Hva er et hybridmøte – og hvordan kan vi gjøre dem mer effektive?

Det kan ikke benektes: nylige globale hendelser har permanent endret måten vi jobber og samarbeider på, spesielt i roller som tradisjonelt er tilpasset kontormiljøer.

Vi byttet vannkjølere mot webkameraer, omfavnet nye eksterne arbeidsflyter og fortsatte å utføre ansvaret vårt – og få kontakt med hverandre – selv når vi ikke kunne gjøre det ansikt til ansikt.

Etter hvert som verden gradvis åpnet seg igjen, valgte noen å fortsette å jobbe eksternt, andre foretrakk å være på kontoret på heltid, og mange bestemte at en hybrid av de to fungerte best. Som et resultat, har det blitt vanlig for møter å inneholde en blanding av personlige deltakere og eksterne deltakere.

Utfordringen, som mange har oppdaget, er å gjøre disse såkalte «hybridmøtene» tilgjengelige og produktive for alle som er tilstede. Fanger for eksempel det personlige møterommets lyd- og videoutstyrinnspill fra alle involverte, eller er det etablert en etikette for å sikre at eksterne deltakere har en mulighet til å delta i diskusjonen?

Vi vil utforske alt i denne omfattende veiledningen, og utstyre deg med verktøyene, teknologien og ferdighetene du trenger for å kjøre showstoppende hybridmøter som gir produktive resultater.

Høres det bra ut? Flott, la oss starte med det grunnleggende.

Gå til seksjon

• Hva er et hybridmøte?
• Hybridmøters utfordringer
• Fordeler med hybridmøter
• Hybridmøteteknologi
• Hybridmøteprogramvare
• Hybridmøteetikette
• Beste praksis for å kjøre hybridmøter
• Hybridmøtesjekkliste

Hva er et hybridmøte?

Et hybridmøte er en kombinasjon av et tradisjonelt personlig møte ansikt til ansikt og et eksternt møte holdt over en telefonkonferanseplattform.

Hybridmøter oppstår vanligvis når noen deltakere er tilstede og tilgjengelige i et fysisk rom, mens andre ikke er det.

Her er noen vanlige scenarier hvorfor hybridmøter kan være nødvendig:

• Bedrifter med fleksible retningslinjer for fjernarbeid der det ikke er obligatorisk å være tilstede på kontoret
• Multinasjonale selskaper med ansatte spredt over ulike geografier og tidssoner
• Eksterne og klientvendte møter, der ett team er i et møterom sammen, holder et forretningsmøte med et annet team eller selskap basert på deres respektive kontorer

Hybridmøters utfordringer – hva gjør dem annerledes?

Det er ingen hemmelighet at hybridmøter, uten skikkelig planlegging eller moderering, raskt kan ende opp i kaos. Spør alle som må delta på dem regelmessig, og de vil begeistre deg med historier om uhørbare samtaler utenfor kameraet, forsvinnende webkameraer og utallige tilfeller av deltakere som ubevisst avbryter hverandre.

Den store forskjellen mellom et hybrid- og et tradisjonelt møte – som ofte fører til utfordringer – summeres opp i inkludering, nærhet og barrierer for effektiv kommunikasjon.

For å illustrere dette, la oss forestille oss et scenario – det er den månedlige teamsamtalen, med noen deltakere i rommet og noen blir med hjemmefra. Før ting har begynt, kan ingen hjemme høre noe fordi møterommets mikrofon ikke er valgt. 

Det er heller ikke noe kamera i rommet, så de personlige deltakerne deler en videofeed fra en av sine bærbare datamaskiner, som bare fanger en liten del av rommet. I mellomtiden kan et stresset juniorteammedlem på den eksterne webkamera-feeden sees febrilsk arbeidende med en presserende leveranse, og ignorerer møtet fullstendig.

La oss innse det – hybridmøter kan være kaos. Men, de trenger ikke å være det.

Fordeler med hybridmøter

Hybridmøter kan ha en rekke fordeler når de kjøres effektivt. For eksempel, de:

• Sparer på reisetid, kostnader og karbonavtrykk for de som ikke allerede ville vært tilstede på møtestedet
• Tillater innadvendte kolleger å føle seg mer trygge på sitt eget rom, noe som betyr at de kan fokusere på å bidra til møtet, i stedet for hvordan de oppleves personlig
• Kan gjøre ting enklere for deltakere med tilgjengelighetsbehov, for hvem det kan være utfordrende å reise til kontorlokaler
• Lar deltakere som bruker spesialutstyr i rollen sin være mer effektive hvis de har tilgang til disse verktøyene under møtet, ved å bli med eksternt
• Kan skape et kraftig miljø for produktivt samarbeid

Med andre ord, hvis hybride møter kan være en produktiv bruk av tid, til og med en utvikling av det tradisjonelle møteformatet – hvordan oppnår du dette?

La oss ta for oss det første først – la oss ordne opp i teknologien din.

Hvilken teknologi trenger du for hybridmøter?

Teknologi spiller en avgjørende rolle i å kjøre eksterne møter, og en god hybridmøteløsning er bare like god som teknologien.

Når det gjelder hybridmøteteknologi, er det to sider som må vurderes: Teknologien i rommet og teknologien hjemme.

Teknologi i møterommet

For å legge til rette for hybridmøter på riktig måte, må et møteroms teknologi kunne motta inngang fra alle områder i rommet, og utgang til alle punkter i rommet.

Med andre ord, alle i rommet trenger å bli sett og hørt, og kunne se og høre alt som kommer tilbake.

Med det i tankene, her er teknologien som må være i hybridmøterommet ditt:

• En PC, bærbar PC eller tilkoblingskabel – du trenger noe å kjøre videokonferanseprogramvaren fra, enten en dedikert enhet eller mer vanlig en tilkoblingskabel, eksempelvis en HDMI som brukere kan koble sin egen enhet til
• Et kamera – med muligheten til å fange alle i bildet, noen kan til og med zoome på personen som snakker
• En mikrofon – sørg for å få en mikrofon med omnidireksjonell polaritet, hvis du har tenkt at den skal sitte midt i rommet, og nok rekkevidde til å fange opp alles stemmer
• En skjerm – du vil ha en skjerm for å vise de eksterne deltakernes kamerafeeder på, gå for noe stort nok til å være synlig fra baksiden av rommet
• Høyttalere – enten de er innebygd på skjermen eller et separat høyttalersystem, vil du sørge for at de har nok rekkevidde til å gjøre alles stemme hørt
• Valgfritt alternativ: Kombinert videokonferansesystem – du kan også kjøpe systemer som kombinerer kamera, mikrofon og høyttalere til en enkelt TV-kompatibel enhet

Teknologi for eksterne deltakere

Mens et hybridmøterom trenger spesialutstyr for å fange hele plassen, trenger eksterne snekkere ganske enkelt teknologien deres for å se dem, høre hva de sier og sende ut de andre deltakernes feeder til dem.

Her er en rask oppsummering av teknologien som alle hjemme bør ha tilgang til:

• En PC eller bærbar PC – for å kjøre videokonferanseprogramvaren og få tilgang til møtet
• Et kamera – dette kan være et innebygd webkamera i enheten eller et USB-tilkoblet webkamera
• En mikrofon – igjen, dette kan være innebygd, eller en frittstående USB-plugg-in-enhet

Hvilken programvare trenger du for hybridmøter?

Med teknologien ordnet, kommer du til å trenge noe for å bruke den. Enter: programvare for videokonferanser.

Programvare for videokonferanser

Programvare for videokonferanser er plattformen som kjører selve møtet, tar hver deltakers lyd- og videofeed og sender dem til alle andre deltakere i sanntid.

Dette kan være en nettbasert løsning, eller en installert skrivebordsapplikasjon, med de fleste leverandører som tilbyr både nett- og skrivebordsbaserte versjoner av plattformen deres.

Be hvem som helst om å navngi en videosamtale eller videokonferanseplattform, og det vil ikke ta lang tid før du hører ordene «Zoom-anrop» nevnt. For mange har faktisk ordene i seg selv blitt synonyme med videomøter, uavhengig av plattform.

Som ledende innen videokonferanseområdet, er Zooms fordeler velkjente for de fleste. Men visste du at Zoom som strategisk partner av Dropbox, har avanserte integrasjoner med det bredere Dropbox-økosystemet?

Noen av de innebygde funksjonene du kan nyte når du kobler Zoom til Dropbox-kontoen din inkluderer:

• Samarbeid i sanntid – det er enkelt å legge til, bli med og starte et Zoom-møte direkte fra Dropbox-filene dine
• Hold deg oppdatert – med Zoom-møteopptak og transkripsjoner kopiert automatisk til Dropbox-fillagringen din
• Finn filer som er delt under møter – se hvilke Dropbox-filer som ble delt med Zoom, og se gjennom Dropbox-filaktiviteten for å holde deg oppdatert mens teamet ditt samarbeider
• Del arbeidet ditt – presenter dokumenter, lysbilder og bilder fra Dropbox mens du er i et Zoom-møte, og få mest mulig ut av tiden din sammen

Samarbeidsverktøy

Mens videokonferanseplattformer gir fasiliteter for å avholde et hybridmøte, kan samarbeidsverktøy bringe det til live.

Med nettskybaserte samarbeidsverktøy, som de som er innebygd i Dropbox, kan du løfte et møte fra en flott diskusjon til en produktiv arbeidsøkt, selv om dere ikke alle er i samme rom.

Enten du samarbeider om dokumenter i sanntid via nettskylagring, ved bruk av Dropbox Paper til å ta notater eller koble et kalendermøte til et papirdokument, er mulighetene uendelige.

Hybridmøteetikette

Du har nå skaffet deg all nødvendig teknologi, installert den nødvendige programvaren og satt opp den samarbeidende arbeidsflyten – er du sikker på at du er klar?

Vel, selv om du kanskje har alt du trenger for å gjennomføre møtet fra et teknologisk perspektiv, vil suksessen til et møte fortsatt avhenge av deltakerne. Hver deltaker er ansvarlig for å skape et vellykket møtemiljø, og ved å gjøre hver sin del, kan deltakerne hjelpe med dette.

Så med det i tankene, her er noen generelle etiketteregler du kan dele med kollegene dine i forkant av økten, for å etablere forventningene til alle:

• Kameraer på
• Mikrofoner av når du ikke snakker
• Benytt deg av «opprekket hånd»-funksjoner i videokonferanseprogramvaren
• Prøv å ikke snakke om eller avbryte folk
• Sørg for riktig belysning
• Velg riktig bakgrunn
• Oppretthold øyekontakt
• Kle deg passende
• Ikke kom for sent eller fremstå som uforberedt
• Ikke vent til siste minutt med å teste teknologien din

Selv om mange av disse punktene kan virke enkle, kan de bidra til å sikre at alle er på samme side, med en klar forståelse av hva som forventes av dem.

Det handler selvfølglig ikke bare om etikette. For virkelig å realisere potensialet til hybridmøter, har vi samlet en rekke beste praksiser, øvelser og tankeprosesser som du kan vurdere.

Beste praksis for å kjøre effektive hybridmøter

Med teknologien din forberedt, og deltakerne orientert om forventningene og etiketten, er det opp til arrangøren å gjennomføre en økt som får mest mulig ut av det hele.

For å hjelpe deg med dette, her er seks av de beste fremgangsmåtene for hybridmøter som forandrer spillet, som du kan inkludere i den neste kalenderøkten din.

1. Planlegg på forhånd (og planlegg med fjerntid i tankene)

Tenk på hva møtet trenger – hva du prøver å oppnå, hvem må være der, og hva du kan ta med for å gjøre det effektivt som et hybridmøte?

Tenk på deltakerne dine, hvor og når er de basert? Vil et hybridmøte kl. 09.00 på New York-kontorene være praktisk for et teammedlem som er tre timer bak i California?

2. Sett en dagsorden som legger til rette for samarbeid

Planlegg tid til å engasjere alle parter, gi muligheter for eksterne deltakere til å snakke, og la dem ideelt sett være forberedt på å snakke eller presentere noe under møtet, hvis det er hensiktsmessig.

Et annet område å vurdere er om samarbeidsverktøy kan være med på dagsordenen. Kan folk jobbe med et delt dokument mens de er på møtet, og vil det være gunstig for møtets formål?

3. Sørg for at alle har den nødvendige teknologien, og at de bruker den

Det sier seg selv at du bør sjekke at teammedlemmene har alt de trenger i forkant av møtet. Dette vil vanligvis være en engangssjekk, der en oppdatering bare er nødvendig hvis et teammedlem har et problem med oppsettet sitt.

For eksterne deltakere, gjør forventningene klare – at de blir med via webkamera og vil ha mikrofoner satt opp. I de fleste tilfeller vil dette være implisitt, men i visse tilfeller (som et jobbintervju) kan det være nødvendig å nevne det på forhånd.

4. Sett opp rommet og videoteknologien for å skape en følelse av tilstedeværelse

Tenk på hvordan rommet ditt er satt opp – hvor er kameraet, hvor er skjermen, hvor skal folk sitte? Et godt planlagt romoppsett kan skape et ideelt miljø for deltakerne å engasjere seg, selv om noen blir med eksternt.

For hver sittestilling i møtet, se for deg en deltaker som sitter der og spør deg selv følgende:

• Kan mikrofonen høre dem?
• Kan mikrofonen se dem?
• Kan de se de eksterne deltakerne?
• Kan alle engasjere seg i hverandre uten å rotere kroppen frem og tilbake gjentatte ganger?

Hvis du kan svare ja på alt ovenfor, for hver sittestilling, er hybridmøteromsmiljøet ditt klart.

5. Tildel en moderator for å holde begge sider likt engasjert

Moderatoren – det vil si personen som leder møtet – er ditt hemmelige våpen for å lykkes med hybridmøter.

Som en dirigent for et filharmonisk orkester, kan en god moderator ta ansvar for møter og få det beste ut av alle deltakerne. I mange tilfeller vil det være personen som har organisert møtet, men ikke alltid.

Moderatoren din skal kunne lese rommet og engasjere eksterne deltakere når det føles som om de personlige deltakerne begynner å dominere. De bør også holde gruppen fast fokusert på ønsket møteresultat og dagsordenen.

Effekten av en effektiv, godt orientert moderator på et møtes samlede suksess kan ikke undervurderes.

6. Spør deg selv – er dette møtet nødvendig?

La oss være ærlige – vi har alle vært i møter som føles som bortkastet tid.

Som dybden i denne veiledningen har vist, krever et vellykket møte nøye planlegging.

Å forberede alt dette kan høres mye ut, og det kan være det, så det er viktig å sørge for at møtet må skje i utgangspunktet.

Du kan i noen tilfeller finne det mer produktivt å bruke tilbakemeldings-, chat- og kommentarsystemer i dokumenter – slik at folk kan diskutere ting i sitt eget tempo.

Dette frigjør alles tid til å fokusere på å være produktiv, og hjelper deg å sikre at du får mest mulig ut av tiden dere tilbringer sammen.

Hybridmøtesjekkliste

Vi har dekket mye i denne veiledningen, så her er en rask oppsummering av de viktigste tingene du bør spørre deg selv før hybridmøtet:

• Har møtet et klart formål, med et målbart og endelig resultat?
• Trenger dette å være et møte? Vil en e-post, chat-melding eller dokumentkommentar/kommentar være tilstrekkelig?
• Har du satt møtet til et tidspunkt som passer for alle deltakere?
• Er dagsordenen fornuftig for et hybridmøte, inkludert eventuelle systemer eller samarbeidsverktøy du kan bruke?
• Har alle teknologien og programvaren de trenger?
• Er møterommet ditt satt opp på en måte som muliggjør eksternt og personlig engasjement?
• Har du en moderator, er de godt rustet til å lede møtet og engasjere alle parter?

Hvis du kan svare ja på ovenstående, er du klar. Alt som gjenstår nå er å la disse teknikkene bli en annen natur når du planlegger hybrid-, fjern- eller personlige møter.

Kjør hybridmøter på riktig måte, med Dropbox

Du har vært på nok ineffektive møter til å vite at du og teamet ditt fortjener bedre.

Det er på tide å omfavne den hybride fremtiden for arbeidsområder, møter og samarbeid.

Enten du trenger å starte møter fra filer, enkelt få tilgang til opptak og transkripsjoner i nettskylagringen din, eller samarbeide om arbeidsdokumenter i sanntid – med Dropbox og Zoom kan du gjøre alt.