การประชุมทางวิดีโอคืออะไร
การประชุมทางวิดีโอคือการสื่อสารโทรคมนาคมรูปแบบต่างๆ ระหว่างคนสองคนขึ้นไปผ่านทางวิดีโอและเสียง ผู้ที่ทำงานระยะไกลและผู้ที่อาศัยอยู่ห่างไกลจากครอบครัวและเพื่อนๆ ก็เปรียบเสมือนผู้เชี่ยวชาญในการสนทนาทางวิดีโอแล้ว และเนื่องจากจำนวนผู้ที่ทำงานที่บ้านและผู้ที่ทำงานจากระยะไกลมีมากขึ้น การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานผ่านการประชุมทางวิดีโอจึงกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น
ทำไมเราถึงต้องเรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญ
เมื่อพิจารณาว่าซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอแพร่หลายมากแค่ไหนในทุกวันนี้ บางคนก็อาจคิดว่าใครๆ ก็น่าจะสามารถเข้าใจมารยาทที่เหมาะสมได้เป็นอย่างดีแล้วในตอนนี้ แม้ว่าโดยปกติแล้วคุณจะสามารถเฟซไทม์กับสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนจากบนเตียงได้อย่างราบรื่น แต่สำหรับเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานนั้นก็เป็นกรณีที่ต่างออกไป เช่น Zoom ที่จำเป็นต้องมีการพิจารณาล่วงหน้าทั้งในด้านความเป็นระเบียบและด้านประสิทธิภาพ คุณอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประชุมที่ออฟฟิศ แต่อุปสรรคเสมือนจริงของการประชุมทางวิดีโอที่เพิ่มเข้ามาอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับใครบางคน
อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะรู้สึกวอกแวกและเสียสมาธิเมื่อทำงานที่บ้าน และการประชุมทางวิดีโอก็เป็นอย่างนั้นเช่นกัน แม้ว่าเวลาที่สุนัขของสมาชิกในทีมเดินเข้ามาในห้องอาจดูน่ารัก แต่ลูกสุนัขที่น่ารักตัวนั้นก็อาจทำให้รู้สึกวอกแวกได้เช่นกัน ซึ่งสิ่งนี้ก็มีผลกับผู้เข้าร่วมที่ไม่สนใจรับฟังและไม่ใส่ใจกับการประชุมเช่นเดียวกัน
หลักเกณฑ์พื้นฐานสำหรับมารยาทในการประชุมทางวิดีโอ
ขั้นตอนแรกของการสนทนาทางวิดีโอให้มีประสิทธิผลคือการตรวจสอบว่าการสนทนานั้นสามารถใช้งานได้ทั้งจากในมุมมองด้านเทคโนโลยีและมุมมองของมนุษย์ ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะประชุมทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เราได้รวบรวมรายการตรวจสอบของเคล็ดลับมารยาทในการสนทนาทางวิดีโอที่สำคัญที่สุดบางข้อเพื่อให้ปฏิบัติตามได้ดังนี้:
ตรวจสอบอินเทอร์เน็ตและฮาร์ดแวร์ของคุณล่วงหน้า
คุณจะดูไม่เอาไหนรวมถึงไม่เป็นมืออาชีพหากพยายามเริ่มการประชุมโดยที่ไมโครโฟนและเว็บแคมของคุณนั้นไม่ทำงาน เมื่อคุณมีการกำหนดการประชุมไว้ล่วงหน้า ให้ตรวจสอบล่วงหน้าเสมอว่าการตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอของคุณใช้งานได้ ไม่ใช่ตรวจสอบสองนาทีก่อนที่การประชุมจะเริ่ม และตรวจสอบไมโครโฟนหรือชุดหูฟังในตัวเพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณตรวจพบ
คุณยังควรทดสอบด้วยว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณสามารถรองรับการประชุมทางวิดีโอได้อย่างต่อเนื่องหรือไม่ คุณคงไม่ต้องการที่จะขาดการเชื่อมต่อในช่วงเวลาที่สำคัญหรือในระหว่างการสนทนา หากคุณกังวลเกี่ยวกับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ สิ่งที่คุณน่าจะทำได้ดีที่สุดคือการบันทึกภาพข้อมูลไว้ล่วงหน้า Dropbox Capture ช่วยให้คุณบันทึกภาพตัวคุณและจอของคุณไว้ล่วงหน้าได้เพื่อใช้ในการนำเสนองานชิ้นสำคัญ และสามารถแบ่งปันการบันทึกภาพนั้นกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย
หากการเชื่อมต่อของคุณมีปัญหา แอปจำนวนมากนั้นจะให้คุณสามารถจำกัดคุณภาพของวิดีโอที่คุณกำลังรับชมหรือปิดวิดีโอดังกล่าว เพื่อให้คุณยังคงสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยเปิดเฉพาะเสียงเท่านั้น แม่ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในโอร่วมกับคนอื่นๆ แต่การที่คุณยังสามารถมีส่วนร่วมและติดตามเนื้อหาการประชุมได้อย่างต่อเนื่องนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุด โปรดทราบว่าบางคนอาจเลือกที่จะไม่เข้าร่วมวิดีโอเลยด้วยเหตุผลต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้คนเหล่านั้นอยู่ในพื้นที่ที่มีเด็กหรือสัตว์เลี้ยง หรือผู้คนดังกล่าวอาจเพียงแค่ไม่พร้อมที่จะเปิดกล้องในขณะนั้น ซึ่งนั่นถือว่าไม่เป็นไรเช่นกัน
การแต่งตัว
เราต่างเคยทำสิ่งนี้อย่างน้อยสักครั้งในชีวิต ซึ่งก็คือการกลิ้งลงมาจากเตียงแล้วตรงไปเปิดแล็ปท็อปเพื่อประชุมทีมตอน 9 โมงเช้า อย่างไรก็ตาม การเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอในชุดนอนอาจไม่ใช่ภาพลักษณ์ที่ดีที่สุดสำหรับบุคลิกภาพที่เป็นมืออาชีพของคุณ หากคุณต้องการที่จะสนทนาการประชุมทางวิดีโออย่างจริงจัง ก็ควรแต่งตัวให้เหมาะสม ถึงแม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องแต่งตัวในชุดทำงานที่เป็นทางการ แต่ก็ควรตรวจสอบว่าได้แต่งตัวแบบเหมาะสมเพียงพอเพื่อที่สมาชิกในทีมของคุณจะได้เห็น ซึ่งไม่เพียงจะทำให้คุณดูใส่ใจกับการประชุมเท่านั้น แต่การสวมใส่เสื้อผ้าแบบอื่นที่ไม่ใช่เสื้อสเวตยังสามารถช่วยให้คุณมีกรอบความคิดที่ถูกต้องสำหรับการสนทนาที่สร้างสรรค์และมีสมาธิกับเพื่อนร่วมงานของคุณอีกด้วย
ค้นหาพื้นที่เงียบสงบ
ไม่ใช่ทุกคนที่จะมีออฟฟิศส่วนตัวที่มีไว้เพื่อช่วยให้ทำงานที่บ้านได้โดยเฉพาะ แต่การที่คุณสามารถค้นหาหรือสร้างพื้นที่เงียบสงบสำหรับการประชุมทางวิดีโอก็เป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจรู้สึกว่าการที่ครอบครัว เพื่อนร่วมห้อง หรือสัตว์เลี้ยงที่เดินอยู่รอบๆ ไม่ได้รบกวนขณะที่คุณทำงานแต่อย่างใด แต่ผู้เข้าร่วมการประชุมบางคนอาจไม่รู้สึกเช่นนั้น ดังนั้น เมื่อคุณนั่งลงเพื่อประชุมทางวิดีโอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในพื้นที่ที่ไม่มีใครน่าจะเดินเข้ามาหรือรบกวนคุณได้ ซึ่งจะทำให้คุณจะสามารถจดจ่อกับสิ่งที่เพื่อนร่วมงานกำลังพูดและกำจัดเสียงรบกวนรอบข้างต่างๆ เมื่อคุณกำลังพูดได้
จัดฉาก
ตอนนี้คุณแต่งตัวเสร็จแล้วและอยู่ในพื้นที่ที่เป็นส่วนตัวสำหรับการสนทนาทางวิดีโอ ให้ลองตรวจสอบสภาพแวดล้อมรอบๆ พื้นที่ทำงานและดูว่ามีลักษณะเป็นอย่างไรเมื่ออยู่ในกล้อง การเตรียมตัวของคุณจะไม่มีความสำคัญเลยหากบริเวณนั้นมืดเกินกว่าที่เพื่อนร่วมงานของคุณจะมองเห็น หรือพวกเขาจะมองเห็นแค่เพียงกองจานสกปรกที่อยู่ในอ่างล้างจาน โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความสะอาดและจัดเตรียมพื้นที่บริเวณโดยรอบตัวคุณ ให้เปิดม่านหรือเปิดไฟ หรือหากปัญหาคือการเห็นได้ชัดว่ามีการตกแต่งที่ไม่เรียบร้อย ให้ใช้ฉากสีเขียวหรือพื้นหลังเสมือนเพื่อปิดบังสิ่งเหล่านั้น ยกตัวอย่างเช่น Zoom จะตรวจจับพื้นหลังของคุณโดยอัตโนมัติและให้คุณใช้รูปภาพซ้อนทับฉากนั้น
หากคุณไม่ได้พูดอยู่ ให้ปิดเสียง
ในที่สุดแล้วเมื่อการประชุมของคุณกำลังดำเนินอยู่ หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดของการเรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญคือการปิดเสียงไมโครโฟนเมื่อคุณไม่ได้กำลังพูดอยู่ แม้ว่าคุณจะเลือกพื้นที่ที่เงียบสงบสำหรับการประชุมของคุณแล้ว แต่ไมโครโฟนจะยังคงจับเสียงได้หากคุณเคลื่อนไหว ไอ หรือเริ่มพิมพ์ คุณคงไม่ต้องการให้ใครบางคนพูดทวนอีกครั้งเนื่องจากการหยุดชะงักโดยไม่ตั้งใจ หรือรับรู้ได้ว่าคุณกำลังทำอย่างอื่นในช่วงระหว่างการประชุมโดยไม่สำคัญว่าจะเป็นแค่เวลาชั่วครู่ก็ตาม ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่มีปุ่มปิดเสียงสำหรับตนเองหรือสำหรับการสนทนา โปรดตรวจสอบว่าคุณยกเลิกปิดเสียงตนเองแล้วเมื่อต้องการพูดอีกครั้ง
มองที่กล้อง
เมื่อคุณอยู่ในการสนทนาทางวิดีโอ การมองไปที่ฟีดวิดีโอของคนอื่นๆ ในการประชุมก็ดูเหมือนจะเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผลที่สุด แต่อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการให้คนอื่นในการสนทนาโฟกัสมาที่คุณขณะที่กำลังพูดอยู่ คุณควรมองเข้าไปในกล้องโดยตรง แม้ว่าคุณไม่สามารถมองเห็นเพื่อนร่วมงานของคุณได้ แต่การมองที่กล้องจะช่วยให้เกิดความรู้สึกในการสื่อสารแบบต่อหน้า ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเพื่อนร่วมงานใส่ใจและฟังในสิ่งที่คุณกำลังพูดจริงๆ หากคุณต้องการที่จะมองเห็นเพื่อนร่วมงานขณะที่คุณพูด ให้จัดตำแหน่งวิดีโอบนหน้าจอให้อยู่ถัดจากกล้องเพื่อให้ทั้งสองสิ่งอยู่ในระดับสายตา คุณจะไม่พบปัญหานี้หากใช้งานบนแล็ปท็อปส่วนใหญ่ แต่คุณอาจต้องปรับเปลี่ยนการตั้งค่าไปรอบๆ หากคุณใช้งานบนเดสก์ท็อป
ใส่ใจและมีสมาธิ
แน่นอนว่าเมื่อคุณอยู่ในการประชุมทางวิดีโอ สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการมีสมาธิกับการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่ การไม่ให้ความสนใจการประชุมระหว่างที่จัดการประชุมทางวิดีโอนั้นสามารถทำได้ง่ายกว่าตอนอยู่ในออฟฟิศ และยังไม่ถูกตำหนิอีกด้วย ซึ่งนั่นหมายความว่าคุณมีหน้าที่ตรวจสอบตนเองว่าได้มีส่วนร่วมราวกับว่าคุณอยู่ที่ออฟฟิศถึงแม้ว่าคุณจะนั่งประชุมบนแล็ปท็อปในห้องนอนก็ตามคุณสามารถมีสมาธิที่บ้านได้เช่นเดียวกันกับในออฟฟิศ ยกตัวอย่างเช่น การจดบันทึกสามารถช่วยให้คุณรับรู้และตอบสนองประเด็นที่กำลังพูดถึงได้ แต่คุณก็ยังจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงสิ่งต่างๆ ที่จะทำให้คุณอยากเปลี่ยนแถบไปทำกิจกรรมอื่นๆ หรือดูโทรศัพท์ แม้ว่าคุณจะคิดว่าตนเองสามารถทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่หากคุณขาดสมาธิ คุณก็จะไม่ได้รับประโยชน์จากการประชุมที่เข้าร่วมมากนัก
วิธีการประชุมทางวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานของการปฏิบัติตนในการประชุมทางวิดีโอแล้ว คุณก็จะไม่พบปัญหาใดๆ เกี่ยวกับการตั้งค่าหรือการสนทนาทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงานของคุณ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับเมื่อคุณอยู่ที่สำนักงาน คุณย่อมต้องใช้ความพยายามมากกว่าเดิมเล็กน้อยในการ ทำให้การประชุมทางวิดีโอของคุณมีประสิทธิภาพ และทำให้การใช้เวลามีประสิทธิผล ดังนั้น หากคุณกำลังวางแผนที่จะประชุมกับเพื่อนร่วมงาน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารที่คุณต้องการทั้งหมดแล้ว คุณควรคำนึงถึงวิธีทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมจากทางไกลมีส่วนร่วม โชคดีที่ การผสานการทำงานของ Zoom เข้ากับ Dropbox จะช่วยให้การใช้งานไฟล์และซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้การประชุมทางวิดีโอที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
กำหนดวาระการประชุมเสมอ
ขั้นตอนแรกของการทำให้การประชุมใดๆ ก็ตามมีประสิทธิภาพคือการกำหนดวาระการประชุม ไม่ว่าจะอยู่หรือไม่อยู่ในสำนักงานก็ตาม วิธีนี้เพียงอย่างเดียวก็จะมีส่วนช่วยให้การประชุมทางวิดีโอประสบความสำเร็จได้ ซึ่ง แม่แบบวาระการประชุม ที่มีอยู่ใน Dropbox จะทำให้การรวบรวมวาระการประชุมที่สามารถแบ่งปันได้ซึ่งสรุปประเด็นพื้นฐานในการประชุมของคุณไว้อย่างรวดเร็วนั้นกลายเป็นเรื่องที่ง่ายดาย ผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุมแต่ไม่สามารถเข้าร่วมได้นั้นจะสามารถดูเอกสารนี้ได้เช่นกันในภายหลัง หรือที่ดีไปกว่านั้น คือพวกเขาสามารถรับชมวิดีโอที่บันทึกการสนทนาซึ่งมีการคัดลอกจาก Zoom ไปยัง Dropbox โดยอัตโนมัติ
แบ่งปันไฟล์และข้อมูลก่อนการประชุม
หากคุณคาดหวังว่าจะได้รับข้อมูลและความร่วมมือจากทีมในการสนทนาทางวิดีโอ คุณก็จำเป็นต้องให้ข้อมูลกับทีมเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้ทีมดำเนินการดังกล่าวได้ แม้ว่าคุณอาจจะสามารถแจกจ่ายแผ่นงานหรือเขียนเนื้อหาลงในไวท์บอร์ดเมื่อประชุมในออฟฟิศได้ แต่เมื่อประชุมทางวิดีโอกลับ คุณจะต้องวางแผนล่วงหน้ามากขึ้น เตรียมความพร้อมและแบ่งปันไฟล์หรือเอกสารที่ต้องการก่อนการประชุมเพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณเข้าใจเนื้อหาที่จะนำมาประชุมได้ เมื่อคุณอยู่ในสายสนทนา คุณยังสามารถแบ่งปันหน้าจอเพื่อดูเอกสารไปพร้อมๆ กัน ซึ่งทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ตรงกัน และยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ดังกล่าวได้โดยตรงจาก Dropbox ไปยังการประชุม Zoom ซึ่งสมาชิกในทีมสามารถเพิ่มไฟล์ลงในการประชุมได้แบบเรียลไทม์
ส่งคำเชิญล่วงหน้า
หากต้องการเชิญผู้คนเข้าร่วมห้องประชุมในออฟฟิศ คุณอาจเพียงแค่เดินไปถามผู้คนเหล่านั้นที่โต๊ะทำงานว่าพวกเขามีเวลาสัก 10 นาทีหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การดึงดูดความสนใจของผู้คนขณะที่ทำงานที่บ้านนั้นเป็นเรื่องยากมากขึ้น แม้ว่าจะใช้ Slack หรือแอปสนทนาสำหรับออฟฟิศอื่นๆ ก็ตาม หากคุณต้องการให้ผู้คนเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ คุณต้องแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้า หากคุณไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า ผู้คนเหล่านั้นอาจไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงานในตอนประชุมและอาจไม่มีเวลาอ่านวาระการประชุม ให้เวลาทุกคนตามที่ต้องการเพื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุมทางวิดีโอ แล้วคุณจะจัดการตัวเองและทั้งทีมเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประชุมได้
การทำงานร่วมกันผ่านการประชุมทางวิดีโอ
เนื่องด้วยทีมระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น การสนทนาทางวิดีโอจึงไม่ได้เป็นเพียงตัวเลือกแทนที่การประชุมอีกต่อไป แต่กลับกลายเป็นสิ่งที่ธุรกิจจำนวนมากเลือกใช้ และเพราะการประชุมทางวิดีโอก็มีบทบาทสำคัญในทั้งชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน การใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น ในครั้งต่อไปที่คุณกำหนดการประชุม Zoom ในเวลา 10 โมงเช้า ให้ใช้มารยาทในการประชุมทางวิดีโอของเราเพื่อให้การประชุมของคุณประสบความสำเร็จ การเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมทางวิดีโอจะช่วยให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมกับการประชุม และท้ายที่สุดจะช่วยเสริมสร้างการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ในขณะที่คุณทำงานระยะไกลได้