Es lässt sich nicht leugnen: Die jüngsten globalen Ereignisse haben die Art und Weise, wie wir arbeiten und zusammenarbeiten, nachhaltig verändert, insbesondere bei Funktionen, die traditionell in Büroumgebungen angesiedelt sind.
Wir haben Wasserkühler gegen Webcams getauscht, neue Remote-Workflows eingeführt und unsere Aufgaben weiterhin erfüllt – und uns miteinander verbunden – auch wenn wir dies nicht von Angesicht zu Angesicht tun konnten.
Als sich die Welt allmählich wieder öffnete, zogen es einige von uns weiter vor, ortsunabhängig zu arbeiten, andere wiederum wollten lieber ganztags im Büro sein, und viele entschieden sich für eine Mischung aus beidem. Infolgedessen ist es inzwischen üblich geworden, dass Meetings aus einer Mischung von Vor-Ort- und Remote-Teilnehmern bestehen.
Die Herausforderung besteht, wie viele festgestellt haben, darin, diese so genannten „hybriden Meetings“ für alle Teilnehmer zugänglich und produktiv zu machen. Erfassen die Audio- und Videogeräte des Meetingraums vor Ort die Beiträge aller Beteiligten in angemessener Weise, oder gibt es wichtige Regeln, die sicherstellen, dass die Remote-Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich an der Diskussion zu beteiligen?
In diesem umfassenden Leitfaden gehen wir auf all diese Fragen ein und geben Ihnen die Tools, die Technik und die Fähigkeiten an die Hand, die Sie benötigen, um beeindruckende hybride Meetings durchzuführen, die produktive Ergebnisse liefern.
Klingt gut? Großartig, fangen wir mit den Grundlagen an.
Zum Abschnitt springen
- Was ist ein hybrides Meeting?
- Herausforderungen bei hybriden Meetings
- Vorteile von hybriden Meetings
- Technologie für hybride Meetings
- Software für hybride Meetings
- Wichtige Regeln für hybride Meetings
- Best Practices für die Durchführung hybrider Meetings
- Checkliste für hybride Meetings
Was ist ein hybrides Meeting?
Ein hybrides Meeting ist eine Kombination aus einem herkömmlichen Meeting vor Ort und einem Remote-Meeting, das über eine Telefonkonferenzplattform abgehalten wird.
Hybride Meetings finden in der Regel statt, wenn einige Teilnehmer an einem bestimmten Ort anwesend und verfügbar sind, andere hingegen nicht.
Im Folgenden finden Sie einige häufige Szenarien, in denen hybride Meetings erforderlich sein können:
- Unternehmen mit flexiblen Home-Office-Richtlinien, bei denen die Anwesenheit im Büro nicht zwingend erforderlich ist
- Multinationale Unternehmen mit Mitarbeitern, die über verschiedene Regionen und Zeitzonen verteilt sind
- Externe und kundenorientierte Meetings, bei denen sich ein Team in einem Meetingraum befindet und ein geschäftliches Meeting mit einem anderen Team oder Unternehmen in dessen jeweiligen Büros abhält
Herausforderungen bei hybriden Meetings – worin unterscheiden sie sich?
Es ist kein Geheimnis, dass hybride Meetings ohne angemessene Planung oder Moderation schnell im Chaos versinken können. Wenn Sie jemanden fragen, der regelmäßig an solchen Meetings teilnimmt, wird er Ihnen von unüberhörbaren Gesprächen aus dem Off, verschwundenen Webcams und zahllosen Fällen erzählen, in denen sich die Teilnehmer unwissentlich gegenseitig unterbrechen.
Der große Unterschied zwischen einem hybriden und einem traditionellen Meeting – der oft zu Problemen führt – liegt in der Einbeziehung, der Nähe und den Hindernissen für eine effektive Kommunikation.
Um dies zu veranschaulichen, stellen wir uns ein Szenario vor: Es handelt sich um das monatliche Teammeeting, bei dem einige Teilnehmer im Raum anwesend sind und andere von zu Hause aus teilnehmen. Noch bevor es losgeht, kann niemand von zu Hause aus zuhören, weil das Mikrofon im Meetingraum nicht ausgewählt wurde.
Außerdem gibt es keine Kamera im Raum, sodass die Teilnehmer vor Ort ein Video-Feed von einem ihrer Laptops nutzen, das nur einen kleinen Teil des Raums erfasst. Währenddessen ist ein gestresstes, jüngeres Teammitglied auf dem Webcam-Feed zu sehen, das verzweifelt an einer dringenden Aufgabe arbeitet und das Meeting dabei völlig ignoriert.
Seien wir ehrlich – hybride Meetings können Chaos verursachen. Aber das muss nicht sein.
Vorteile von hybriden Meetings
Hybride Meetings können eine Reihe von Vorteilen haben, wenn sie effektiv durchgeführt werden. Sie können zum Beispiel:
- Reisezeit, Kosten und CO2-Bilanz derjenigen, die nicht bereits am Ort des Meetings anwesend sind, einsparen
- Introvertierten Kollegen es ermöglichen, sich in ihrem eigenen Raum sicherer zu fühlen, was bedeutet, dass sie sich auf ihren Beitrag zum Meeting konzentrieren können und nicht darauf, wie sie persönlich wirken
- Eine Erleichterung für Teilnehmer mit eingeschränkter Mobilität schaffen, für die die Anreise zu Büroräumen manchmal eine Herausforderung darstellen kann
- Teilnehmer, die in ihrer Funktion spezielle Geräte verwenden, können effektiver arbeiten, wenn sie während des Meetings Zugang zu diesen Geräten haben, indem sie ortsunabhängig beitreten
- Kann eine leistungsfähige Umgebung für produktive Zusammenarbeit schaffen
Wenn hybride Meetings also eine produktive Nutzung der Zeit sein können, ja sogar eine Weiterentwicklung des traditionellen Meeting-Formats, wie lässt sich dies erreichen?
Das Wichtigste zuerst: Bringen Sie Ihre Technologie auf Vordermann.
Welche Technologie benötigen Sie für hybride Meetings?
Die Technologie spielt bei der Durchführung von Remote-Meetings eine entscheidende Rolle, und eine gute Lösung für hybride Meetings ist nur so gut wie ihre Technologie.
Bei der Technologie für hybride Meetings gibt es zwei Seiten, die es zu berücksichtigen gilt: Die Technologie im Raum und die Technologie zu Hause.
Technologie im Meetingraum
Um hybride Meetings zu ermöglichen, muss die Technologie eines Meetingraums in der Lage sein, Input aus allen Bereichen des Raums zu empfangen und Output an alle Punkte im Raum zu senden.
Mit anderen Worten: Jeder im Raum muss gesehen und gehört werden können und in der Lage sein, alles zu sehen und zu hören, was zurückkommt.
Vor diesem Hintergrund sollten Sie Ihren hybriden Meetingraum mit der folgenden Technologie ausstatten:
- Einen PC, einen Laptop oder ein Verbindungskabel – Sie benötigen etwas, um die Videokonferenzsoftware zu nutzen, entweder ein spezielles Gerät oder ein Verbindungskabel, z. B. ein HDMI-Kabel, an das die Benutzer ihr eigenes Gerät anschließen können.
- Eine Kamera – mit der Möglichkeit, alle Personen im Bild zu erfassen, einige können sogar auf die sprechende Person zoomen.
- Ein Mikrofon – besorgen Sie sich ein Mikrofon mit Kugelcharakteristik, wenn Sie es in der Mitte des Raums aufstellen möchten, und mit ausreichender Reichweite, um die Stimmen aller Teilnehmer zu erfassen.
- Einen Bildschirm – Sie benötigen einen Bildschirm, auf dem Sie die Kamerabilder der anderen Teilnehmer anzeigen können; wählen Sie etwas, das groß genug ist, um von der Rückseite des Raums aus sichtbar zu sein.
- Lautsprecher – ob in den Bildschirm integriert oder ein separates Lautsprechersystem, achten Sie darauf, dass die Reichweite der Lautsprecher ausreicht, um die Stimmen aller Teilnehmer zu hören.
- Optionale Alternative: Kombiniertes Videokonferenzsystem – Sie können auch Systeme kaufen, die Kamera, Mikrofon und Lautsprecher in einem einzigen TV-kompatiblen Gerät vereinen.
Technologie für Remote-Teilnehmer
Während ein hybrider Meetingraum spezielle Geräte benötigt, um den gesamten Raum zu erfassen, müssen die Remote-Teilnehmer einfach nur von ihrer Technologie erfasst werden, um sie zu sehen, zu hören, was sie sagen, und die Feeds der anderen Teilnehmer an sie auszugeben.
Hier ist eine kurze Zusammenfassung der Technologie, auf die jeder zu Hause Zugriff haben sollte:
- Einen PC oder Laptop – um die Videokonferenzsoftware zu nutzen und auf die Konferenz zuzugreifen
- Eine Kamera – dies kann eine in das Gerät integrierte Webcam oder eine über USB angeschlossene Webcam sein
- Ein Mikrofon – auch hier kann es sich um ein eingebautes oder ein eigenständiges USB-Steckgerät handeln
Welche Software benötigen Sie für hybride Meetings?
Nachdem Sie die Technologie ausgewählt haben, brauchen Sie etwas, um sie zu nutzen. Hier kommt die Videokonferenzsoftware ins Spiel.
Videokonferenzsoftware
Die Videokonferenzsoftware ist die Plattform, die das Meeting selbst steuert, indem sie die Audio- und Videoübertragungen der einzelnen Teilnehmer aufnimmt und in Echtzeit an alle anderen Teilnehmer sendet.
Dabei kann es sich um eine Online-Lösung oder um eine installierte Desktop-Anwendung handeln, wobei die meisten Anbieter sowohl web- als auch desktopbasierte Versionen ihrer Plattform anbieten.
Fragen Sie jemanden nach einer Videoanruf- oder Videokonferenzplattform, und Sie werden schnell den Namen „Zoom Call“ hören. In der Tat ist der Name selbst für viele zum Synonym für Videokonferenzen geworden, unabhängig von der Plattform.
Als Marktführer im Bereich Videokonferenzen sind die Vorteile von Zoom den meisten Menschen bekannt. Aber wussten Sie, dass Zoom als strategischer Partner von Dropbox über fortschrittliche Integrationen mit der erweiterten Dropbox-Umgebung verfügt?
Einige der integrierten Features, die Sie nutzen können, wenn Sie Zoom mit Ihrem Dropbox-Konto verbinden, sind:
- Zusammenarbeit in Echtzeit – Sie können direkt aus Ihren Dropbox-Dateien heraus ein Zoom-Meeting hinzufügen, ihm beitreten und es sofort starten.
- Bleiben Sie auf dem Laufenden – Aufzeichnungen und Transkripte von Zoom-Meetings werden automatisch in Ihren Dropbox-Dateispeicher kopiert
- Finden Sie während Meetings freigegebene Dateien – sehen Sie, welche Dropbox-Dateien für Zoom freigegeben wurden, und überprüfen Sie die Dropbox-Dateiaktivitäten, um während der Zusammenarbeit in Ihrem Team den Überblick zu behalten
- Teilen Sie Ihre Arbeit – präsentieren Sie Dokumente, Folien und Bilder aus Dropbox während eines Zoom-Meetings und nutzen Sie Ihre gemeinsame Zeit so effektiv wie möglich
Tools für die Zusammenarbeit
Während Videokonferenzplattformen die Möglichkeit bieten, ein hybrides Meeting abzuhalten, können Tools für die Zusammenarbeit dieses erst richtig zum Leben erwecken.
Mit cloudbasierten Tools für die Zusammenarbeit, wie sie beispielsweise in Dropbox integriert sind, können Sie aus einer großartigen Diskussion in einem Meeting eine produktive Arbeitssitzung machen, auch wenn Sie sich nicht alle im selben Raum befinden.
Ganz gleich, ob Sie über einen Cloud-Speicher in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten, mit Dropbox Paper Notizen machen oder ein Meeting mit einem Paper-Dokument verknüpfen – die Möglichkeiten sind unbegrenzt.
Wichtige Regeln für hybride Meetings
Sie haben also die notwendige Technologie erworben, die erforderliche Software installiert und Ihren Workflow für die Zusammenarbeit eingerichtet – alles ist bereit?
Nun, auch wenn Sie aus technologischer Sicht alles haben, was Sie für die Durchführung eines Meetings benötigen, hängt der Erfolg eines Meetings immer noch von seinen Teilnehmern ab. Jeder Teilnehmer ist für die Schaffung einer erfolgreichen Meeting-Umgebung verantwortlich, und indem jeder seinen Teil dazu beiträgt, können Ihre Teilnehmer zum Gelingen des Meetings etwas beisteuern.
In diesem Sinne finden Sie hier einige allgemeine wichtige Regeln, die Sie Ihren Kollegen vor der Sitzung mitteilen können, um die Erwartungshaltung für alle festzulegen:
- Kameras an
- Mikrofone aus, wenn nicht gesprochen wird
- Nutzen Sie das Feature der „erhobenen Hand“ in der Videokonferenzsoftware
- Versuchen Sie nicht, über Leute zu reden oder sie zu unterbrechen
- Sorgen Sie für richtige Beleuchtung
- Wählen Sie den richtigen Hintergrund
- Halten Sie Augenkontakt
- Kleiden Sie sich angemessen
- Kommen Sie nicht zu spät und erscheinen Sie nicht unvorbereitet
- Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um Ihre Technologie zu testen
Auch wenn viele dieser Regeln einfach erscheinen, können sie doch dazu beitragen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind und genau wissen, was von ihnen erwartet wird.
Natürlich geht es nicht nur um wichtige Regeln. Um das Potenzial hybrider Meetings voll auszuschöpfen, haben wir eine Reihe von Best Practices, Übungen und Denkansätzen zusammengestellt, die Sie berücksichtigen sollten.
Best Practices für effektive hybride Meetings
Nachdem Sie Ihre Technologie vorbereitet und Ihre Teilnehmer über die Erwartungen und wichtige Regeln informiert haben, liegt es nun am Organisator, eine Sitzung zu veranstalten, die das Beste aus dem Ganzen herausholt.
Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie hier 6 erstklassige Best Practices für hybride Meetings, die Sie in Ihre nächste Sitzung einbauen können.
1. Planen Sie im Voraus (und berücksichtigen Sie bei der Terminplanung die Remote-Zeit)
Überlegen Sie, was das Meeting braucht – was wollen Sie erreichen, wer muss dabei sein, und was können Sie einbringen, damit es ein effektives hybrides Meeting wird?
Denken Sie an Ihre Teilnehmer: Wo und wann sind sie anzutreffen? Ist ein hybrides Meeting um 9 Uhr morgens im New Yorker Büro für ein Teammitglied praktisch, wenn es 3 Stunden früher in Kalifornien ist?
2. Legen Sie eine Tagesordnung fest, die die Zusammenarbeit erleichtert
Planen Sie Zeit ein, um mit allen Beteiligten ins Gespräch zu kommen, bieten Sie den Remote-Teilnehmern die Möglichkeit, sich zu äußern, und bereiten Sie sie idealerweise darauf vor, während des Meetings etwas zu sagen oder zu präsentieren, falls dies angebracht ist.
Ein weiterer zu berücksichtigender Bereich ist die Frage, ob Tools für die Zusammenarbeit in die Tagesordnung aufgenommen werden können. Können die Teilnehmer während des Meetings an einem gemeinsamen Dokument arbeiten, und ist dies für den Zweck des Meetings von Vorteil?
3. Vergewissern Sie sich, dass alle Teilnehmer über die erforderlichen technischen Mittel verfügen und diese auch nutzen.
Es versteht sich von selbst, dass Sie sich vor dem Meeting vergewissern sollten, dass Ihre Teammitglieder alles haben, was sie dafür brauchen. In der Regel handelt es sich dabei um eine einmalige Überprüfung, die nur dann erneut durchgeführt werden muss, wenn ein Teammitglied ein Problem mit seiner Einrichtung hat.
Bei externen Teilnehmern sollten Sie die Erwartungen klar formulieren: Sie werden per Webcam zugeschaltet und haben Mikrofone aufgestellt. In den meisten Fällen ist dies eine Selbstverständlichkeit, aber in bestimmten Fällen (z. B. bei einem Vorstellungsgespräch) kann es notwendig sein, dies im Voraus zu erwähnen.
4. Richten Sie Ihren Raum und Ihre Videotechnik so ein, dass ein Gefühl der Präsenz entsteht.
Überlegen Sie, wie Ihr Raum eingerichtet ist – wo befindet sich die Kamera, wo der Bildschirm, wo werden die Teilnehmer sitzen? Eine gute Planung der Raumaufteilung kann ein ideales Umfeld für Ihre Teilnehmer schaffen, auch wenn einige von ihnen ortsunabhängig teilnehmen.
Stellen Sie sich für jeden Sitzplatz im Meeting einen Teilnehmer vor, der dort sitzt, und fragen Sie sich Folgendes:
- Kann das Mikrofon sie hören?
- Kann die Kamera sie sehen?
- Können sie die Remote-Teilnehmer sehen?
- Können alle Teilnehmer miteinander kommunizieren, ohne ihren Körper immer wieder hin und her zu drehen?
Wenn Sie alle diese Fragen für jeden Sitzplatz mit „Ja“ beantworten können, ist Ihr hybrider Meetingraum bereit.
5. Weisen Sie einen Moderator zu, der dafür sorgt, dass sich beide Seiten gleichermaßen beteiligen.
Der Moderator, d. h. die Person, die das Meeting leitet, ist Ihr Geheimrezept für den Erfolg von hybriden Meetings.
Wie ein Dirigent eines philharmonischen Orchesters kann ein guter Moderator die Leitung von Meetings übernehmen und das Beste aus allen Teilnehmern herausholen. In vielen Fällen wird dies die Person sein, die das Meeting organisiert hat, aber nicht immer.
Ihr Moderator sollte in der Lage sein, den Raum richtig einzuschätzen und die Remote-Teilnehmer einzubinden, wenn er das Gefühl hat, dass die Teilnehmer vor Ort zu sehr dominieren. Sie sollten auch dafür sorgen, dass sich die Gruppe voll und ganz auf das gewünschte Ergebnis der Sitzung und die Tagesordnung konzentriert.
Der Einfluss eines effektiven, gut instruierten Moderators auf den Gesamterfolg eines Meetings ist nicht zu unterschätzen.
6. Fragen Sie sich: Ist dieses Meeting notwendig?
Seien wir ehrlich: Wir alle haben schon an Meetings teilgenommen, bei denen wir das Gefühl hatten, unsere Zeit zu verschwenden.
Wie die Ausführungen in diesem Leitfaden gezeigt haben, erfordert ein erfolgreiches Meeting eine sorgfältige Planung.
Das alles vorzubereiten, mag sich nach viel anhören, und das kann es auch sein, deshalb ist es wichtig, sicherzustellen, dass das Meeting überhaupt stattfinden muss.
In manchen Fällen kann es produktiver sein, Feedback-, Chat- und Kommentarsysteme innerhalb von Dokumenten zu verwenden, die es den Teilnehmern ermöglichen, Dinge in ihrem eigenen Tempo zu diskutieren.
Auf diese Weise haben alle Beteiligten mehr Zeit, sich auf die Produktivität zu konzentrieren, und Sie können sicherstellen, dass Sie die Zeit, die Sie miteinander verbringen, optimal nutzen.
Checkliste für hybride Meetings
Wir haben in diesem Leitfaden viel behandelt, daher hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Fragen, die Sie sich vor Ihrem hybriden Meeting stellen sollten:
- Hat das Meeting einen klaren Zweck mit einem messbaren und eindeutigen Ergebnis?
- Ist das Meeting wirklich notwendig? Reicht eine E-Mail, eine Chat-Nachricht oder ein Kommentar/eine Anmerkung zu einem Dokument aus?
- Haben Sie das Meeting zu einer Zeit angesetzt, die für alle Teilnehmer geeignet ist?
- Ist die Tagesordnung für ein hybrides Meeting sinnvoll, einschließlich aller Systeme oder Tools zur Zusammenarbeit, die Sie verwenden?
- Verfügen alle Teilnehmer über die benötigte Technologie und Software?
- Ist Ihr Meetingraum so eingerichtet, dass die Teilnahme sowohl ortsunabhängig als auch direkt vor Ort möglich ist?
- Haben Sie einen Moderator, der gut darauf vorbereitet ist, das Meeting zu leiten und alle Teilnehmer einzubinden?
Wenn Sie die obigen Fragen mit „Ja“ beantworten können, sind Sie bestens gerüstet. Jetzt müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass diese Technologien bei der Planung von hybriden, Remote- oder Vor-Ort-Meetings zur gewohnten Routine werden.
Hybride Meetings richtig durchführen – mit Dropbox
Sie haben genug ineffektive Meetings erlebt, um zu wissen, dass Sie und Ihr Team etwas Besseres verdient haben.
Es ist an der Zeit, die hybride Zukunft von Arbeitsbereichen, Meetings und Zusammenarbeit einzuläuten.
Egal, ob Sie Meetings aus Dateien heraus starten, einfach auf Aufzeichnungen und Transkripte in Ihrem Cloud-Speicher zugreifen oder in Echtzeit an Arbeitsdokumenten zusammenarbeiten möchten – mit Dropbox und Zoom können Sie all das tun.