Det kan inte förnekas: den globala utvecklingen de senaste åren har permanent förändrat vårt sätt att arbeta och samarbeta, särskilt i roller som haft sitt hem i kontorsmiljöer.
Vi har bytt fikarum mot webbkameror, implementerat nya distansarbetsflöden och fortsatt att göra vårt jobb – och interagera med varandra – även när vi inte kan göra det ansikte mot ansikte.
Efterhand som världen gradvis öppnades upp igen valde vissa att fortsätta arbeta på distans och andra att gå tillbaka till kontoret på heltid, men många bestämde sig för att en hybridlösning fungerade bäst. Därför har det sedan dess blivit allt vanligare att mötesdeltagare är både på plats fysiskt och deltar på distans.
Utmaningen som många av oss har märkt av är att göra dessa så kallade ”hybridmöten” tillgängliga och produktiva för alla närvarande. Fångar till exempel det fysiska mötesrummets ljud- och videoutrustning på lämpligt sätt input från alla inblandade, eller har rutiner och etikett upprättats för att säkerställa att distansdeltagare också har möjlighet att delta i diskussionen?
Allt detta utforskar vi i denna omfattande guide som utrustar dig med de verktyg, tekniker och färdigheter du behöver för att genomföra perfekta hybridmöten med produktiva resultat.
Låter det bra? Bra, låt oss då börja med grunderna.
Hoppa till avsnitt
- Vad är ett hybridmöte?
- Utmaningar med hybridmöten
- Fördelar med hybridmöten
- Hybridmötesteknik
- Hybridmötesprogramvara
- Hybridmötesetikett
- Bästa praxis för hybridmöten
- Hybridmöteschecklista
Vad är ett hybridmöte?
Ett hybridmöte är en kombination av ett traditionellt fysiskt möte och ett distansmöte som genomförs via en konferenssamtalsplattform.
Hybridmöten inträffar vanligtvis när vissa deltagare finns närvarande och tillgängliga i ett fysiskt utrymme medan andra inte är det.
Här är några vanliga scenarier där hybridmöten kan vara nödvändiga:
- Företag med flexibla distansarbetespolicyer där kontorsnärvaro inte är obligatorisk
- Multinationella företag med anställda utspridda över olika geografiska områden och tidszoner
- Externa och kundriktade möten, där ett team befinner sig i ett mötesrum tillsammans och genomför ett affärsmöte med andra team eller företag baserade på sina respektive kontor
Hybridmötesutmaningar – vad gör dem annorlunda?
Det är ingen hemlighet att hybridmöten utan ordentlig planering eller avvägning snabbt kan bli kaosartade. Fråga någon som deltar i dem regelbundet så kommer du att få höra berättelser om ohörbara konversationer utanför kameran, webbkameror som försvinner och en ändlös ström av deltagare som omedvetet avbryter varandra.
De stora skillnaderna mellan ett hybridmöte och ett traditionellt möte – som ofta är orsaken till utmaningarna – handlar om inkludering, närhet och hinder för effektiv kommunikation.
För att illustrera detta kan vi föreställa oss ett scenario – det månatliga teammötet, med några deltagare i rummet och några som sitter hemma. Innan saker och ting ens har börjat kan ingen hemma höra något eftersom mötesrumsmikrofonen inte har valts.
Dessutom finns det ingen kamera i rummet, så de fysiska deltagarna delar ett videoflöde från en bärbar dator som bara fångar en liten del av rummet. Under tiden kan en stressad ung teammedlem i webbkameraflödet ses frenetiskt arbeta med en brådskande leverans och ignorerar mötet helt.
Det är bara att inse: hybridmöten kan vara kaosiga. Men så måste det inte vara.
Fördelar med hybridmöten
Hybridmöten kan ha ett antal fördelar om de genomförs effektivt. Till exempel kan de:
- Spara restid, kostnader och koldioxidavtryck för dem som inte redan skulle ha varit närvarande på plats
- Låt introverta kollegor känna sig mer självsäkra i sitt eget utrymme, och på så vis fokusera på att bidra till mötet istället för att oroa sig över hur de uppfattas av omgivningen
- Göra det enklare för deltagare med avvikande tillgänglighetsbehov som kan ha det svårt att ta sig till kontoret
- Göra det möjligt för deltagare som använder specialutrustning i sin roll att bli mer effektiva om de genom att delta på distans kan ha tillgång till dessa verktyg under mötet
- Skapa en kraftfull miljö för produktivt samarbete
Så om hybridmöten kan vara ett produktivt sätt att använda tiden eller till och med en utveckling av det traditionella mötesformatet – hur når man dit?
Först och främst – låt oss titta på tekniken.
Vilken teknik behövs för hybridmöten?
Tekniken spelar en avgörande roll för distansmöten, och en hybridmöteslösning är inte bättre än dess teknik.
När det gäller hybridmötesteknik finns det två sidor som måste beaktas: tekniken i rummet och tekniken hemma.
Tekniken i mötesrummet
För att möjliggöra hybridmöten på ett bra sätt måste ett mötesrums teknik kunna ta emot input från alla delar av rummet och mata ut till alla punkter i rummet.
Med andra ord måste alla i rummet kunna synas och höras, och också kunna se och höra allt som kommer tillbaka.
Med utgångspunkt i detta måste denna teknik finnas i ditt hybridmötesrum:
- En dator, bärbar dator eller anslutningskabel – du behöver något att köra videokonferensprogramvaran från, antingen en dedikerad enhet eller ännu oftare en anslutningskabel som en HDMI-kabel som användare kan ansluta sin egen enhet till
- En kamera – som kan få plats med alla i bilden eller till och med zooma på personen som pratar
- En mikrofon – se till att skaffa en mikrofon med rundstrålande polaritet om du tänker att den ska sitta mitt i rummet och ha tillräckligt med räckvidd för att kunna registrera allas röster
- En skärm – du behöver en skärm att visa distansdeltagarnas kameraflöden på, och du ska välja något som är tillräckligt stort för att kunna ses från bakre delen av rummet
- Högtalare – vare sig de är inbyggda på skärmen eller i ett separat högtalarsystem ska du se till att de har tillräckligt med räckvidd för att alla ska kunna höras
- Alternativt: Ett kombinerat videokonferenssystem – du kan också köpa system som kombinerar kamera, mikrofon och högtalare till en enda TV-kompatibel enhet
Teknik för distansdeltagare
Medan ett hybridmötesrum behöver specialutrustning för att kunna fånga hela utrymmet behöver distansdeltagare bara teknik som gör att de syns, att deras röster hörs och att de andra deltagarnas flöden visas för dem.
Här är en snabb sammanfattning av den teknik som alla hemma ska ha tillgång till:
- En dator eller bärbar dator – för att köra videokonferensprogrammet och komma åt mötet
- En kamera – det kan vara en inbyggd webbkamera i enheten eller en USB-ansluten webbkamera
- En mikrofon – också här kan det handla om en inbyggd enhet eller en fristående USB-enhet
Vilken programvara behövs för hybridmöten?
När tekniken är ordnad kommer du att behöva något att driva den med. Plats på scen för videokonferensprogrammet.
Videokonferenserprogramvara
Videokonferensprogramvaran är den plattform som driver själva mötet, registrerar varje deltagares ljud- och videoflöden och skickar dem till alla andra deltagare i realtid.
Detta kan vara en onlinelösning eller en installerad skrivbordsapplikation, och de flesta leverantörer erbjuder både webb- och skrivbordsbaserade versioner av sin plattform.
Be vem som helst att namnge en videosamtals- eller en videokonferensplattform, och det dröjer inte länge innan du hör ordet ”Zoom” nämnas. Faktum är att för många har dessa ord blivit synonyma med videomöten, oavsett plattform.
Som ledande på videokonferensmarknaden är Zooms fördelar välkända för de flesta. Men visste du att Zoom som strategisk Dropbox-partner har avancerade integreringar med Dropbox bredare ekosystem?
Exempel på de inbyggda funktioner du kan använda när du ansluter Zoom till ditt Dropbox-konto är:
- Samarbete i realtid – det är enkelt att lägga till, gå med i och omedelbart starta ett Zoom-möte direkt från dina Dropbox-filer
- Håll dig uppdaterad – med Zoom-mötesinspelningar och transkriptioner som automatiskt kopieras till din Dropbox-fillagring
- Hitta filer som delats under möten – se vilka Dropbox-filer som delades i Zoom och granska Dropbox-filaktiviteten för att hålla koll på framstegen i teamets samarbete
- Dela ditt arbete – visa dokument, presentationer och bilder från Dropbox under ett Zoom-möte och få ut maximalt av er tid tillsammans
Samarbetsverktyg
Det är videokonferensplattformar som ger dig möjlighet att genomföra ett hybridmöte, men det är samarbetsverktygen som väcker det till liv.
Med molnbaserade samarbetsverktyg, som de som finns inbyggda Dropbox, kan du lyfta ett möte från ett bra samtal till en produktiv arbetssession även om ni inte alla befinner er i samma rum.
Möjligheterna är oändliga, vare sig ni samarbetar i dokument i realtid via molnlagringen, använder Dropbox Paper för att göra anteckningar eller kopplar ett kalendermöte till ett Paper-dokument.
Hybridmötesetikett
Du har skaffat dig all nödvändig teknik, installerat den nödvändiga programvaran och konfigurerat ditt samarbetsarbetsflöde – nu måste du väl vara redo?
Även om du kanske har allt du behöver för att genomföra mötet ur ett tekniskt perspektiv kommer ett mötes resultat fortfarande att bero på dess deltagare. Varje deltagare ansvarar för att skapa en framgångsrik mötesmiljö, och dina deltagare kan hjälpa till med detta genom att var och en drar sitt strå till stacken.
Med detta i åtanke kommer här några allmänna etikettregler som du kan dela med dina kolleger före mötet för att fastställa förväntningarna för alla deltagare:
- Kameror på
- Mikrofoner avstängda när man inte pratar
- Använd handuppräckningsfunktionen i videokonferensprogramvaran
- Försök att inte prata över eller avbryta andra deltagare
- Se till att belysningen är bra
- Välj rätt bakgrund
- Behåll ögonkontakten
- Ha lämpliga kläder
- Se till att vara förberedd och på plats i tid
- Vänta inte till sista sekund med att testa din teknik
Även om många av dessa tips kan verka uppenbara hjälper de till att säkerställa att alla är på samma sida, med en tydlig förståelse för vad som förväntas.
Självklart handlar det inte bara om etikett. För att verkligen göra ett hybridmötes fulla potential verklighet har vi sammanställt bästa praxis, övningar och tankeprocesser som du kan ha med dig.
Bästa praxis för hybridmöten
När tekniken är förberedd och deltagarna har blivit informerade om etiketten och vad som förväntas av dem är det upp till arrangören att genomföra en möte som ger maximalt värde.
För att hjälpa till med detta kommer här 6 banbrytande tips för hybridmöten som du kan införliva i ert nästa möte.
1. Planera i förväg (och boka med distanstid i åtanke)
Fundera på vad mötet behöver – vad försöker ni uppnå, vem behöver vara med och vad kan du ta med för att göra det till ett effektivt hybridmöte?
Fundera på dina deltagare, var och när är de baserade? Kommer ett hybridmöte klockan 9 på New York-kontoret att vara praktiskt för en teammedlem som är 3 timmar efter i Kalifornien?
2. Skapa en dagordning som underlättar samarbetet
Avsätt tid så att alla parter får interagera med varandra, ge distansdeltagare möjlighet att tala och låt dem helst förbereda ett anförande eller en presentation under mötet, om detta passar.
Ett annat område att överväga är om samarbetsverktyg kan vägas in på agendan. Kan människor arbeta i ett delat dokument samtidigt som mötet pågår, och kommer det att vara till nytta för mötets syfte?
3. Se till att alla har den nödvändiga tekniken och att de använder den
Det säger sig självt att du ska kontrollera att dina kolleger har allt de behöver inför mötet. Detta kommer i allmänhet att vara något du gör en gång, och en uppdatering krävs normalt bara om en kollega har problem med sin installation.
Gör förväntningarna tydliga för externa deltagare: de ska gå med i mötet med webbkamera och ha mikrofoner konfigurerade. I de flesta fall kommer detta att vara underförstått men i vissa fall (som vid en anställningsintervju) kan det vara nödvändigt att nämna det i förväg.
4. Ordna mötesrummet och videotekniken så att du skapar en närvarokänsla
Fundera på hur mötesrummet ser ut – var är kameran, var är skärmen, var kommer folk att sitta? En välplanerad planlösning kan skapa en perfekt miljö för dina deltagare att interagera i, även om vissa deltar på distans.
För varje plats i mötesrummet ska du föreställa dig en deltagare som sitter där och ställa följande frågor till dig själv:
- Kan mikrofonen höra denna person?
- Kan kameran se dem?
- Kan de se distansdeltagarna?
- Kan alla interagera med varandra utan att behöva vända sig fram och tillbaka hela tiden?
Om du kan svara ja på alla ovanstående frågor för varje plats är din hybridmötesrumsmiljö redo.
5. Utse en moderator som kan hålla båda sidor lika engagerade
Moderatorn – alltså den som leder mötet – är ditt hemliga vapen för framgångsrika hybridmöten.
I likhet med symfoniorkesterns dirigent kan en bra moderator ta ansvar för mötet och få ut maximalt av alla deltagare. I många fall är detta personen som organiserat mötet, men inte alltid.
Din moderator ska kunna läsa av rummet och engagera distansdeltagare om det känns som om de personer som befinner sig i rummet tar över. Hen bör också hålla gruppen fast fokuserad på dagordningen och det önskade mötesresultatet.
Den påverkan en effektiv, välinformerad moderator kan ha på ett mötes övergripande framgångar kan inte underskattas.
6. Fråga dig själv – är detta möte nödvändigt?
Ärligt talat, visst har vi alla suttit i möten som känns som slöseri med allas tid?
Som denna vägledning visar kräver ett framgångsrikt möte noggrann planering.
Alla dessa förberedelser kan kännas överväldigande, och det kan de också bli, så det är viktigt att först och främst avgöra om mötet verkligen måste ske.
I vissa fall kan det vara mer produktivt att använda feedback-, chatt- och kommentarssystem i dokument – så att människor kan diskutera saker i sin egen takt.
Detta ger alla tid över att fokusera på vara produktiva, och hjälper dig att se till att du får ut maximalt av den tid ni tillbringar tillsammans.
Hybridmöteschecklista
Vi har gått igenom mycket i denna vägledning, så här kommer en snabb sammanfattning av de viktigaste sakerna att fråga sig själv inför ditt hybridmöte:
- Har mötet ett tydligt syfte, med ett mätbart och definitivt resultat?
- Måste detta vara ett möte? Kan ett mejl, ett chattmeddelande eller en dokumentkommentar/kommentar räcka?
- Har du bokat mötet vid en tid som fungerar för alla deltagare?
- Är dagordningen rimlig för ett hybridmöte, inklusive alla system eller samarbetsverktyg ni kanske behöver använda?
- Har alla den teknik och programvara som behövs?
- Är mötesrummet konfigurerat på ett sätt som underlättar interaktion mellan både distanskolleger och dem som är fysiskt närvarande?
- Har du en moderator, är hen väl rustad för att driva mötet och engagera alla parter?
Om du kan svara ja på ovanstående frågor är du redo. Allt som återstår nu är att låta denna teknik bli helt naturlig när du planerar dina möten, vare sig de sker fysiskt på plats eller som hybrid- eller distanslösningar.
Genomför hybridmöten på rätt sätt med Dropbox
Du har varit på tillräckligt många ineffektiva möten för att veta att du och ditt team förtjänar bättre.
Det är dags att omfamna den hybridbaserade framtiden för arbetsytor, möten och samarbete.
Vare sig du behöver starta möten inifrån filer, enkelt komma åt inspelningar och transkriptioner i din molnlagring eller samarbeta i arbetsdokument i realtid får du hjälp av Dropbox och Zoom.