สิ่งที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
คุณเคยผ่านการประชุมที่ย่ำแย่และน่าสะพรึงกลัวมาแล้ว การประชุมทางธุรกิจที่ไม่มีการแก้ปัญหาอะไรเลย เลื่อนทุกอย่างไปในการประชุมครั้งถัดไป และทุกคนออกจากที่ประชุมโดยรู้สึกเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ กลุ่มคนที่รวมตัวกันในห้องเพื่อพูดคุยกันแบบสบาย ๆ ถึงประเด็นต่าง ๆ ที่นึกขึ้นได้ คือคำนิยามจากหนังสือเกี่ยวกับการประชุมที่เลวร้าย ถ้าคุณต้องการมีการประชุมที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องคาดการณ์ถึงสถานการณ์จริง และถ้าการประชุมคือหัวใจสำคัญของบทบาทหน้าที่ของคุณ ทุกคนในทีมต้องช่วยกันเพื่อให้การประชุมเป็นไปด้วยดี
ในปัจจุบัน การประชุมคณะกรรมการจะจัดขึ้นทุกไตรมาส ไม่ใช่ทุกสัปดาห์ ตอนนี้หลายธุรกิจอาศัย "การติดตามเรื่อง" แบบทันทีทันใด ไม่ใช่เพียงเพราะว่าการประชุมที่เลวร้ายเป็นภาระสำหรับทุกคน แต่การประชุมยังมีค่าใช้จ่ายสูงอีกด้วย อันที่จริงแล้ว การสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพทำให้เกิดการสูญเสียสูงถึง 10,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคน ดังนั้นการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงเป็นเรื่องสำคัญต่อการมีสุขภาพจิตที่ดี แต่ยังจำเป็นในแง่ของการเงินสำหรับทุกธุรกิจไม่ว่าเล็กหรือใหญ่อีกด้วย
การจัดการประชุมที่ชาญฉลาดเริ่มขึ้นมานานก่อนที่การประชุมจริงจะเริ่มขึ้น และดำเนินไปอย่างต่อเนื่องหลังจากสิ้นสุดการประชุมจริง ต่อไปนี้คือประเด็นหลักที่ต้องพิจารณาเมื่อจองการประชุมที่ประสบความสำเร็จกับพนักงาน ลูกค้า หรือทั้งทีมธุรกิจของคุณ
ตัดสินใจถึงจุดประสงค์ของการประชุม
การประชุมที่เลวร้ายจำนวนมากจบลงโดยที่คนทำงานต่างมีความเข้าใจตรงกันคือ "ฉันควรเอาเวลาที่เสียไปในการประชุมมาลงมือทำสิ่งที่เราพูดคุยกัน" ดังนั้นจึงต้องแน่ใจว่ามีการกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมที่ชัดเจนเป็นอย่างดีก่อนที่จะจดลงในปฏิทิน หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดคือการกำหนดวาระการประชุมที่มีการคิดวางแผนมาอย่างดี
กำหนดเวลาเริ่มการประชุม
อย่าแจ้งกำหนดเวลาการประชุมโดยฉับพลันในวันที่มีการประชุมหรือก่อนการประชุมเพียงหนึ่งวัน ยิ่งแจ้งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทราบล่วงหน้าได้นานเท่าใด ก็ยิ่งมีโอกาสที่การประชุมของคุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น อย่าทำเหมือนว่าการประชุมคืออำนาจสั่งการโดยใช้อำนาจหน้าที่ในการดึงทีมของคุณออกจากงานที่สำคัญกว่า คุณสมบัติการบริหารจัดการงานใน Dropbox Paper ช่วยให้คุณมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับภาระงานจำนวนมากของทุกคน คุณจึงรู้ว่าวันที่คุณเลือกเป็นเวลาที่เหมาะสำหรับการประชุมหรือไม่ หรือรู้ว่าทีมดูเหมือนจะมีการดำเนินการที่ด่วนกว่าหรือไม่ เช่นเดียวกัน เครื่องมือการบริหารจัดการเวลาในลักษณะนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าโครงการต่างๆ มีอุปสรรคหรือไม่ และคุณจำเป็นต้องจัดประชุมเพื่อแก้ปัญหาต่างๆ หรือเปล่า หากทีมของคุณกระจายอยู่ทั่วประเทศหรือแม้กระทั่งทั่วโลก คุณยังต้องหาเวลาที่เหมาะสำหรับทุกคนในทุกเขตเวลาอีกด้วย หากคุณไม่สามารถหาช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคนได้ คุณต้องประเมินแล้วว่าการประชุมมีความจำเป็นจริงๆ หรือไม่ คุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ แทนได้ เช่น Dropbox Capture เพื่อส่งข้อความวิดีโอหรือข้อความเสียงที่คุณได้นำเสนองานของคุณไว้ จากนั้นทีมแบบกระจายตัวจะสามารถรับชมการนำเสนอของคุณได้ในเวลาที่ตนเองสะดวก
เชิญผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้อง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ชื่อที่ถูกต้องในการเชิญเข้าร่วมการประชุม อย่าเชิญทั้งทีมหากคุณรู้ว่าสมาชิกบางคนมีงานที่ด่วนกว่า หรืออาจไม่ได้มีส่วนร่วมในโครงการมากนัก และอย่าตัดสมาชิกในทีมที่อ่อนอาวุโสกว่าหรือนักศึกษาฝึกงานออก เพราะคนเหล่านี้อาจเสนอมุมมองที่แปลกใหม่ได้ และเมื่อใช้การผสานการทำงานกันระหว่างแอป Zoom และ Slack ใน Dropbox สำหรับทีม ก็ไม่มีเหตุให้ต้องตัดสมาชิกที่ประชุมจากระยะไกลออกไป ลองใช้วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประชุมจากระยะไกลเพื่อให้เพื่อนร่วมงานทุกคนได้มีส่วนร่วม คุณสามารถดำเนินการประชุม จดบันทึกการประชุม และส่งการติดตามผลถึงสมาชิกในทีมได้ทุกคนทั้งในและนอกสถานที่ทำงานโดยไม่ต้องเปลี่ยนบริบท ผู้เข้าร่วมประชุมเพียงแค่เตรียมตัวให้พร้อมในสถานที่ของตนเพื่อเข้าร่วมประชุม ดังนั้นจึงต้องแน่ใจว่าเชิญผู้ที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากทุกเรื่องที่มีการพูดคุยกันแล้ว ในท้ายที่สุดแล้ว การประชุมที่ประสบความสำเร็จคือกุญแจสำคัญที่นำไปสู่การทำงานร่วมกันในทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แบ่งปันข้อมูล อย่ารอรับข้อมูลฝ่ายเดียว
ถ้าคุณต้องการระดมความคิดใหม่ๆ ให้กับโครงการ อย่าเรียกสมาชิกในทีมเข้าห้องประชุมและคาดหวังให้ทุกคนทำได้ทันที เมื่อวางแผนจัดการประชุม โดยเฉพาะเพื่อระดมความคิด ให้รวบรวมแรงบันดาลใจ และเขียนแนวคิดของตัวเองก่อน จากนั้นแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเพื่อให้ทุกคนได้มาเข้าประชุมพร้อมกับการเตรียมตัวอย่างดี หากมีการวางแผนงานหรือเป้าหมาย ต้องให้สมาชิกพิจารณาการตั้งเป้าหมายแบบ SMART ไว้ล่วงหน้าเพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเพิ่มคุณค่าได้ ดังนั้นจึงต้องทำให้แน่ใจว่าคุณจัดทำเอกสารที่มีประโยชน์ใน Paper ที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถอ่านก่อนเข้าประชุมและแม้แต่เพิ่มแนวคิดของตนลงไปได้
เปิดโอกาสให้ตัดสินใจ
การประชุมที่มีประสิทธิภาพควรมีลักษณะเหมือนงาน กล่าวคือ เริ่มด้วยการมีวัตถุประสงค์และจบลงด้วยวิธีการแก้ปัญหา หรืออย่างน้อยที่สุดก็มีการตกลงกันถึงขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา ถ้าการประชุมเป็นเรื่องของการจัดการกับปัญหา ให้ทุกคนได้มีโอกาสพูดถึงวิธีในการแก้ปัญหาของตน จากนั้น ใช้เวลาในการประชุมเพื่อแก้ปัญหากันเป็นทีม อย่าปล่อยให้การประชุมจบลงทั้งที่ยังมีคนไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงแผนการดำเนินการอยู่ พร้อมทั้งกำหนดวันที่ครบกำหนดสำหรับผู้รับผิดชอบและเวลาที่ต้องดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจงให้แล้วเสร็จ
วิธีการดำเนินการประชุม
การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องจัดในห้องประชุมจริงเสมอไป ถ้าสมาชิกในทีมบางคนทำงานจากระยะไกล แผนนี้ก็เป็นไปไม่ได้อยู่ดี การประชุมที่ดีไม่ควรขึ้นอยู่กับสถานที่จัดการประชุม Zoom หรือ Google Hangouts ก็เป็นสถานที่ประชุมที่สมบูรณ์แบบ
ไม่มีเหตุผลที่ใครคนหนึ่งต้องจดบันทึกการประชุมเมื่อทุกคนในที่ประชุมสามารถจดบันทึกลงในเอกสารการทำงานร่วมกันได้แบบสด ในขณะที่อาจดูเหมือนว่า "มีคนเกี่ยวข้องมากเกินไป" แต่ก็เป็นการกระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมแบบเรียลไทม์อย่างแท้จริง อีกทั้งยังหมายความว่า ถ้าคุณมีสมาชิกในทีมที่ที่ทำงานจากระยะไกลเข้าร่วมตลอดการประชุมเนื่องจากเรื่องของเขตเวลาและมีการเชื่อมต่อที่ไม่ดี คนเหล่านั้นไม่จำเป็นต้องรอจนจบการประชุมเพื่อดูว่าตัวเองพลาดอะไรไปบ้าง เพราะสามารถตรวจสอบในเอกสารได้ทันทีในตอนนั้น และสำหรับคนที่ค่อนข้างเก็บตัว การจดบันทึกการประชุมแบบนี้อาจมีประสิทธิภาพมากกว่า คุณสามารถแก้ไขหรือจดประเด็นหลักจากมุมมองของทุกคน แล้วรวมไว้ในอีเมลติดตามผลได้หลังจากนั้น
ทั้งนี้ ควรส่งอีเมลติดตามผลเสมอเพราะแม้แต่ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด คุณก็อาจลืมบางอย่างที่กล่าวถึงในที่ประชุมได้ แม้ว่าคุณจะจดบันทึกแล้วก็ตาม อีเมลติดตามผลที่เขียนโดยผู้วางแผนการประชุมจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมรับทราบและจัดลำดับความสำคัญของประเด็นหลักที่พูดคุยกัน การประชุมที่ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริงคือการประชุมที่ทุกคนจดจำสิ่งที่พูดถึงได้อย่างชัดเจน ถ้าวันของคุณเต็มไปด้วยการประชุมและการจดบันทึก ให้จัดระเบียบในรูปแบบที่มีประสิทธิภาพด้วยแม่แบบสำหรับบันทึกการประชุม
ประเภทของการประชุม
การประชุมไม่จำเป็นต้องเคร่งเครียดไปเสียทุกครั้ง วาระการประชุมอาจเป็นเรื่องที่แก้ไขกันได้ง่ายๆ ระหว่างคุณกับผู้จัดการฝ่ายการเงิน และใช้เพียงแค่ไวท์บอร์ด หรือ แอปสแกนเอกสาร ที่ใช้งานสะดวกสำหรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมด การประชุมอาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนการใช้ Slacking กับคนทำอาชีพอิสระเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณพร้อมเสมอถ้าพวกเขาต้องการคุณ หรือบางทีอาจเป็นการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานระหว่างมื้อกลางวัน ในท้ายที่สุด การประชุมก็เป็นเพียงแค่วิธีการหนึ่งในการทำให้ยังคงมีการติดต่อสื่อสารกัน อย่าละเลยปัญหาเพียงเพราะไม่ได้พูดคุยถึงปัญหาดังกล่าวในที่ประชุมอย่างเป็นทางการ และอย่าพลาดการติดตามผลเพียงเพราะมีคนเข้าประชุมไม่เกินสองคน อย่าลืมว่าการประชุมทุกครั้งมีความสำคัญไม่ว่าจะเป็นการประชุมเล็กหรือใหญ่
สร้างแรงจูงใจในการประชุม
ถ้าการประชุมของคุณเป็นเรื่องของการให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับที่ทำงานหรือแนะนำสมาชิกใหม่ในทีม อาจทำให้บางคนคิดว่าเป็นเรื่องไม่จำเป็น แต่เมื่อเป็นเรื่องของการสร้างความสัมพันธ์ในทีม การประชุมแบบนี้มีความจำเป็นสำหรับวัฒนธรรมองค์กรโดยรวม การให้เหตุผลแก่สมาชิกในทีมเพื่อเข้าร่วมประชุมโดยใช้อาหารที่ยอดเยี่ยมเป็นแรงจูงใจอาจเปลี่ยนการประชุมที่มีประสิทธิภาพให้เป็นการรับประทานอาหารกลางวันร่วมกันในทีม หรือคุณอาจบอกเป็นนัยว่าคุณกำลังจะแจ้งเรื่องที่น่าตื่นเต้น ถึงแม้จะเป็นแค่สถานที่การจัดงานวันคริสต์มาสก็ตาม
ทุกคนเป็นผู้วางแผนการประชุมได้
แนวคิดที่ว่า "ผู้บริหารระดับสูง" ที่มีอำนาจในการเรียกทีมเข้าประชุมเท่านั้นจึงจะสามารถจัดการประชุมได้นั้นเป็นแนวคิดที่ล้าสมัย ที่จริงแล้วการประชุมเป็นเรื่องของการสื่อสารสองทาง หากคุณคิดว่าจำเป็น ให้จัดการประชุมเลย เพียงแต่คุณต้องแน่ใจว่าจะเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพและไม่เป็นการเสียเวลาเปล่า
การประชุมเป็นที่ให้ทุกคนทั้งแบ่งปันแนวคิด แจ้งข้อกังวล และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ อย่างเช่นในกรณีที่มีปัญหาซึ่งแม้แต่เครื่องมือจัดการงานที่ดีที่สุดยังไม่สามารถจัดการได้ นั่นเป็นจังหวะเหมาะที่สุดที่คุณจะให้สัญญาณทีมของคุณเป็นการส่วนตัวเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าว การประชุมเป็นเรื่องของการให้ทุกคนได้ออกความคิดเห็น โดยไม่คำนึงถึงบทบาทหรือตำแหน่งที่ตั้ง และการประชุมทุกครั้งจะดำเนินไปอย่างราบรื่นได้ด้วยเครื่องมือดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพที่คุณมีอยู่
