il morale. Inoltre, ti dà la possibilità, in quanto azienda, di attrarre talenti da tutto il mondo, non solo quelli più vicini a te. Grazie a una rete di lavoratori da remoto, puoi disporre di un intero team che può lavorare senza le limitazioni imposte dagli orari d’ufficio o dai fusi orari.

Collaborazione e lavoro di squadra

Ci siamo passati tutti, lavorando allo stesso documento con altre cinque persone. Scaricare l’allegato, modificarlo, rinominarlo, caricare l’allegato, inviarlo e rifare tutto da capo. Solo che alla fine viene inviata la versione sbagliata del file. Lo smart working pone fine a queste limitazioni solo desktop. La collaborazione online consente a più persone di lavorare su un unico documento, che viene aggiornato in tempo reale. In questo modo, puoi raggiungere nuovi livelli di produttività, poiché scompaiono tutti quei passaggi complicati tra una modifica e l’altra.

Lavoro semplificato

Il documento di presentazione riguarda le vendite, l’ambito del lavoro riguarda la finanza e il briefing iniziale è da qualche parte sulla scrivania del team di progettazione. Una riunione dopo l’altra, tutti cercano di allineare ciò che sanno per trovare un contesto. Un ambiente di lavoro intelligente mette tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto, non sparpagliato per l’ufficio. Non solo puoi attingere ai talenti del tuo team, ma ora puoi anche avvalerti del supporto dell’intelligenza artificiale. Dropbox utilizza la funzionalità di OCR per portare in primo piano i file di cui hai bisogno. Può persino riconoscere le immagini, così non dovrai ricordare il nome del file o la cartella in cui lo hai salvato. Ti basta cercare ciò che è stato catturato nell’immagine, da un primo modello del tuo ultimo prodotto a ciò che hai ordinato durante l’ultimo pranzo del team.

Entrare nel flusso di lavoro

Passare da un programma all’altro o andare avanti e indietro dalla scrivania di un collega invita a procrastinare. Potresti essere attirato dal richiamo dei social media e delle app non essenziali o semplicemente da una chiacchierata con tutte le persone che incontri mentre attraversi l’ufficio. Lo smart working apre canali di comunicazione che non devono necessariamente portarti fuori dal tuo flusso di lavoro. Hai bisogno di parlare con un membro del team che si trova a 10 minuti di distanza, al piano superiore? Scrivi una nota, evita di procrastinare mentre attraversi l’ufficio e continua a lavorare su ciò che conta davvero. Lo smart working rende il multitasking più semplice che mai.

Benessere

Immagina che il tuo capo richieda urgentemente lavoro a te e al tuo team, ma i file di cui hai bisogno si trovano nella posta in arrivo del team di vendita. E il team di vendita ha un lavoro fuori sede. Si prospetta una giornata di telefonate frenetiche, alta tensione, danni quasi certi allo spirito di squadra e gravi pressioni sulla salute mentale. Le cartelle condivise risolvono immediatamente questo problema, offrendo a tutti la massima tranquillità e fornendo al team gli strumenti di cui ha bisogno. Nel lungo periodo, questo può significare meno ore sprecate e meno ore di straordinario. Il risultato è un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, che permette al team di trarre soddisfazione dal completamento del lavoro e di dormire a sufficienza.

Scegli di lavorare in modo più intelligente, non più duramente

Ci sono infiniti modi in cui la tecnologia può cambiare in meglio il tuo ambiente di lavoro. Lascia che Dropbox ti aiuti in tutto, dalle capacità di comunicazione del team alla gestione del tempo, in modo che il tuo duro lavoro si tradurrà sempre nel tuo lavoro migliore.