Tidak dapat dipungkiri bahwa peristiwa global baru-baru ini telah mengubah cara kita bekerja dan berkolaborasi secara permanen, terutama dalam peran yang secara tradisional cocok untuk lingkungan kantor.
Kita menukar pendingin air dengan webcam, menerapkan alur kerja jarak jauh baru, dan terus menjalankan tanggung jawab—dan terhubung satu sama lain—bahkan ketika tidak dapat melakukannya secara langsung.
Ketika dunia berangsur-angsur terbuka kembali, beberapa memilih untuk terus bekerja remote, yang lain lebih suka berada di kantor penuh waktu, dan banyak yang memutuskan kombinasi dari keduanya adalah yang paling sesuai. Hasilnya, rapat yang menampilkan campuran peserta langsung dan peserta jarak jauh telah menjadi hal yang biasa.
Seperti yang telah ditemukan banyak orang, tantangannya adalah membuat apa yang disebut "rapat hibrida" ini dapat diakses dan produktif bagi semua yang hadir. Misalnya, apakah peralatan audio dan video ruang rapat langsung menangkap masukan dari semua orang yang terlibat, atau adakah etiket yang telah ditetapkan untuk memastikan peserta jarak jauh memiliki kesempatan untuk terlibat dalam diskusi?
Kita akan menjelajahi semuanya dalam panduan komprehensif ini, yang membekali Anda dengan alat, teknologi, dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan rapat hibrida yang mengesankan dan memberikan hasil yang produktif.
Tertarik? Baik, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya.
Langsung ke bagian
- Apa itu rapat hibrida?
- Tantangan rapat hibrida
- Manfaat rapat hibrida
- Teknologi rapat hibrida
- Perangkat lunak rapat hibrida
- Etiket rapat hibrida
- Praktik terbaik untuk menjalankan rapat hibrida
- Daftar periksa rapat hibrida
Apa itu rapat hibrida?
Rapat hibrida adalah kombinasi rapat tatap muka tradisional, dan rapat jarak jauh, yang dilakukan melalui platform panggilan konferensi.
Biasanya, rapat hibrida dilakukan ketika beberapa peserta hadir dan ada di ruang fisik, sementara yang lain tidak.
Berikut adalah beberapa skenario terkait alasan rapat hibrida mungkin diperlukan:
- Perusahaan dengan kebijakan bekerja remote yang fleksibel dan tidak mewajibkan kehadiran di kantor
- Perusahaan multinasional dengan karyawan yang tersebar di berbagai wilayah dan zona waktu
- Rapat eksternal dan rapat dengan klien, di mana satu tim berada di ruang rapat, mengadakan rapat bisnis dengan tim atau perusahaan lain di kantor mereka masing-masing.
Tantangan rapat hibrida—apa yang membuatnya berbeda?
Bukan rahasia lagi bahwa jika dilakukan tanpa perencanaan atau moderasi yang tepat, rapat hibrida dapat berubah menjadi kacau seketika. Tanyakan kepada siapa pun yang harus menghadirinya secara rutin, dan mereka akan menghibur Anda dengan kisah-kisah percakapan di luar kamera yang tidak terdengar, kamera web yang menghilang, dan banyak kasus peserta yang tanpa sadar mengganggu satu sama lain.
Perbedaan besar antara rapat hibrida dan rapat tradisional, yang biasanya—menimbulkan kesulitan, bermuara—pada inklusi, kedekatan, dan hambatan terhadap komunikasi yang efektif.
Sebagai ilustrasi, mari kita bayangkan sebuah skenario—ada jadwal panggilan tim bulanan, dengan beberapa peserta di ruangan dan beberapa bergabung dari rumah. Bahkan sebelum semuanya dimulai, semua peserta yang bergabung dari rumah tidak dapat mendengar apa pun karena mikrofon ruang rapat belum diaktifkan.
Selain itu, tidak ada kamera di ruang rapat, jadi peserta yang hadir secara langsung membagikan feed video dari salah satu laptop mereka, yang hanya menangkap sebagian kecil ruangan. Sementara itu, pada feed kamera web jarak jauh, anggota tim junior yang sedang stres terlihat panik ketika mengerjakan hasil akhir yang mendesak, dan tidak menghiraukan rapat sama sekali.
Harus kita akui—rapat hibrida bisa berubah menjadi kacau. Tetapi tidak perlu sampai seperti itu.
Manfaat rapat hibrida
Rapat hibrida dapat memiliki sejumlah keuntungan jika dijalankan secara efektif. Misalnya:
- Menghemat waktu perjalanan, biaya, dan jejak karbon bagi yang belum hadir di lokasi rapat
- Memungkinkan rekan yang introver merasa lebih percaya diri di ruang mereka sendiri, yang berarti mereka dapat fokus untuk berkontribusi pada rapat, dibandingkan ketika bertemu secara langsung
- Dapat membuat segalanya lebih mudah bagi peserta dengan kebutuhan aksesibilitas, yang terkadang memiliki kesulitan untuk bepergian ke kantor.
- Peserta yang menggunakan peralatan khusus dalam perannya dapat menjadi lebih efektif jika memiliki akses ke alat ini selama rapat, dengan bergabung dari jarak jauh
- Dapat menciptakan lingkungan yang kuat untuk kolaborasi yang produktif
Jadi, jika rapat hibrida dapat menjadi sarana pemanfaatan waktu yang produktif, bahkan evolusi format pertemuan tradisional—bagaimana cara mencapainya?
Pertama—siapkan teknologi Anda.
Teknologi apa yang Anda butuhkan untuk rapat hibrida?
Teknologi berperan penting dalam menjalankan rapat jarak jauh, dan solusi rapat hibrida yang bagus tergantung pada teknologi yang digunakan.
Ketika berbicara tentang teknologi rapat hibrida, ada dua hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu teknologi di ruang rapat dan teknologi di rumah.
Teknologi di ruang rapat
Untuk memfasilitasi rapat hibrida dengan baik, teknologi ruang rapat harus dapat menerima input dari semua area ruangan, dan memberikan output ke semua titik di ruangan.
Dengan kata lain, semua orang di ruangan itu harus dapat dilihat dan didengar, serta dapat melihat dan mendengar semua yang disampaikan.
Dengan mempertimbangkan hal tersebut, berikut teknologi yang harus ada di ruang rapat hibrida Anda:
- PC, laptop, atau kabel koneksi—Anda memerlukan alat untuk menjalankan perangkat lunak konferensi video, baik perangkat khusus atau kabel koneksi yang lebih umum seperti HDMI yang dapat digunakan pengguna untuk menghubungkan perangkat mereka sendiri
- Kamera—dengan kemampuan untuk menangkap semua orang dalam bidikan, beberapa bahkan dapat memperbesar orang yang sedang berbicara
- Mikrofon—pastikan untuk menggunakan mikrofon dengan polaritas ke segala arah jika Anda bermaksud menempatkannya di tengah ruangan, dan jangkauan yang cukup untuk menangkap suara semua orang
- Layar—jika ingin menampilkan feed kamera peserta jarak jauh, pilih layar yang cukup besar agar terlihat dari belakang ruangan
- Speaker—baik bawaan layar atau sistem speaker terpisah, Anda harus memastikan speaker memiliki jangkauan yang cukup untuk membuat suara semua orang terdengar
- Alternatif opsional: Sistem konferensi video gabungan—Anda juga dapat membeli sistem yang menggabungkan kamera, mikrofon, dan speaker dalam satu unit yang kompatibel dengan TV
Teknologi untuk peserta jarak jauh
Meskipun ruang rapat hibrida membutuhkan peralatan khusus untuk menangkap seluruh ruang, peserta jarak jauh hanya membutuhkan teknologi untuk melihat, mendengar apa yang dikatakan, dan menampilkan output feed peserta lain kepada mereka.
Berikut ringkasan singkat tentang teknologi yang harus dapat diakses oleh semua orang di rumah:
- PC atau laptop—untuk menjalankan perangkat lunak konferensi video dan mengakses rapat
- Kamera—dapat berupa kamera web bawaan perangkat atau kamera web yang terhubung ke USB
- Mikrofon—sekali lagi, ini dapat berupa perangkat bawaan, atau perangkat plug-in USB yang berdiri sendiri
Perangkat lunak apa yang dibutuhkan untuk rapat hibrida?
Setelah teknologi siap, Anda akan membutuhkan sesuatu untuk menggunakannya. Di sinilah peran perangkat lunak konferensi video.
Perangkat lunak konferensi video
Perangkat lunak konferensi video adalah platform yang menjalankan rapat itu sendiri, mengambil feed audio dan video setiap peserta, dan mengirimkannya ke semua peserta lain secara real-time.
Perangkat lunak ini dapat berupa solusi online, atau aplikasi desktop yang diinstal, dengan sebagian besar penyedia menawarkan versi platform berbasis web dan desktop.
Minta siapa saja untuk menyebutkan platform panggilan video atau konferensi video, dan tidak perlu menunggu lama untuk mendengar "Panggilan Zoom" disebutkan. Faktanya, bagi banyak orang, kata-kata itu sendiri telah bersinonim dengan rapat video, terlepas dari platformnya.
Sebagai pemimpin dalam ruang konferensi video, manfaat Zoom sudah dikenal banyak orang. Namun tahukah Anda, bahwa sebagai Mitra Strategis Dropbox, Zoom memiliki integrasi tingkat lanjut dengan ekosistem Dropbox yang lebih luas?
Beberapa fitur bawaan yang dapat Anda nikmati saat menghubungkan Zoom ke akun Dropbox Anda meliputi:
- Kolaborasi real-time—mudah untuk menambahkan, bergabung, dan memulai rapat Zoom langsung dari dalam file Dropbox Anda
- Ketahui kabar terkini—dengan rekaman dan transkrip rapat Zoom yang disalin secara otomatis ke penyimpanan file Dropbox Anda
- Temukan file yang dibagikan selama rapat—lihat file Dropbox mana yang dibagikan ke Zoom dan tinjau aktivitas file Dropbox untuk selalu mengetahui progres saat tim Anda berkolaborasi
- Bagikan pekerjaan Anda—presentasikan dokumen, slide, dan gambar dari Dropbox saat melakukan rapat Zoom, dan manfaatkan waktu bersama sebaik-baiknya
Alat kolaboratif
Meskipun platform konferensi video menyediakan fasilitas untuk mengadakan rapat hibrida, alat kolaboratif dapat menghidupkannya.
Dengan alat kolaborasi berbasis awan, seperti yang ada di dalam Dropbox, Anda dapat meningkatkan rapat dari diskusi hebat menjadi sesi kerja yang produktif, meskipun tidak berada di ruangan yang sama.
Fitur yang tersedia nyaris tanpa batas, mulai dari kolaborasi dokumen secara real-time melalui penyimpanan awan, menggunakan Dropbox Paper untuk membuat catatan, atau menautkan rapat kalender ke dokumen Paper.
Etiket rapat hibrida
Jadi, Anda telah memperoleh semua teknologi yang diperlukan, menginstal perangkat lunak yang diperlukan, dan mengatur alur kerja kolaboratif—yakin Anda sudah siap?
Meskipun mungkin Anda memiliki semua yang dibutuhkan untuk menjalankan rapat dari perspektif teknologi, keberhasilan rapat akan tetap bergantung pada pesertanya. Setiap peserta bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan rapat yang sukses, dan dengan melakukan bagian masing-masing, peserta dapat membantu mewujudkan hal ini.
Jadi, dengan mempertimbangkan hal tersebut, berikut adalah beberapa aturan etiket umum yang dapat Anda bagikan kepada rekan kerja sebelum sesi, untuk menetapkan harapan bagi semua orang:
- Kamera aktif
- Mikrofon mati saat tidak berbicara
- Manfaatkan fitur “angkat tangan” di perangkat lunak konferensi video
- Cobalah untuk tidak menimpali atau menyela orang lain
- Pastikan ada pencahayaan yang baik
- Pilih latar belakang yang tepat
- Pertahankan kontak mata
- Berpakaian yang pantas
- Jangan terlambat atau terlihat tidak siap
- Jangan menunggu hingga detik terakhir untuk menguji teknologi Anda
Meskipun mungkin tampak sederhana, sebagian besar hal tersebut dapat membantu memastikan semua orang selaras, dengan pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka.
Tentu saja, ini bukan hanya tentang etiket. Untuk benar-benar menyadari potensi rapat hibrida, kami telah menyusun serangkaian praktik terbaik, latihan, dan proses berpikir untuk Anda pertimbangkan.
Praktik terbaik untuk menjalankan rapat hibrida yang efektif
Setelah teknologi siap dan peserta diberi pengarahan tentang harapan dan etiket, sesi yang berjalan maksimal ada di tangan penyelenggara.
Untuk membantu hal ini, berikut adalah 6 praktik terbaik rapat hibrida yang berdampak besar untuk diintegrasikan ke dalam sesi kalender Anda berikutnya.
1. Rencanakan sebelumnya (dan jadwalkan dengan mempertimbangkan waktu jarak jauh)
Pikirkan apa saja kebutuhan rapat—apa yang ingin Anda capai, siapa yang perlu hadir, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk menjadikannya efektif sebagai rapat hibrida?
Pikirkan tentang peserta Anda, di mana lokasi dan zona waktu mereka? Apakah rapat hibrida jam 9 pagi di kantor New York mudah diikuti anggota tim dengan waktu yang lebih lambat 3 jam di California?
2. Tetapkan agenda yang memfasilitasi kolaborasi
Rencanakan waktu untuk terlibat dengan semua pihak, tawarkan kesempatan bagi peserta jarak jauh untuk berbicara, dan idealnya minta mereka bersiap-siap untuk berbicara atau mempresentasikan sesuatu selama rapat, jika perlu.
Area lain yang perlu dipertimbangkan adalah, apakah alat kolaboratif dapat memengaruhi agenda. Apakah peserta dapat menangani dokumen bersama saat rapat, dan apakah itu bermanfaat untuk tujuan rapat?
3. Pastikan setiap orang memiliki teknologi yang diperlukan, dan menggunakannya
Anda harus memastikan rekan tim Anda memiliki semua yang mereka butuhkan sebelum rapat. Umumnya pemeriksaan ini dilakukan satu kali, dan pembaruan hanya diperlukan jika rekan satu tim memiliki masalah dengan pengaturan mereka.
Untuk peserta eksternal, jelaskan bahwa mereka diharapkan bergabung melalui kamera web dan menyiapkan mikrofon. Dalam sebagian besar kasus, hal ini akan disampaikan secara tersirat, meskipun dalam kasus tertentu (seperti wawancara kerja) mungkin perlu disebutkan sebelumnya.
4. Siapkan teknologi ruangan dan video Anda untuk menciptakan kesan kehadiran
Pikirkan tentang pengaturan ruangan Anda—di mana posisi kamera, layar, dan tempat duduk peserta? Tata letak ruangan yang terencana dengan baik dapat menciptakan lingkungan yang ideal bagi peserta Anda untuk terlibat, meskipun beberapa peserta bergabung dari jarak jauh.
Untuk setiap posisi tempat duduk dalam rapat, bayangkan seorang peserta duduk di sana dan tanyakan hal berikut pada diri Anda:
- Apakah mikrofon dapat menjangkau suara mereka?
- Apakah kamera dapat terlihat oleh mereka?
- Apakah mereka dapat melihat peserta yang bergabung dari jarak jauh?
- Apakah semua orang dapat berinteraksi dengan satu sama lain, tanpa berulang kali memutar tubuh mereka ke depan dan ke belakang?
Jika jawaban Anda adalah ya untuk semua hal di atas, untuk setiap posisi tempat duduk, lingkungan ruang rapat hibrida Anda sudah siap.
5. Tetapkan moderator untuk menjaga keterlibatan kedua belah pihak
Moderator—adalah orang yang memimpin rapat—adalah senjata rahasia Anda untuk mencapai kesuksesan rapat gabungan.
Seperti konduktor orkestra philharmonic, moderator yang baik dapat memimpin rapat dan mendorong semua peserta menampilkan yang terbaik. Dalam banyak kasus, moderator akan menjadi orang yang mengatur rapat, tetapi tidak selalu.
Moderator harus dapat membaca ruangan dan melibatkan peserta jarak jauh ketika peserta yang hadir secara langsung mulai mendominasi. Mereka juga harus menjaga agar kelompok tetap fokus pada hasil dan agenda rapat yang diinginkan.
Dampak moderator yang efektif dan berpengetahuan luas terhadap keberhasilan rapat secara keseluruhan tidak dapat diremehkan.
6. Tanyakan pada diri sendiri—apakah rapat ini perlu dilakukan?
Jujur saja, kita semua pernah menghadiri rapat yang terasa seperti membuang-buang waktu semua orang.
Seperti yang ditunjukkan dalam panduan sejauh ini, rapat yang sukses membutuhkan perencanaan yang matang.
Mempersiapkan semua ini mungkin terdengar merepotkan, dan bisa jadi memang merepotkan, sehingga penting untuk memastikan sejak awal bahwa rapat perlu dilakukan.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin merasa lebih produktif ketika menggunakan sistem umpan balik, obrolan, dan komentar di dalam dokumen—yang memungkinkan orang lain untuk mendiskusikan berbagai hal sesuai keinginan mereka sendiri.
Hal ini membuat semua orang memiliki waktu untuk fokus menjadi produktif, dan membantu memastikan bahwa waktu yang Anda habiskan bersama dimanfaatkan secara optimal.
Daftar periksa rapat hibrida
Kami telah membahas banyak hal dalam panduan ini, jadi berikut ringkasan cepat dari hal-hal penting untuk ditanyakan kepada diri Anda sendiri sebelum melakukan rapat hibrida:
- Apakah rapat tersebut memiliki tujuan yang jelas, dengan hasil yang terukur dan pasti?
- Apakah rapat harus dilakukan? Apakah email, pesan obrolan, atau komentar/anotasi dokumen sudah cukup?
- Apakah Anda sudah mengatur rapat pada waktu yang sesuai untuk semua peserta?
- Apakah agenda tersebut sesuai untuk rapat hibrida, termasuk sistem atau alat kolaborasi apa pun yang mungkin Anda gunakan?
- Apakah semua orang memiliki teknologi dan perangkat lunak yang dibutuhkan?
- Apakah ruang rapat diatur dengan cara yang memfasilitasi interaksi jarak jauh dan tatap muka?
- Apakah Anda memiliki moderator, dan apakah mereka dibekali dengan baik untuk menjalankan rapat dan melibatkan semua pihak?
Jika semua jawaban Anda adalah ya untuk pertanyaan di atas, Anda sudah siap. Yang tersisa sekarang adalah membiarkan teknik ini menjadi kebiasaan saat merencanakan rapat hibrida, jarak jauh, atau tatap muka.
Jalankan rapat hibrida dengan cara yang benar menggunakan Dropbox
Anda sudah cukup sering menghadiri rapat yang tidak efektif untuk mengetahui bahwa Anda dan tim Anda layak mendapatkan yang lebih baik.
Saatnya menyambut masa depan ruang kerja, rapat, dan kolaborasi hibrida.
Baik memulai rapat dari dalam file, mengakses rekaman dan transkrip dengan mudah di penyimpanan awan, atau berkolaborasi dalam dokumen kerja secara real-time—dengan Dropbox dan Zoom, Anda dapat melakukan semuanya.