無可否認的是，近年的國際事件永遠改變了我們工作和協作的方式，尤其是傳統上適合辦公室環境的職位更是如此。
我們把飲水機換成網路攝影機，採用新的遠端工作流程，繼續善盡職責並與彼此聯繫，即便無法實際面對面。
隨著全球防疫措施逐漸鬆綁，有人選擇繼續遠端工作，有人則偏好上班時間完全待在辦公室，而有許多人認為結合二者的混合式效率最好。因此，現在的會議普遍會採用親自參與和線上參與兩種方式。
但就如許多人察覺到的，如何讓所有與會者都能參加所謂的「混合式會議」，並且確保開會的生產力，著實是一大挑戰。舉例來說，實體會議室的音訊和視訊設備是否能確實錄製所有與會者發表的意見，或者是否已設立應有的禮節，確保遠端與會者有機會加入討論？
我們會在這份全方位指南中探討上述所有內容，讓您具備所需的工具、科技和技能來舉行出色的混合式會議，締造斐然成效。
聽起來不錯嗎？太好了，讓我們從基礎開始吧。
跳至以下各節
何謂混合式會議？
混合式會議結合了傳統實體的面對面會議，以及透過視訊會議平台舉行的遠端會議。
進行混合式會議時，通常會有部分與會者出席實體空間，其他人則透過網路參與。
以下是有必要採用混合式會議的常見情境：
- 公司實施彈性遠端工作政策，不強制員工進辦公室
- 跨國公司的員工分散在不同的地理位置和時區
- 外部的客戶導向會議，一個工作團隊集合在一間會議室裡，與另一個在自家辦公室的工作團隊或公司進行商務會議
混合式會議的挑戰—有何不同之處？
眾所皆知，如果混合式會議沒有妥善規劃或管理，很快就會淪為一團混亂。詢問任何必須定期參加這類會議的人，對方一定會滔滔不絕訴說各種遠離攝影機而聽不到談話、網路攝影機無法顯示畫面，以及無數次與會者不經意打斷他人的經驗。
混合式和傳統會議最大的差異在於參與度、親近感和有效溝通的阻礙，因此往往會造成各種挑戰。
為了詳細說明這一點，請想像以下情境：舉行每月工作團隊視訊會議的時候到了，有些與會者會前往會議室，有些則從家裡連線參加。會議剛開始時，遠端與會者什麼都聽不到，因為會議室的麥克風尚未選取。
更糟的是，會議室沒有攝影機，因此實體與會者只能共用其中一台筆電來拍攝視訊畫面，而且僅拍攝到會議室的一小部分。同時，在遠端網路攝影機的畫面上，有一位焦慮的年輕團隊成員，正忙亂地處理需要緊急交付的工作，完全無心參與會議。
老實說，混合式會議有時根本是一團混亂，但其實有解方。
混合式會議的優點
只要能有效進行，混合式會議其實有諸多好處。舉例來說，這類會議可以：
- 為不在會議地點的人節省通勤時間、費用和碳足跡
- 讓內向的同仁能在個人空間裡感到更有自信，因此他們可以專注於參與會議，而不必擔心面對面的互動
- 讓有無障礙需求的與會者輕鬆參與；對他們來說，移動到辦公室內的各種空間有時可能會相當困難
- 讓因職務使用專業設備的與會者透過遠端參與，在會議中存取這些工具，以達到更好的成效
- 營造促成有效合作的良好環境
如果我們能充分運用混合式會議，甚至做為傳統會議的進階形式—要如何做到？
首先—工欲善其事，必先利其器。
混合式會議需要什麼科技？
科技是進行遠端會議的關鍵，出色的混合式會議解決方案必須有適當的科技相輔相成。
在混合式會議科技方面，我們必須考量兩個層面：實體會議使用的科技，以及遠端使用的科技。
實體會議所需的科技
為了讓混合式會議順利進行，用於實體會議室的科技必須能接收室內所有區域的聲音，同時將聲音輸出至空間內的各個點。
換言之，會議室內每個人的影像和聲音都必須傳遞出去，同時也能接收回傳的所有影像和聲音。
因此，您的混合式會議室必須具備以下科技產品：
- PC、筆電或傳輸線：您需要可以執行視訊會議軟體的工具，包括透過專用裝置或較常見的傳輸線，例如使用者能用於連接個人裝置的 HDMI 線
- 攝影機：必須能將所有人拍進畫面中，有些攝影機甚至可以拉近拍攝發言人
- 麥克風：如果您打算把麥克風設置在會議室中央，則請務必選擇全向式極性麥克風，並且具有足夠範圍能收到所有人的聲音
- 螢幕：建議準備能顯示遠端與會者攝影機畫面的螢幕，盡量選擇尺寸夠大的螢幕，讓坐在最後面的人也能看得清楚
- 喇叭：無論是螢幕內建或獨立的喇叭系統，請確保喇叭的範圍能讓每個人聽得清楚
- 其他替代選項：整合式視訊會議系統：您也可選購在單一電視相容裝置中整合攝影機、麥克風和喇叭的系統
遠端與會者所需的科技
相較於需要專門設備來拍攝和收音整個空間的實體會議室，遠端與會者所需的科技只要能讓他人看到和聽到自己，並且能輸出其他與會者的聲音和影像即可。
下列內容簡要列出遠端工作者應準備的科技工具：
- PC 或筆電：用來執行視訊會議軟體與參加會議
- 攝影機：可以使用裝置內建的網路攝影機，或使用 USB 連接的網路攝影機
- 麥克風：同上，內建或獨立的 USB 插入裝置皆可
混合式會議需要什麼軟體？
準備好科技後，您還需要其他工具來善用科技：視訊會議軟體。
視訊會議軟體
視訊會議軟體是進行會議的平台，可即時接收所有與會者的音訊和視訊，再傳送給其他與會者。
您可以採用線上解決方案，也可以安裝桌面應用程式；多數供應商的平台都會同時提供網頁版和桌面版。
如果請人舉出視訊通話或視訊會議平台的例子，應該很就會聽到「Zoom 通話」。事實上，不少人已經把這幾個字和視訊會議劃上號，和使用的平台無關。
身為視訊會議空間的代表品牌，Zoom 的好處眾所皆知。但您知道嗎？做為 Dropbox 的策略合作夥伴，Zoom 已更大規模地與 Dropbox 生態體系進一步整合。
將 Zoom 連結至 Dropbox 帳戶後，您能享有的內建功能包括：
- 即時合作：您可直接在 Dropbox 檔案內輕鬆新增、加入並立即開始 Zoom 會議
- 掌握最新資訊：Zoom 會議錄影和逐字稿會自動複製至您的 Dropbox 檔案儲存空間
- 尋找會議期間共享的檔案：查看共享到 Zoom 的 Dropbox 檔案，並檢視 Dropbox 檔案活動，以掌握工作團隊協作的最新進度
- 共享您的工作檔案：在 Zoom 會議期間，從 Dropbox 簡報文件、投影片和影像，有效利用開會時間
協作工具
如果視訊會議平台是舉行混合式會議的設施，協作工具就是推動會議進行的關鍵。
雲端型協作工具 (例如 Dropbox 的內建工具) 能將會議從良好的討論昇華為有生產力的工作階段，即使與會者身處各地。
無論您是透過雲端儲存空間即時合作處理文件，或是使用 Dropbox Paper 記錄筆記，抑或是將行事曆會議連結至 Paper 文件，可以做的事真是多不勝數。
混合式會議禮節
現在您已準備好所有必要科技，安裝好所需軟體，也建立了協作工作流程—這樣就萬事俱備了嗎？
在科技層面，您可能已準備好舉行會議所需的一切，但會議成功與否仍取決於與會者。每位與會者都有責任營造成功的開會環境，藉由各司其職，與會者能協助您達成目標。
因此，您不妨在開會前與同仁分享以下幾條通用的禮節規範，有助於大家建立共識：
- 打開視訊畫面
- 不發言時關閉麥克風
- 善用視訊會議軟體中的「舉手」功能
- 盡量避免搶話或打斷他人
- 確保有適當光線
- 選擇合宜的背景
- 保持眼神接觸
- 穿著合適服裝
- 請勿遲到或在毫無準備的情況下與會
- 避免在最後一刻才測試科技產品
以上守則大部分看似簡單，但有助於全體建立共識，讓大家清楚瞭解自己應有的準備。
當然，重點不只在於禮節。為幫助您充分瞭解混合式會議的可能性，我們彙整了一系列最佳做法、練習和思考流程供您參考。
進行有效混合式會議的最佳做法
準備好所需科技，與會者也瞭解共識和禮節後，就要由籌辦人主持會議，讓會議發揮最大效果。
為協助您達成目標，請參考以下 6 項關鍵的混合式會議最佳做法，您可以在下一次表定會議採用。
1. 預先規劃 (並將遠端時間納入考量)
請思考會議的需求：您想達到什麼目標？誰需要與會？您可以做什麼來提升混合式會議的效率？
請思考與會者所在的地點和時區。紐約辦公室早上 9 點的混合式會議，方便位於加州且時間晚 3 小時的團隊成員參加嗎？
2. 制定能促進合作的議程
規劃一段與所有與會者互動的時間，讓遠端與會者有發言的機會；可以的話，最好請他們預先準備發言內容，或在會議中簡報特定內容。
另一個考量層面是協作工具能否結合議程。與會人能在會議期間於共用文件上協作嗎？這麼做是否有益於會議的目的？
3. 確定所有人都具備必要科技工具，且有妥善使用
當然，您必須在會議開始前，先確認團隊成員已準備好所需的一切。通常您只需要確認一次，除非有成員的設備發生問題，才會需要後續更新動態。
針對外部與會者，請清楚表達您的要求，也就是他們必須透過網路攝影機參與，並設立好麥克風。多數情況下，這些事項無須明說，不過在部分案例中 (例如工作面試)，可能必須事先提醒。
4. 佈置空間和視訊科技工具，營造存在感
請思考室內的佈置情況：攝影機、螢幕和與會者的位置各在哪裡？規劃得當的室內配置能營造理想的環境，有助於與會者參與，即便有些成員是遠端參加會議。
針對會議中的座位，請想像與會者入座的位置，並自問下列問題：
- 麥克風收得到聲音嗎？
- 攝影機拍得到影像嗎？
- 他們看得到遠端與會者嗎？
- 大家可否彼此互動，而無需反覆來回轉身？
如果在每個座位對上述問題的答案都是「可以」，那麼您的混合式會議室環境已經準備就緒。
5. 指派主持人，讓雙方保持同等的參與度
主持人負責引導會議，也是成功進行混合式會議的秘密武器。
就像指揮之於愛樂管弦樂團，出色的主持人能完全掌控會議，讓所有與會者發揮所長。通常主持人就是籌劃會議的人，但未必總是如此。
主持人應懂得觀察會議情況，並在實體與會者開始有主導會議之勢時，適時邀請遠端與會者參與。主持人也應輔助團隊專注於達到預期的會議成果，並依照議程進行。
有能力且準備充分的主持人，是造就成功會議的重要一環。
6. 請自問：這場會議真的有必要嗎？
老實說，大家都參加過簡直像在虛度光陰的會議。
如本指南先前所述，成功的會議有賴縝密的規劃。
準備這一切聽起來十分費事，也可能真的是如此，因此請在一開始就確定真的有必要舉辦會議。
有些時候，善用文件內的意見、通訊和留言系統其實更有生產力，這些功能可讓成員以自己的步調參與討論。
這麼做能讓大家有時間專注於保持生產力，讓眾人集合在一起的時間發揮最大效益。
混合式會議檢查清單
我們在本指南中談到了許多內容，接下來會迅速複習幾個重點，供您在進行混合式會議前自我檢視：
- 會議是否有明確目的，並有可衡量且確定的成果？
- 一定要以會議的形式進行嗎？是否利用電子郵件、通訊訊息或文件留言/註解功能就已足夠？
- 您設定的會議時間是否方便所有與會者參加？
- 議程是否適用於混合式會議，包括任何可能用到的系統或協作工具？
- 大家都具備所需的科技工具和軟體嗎？
- 會議室的設立方式能否促進遠端和實體與會者的交流？
- 是否有主持人？主持人是否有能力引導會議，並與所有與會者互動？
如果上述所有問題的答案都是肯定的，那您已經準備好了。接下來只需要在規劃混合式、遠端或實體會議時，徹底掌握這些技巧即可。
用 Dropbox 進行成功的混合式會議
您已經參加過夠多成效不彰的會議，您和您的工作團隊不該將寶貴時間浪費於此。
是時候採用未來的混合式工作空間、會議和合作了。
無論是要在檔案內開始會議、從雲端儲存空間輕鬆存取錄影和逐字稿，還是在工作文件上即時協作，有了 Dropbox 和 Zoom，所有需求都能滿足。