Não há como negar: os eventos globais recentes mudaram para sempre a maneira como trabalhamos e colaboramos, particularmente em funções tradicionalmente propícias aos ambientes de escritório.
Trocamos o espaço do cafezinho do escritório pelas webcams, adotamos novos fluxos de trabalho remoto e continuamos a cumprir nossas responsabilidades e a nos conectar entre nós mesmo quando não era possível pessoalmente.
À medida que o mundo foi se abrindo, algumas pessoas optaram por continuar trabalhando remotamente, outras preferiram retornar ao escritório em tempo integral e muitas decidiram que o trabalho híbrido funcionaria melhor. Como resultado, passaram a ser comuns as reuniões mistas, em que parte das pessoas participam presencialmente e parte remotamente.
O desafio, como muitas pessoas descobriram, é viabilizar essas "reuniões híbridas" de modo a serem acessíveis e produtivas para todos os participantes. O equipamento de áudio e vídeo da sala de reunião presencial capta adequadamente a participação de todos os envolvidos, por exemplo, ou foi estabelecida uma diretriz para garantir que os participantes remotos tenham oportunidade de se envolver na discussão?
Vamos explorar todos esses aspectos neste guia abrangente, oferecendo as ferramentas, a tecnologia e as habilidades necessárias para a realização de reuniões híbridas incríveis que proporcionam resultados produtivos.
Achou interessante? Vamos começar com o básico.
Vá para a seção
- O que é uma reunião híbrida?
- Os desafios das reuniões híbridas
- Benefícios das reuniões híbridas
- Tecnologia de reuniões híbridas
- Software para reuniões híbridas
- Como se comportar em reuniões híbridas
- Melhores práticas para realizar reuniões híbridas
- Lista de verificação de reuniões híbridas
O que é uma reunião híbrida?
Uma reunião híbrida é uma combinação de uma reunião tradicional presencial e uma reunião remota, realizada em uma plataforma de teleconferência.
As reuniões híbridas geralmente acontecem quando alguns participantes estão presentes e disponíveis em um espaço físico, enquanto outros não.
Confira alguns cenários comuns em que as reuniões híbridas podem ser necessárias:
- Empresas com políticas flexíveis de trabalho remoto em que a presença no escritório não é obrigatória
- Empresas multinacionais com funcionários espalhados em diferentes regiões geográficas e fusos horários
- Reuniões externas voltadas ao cliente, em que uma equipe está em uma sala de reuniões, realizando uma reunião de negócios com outra equipe ou empresa reunida em seu respectivo escritório
Os desafios das reuniões híbridas: por que elas são diferentes?
Não é segredo que reuniões híbridas sem planejamento ou moderação adequados podem rapidamente se tornar um caos. Pergunte a quem participa regularmente de reuniões desse tipo e ouça relatos de conversas inaudíveis fora das câmeras, webcams que somem e inúmeros casos de participantes que se interrompem entre si sem nem perceberem.
A grande diferença entre uma reunião híbrida e uma tradicional, muitas vezes desafiadora, se resume à inclusão, proximidade e barreiras para uma comunicação eficaz.
Imagine o cenário: a reunião mensal da equipe, com alguns participantes na sala física e alguns em casa. Antes mesmo da reunião começar, ninguém em casa consegue ouvir porque o microfone da sala de reunião não foi selecionado.
Além disso, não há câmera na sala, por isso os participantes presenciais compartilham uma transmissão de vídeo de um dos laptops, que só captura uma pequena parte da sala. Enquanto isso, um membro júnior da equipe estressado na transmissão da webcam remota é visto trabalhando freneticamente em uma entrega urgente e ignorando completamente a reunião.
Sejamos honestos, as reuniões híbridas podem ser caóticas. Mas não precisam ser.
Benefícios das reuniões híbridas
As reuniões híbridas têm uma série de vantagens quando são realizadas com eficácia. Por exemplo:
- Economia de tempo, custo de transporte e pegada de carbono para quem não está presente no local da reunião
- Permitem que os colegas mais introvertidos se sintam mais confiantes em seu próprio espaço e se concentrem em contribuir para a reunião, o que não fariam pessoalmente
- Facilitam as coisas para os participantes com necessidades diferentes de acessibilidade e para quem o trajeto até o escritório é mais desafiador
- Permitem que os participantes que utilizam equipamentos especializados em suas funções sejam mais eficazes com o acesso a essas ferramentas durante a reunião quando participam remotamente
- Estabelecem um ambiente oportuno para uma colaboração produtiva
Portanto, se as reuniões híbridas são ideais para usar o tempo de forma produtiva, além de serem uma evolução do formato tradicional, como tirar o máximo proveito?
Primeiro, vamos organizar a tecnologia.
Qual a tecnologia necessária para as reuniões híbridas?
A tecnologia desempenha papel crucial na realização de reuniões remotas, e uma solução boa para reuniões híbridas depende de quão boa é a tecnologia usada.
Quando se trata da tecnologia para reuniões híbridas, há duas considerações importantes: a tecnologia da sala da reunião e a tecnologia de quem está em casa.
Tecnologia da sala de reuniões
Para facilitar adequadamente as reuniões híbridas, a tecnologia da sala de reuniões precisa ser capaz de receber informações de todas as áreas da sala e enviar informações para todos os pontos da sala.
Em outras palavras, todas as pessoas presentes na sala precisam ser vistas e ouvidas e precisam ver e ouvir as outras pessoas.
Com isso em mente, confira a tecnologia que precisa ser usada na sala de reuniões híbridas:
- Um PC, laptop ou cabo de conexão: é necessário ter um equipamento para executar o software de videoconferência, seja um dispositivo dedicado ou mais comumente um cabo de conexão como um HDMI ao qual os usuários podem conectar o próprio dispositivo
- Uma câmera: com a capacidade de capturar todos os presentes, algumas conseguem inclusive dar zoom na pessoa que fala
- Um microfone: adquira um microfone com polaridade omnidirecional se você pretende que ele fique no meio da sala e tenha alcance suficiente para captar as vozes de todos os participantes
- Uma tela: use uma tela para exibir a transmissão da câmera dos participantes remotos que seja grande o suficiente para ser vista do fundo da sala
- Alto-falantes: sejam integrados na tela ou em um sistema separado, eles precisam ter alcance suficiente para que a voz de todos seja ouvida
- Alternativa opcional, sistema combinado de videoconferência: você também pode comprar sistemas que combinam a câmera, o microfone e os alto-falantes em uma única unidade compatível com TV
Tecnologia para participantes remotos
Embora uma sala de reunião híbrida precise de equipamentos especiais para capturar todo o espaço, os participantes remotos precisam simplesmente de uma tecnologia para serem vistos e ouvidos e para receberem a transmissão dos outros participantes.
Confira um rápido resumo da tecnologia que as pessoas em casa precisam ter acesso:
- Um PC ou laptop: para executar o software de videoconferência e acessar a reunião
- Uma câmera: que pode ser uma webcam integrada ao dispositivo ou uma webcam conectada por USB
- Um microfone: que pode estar integrado ou um dispositivo USB autônomo para ser conectado
Qual o software necessário para as reuniões híbridas?
Com a tecnologia definida, é preciso garantir os recursos para que ela seja usada. Entra em ação o software de videoconferência.
Software de videoconferência
O software de videoconferência é a plataforma que executa a própria reunião, levando o áudio e a transmissão de vídeo de cada participante para todos os participantes em tempo real.
Essa solução pode ser on-line ou um aplicativo para desktop instalado, sendo que a maioria dos provedores oferecem versões da plataforma baseadas tanto na web quanto no desktop.
Pergunte a alguém o nome de uma plataforma de videochamada ou videoconferência e rapidamente alguém diz: "Zoom!". Na verdade, muitas pessoas usam essa palavra como sinônimo de reuniões em vídeo, independentemente da plataforma.
Como líder no espaço de videoconferência, os benefícios do Zoom são conhecidos pela maioria das pessoas. Mas você sabia que, como parceiro estratégico do Dropbox, o Zoom tem integrações avançadas com o ecossistema mais amplo do Dropbox?
Alguns dos recursos integrados que você desfruta quando conecta o Zoom à sua conta Dropbox:
- Colaboração em tempo real: é fácil de adicionar, participar e iniciar imediatamente uma reunião do Zoom diretamente dos arquivos do Dropbox
- Atualizações: não perca nenhum detalhe com as gravações de reuniões do Zoom e as transcrições copiadas automaticamente para o armazenamento de arquivos do Dropbox
- Encontre os arquivos compartilhados durante as reuniões: veja quais arquivos do Dropbox foram compartilhados com o Zoom e reveja a atividade dos arquivos do Dropbox para ter o controle do andamento do trabalho enquanto a equipe colabora
- Compartilhamento do trabalho: apresente documentos, slides e imagens do Dropbox durante uma reunião do Zoom e aproveite ao máximo o tempo com a equipe
Ferramentas de colaboração
Enquanto as plataformas de videoconferência fornecem as instalações para a realização de uma reunião híbrida, as ferramentas de colaboração dão vida a ela.
Com ferramentas de colaboração baseadas em nuvem, como as integradas ao Dropbox, é possível transformar uma ótima discussão em uma sessão de trabalho produtiva, mesmo que não estejam todos na mesma sala.
As possibilidades são infinitas: você pode colaborar em documentos em tempo real pelo armazenamento em nuvem, usar o Dropbox Paper para fazer anotações ou vincular uma reunião do calendário a um documento do Paper.
Como se comportar em reuniões híbridas
Você tem toda a tecnologia necessária, instalou o software e configurou um fluxo de trabalho colaborativo: está tudo pronto, certo?
Bem, embora você tenha o que precisa da perspectiva tecnológica para a condução da reunião, o segredo do sucesso está nos participantes. Todos os participantes são responsáveis por estabelecer um ambiente de reunião eficaz. Se cada um fizer a sua parte, todos contribuem para o sucesso da reunião.
Pensando nisso, confira algumas regras gerais de comportamento para compartilhar com os colegas antes da sessão e definir as expectativas de todos:
- Câmeras ligadas
- Microfones desligados quando não estiverem falando
- Usar o recurso de "levantar a mão" no software de videoconferência
- Fazer o possível para não interromper ou falar por cima da fala das pessoas
- Prestar atenção na iluminação
- Escolher o fundo certo
- Manter contato visual
- Usar roupas apropriadas
- Não se atrasar nem mostrar despreparo
- Não esperar até o último minuto para testar a tecnologia
Embora muitos desses aspectos pareçam simples, eles garantem a sincronia de todos os participantes e deixam claro quais são as expectativas.
Naturalmente, não se trata apenas de etiqueta. Para realmente compreender o potencial das reuniões híbridas, compilamos uma série de melhores práticas, exercícios e processos de pensamento.
Melhores práticas para realizar reuniões híbridas eficazes
Com a tecnologia preparada e os participantes informados sobre as expectativas e a etiqueta, cabe a quem organiza realizar uma sessão que aproveite ao máximo toda essa estrutura.
Para ajudar nessa tarefa, confira seis melhores práticas inovadoras de reuniões híbridas para incorporar na próxima sessão.
1. Planeje com antecedência (e programe com tempo remoto em mente)
Pense nas necessidades da reunião: qual é o objetivo, quem precisa participar e o que você pode fazer para que a reunião híbrida seja eficaz?
Pense nos participantes: onde estão localizados e em que fuso horário? Uma reunião híbrida às 9h nos escritórios de Nova Iorque é viável para alguém da equipe que está 3 horas atrás na Califórnia?
2. Estabeleça uma pauta que facilite a colaboração
Planeje um tempo para se envolver com todas as partes, dê oportunidades para que os participantes remotos falem e, idealmente, deixe avisado caso seja necessário que falem ou apresentem alguma coisa durante a reunião.
Também é importante considerar se as ferramentas de colaboração podem ser usadas na reunião. As pessoas podem trabalhar em um documento compartilhado durante a reunião? Isso seria benéfico para o propósito da reunião?
3. Garanta que todos tenham e usem a tecnologia necessária
Obviamente você precisa verificar se as pessoas da equipe têm tudo o que precisam antes da reunião. Geralmente essa verificação é feita uma vez só. Qualquer atualização só é necessária se um membro da equipe tiver algum problema com a própria instalação.
Para os participantes externos, defina quais são as expectativas. Por exemplo, que eles participem com webcam ligada e que deixem os microfones configurados. Na maioria dos casos, esse aspecto está implícito, embora em situações específicas (como uma entrevista de emprego) seja necessário confirmar com antecedência.
4. Configure a sala e a tecnologia de vídeo para criar uma sensação de presença
Pense em como a sala está montada, onde está a câmera, onde está a tela, onde as pessoas vão se sentar? Um layout bem planejado da sala cria um ambiente ideal para que os participantes se envolvam, mesmo que alguns estejam participando remotamente.
Para todos os lugares na reunião, imagine uma pessoa sentada e confira:
- O microfone captura as vozes de todos?
- Todo mundo está no enquadramento da câmera?
- Todo mundo vê os participantes remotos?
- As pessoas conseguem participar sem precisar se movimentar o tempo todo para frente e para trás?
Quando você responder sim para todas as situações acima, o ambiente da sala de reunião híbrida está pronto.
5. Atribua uma pessoa para fazer a moderação da reunião e manter todas as partes igualmente envolvidas
Essa pessoa, que na verdade é quem conduz a reunião, é fundamental para o sucesso da reunião híbrida.
Como o maestro de uma orquestra, quem atua com eficiência na moderação assume o controle da reunião e aproveita ao máximo cada participante. Em muitos casos, a pessoa que conduz a reunião é a mesma que a organizou, mas nem sempre.
A pessoa que faz a moderação deve prestar atenção na sala e incluir os participantes remotos quando sentir que os participantes presenciais estão dominando a discussão. Ela também deve manter o grupo focado no objetivo final e na pauta da reunião.
O impacto de quem faz a moderação de forma eficaz e bem treinada no sucesso geral da reunião não deve ser subestimado.
6. Faça sempre a pergunta: esta reunião é necessária?
Sejamos honestos, existem reuniões que dão uma sensação de desperdício de tempo.
Como detalhado neste guia, uma reunião de sucesso requer um planejamento cuidadoso.
Toda essa preparação não só parece como é bastante trabalhosa, por isso é importante ter certeza de que a reunião é imprescindível.
Em alguns casos, é mais produtivo usar feedback, chat e sistemas de comentários dentro de documentos que permitem que as pessoas discutam os tópicos em seu próprio ritmo.
Com isso, o tempo é liberado para que todos se concentrem na produtividade e garante que todos aproveitem ao máximo o tempo que passam juntos.
Lista de verificação de reuniões híbridas
Como abordamos muitos aspectos neste guia, segue uma rápida recapitulação das principais considerações a serem feitas antes de organizar uma reunião híbrida:
- A reunião tem um objetivo claro, com um resultado mensurável e definitivo?
- A reunião é imprescindível? Um e-mail, mensagem de chat ou comentário/anotação em documento não é o suficiente?
- Você marcou a reunião em um horário que funciona para todos os participantes?
- A pauta faz sentido para uma reunião híbrida, incluindo os sistemas ou as ferramentas de colaboração?
- Todos têm a tecnologia e o software necessários?
- A sala de reunião está configurada para facilitar o envolvimento remoto e presencial?
- Há uma pessoa responsável pela moderação da reunião? Ela está bem equipada para conduzir a reunião e estimular a participação de todos?
Se a resposta para todas as perguntas for "sim", está tudo pronto. Agora, é só manter o hábito de checar essas etapas durante o planejamento de uma reunião híbrida, remota ou presencial.
Realize reuniões híbridas da maneira correta com o Dropbox
Você já participou de reuniões ineficazes o suficiente para saber que é possível melhorar.
É hora de incluir definitivamente o futuro híbrido dos espaços de trabalho, das reuniões e da colaboração.
Seja qual for a necessidade: iniciar reuniões de dentro de arquivos, acessar facilmente gravações e transcrições no armazenamento em nuvem ou colaborar em documentos de trabalho em tempo real, com o Dropbox e o Zoom é possível fazer tudo isso.