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Qué es una reunión en formato híbrido y cómo se puede organizar mejor

Las reuniones en formato híbrido se han convertido en un elemento común —y a veces bastante mejorable— del día a día de muchos de nosotros. Pero ¿qué son y cómo podemos hacer que funcionen mejor? Te lo explicamos todo en una guía completa para que tus reuniones de este tipo sean eficaces e interesantes.

Probar Dropbox con Zoom
Trabajador en remoto participando en una reunión en formato híbrido con un portátil y un micrófono

No se puede negar que los acontecimientos recientes han cambiado para siempre cómo se trabaja y colabora en todo el mundo, en especial si nos fijamos en los típicos trabajos de oficina.

Hemos cambiado las fuentes de agua por cámaras web y adoptado nuevos flujos de trabajo remoto sin dejar de lado nuestras responsabilidades ni perder el contacto, incluso cuando no hemos podido hablar cara a cara.

A medida que el mundo volvía a la normalidad, algunas personas prefirieron seguir con el trabajo remoto, otras eligieron ir a la oficina todos los días, y muchas juntaron lo mejor de ambos mundos. Desde entonces, las reuniones con una mezcla de asistentes presenciales y remotos se han convertido en algo habitual.

La dificultad —tal como han visto muchas personas— está en que estas reuniones en formato híbrido resulten accesibles y productivas para todos los asistentes. Hay que ver, por ejemplo, si el sistema de audio y vídeo de la sala de reuniones física es capaz de capturar adecuadamente las intervenciones de todo el mundo, o si hay una serie de normas para que las personas que intervienen en remoto puedan participar en los debates.

Analizaremos todo en esta guía completa, en la que aportamos las herramientas, la tecnología y las estrategias necesarias para organizar reuniones en formato híbrido que sean interesantes y productivas.

Suena bien, ¿verdad? Comencemos por lo básico.

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Qué es una reunión en formato híbrido

Una reunión en formato híbrido es una combinación de una reunión típica en persona y cara a cara con una reunión en remoto. Además, depende de una plataforma de conferencia telefónica.

Normalmente, las reuniones en formato híbrido son útiles cuando algunos asistentes están presentes físicamente y otros no.

Estas son algunas situaciones comunes en las que quizás haya que organizar una reunión en formato híbrido:

  • Empresas con políticas de trabajo remoto flexibles, en las que estar físicamente en la oficina no es obligatorio.
  • Multinacionales con empleados en diferentes regiones y zonas horarias.
  • Reuniones con otros equipos y clientes, en las que un equipo está junto en una sala de reuniones y se reúne con otro equipo u otra empresa que no está en la misma oficina.
Grupo de compañeros de trabajo reunidos alrededor de un portátil para participar en una reunión en formato híbrido

Por qué los retos que plantea una reunión en formato híbrido son diferentes

Como muchos ya sabemos, una reunión en formato híbrido que no esté bien planeada o moderada puede descontrolarse en poco tiempo. Solo hay que preguntarle a cualquiera que vaya a reuniones de ese tipo a menudo para oír anécdotas sobre conversaciones fuera de cámara, cámaras web que desaparecen y un sinfín de asistentes que interrumpen a otros sin darse cuenta.

La gran diferencia entre una reunión en formato híbrido y una tradicional —y muchas veces la causa de los retos que mencionamos— consiste en la inclusión, la proximidad y los obstáculos para comunicarse correctamente.

A modo de ejemplo, imaginemos la situación siguiente: estamos en la reunión de equipo mensual, con una parte de los asistentes en la sala y otra desde casa. Antes incluso de haber comenzado, ninguna persona de las que están en casa puede oír a los demás porque no se ha seleccionado el micrófono de la sala de reuniones. 

Además, no hay ninguna cámara, por lo que los asistentes que están en la sala deciden compartir la imagen desde uno de los portátiles, pero eso hace que solo se vea una pequeña parte de la sala. A todo esto, un miembro del equipo con poca experiencia y que sigue la reunión en remoto trabaja a toda prisa en una entrega urgente y no presta atención a nada de lo que está ocurriendo.

No pasa nada por reconocer que las reuniones en formato híbrido pueden ser caóticas, pero es que no tienen por qué serlo.

Ventajas de las reuniones en formato híbrido

Las reuniones en formato híbrido, si transcurren correctamente, tienen varias ventajas. Por ejemplo:

  • Se evitan los tiempos, costes e impacto medioambiental de los desplazamientos de aquellas personas que tendrían que viajar solo por asistir a la reunión.
  • Los asistentes introvertidos se sienten más seguros en su espacio personal, por lo que se concentran en las aportaciones en lugar de en el hecho de estar ahí en persona.
  • Es una facilidad para los asistentes con necesidades de accesibilidad, ya que desplazarse a la oficina puede ser complicado para ellos.
  • Los participantes que tengan que usar equipos especiales trabajarán mejor, ya que, al estar en remoto, podrán conectarse a las herramientas que necesiten.
  • Permite crear un entorno más propenso a una colaboración productiva.

Entonces, si las reuniones en formato híbrido pueden ser productivas, convertirse en la versión evolucionada de las reuniones de toda la vida, ¿qué hay que hacer?

Lo primero es lo primero: hay que prepararse tecnológicamente.

Qué tecnología se necesita en una reunión en formato híbrido

La tecnología juega un papel muy importante en las reuniones en formato híbrido, hasta el punto de que una solución para este tipo de reunión solo es eficaz si lo es la tecnología que lleva detrás.

Cuando hablamos de tecnología para reuniones en formato híbrido, tenemos que pensar en dos cosas: la tecnología presente en la sala de reuniones y la que tienen los participantes en casa.

Tecnología de la sala de reuniones

Para que las reuniones en formato híbrido puedan transcurrir sin problemas, una sala de reuniones debe contar con la tecnología suficiente como para capturar las aportaciones de toda la sala y hacer llegar las del exterior a todos los presentes.

Dicho de otro modo, hay que tener imagen y sonido de todo el mundo que esté en la sala y de todas las personas que participen en remoto.

Ahora que ya sabemos esto, veamos la tecnología que tiene que haber en una sala para reuniones en formato híbrido:

  • Un ordenador de sobremesa, portátil o cable de conexión que ejecute el software de videoconferencia, tanto si es un dispositivo exclusivo para ese fin como un cable de conexión HDMI u otro tipo para que los usuarios conecten su propio dispositivo. Esta última opción es la más común.
  • Una cámara con la que se pueda ver a todo el mundo; algunos modelos incluso pueden ampliar la imagen de la persona que esté hablando en ese momento.
  • Un micrófono con polaridad omnidireccional (si va a estar en medio de la sala) y un alcance suficiente como para captar la voz de todos.
  • Una pantalla para ver la imagen de los asistentes en remoto. Tiene que ser grande para que se vea desde la parte de atrás de la sala.
  • Unos altavoces, integrados en la pantalla o independientes, con un alcance suficiente para que se oiga a todo el mundo.
  • Un sistema de videoconferencia combinado como alternativa es una opción. Se puede adquirir un sistema que combine la cámara, el micrófono y los altavoces en un equipo compatible con un televisor.

Tecnología para los participantes en remoto

Mientras que una sala para reuniones en formato híbrido necesita equipos especiales para capturar todo el contenido, las personas que se unen en remoto solo necesitan que se les vea y oiga, además de recibir las intervenciones del resto de los asistentes.

Mencionamos brevemente la tecnología que se necesita en casa:

  • Un ordenador de sobremesa o portátil para ejecutar el software de videoconferencia y acceder a la reunión.
  • Una cámara, que puede estar integrada en el dispositivo o ser una cámara web conectada por USB.
  • Un micrófono, que también puede estar integrado o conectado por USB.

Qué software se necesita en una reunión en formato híbrido

Ahora que ya tenemos la tecnología necesaria, veamos cómo usarla. Es el turno del software de videoconferencia.

Software de videoconferencia

El software de videoconferencia es la plataforma en la que transcurre la reunión en sí, se capturan el audio y el vídeo de todos los participantes y se envían estos datos al resto de los asistentes en tiempo real.

Puede ser una solución online o una aplicación de escritorio instalada. La mayoría de los proveedores ofrecen sus plataformas tanto en versión web como de escritorio.

Si le pides a cualquier persona que te nombre una plataforma de videollamada o videoconferencia, seguramente la respuesta sea “Zoom”. De hecho, para mucha gente, este nombre es sinónimo de “reunión por vídeo”, sin fijarse en la plataforma.

Las ventajas de Zoom, solución líder en el ámbito de las videoconferencias, son bien conocidas. ¿Sabías que, como socio estratégico de Dropbox, Zoom ofrece integraciones avanzadas en el ecosistema general de Dropbox?

Estas son algunas de las funciones integradas que puedes usar si conectas Zoom con tu cuenta de Dropbox:

  • Colaboración en tiempo real: añadir e iniciar una reunión de Zoom —además de unirse a una— directamente desde los archivos de Dropbox es muy fácil.
  • Estar al día: las grabaciones y transcripciones de reuniones de Zoom se copian automáticamente a Dropbox.
  • Encontrar archivos que se hayan compartido en una reunión: podrás ver qué archivos de Dropbox se han compartido en Zoom y revisar la actividad de los archivos en Dropbox para supervisar los avances mientras el equipo sigue colaborando.
  • Compartir tu trabajo: presenta documentos, diapositivas e imágenes desde Dropbox en una reunión de Zoom para aprovechar al máximo el tiempo de reunión.

Herramientas colaborativas

Las plataformas de videoconferencia son útiles para organizar reuniones en formato híbrido, pero las herramientas colaborativas son las que les dan sentido.

Si dispones de herramientas de colaboración que funcionan en la nube, como las que incluye Dropbox, podrás hacer que una reunión pase de ser un debate interesante a una sesión de trabajo muy productiva aunque los participantes no estén en la misma sala.

Las posibilidades son infinitas. Por ejemplo, puedes colaborar en documentos en tiempo real gracias al almacenamiento en la nube y Dropbox Paper para tomar notas. También puedes vincular una reunión programada con un documento de Paper.

Normas para reuniones en formato híbrido

Tienes la tecnología, has instalado el software y has configurado el flujo de trabajo colaborativo, pero ¿seguro que está todo listo?

Es cierto que, si hablamos de tecnología, tienes todo lo que necesitas para organizar la reunión, pero su desarrollo sigue dependiendo de los asistentes. Cada participante tiene la responsabilidad de ayudar a crear un entorno propicio para la reunión.

Dicho esto, aquí tienes algunas normas comunes que puedes hacer llegar a tus compañeros antes de comenzar la sesión para que todo el mundo tenga claro qué se pretende conseguir:

  • Que las cámaras estén encendidas.
  • Que los micrófonos estén apagados cuando no se hable.
  • Que se usen las funciones para pedir intervenir del software de videoconferencia.
  • Que se procure no interrumpir a nadie ni pisar intervenciones ajenas.
  • Que la iluminación sea adecuada.
  • Que se usen fondos apropiados.
  • Que haya contacto visual.
  • Que la ropa sea adecuada.
  • Que no se llegue tarde o sin haberse preparado.
  • Que no se espere hasta el último minuto para probar la tecnología.

Por mucho que varias de estas reglas parezcan básicas, ayudan a que haya más coherencia y se entienda bien el objetivo de la reunión.

Por supuesto, no todo son normas. Hemos preparado un conjunto de prácticas recomendadas, ejercicios y procesos mentales para que veas el auténtico potencial de las reuniones en formato híbrido.

Trabajador en remoto usando un portátil y unos auriculares para participar en una reunión en formato híbrido desde casa

Prácticas recomendadas para organizar reuniones en formato híbrido eficientes

Ahora que la tecnología está lista y los asistentes conocen las normas y las expectativas, que la reunión se aproveche al máximo depende de los organizadores.

Con estas seis prácticas recomendadas definitivas, esperamos ayudarte a conseguir que tu próxima reunión en formato híbrido vaya como la seda.

1. Planea todo con antelación y ten en cuenta los horarios

Piensa en los requisitos y el propósito de la reunión, quién tiene que asistir y qué puedes hacer para que sea una buena reunión en formato híbrido.

Ten en cuenta qué participantes habrá, dónde están y a qué horas se conectan. Quizás una reunión en formato híbrido que empiece a las nueve de la mañana en la oficina de Nueva York no sea factible para alguien de California, que empezará tres horas más tarde.

2. Organiza los puntos del día para facilitar la colaboración

Reserva tiempo para interactuar con todo el mundo, da a los participantes en remoto la oportunidad de intervenir y, si es posible, que todos estén preparados para hablar o presentar contenido durante la reunión.

Otro aspecto que debes tener en cuenta es si las herramientas colaborativas formarán parte de la reunión. ¿Se podrá colaborar en un documento durante la reunión? ¿Es lo mejor teniendo en cuenta los objetivos del día?

3. Asegúrate de que todo el mundo tenga la tecnología que necesite y que la use

Huelga decir que debes comprobar que tus compañeros lo tengan todo listo antes de empezar la reunión. Normalmente, solo habrá que comprobarlo una vez y volver a hacerlo solo si alguien tiene problemas con su equipo.

En el caso de los asistentes externos, déjales claro qué esperas por su parte (que se unan con una cámara web y que les funcione el micrófono). Es información que casi siempre estará implícita, aunque, en algunos casos —una entrevista de trabajo, por ejemplo—, habrá que mencionarla con antelación.

4. Prepara la sala y la tecnología de vídeo para crear un ambiente adecuado

Piensa en cómo está dispuesta la sala: dónde se han colocado la cámara y la pantalla y dónde se sentarán los asistentes. Una sala bien preparada puede crear un entorno ideal para que los asistentes participen aunque algunos no estén ahí físicamente.

Imagina que cada asiento de la sala es uno de los asistentes y hazte estás preguntas:

  • ¿Los capta el micrófono?
  • ¿Los capta la cámara?
  • ¿Pueden ver a quienes están en remoto?
  • ¿Todo el mundo puede interactuar con los demás sin tener que moverse de un lado para otro?

Si la respuesta a estas preguntas es sí para todos los posibles asistentes, significa que la sala está lista para una reunión en formato híbrido.

5. Elige a alguien para que modere la reunión y todo el mundo participe por igual

Los moderadores —es decir, los encargados de llevar la reunión— son la clave del éxito de una reunión en formato híbrido.

Del mismo modo que los directores de orquesta filarmónica, los buenos moderadores pueden llevar una reunión y sacar lo mejor de cada participante. Muchas veces, moderará la persona que haya organizado la reunión, pero no tiene por qué ser así.

Los moderadores tienen que ser capaces de analizar y hacer que los participantes en remoto intervengan cuando los asistentes presenciales empiecen a llevar la voz cantante. También se encargarán de que el grupo se centre en lograr el objetivo de la reunión y seguir el orden del día.

No se puede subestimar el impacto que tienen los moderadores eficaces y bien informados en el buen desarrollo de una reunión.

6. Pregúntate si la reunión es necesaria

Hay que reconocer que algunas reuniones parecen una pérdida de tiempo.

La extensión de esta guía es la prueba de que una buena reunión exige mucha preparación.

Quizás parezca mucho trabajo, y a veces lo es, así que es importante empezar decidiendo si la reunión es necesaria o no.

En algunos casos, habrá alternativas más productivas, como las que ofrecen los sistemas que permiten el intercambio de opiniones, chats y comentarios dentro de documentos. Con este tipo de opciones todo el mundo puede participar a su ritmo.

Así, los participantes tienen más tiempo para centrarse en ser productivos, y es más fácil que el tiempo que sí paséis reunidos se aproveche mejor.

Lista de verificación para reuniones en formato híbrido

Esta guía es muy completa, por lo que hemos incluido un breve resumen de los aspectos más importantes que debes tener en cuenta antes de empezar una reunión en formato híbrido:

  • ¿Tiene la reunión un propósito claro y un resultado definitivo y medible?
  • ¿Es necesario reunirse? ¿Bastaría con un correo, mensaje de chat o comentario o nota en un documento?
  • ¿La reunión está programada a una buena hora para todos los asistentes?
  • ¿Tiene sentido el orden del día en una reunión en formato híbrido, incluidos los sistemas o herramientas de colaboración que quizás se usen?
  • ¿Tiene todo el mundo la tecnología y el software que necesita?
  • ¿Está la sala de reuniones preparada de modo que invite a participar a los asistentes en remoto y a los que estén ahí en persona?
  • ¿Hay alguien que modere? ¿Tiene todo lo que necesita para llevar la reunión y hacer que todos participen?

Si la respuesta a estas preguntas es sí, significa que está todo listo. Ahora, solo queda que tengas estas técnicas en cuenta siempre que planifiques una reunión en persona, remoto o formato híbrido.

Organiza buenas reuniones en formato híbrido con Dropbox

Has estado en suficientes reuniones poco productivas como para saber que tanto tú como tu equipo os merecéis algo mejor.

El futuro del trabajo, las reuniones y la colaboración son los modelos híbridos.

Con Dropbox y Zoom, puedes comenzar reuniones desde dentro de los archivos, acceder fácilmente a grabaciones y transcripciones que estén en un servicio de almacenamiento en la nube y colaborar en documentos del trabajo en tiempo real.

Más lejos pero más conectados que nunca.

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