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Qu'est-ce qu'une réunion hybride et comment la rendre plus efficace ?

Les réunions hybrides font désormais partie du quotidien de beaucoup d'entre nous, même si cela ne va pas sans une certaine frustration. Mais de quoi s'agit‑il exactement et comment pouvons‑nous les améliorer ? Dans ce guide complet, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour organiser des réunions hybrides interactives et efficaces.

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Personne travaillant à distance participant à une réunion hybride, avec un ordinateur portable et un micro

Les récents événements mondiaux ont sans conteste changé notre façon de travailler et de collaborer de façon permanente, en particulier aux postes traditionnellement adaptés aux environnements de bureau.

Nous avons troqué la machine à café pour des webcams, adopté de nouveaux workflows à distance et continué à assumer nos responsabilités (et à garder le contact) même lorsque les rencontres en face à face étaient impossibles.

Lorsque le monde s'est progressivement rouvert, certains ont choisi de continuer à travailler à distance, d'autres ont préféré rester au bureau en permanence et beaucoup ont opté pour une approche hybride. En conséquence, il est devenu courant dans les réunions d'avoir des participants sur place et d'autres à distance.

Le défi, comme beaucoup l'ont constaté, est de rendre ces “réunions hybrides” accessibles et productives pour tous les participants. L'équipement audio et vidéo de la salle de réunion physique doit pouvoir capter l'intervention de toutes les personnes concernées, par exemple, ou un protocole doit être instauré pour permettre la participation des collaborateurs à distance à la discussion.

Nous allons explorer tous ces sujets dans ce guide complet. Vous saurez tout sur les outils, la technologie et les compétences dont vous avez besoin pour organiser des réunions hybrides efficaces qui débouchent sur des résultats productifs.

Cela vous intéresse ? Commençons par les bases.

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Qu'est‑ce qu'une réunion hybride ?

Une réunion hybride est la combinaison d'une réunion traditionnelle en personne, en face à face, et d'une réunion à distance, organisée sur une plateforme de vidéoconférence.

Les réunions hybrides ont généralement lieu lorsque certains participants sont présents et disponibles dans un espace physique et d'autres non.

Voici quelques cas courants pour lesquels il peut être nécessaire d'organiser des réunions hybrides :

  • Entreprises ayant des politiques de télétravail flexibles et où la présence au bureau n'est pas obligatoire
  • Entreprises multinationales dont les employés sont répartis dans différentes zones géographiques et différents fuseaux horaires
  • Réunions externes et avec des clients, avec une équipe qui se trouve dans une salle de réunion et qui organise une réunion avec une autre équipe ou entreprise basée dans des bureaux physiques
Groupe de collègues réunis autour d'un ordinateur portable pour participer à une réunion hybride

Défis des réunions hybrides : en quoi sont‑elles différentes ?

Ce n'est un secret pour personne : si elles ne sont pas modérées ou préparées correctement, les réunions hybrides peuvent vite tourner au chaos. Demandez à toutes les personnes qui sont tenues d'y assister régulièrement : elles vous régaleront d'anecdotes sur des conversations hors caméra inaudibles, des webcams qui disparaissent et d'innombrables cas de participants s'interrompant sans le savoir.

La grande différence entre une réunion hybride et une réunion traditionnelle (qui apporte aussi son lot de défis) se résume à l'inclusion, à la proximité et aux obstacles à une communication efficace.

Pour illustrer notre propos, imaginons un scénario : c'est le moment de l'appel mensuel de l'équipe, dont certains participants se trouvent dans la salle de réunion et d'autres chez eux. Avant même de commencer, les personnes à leur domicile ne peuvent rien entendre parce que le micro de la salle de réunion n'a pas été sélectionné. 

De plus, comme la pièce ne comporte pas de caméra, les participants physiques partagent un flux vidéo depuis l'un de leurs ordinateurs portables, qui ne capture qu'une petite partie de la pièce. Pendant ce temps, un membre stressé de l'équipe junior peut être observé via le flux de webcam à distance en train de travailler frénétiquement sur un projet urgent à livrer, ignorant complètement la réunion.

Regardons les choses en face : les réunions hybrides peuvent être chaotiques. Mais ce n'est pas une fatalité.

Avantages des réunions hybrides

Les réunions hybrides peuvent présenter un certain nombre d'avantages lorsqu'elles sont animées efficacement. Par exemple :

  • Des économies sont réalisées en termes de temps de trajet, de coût et d'empreinte carbone pour les personnes qui n'auraient pas déjà été présentes sur le lieu de la réunion.
  • Les collègues introvertis se sentent plus en sécurité dans leur propre environnement, ce qui leur permet de se concentrer sur leur participation à la réunion et non sur la façon dont ils peuvent être perçus en personne.
  • La vie est plus simple pour les participants ayant des besoins en matière d'accessibilité, pour qui se rendre dans des espaces de bureau peut parfois être difficile.
  • Les collaborateurs qui recourent à des équipements spécialisés dans le cadre de leur poste sont plus efficaces s'ils ont accès à ces outils pendant la réunion, en participant à distance.
  • Les réunions hybrides peuvent créer un environnement propice à une collaboration productive.

Alors, si les réunions hybrides peuvent être synonymes de productivité, voire être une évolution par rapport au format traditionnel des réunions, comment y parvenir ?

Commençons par le début : l'aspect technologique.

De quelle technologie avez‑vous besoin pour les réunions hybrides ?

La technologie joue un rôle crucial dans l'organisation des réunions à distance et détermine la qualité des réunions hybrides.

Deux aspects doivent être pris en compte : la technologie dans la salle de réunion et la technologie au domicile des participants.

La technologie dans la salle de réunion

Pour que les réunions hybrides se déroulent le mieux possible, l'équipement technologique doit être capable de gérer toutes les entrées et sorties de la salle de réunion.

En d'autres termes, chaque personne dans la pièce doit être vue et entendue, et être capable de voir et d'entendre tous les retours.

En gardant ces exigences à l'esprit, voici les équipements technologiques dont vous aurez besoin dans votre salle de réunion hybride :

  • Un PC, un ordinateur portable ou un câble de connexion : vous aurez besoin d'un support sur lequel exécuter le logiciel de vidéoconférence, soit un appareil dédié ou, cas plus fréquent, un câble de connexion de type HDMI auquel les utilisateurs peuvent connecter leur propre appareil.
  • Une caméra : avec une fonctionnalité grand-angle ; certaines permettent même de faire un zoom avant sur l'intervenant.
  • Un micro : veillez à vous procurer un micro avec une polarité omnidirectionnelle, si vous avez l'intention de le placer au milieu de la pièce, et d'une portée suffisante pour capter les voix de tout le monde.
  • Un écran : vous aurez besoin d'un écran pour afficher les flux des caméras des participants à distance. Optez pour un écran assez grand pour être visible du fond de la salle.
  • Des haut‑parleurs : qu'ils soient intégrés à l'écran ou qu'il s'agisse d'un système d'enceintes séparé, vérifiez que leur portée est suffisante pour entendre la voix de tous.
  • Un système de vidéoconférence combiné (alternative facultative) : vous pouvez aussi acheter des systèmes qui combinent la caméra, le micro et les haut‑parleurs en une seule unité compatible avec le téléviseur.

La technologie pour les participants à distance

Si une salle de réunion hybride nécessite un équipement spécial pour capturer tout l'espace, les participants à distance ont simplement besoin d'équipement technologique pour voir les autres participants, les entendre et transmettre leurs flux.

Voici un bref résumé des équipements technologiques auxquels les participants doivent avoir accès chez eux :

  • Un PC ou un ordinateur portable : pour exécuter le logiciel de vidéoconférence et accéder à la réunion
  • Une caméra : il peut s'agir d'une webcam intégrée à l'appareil ou d'une webcam connectée par câble USB
  • Un micro : il peut également s'agir d'un dispositif intégré ou d'un dispositif autonome connecté par une prise USB

De quel logiciel avez‑vous besoin pour les réunions hybrides ?

Une fois l'aspect technologique réglé, vous aurez besoin d'un logiciel pour utiliser ces équipements. C'est là que le logiciel de vidéoconférence entre en scène.

Logiciel de vidéoconférence

Le logiciel de vidéoconférence est la plateforme qui gère la réunion en elle-même, acceptant le flux audio et vidéo de chaque participant pour le renvoyer à tous les autres participants en temps réel.

Il peut s'agir d'une solution en ligne ou d'une application de bureau installée, la plupart des fournisseurs proposant des versions Web et de bureau de leur plateforme.

Demandez à n'importe qui de désigner une plateforme d'appel vidéo ou de vidéoconférence et vous entendrez rapidement le terme “Zoom”. En fait, pour beaucoup, le terme en lui‑même est devenu synonyme de réunion vidéo, quelle que soit la plateforme.

En tant que leader dans le domaine de la vidéoconférence, les avantages de Zoom sont bien connus de la plupart des gens. Mais saviez‑vous qu'en tant que partenaire stratégique de Dropbox, Zoom disposait d'intégrations avancées avec l'écosystème Dropbox au sens large ?

Voici quelques‑unes des fonctionnalités intégrées que vous pouvez utiliser lorsque vous connectez Zoom à votre compte Dropbox :

  • Collaborez en temps réel : vous pouvez facilement ajouter, rejoindre et démarrer instantanément une réunion Zoom directement depuis vos fichiers Dropbox.
  • Restez à jour : grâce aux enregistrements et transcriptions des réunions Zoom copiés automatiquement dans votre espace de stockage Dropbox.
  • Recherchez les fichiers partagés au cours des réunions : découvrez quels fichiers Dropbox ont été partagés sur Zoom et consultez l'activité des fichiers Dropbox pour vous tenir au courant de l'avancement.
  • Partagez votre travail : présentez des documents, diapositives et images depuis Dropbox lors d'une réunion Zoom et optimisez votre temps ensemble.

Outils collaboratifs

Alors que les plateformes de vidéoconférence fournissent les installations nécessaires pour organiser une réunion hybride, les outils collaboratifs peuvent lui donner vie.

Grâce à des outils collaboratifs basés sur le cloud, tels que ceux intégrés à Dropbox, vous pouvez élever une discussion de qualité au rang de session de travail productive, même si vous n'êtes pas tous dans la même pièce.

Que vous collaboriez sur des documents en temps réel via le stockage cloud, que vous utilisiez Dropbox Paper pour prendre des notes ou que vous associiez une réunion à un document Paper, les possibilités sont infinies.

Protocole des réunions hybrides

Vous vous êtes procuré l'équipement technologique nécessaire, vous avez installé le logiciel requis et vous avez configuré votre workflow collaboratif : vous êtes donc prêt.

Néanmoins, même si vous avez réuni tout ce qui est nécessaire au bon déroulement de la réunion d'un point de vue technologique, son succès repose en fin de compte sur ses participants. Chacun d'entre eux doit faire son possible pour créer un environnement favorable et faciliter le succès de la réunion.

En gardant ce point à l'esprit, voici quelques règles générales à partager avec vos collègues avant la session, afin d'établir les attentes globales :

  • Activer la caméra
  • Désactiver le micro lorsque vous n'avez pas la parole
  • Utiliser les fonctionnalités de “main levée” dans le logiciel de vidéoconférence
  • Éviter de parler en même temps que les autres ou de les interrompre
  • Avoir un bon éclairage
  • Choisir un arrière‑plan approprié
  • Maintenir un contact visuel
  • Avoir une tenue correcte
  • Ne pas être en retard et être bien préparé
  • Ne pas attendre la dernière minute pour tester son équipement technologique

Même si nombre de ces points peuvent sembler évidents, ils permettent de s'assurer que tous les participants sont sur la même longueur d'onde et comprennent clairement ce que l'on attend d'eux.

Bien sûr, ce n'est pas seulement une question de protocole. Pour bien exploiter le potentiel des réunions hybrides, nous avons compilé une série de bonnes pratiques, d'exercices et de raisonnements à prendre en compte.

Personne travaillant à distance utilisant un ordinateur portable et un casque pour participer à une réunion hybride depuis son environnement de travail personnel

Bonnes pratiques pour organiser des réunions hybrides efficaces

Une fois votre équipement technologique prêt et vos participants briefés sur les attentes et le protocole, c'est à l'organisateur de jouer.

Pour vous aider, voici six bonnes pratiques de réunion hybride révolutionnaires que vous pouvez intégrer à votre prochaine session.

1. Préparez la réunion à l'avance (et choisissez l'horaire en tenant compte des autres zones géographiques)

Réfléchissez aux exigences de la réunion : quels sont vos objectifs, qui doit être présent et comment en faire une réunion hybride efficace ?

Pensez à vos participants, où sont‑ils basés et dans quel fuseau horaire ? Une réunion hybride fixée à 9h dans les bureaux de New York sera‑t‑elle pratique pour un membre de l'équipe qui réside en Californie, qui a trois heures de retard sur New York ?

2. Établissez un ordre du jour qui facilite la collaboration

Prévoyez du temps pour dialoguer avec tous les intervenants, offrez aux membres à distance des occasions de prendre la parole et, dans l'idéal, demandez‑leur de préparer une présentation pendant la réunion.

Vous pouvez également vous demander si les outils collaboratifs peuvent être intégrés à l'ordre du jour. Les collaborateurs peuvent‑ils travailler sur un document partagé pendant la réunion et est‑ce que cela contribue à l'objectif de la réunion ?

3. Vérifiez que tous les participants disposent des équipements technologiques nécessaires et qu'ils les utilisent

Il va sans dire que vous devez vérifier que vos collègues disposent de tout ce dont ils ont besoin en amont de la réunion. Il s'agit généralement d'une vérification unique, pour laquelle une actualisation n'est requise que si un collègue rencontre un problème avec sa configuration.

Pour les participants externes, énoncez clairement les attentes : ils se joignent via une webcam et leurs micros seront configurés. Dans la plupart des cas, cela est implicite, mais dans certains cas (comme un entretien d'embauche), il peut être nécessaire de le mentionner à l'avance.

4. Configurez la salle de réunion et l'équipement vidéo de façon à renforcer le sentiment de présence

Pensez à l'agencement de la salle : où se trouve la caméra, où se trouve l'écran, où les gens vont‑ils s'asseoir ? En planifiant de manière optimale la disposition de la salle, vous créez un environnement dans lequel les participants sont plus enclins à participer, même si certains se joignent à distance.

Pour chaque place assise dans la salle de réunion, imaginez un participant assis à cet endroit et posez‑vous les questions suivantes :

  • Le micro peut‑il saisir ses paroles ?
  • La caméra peut‑elle le voir ?
  • Peut‑il voir les participants à distance ?
  • Est‑ce que tout le monde peut intervenir et interagir facilement ?

Si la réponse à toutes ces questions est oui, pour chaque place assise, alors la salle de votre réunion hybride est prête.

5. Désignez un modérateur pour assurer une même implication des deux côtés

Le modérateur, c'est-à-dire la personne qui dirige la réunion, est votre arme secrète pour réussir une réunion hybride.

Comme un chef d'orchestre philharmonique, un bon modérateur peut gérer les réunions et tirer le meilleur parti de chaque participant. Il s'agit la plupart du temps de la personne qui a organisé la réunion, mais pas toujours.

Votre modérateur doit être capable d'interpréter les attitudes et d'impliquer les participants à distance lorsqu'il a l'impression que les participants sur place ont tendance à dominer. Il doit également s'assurer que le groupe reste concentré sur l'objectif et l'ordre du jour de la réunion.

L'impact d'un modérateur efficace et bien informé sur la réussite globale d'une réunion ne doit pas être sous‑estimé.

6. Demandez‑vous si la réunion est nécessaire

Soyons honnêtes : nous avons tous assisté à des réunions où tout le monde semblait perdre son temps.

Comme ce guide l'a indiqué, la réussite d'une réunion repose sur une planification minutieuse.

Comme la phase préparatoire demande beaucoup de travail, il est primordial de s'assurer du bien‑fondé de la réunion.

Dans certains cas, il peut être plus productif d'utiliser les systèmes d'ajout de commentaires ou de chat intégrés aux documents, ce qui permet aux intervenants de discuter à leur propre rythme.

Tous les collaborateurs ont ainsi plus de temps pour optimiser leur productivité et vous pouvez utiliser au mieux le temps que vous passez ensemble.

Liste de tâches des réunions hybrides

Nous avons abordé beaucoup de sujets dans ce guide. Voici donc un bref récapitulatif des questions clés à vous poser en préparation de votre réunion hybride :

  • Est‑ce que la réunion a un objectif clair, avec un résultat mesurable et définitif ?
  • Est‑ce que cela justifie l'organisation d'une réunion ? Est‑ce qu'un e‑mail, un message de chat ou l'ajout d'un commentaire ou d'une annotation dans un document serait suffisant ?
  • Avez‑vous organisé la réunion à un moment qui convient à tous les participants ?
  • L'ordre du jour convient‑il à une réunion hybride, y compris les systèmes ou les outils collaboratifs que vous pouvez utiliser ?
  • Est‑ce que tout le monde dispose de la technologie et des logiciels requis ?
  • L'agencement de votre salle de réunion est‑il propice à la participation des personnes sur place et à distance ?
  • Avez‑vous un modérateur, dispose‑t‑il de tout l'équipement nécessaire pour organiser la réunion et impliquer tous les intervenants ?

Si vous pouvez répondre oui à toutes ces questions, alors vous êtes prêt. Il ne reste plus qu'à faire de ces techniques une sorte de seconde nature pour planifier des réunions hybrides, à distance ou sur site.

Optimisez l'organisation des réunions hybrides avec Dropbox

Vous avez assisté à suffisamment de réunions inefficaces pour ne pas vouloir infliger la même chose à votre équipe.

Il est temps de vous tourner vers l'avenir des espaces de travail, des réunions et de la collaboration.

Qu'il s'agisse de lancer des réunions à partir de fichiers, d'accéder facilement à des enregistrements et transcriptions dans votre stockage cloud ou de collaborer sur des documents de travail en temps réel, tout est possible avec Dropbox et Zoom.

Plus éloignés, mais plus connectés que jamais.

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