최근에 발생한 전 세계적인 사건으로 인해 우리가 일하고 협업하는 방식이 바뀌었다는 사실은 부인할 수 없습니다. 특히 전통적인 사무실 환경에서 근무했던 직군의 경우 더 큰 영향을 받았죠.
사무실 정수기가 웹캠으로 대체된 환경에서 우리는 새로운 원격 워크플로를 수용하고 계속해서 각자의 역할을 수행했습니다. 그리고 직접 얼굴을 마주할 수 없는 환경에서도 서로 간의 소통을 이어갔죠.
전 세계가 점진적으로 다시 국경을 개방하면서 어떤 사람들은 계속해서 원격 근무를 이어갔고, 어떤 사람들은 다시 사무실로 돌아갔습니다. 그리고 많은 사람이 원격 근무와 사무실 출근을 혼합한 하이브리드 근무 방식이 가장 효율적이라는 것을 깨달았죠. 그 결과, 사무실에서 근무하는 사람들과 원격 근무자들이 혼합된 하이브리드 회의가 보편화되었습니다.
많은 사람이 경험을 통해 알고 있는 것처럼 이러한 '하이브리드 회의'의 문제는 바로 어떻게 해야 참석자 모두가 접근하기 쉽고 생산성을 유지할 수 있는 회의 환경을 만드느냐는 것입니다. 대면 회의실에 있는 오디오와 동영상 장비로 참석한 모든 사람의 입력을 충분히 포착할 수 있는지, 원격으로 참석하는 사람들도 토론에 참여할 기회를 제공하는 에티켓이 마련되어 있는지 등을 예로 들 수 있죠.
그래서 Dropbox가 생산적인 결과를 도출하는 하이브리드 회의를 진행하는 데 필요한 도구와 장비, 기술을 이 안내서에 정리했습니다.
어때요, 관심이 생기시나요? 좋습니다. 그러면 먼저 기본부터 살펴보도록 하겠습니다.
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- 하이브리드 회의란?
- 하이브리드 회의의 문제점
- 하이브리드 회의의 이점
- 하이브리드 회의 장비
- 하이브리드 회의 소프트웨어
- 하이브리드 회의 에티켓
- 하이브리드 회의 진행 우수 사례
- 하이브리드 회의 체크리스트
하이브리드 회의란?
하이브리드 회의는 전통적인 대면 회의와 화상 회의 플랫폼에서 진행하는 원격 회의를 혼합한 회의 형태를 말합니다.
하이브리드 회의는 보통 일부 참석자가 물리적 공간에 실재하고, 일부 참석자는 부재하는 상황에서 진행합니다.
일반적으로 하이브리드 회의가 필요한 시나리오는 다음과 같습니다.
- 의무적으로 사무실에 출근하지 않아도 되는 유연한 원격 근무 정책을 실행 중인 회사
- 직원들이 서로 다른 지역과 시간대에 흩어져 있는 다국적 기업
- 한 팀은 회의실에 모여 있고 다른 팀 또는 회사는 각자의 사무실에 있는 상황에서 외부 클라이언트 회의 진행
하이브리드 회의의 문제점과 차이점
적절한 계획이나 관리가 부재하면 순식간에 하이브리드 회의가 어수선해질 수 있습니다. 정기적으로 회의에 참석하는 사람들에게 물어보세요. 카메라 비추지 않는 곳에서 들리는 알아들을 수 없는 대화, 사라지는 웹캠, 자기도 모르게 다른 사람을 방해했던 수많은 참석자의 이야기를 들을 수 있을 겁니다.
하이브리드 회의와 전통적인 회의의 가장 큰 차이점은 포용성과 근접성, 효율적인 커뮤니케이션을 가로막는 장애물입니다. 이러한 차이점은 대부분 문제를 야기하죠.
이런 시나리오를 상상해보세요. 일부 팀원은 회의실에 있고 일부 팀원은 재택근무 중 참석하는 월간 팀 회의가 있습니다. 하지만 회의가 시작되기 전에는 회의실 마이크가 설정되어 있지 않아 재택근무를 하는 팀원들은 아무것도 들을 수가 없죠.
설상가상으로 회의실에 카메라가 없어 회의실에 있는 팀원 중 한 명의 노트북으로 동영상 피드를 공유합니다. 하지만 이것으로는 회의실의 일부밖에 포착할 수 없습니다. 그리고 원격으로 참석하는 주니어 팀원 중 한 명은 급한 일을 마무리하느라 정신이 없는지 회의에는 전혀 참여하지도 않고 있죠.
자, 모두 인정합시다. 하이브리드 회의는 어수선해지기 쉽습니다. 하지만 꼭 그래야만 할까요?
하이브리드 회의의 이점
하이브리드 회의는 효율적으로 진행되기만 한다면 다양한 이점을 제공합니다. 몇 가지 예를 들어보죠.
- 회의 장소에 꼭 있지 않아도 되는 사람들의 이동 시간과 비용, 탄소 발자국을 줄일 수 있습니다.
- 내향적인 성격을 가진 팀원들의 경우 자신만의 공간에서 더 큰 자신감을 발휘할 수 있고, 그 결과 사람들에게 어떻게 보이느냐보다 회의에 기여하는 데 더 집중할 수 있습니다.
- 접근성 문제로 인해 사무실로 이동하기 어려운 참석자들도 간편하게 회의에 참석할 수 있습니다.
- 특수 장비를 사용해 직무를 수행하는 팀원들이 원격으로 회의에 참여하면 회의에서도 특수 장비를 사용할 수 있어 회의의 효율성이 향상됩니다.
- 생산적인 협업을 위한 효과적인 환경을 조성할 수 있습니다.
하이브리드 회의를 통해 시간을 생산적으로 활용할 수 있고 전통적인 회의 방식도 혁신할 수 있다고 할 때, 이를 현실화하려면 어떻게 해야 할까요?
가장 먼저 장비부터 살펴봅시다.
하이브리드 회의에 필요한 장비
장비는 원격 회의를 운영하는 데 필수적인 역할을 합니다. 하이브리드 회의도 마찬가지입니다. 장비가 우수해야 하이브리드 회의도 효율적으로 운영할 수 있죠.
하이브리드 회의에 필요한 장비는 크게 두 가지 측면으로 나누어 살펴볼 수 있습니다. 첫 번째는 회의실에 필요한 장비이고, 두 번째는 원격 참석자에게 필요한 장비입니다.
회의실에 필요한 장비
하이브리드 회의를 제대로 진행하려면 회의실 내의 모든 구역에서 입력을 수신하고, 모든 출력을 회의실 내의 모든 지점으로 전달할 수 있는 장비가 필요합니다.
간단히 말해, 원격 참석자들은 회의실에 있는 모든 사람을 보고 들을 수 있어야 하고, 회의실에 있는 사람들은 모든 원격 참석자를 보고 들을 수 있어야 하죠.
이를 고려하면 하이브리드 회의실에는 다음과 같은 장비가 필요합니다.
- PC, 노트북, 연결 케이블—동영상 회의 소프트웨어를 실행하려면 전용 장치 또는 사용자가 자신의 장치를 연결할 수 있는 HDMI 등의 연결 케이블이 필요합니다.
- 카메라—화면에 잡힌 모든 사람을 포착할 수 있는 기능을 갖춘 카메라가 필요합니다. 말하는 사람을 확대할 수 있는 기능이 탑재된 카메라라면 더욱 좋습니다.
- 마이크—회의실 한가운데 설치하려는 경우, 모든 사람의 음성을 포착할 수 있는 충분한 수음 범위를 갖춘 무지향성 마이크를 사용해야 합니다.
- 스크린—원격 참석자의 카메라 피드를 표시할 수 있고, 회의실 뒤편에서도 볼 수 있을 만큼 충분히 큰 스크린이 필요합니다.
- 스피커—스크린에 내장된 스피커 시스템이든 독립형 스피커 시스템이든 모든 사람의 목소리를 들을 수 있는 충분한 가청 범위를 갖추고 있는지 확인해야 합니다.
- (선택 사항) 통합 동영상 회의 시스템—카메라, 마이크, 스피커를 단일 TV 호환 유닛으로 결합한 시스템을 구입할 수도 있습니다.
원격 참석자에게 필요한 장비
하이브리드 회의실에는 공간 전체를 포착할 수 있는 특수 장비가 필요하지만, 원격 참석자에게는 다른 사람들이 자신의 모습을 보고, 자신의 음성을 듣게 할 장비와 다른 참석자의 피드를 출력할 장비만 있으면 됩니다.
원격 참석자가 갖춰야 할 장비는 다음과 같습니다.
- PC 또는 노트북—동영상 회의 소프트웨어를 실행해 회의에 액세스할 PC 또는 노트북이 필요합니다.
- 카메라—장치에 탑재된 웹캠 또는 USB로 연결한 웹캠 모두 괜찮습니다.
- 마이크—카메라와 마찬가지로 장치에 탑재된 마이크 또는 USB로 연결한 독립형 마이크 모두 괜찮습니다.
하이브리드 회의에 필요한 소프트웨어
장비를 준비했다면 이제 장비를 활용할 동영상 회의 소프트웨어가 필요합니다.
동영상 회의 소프트웨어
동영상 회의 소프트웨어란 회의를 실행하고, 참석자의 음성과 동영상 피드를 가져와 다른 참석자들에게 실시간으로 공유하는 플랫폼을 말합니다.
동영상 회의 소프트웨어에는 온라인 솔루션과 데스크톱 설치 애플리케이션이 있습니다. 대부분의 소프트웨어 공급업체는 웹 버전과 데스크톱 버전을 모두 제공합니다.
사람들에게 영상 통화 또는 동영상 회의 플랫폼에 대해 질문하면 오래 걸리지 않아 사람들의 입에서 'Zoom'이라는 이름을 듣게 될 겁니다. 실제로 많은 사람이 플랫폼에 관계없이 Zoom 회의를 동영상 회의의 대명사로 여깁니다.
동영상 회의 업계를 선도하는 Zoom의 이점은 이미 많은 사람이 알고 있습니다. 하지만 Dropbox의 전략적 파트너인 Zoom이 Dropbox의 광범위한 생태계와 심층적으로 통합된다는 사실도 알고 계셨나요?
Zoom을 Dropbox 계정에 연결했을 때 사용할 수 있는 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 실시간 협업—Dropbox 파일에서 바로 간편하게 Zoom 회의를 추가하고, 회의에 참여하고, 즉시 회의를 시작할 수 있습니다.
- 최신 정보 확인—Zoom 회의 녹화본과 대본이 Dropbox 파일 스토리지에 자동으로 복사됩니다.
- 회의 중 공유된 파일 확인—회의 중 어떤 Dropbox 파일이 Zoom으로 공유되었는지 확인하고 Dropbox 파일 활동을 검토해 팀 협업의 진행 상황을 파악할 수 있습니다.
- 업무 공유—Zoom 회의가 진행되는 도중에 Dropbox에서 바로 문서, 프레젠테이션, 이미지를 공유해 시간 활용도를 극대화할 수 있습니다.
협업 도구
동영상 회의 플랫폼이 하이브리드 회의를 진행할 수 있는 시설을 제공한다면 협업 도구는 동영상 회의에 활력을 불어 넣는 역할을 합니다.
Dropbox에 탑재된 도구처럼 클라우드를 기반으로 한 협업 도구를 사용하면 모두가 한 공간에 있지 않아도 회의를 단순한 토론에서 생산적인 업무 세션으로 업그레이드할 수 있습니다.
클라우드 스토리지를 통해 실시간으로 문서 협업을 진행하며 Dropbox Paper로 회의록을 기록하고, 달력에 저장된 회의를 Paper 문서에 연결하는 등 활용 방법은 무궁무진합니다.
하이브리드 회의 에티켓
필요한 모든 장비를 확보하고, 소프트웨어를 설치하고, 협업 워크플로를 구축했다면 그것만으로 모든 준비가 끝난 것일까요?
기술적인 측면에서 하이브리드 회의를 진행하는 데 필요한 모든 것을 갖췄다고 해도 회의의 성공 여부는 여전히 참석자들에게 달려 있습니다. 모든 참석자에게는 성공적인 회의 환경을 조성할 책임이 있습니다. 각자가 맡은 역할을 충실히 수행함으로써 이러한 환경 조성에 기여할 수 있죠.
이를 염두에 두고 하이브리드 회의에 참석할 때 지켜야 할 일반적인 에티켓을 살펴보도록 하겠습니다. 회의가 시작하기 전에 이를 동료들과 공유해 모두가 지켜야 할 점을 확고하게 정립해놓도록 하세요.
- 카메라 켜놓기
- 말하지 않을 때는 마이크 끄기
- 동영상 회의 소프트웨어에서 제공되는 '손들기' 기능 사용하기
- 누군가가 이야기할 때는 말을 삼가고 다른 사람 방해하지 않기
- 조명이 적절한지 확인하기
- 적절한 배경 선택하기
- 눈맞춤 유지하기
- 적절한 복장 갖추기
- 회의에 늦지 말고 아무런 준비 없이 참석하지 않기
- 회의 시작 전까지 장비 점검 완료하기
대부분이 단순한 규칙처럼 보일 수도 있지만 이러한 에티켓을 수립해두면 본인에 대한 기대치를 명확하게 이해해 모두가 한마음 한뜻으로 회의를 진행할 수 있습니다.
물론 에티켓이 전부는 아닙니다. 그래서 여러분이 하이브리드 회의의 잠재력을 실현하는 데 참조하면 좋을 우수 사례와 사고 프로세스도 정리했습니다.
하이브리드 회의 진행 우수 사례
장비를 모두 마련하고, 참석자들에게 기대치와 에티켓을 설명했습니다. 이제 주어진 장비와 인력을 얼마나 잘 활용해 하이브리드 회의를 진행하느냐는 주최자에 달려 있습니다.
성공적인 회의 진행을 뒷받침하기 위해 6가지 하이브리드 회의 우수 사례를 정리했습니다. 아래의 우수 사례를 참고해 다음 회의를 더 효율적으로 진행해보세요.
1. (원격 참석자의 일정을 고려해) 사전에 계획
회의에 필요한 것이 무엇인지 생각해보세요. 회의의 목표는 무엇이고, 누가 참석해야 하고, 하이브리드 회의를 효율적으로 진행하려면 어떻게 해야 할까요?
회의에 참석하는 사람들이 어디에 있고, 어떤 시간대에서 근무하는지도 고려하도록 하세요. 뉴욕 사무실에서 오전 9시에 시작하는 회의가 뉴욕보다 3시간 느린 캘리포니아에 있는 팀원에게도 과연 실용적일까요?
2. 협업을 증진하는 의제 설정
모든 관계자와 소통할 시간을 미리 계획하고, 원격 참석자들에게 발언 기회를 제공하세요. 원격 참석자들에게 회의 중 발언하거나 보여줄 내용을 미리 준비하도록 요청하는 것도 좋습니다.
고려해야 할 또 다른 측면은 의제 설정 시 협업 도구 사용을 고려할 것인지 여부입니다. 참석자들이 회의 도중 공유 문서를 사용해 함께 작업할 수 있나요? 이러한 방식이 회의의 목적에 도움이 될까요?
3. 모두가 필요한 장비를 갖추고, 이를 활용하도록 장려
회의를 시작하기 전에 팀원들이 필요한 모든 장비를 갖추고 있는지 확인하는 것은 말할 필요도 없이 너무나도 당연한 일입니다. 보통 확인은 한 번으로 충분하며, 팀원에게 장비 문제가 발생할 경우에만 최신 현황을 업데이트하면 됩니다.
외부 참석자들에게는 웹캠을 사용해 회의에 참석하고, 마이크를 설정해놓아야 한다는 것을 명확하게 설명하세요. 대부분의 경우 굳이 설명하지 않아도 다들 알고 있을 테지만 면접과 같은 특수한 상황에서는 사전 언급이 필요할 수 있습니다.
4. 회의실과 동영상 장비를 세팅해 이상적인 환경 조성
회의실이 어떻게 세팅되어 있는지 생각해보세요. 카메라와 스크린은 어디에 있고, 사람들은 어디에 앉게 되나요? 회의실 자리 배치를 잘 계획하면 참석자 일부가 원격으로 참석한다고 해도 모두의 몰입도를 높이는 이상적인 환경을 조성할 수 있습니다.
회의실 자리를 배치할 때는 참석자가 앉아 있다고 가정한 후 스스로에게 다음과 같은 질문을 던져보세요.
- 마이크가 참석자의 목소리를 포착할 수 있나요?
- 카메라가 참석자의 모습을 포착할 수 있나요?
- 회의실에 앉아 있는 사람들이 원격 참석자들을 볼 수 있나요?
- 수시로 몸을 앞뒤로 움직이지 않아도 모두가 다른 사람들과 편하게 소통할 수 있나요?
어느 자리에 앉든 모든 질문에 '그렇다'고 대답할 수 있다면 하이브리드 회의실 환경이 잘 준비된 것입니다.
5. 양쪽 모두의 동등한 참여를 유지할 수 있는 진행자 선정
회의를 주재하는 진행자는 하이브리드 회의를 성공으로 이끄는 비밀 병기라고도 할 수 있습니다.
좋은 진행자는 교향악단의 지휘자처럼 회의를 주도하고 모든 참석자의 잠재력을 최대한으로 끌어낼 수 있습니다. 대부분의 경우 회의를 주최하는 사람이 진행자의 역할을 하지만, 항상 그런 것은 아닙니다.
진행자는 회의의 분위기를 파악해 대면 참석자들이 회의를 주도하는 것처럼 보이면 원격 참석자들의 참여를 유도해야 합니다. 그리고 참석자들이 바람직한 회의 결과와 안건에만 집중하도록 분위기를 이끌어가야 합니다.
식견이 풍부한 진행자가 회의의 전반적인 성공에 미치는 결과는 결코 과소평가할 수 없습니다.
6. 이 회의가 꼭 필요한지 자문
솔직히 말해, 모든 사람의 시간만 낭비하고 있다고 느껴지는 회의에 참석해보지 않은 사람은 없을 겁니다.
이 안내서에서 다루고 있는 내용의 깊이에서도 알 수 있듯이 하이브리드 회의를 성공적으로 진행하려면 세심한 계획이 필요합니다.
이 모든 것을 준비하는 일이 부담스럽게 느껴질 수도 있습니다. 그러니 먼저 회의가 꼭 필요한지부터 자문해보도록 하세요.
경우에 따라 문서 내 피드백, 채팅, 댓글 시스템을 활용하는 것이 더 생산적인 수도 있습니다. 그러면 모두가 각자의 속도에 맞춰 의제를 논의할 수 있죠.
결과적으로 모두가 시간을 절약해 더 생산적인 일에 집중할 수 있고, 팀원들이 함께하는 시간의 활용도도 극대화할 수 있습니다.
하이브리드 회의 체크리스트
안내서에서 다룬 내용이 참 많죠? 그래서 하이브리드 회의를 진행하기에 앞서 물어야 할 주요 질문을 간략하게 정리했습니다.
- 회의의 목적이 분명하고, 측정 가능한 최종 결과물이 있나요?
- 꼭 회의로 논의해야 하나요? 이메일이나 채팅, 문서 댓글/주석으로는 충분하지 않나요?
- 회의를 모든 참석자가 참석할 수 있는 시간에 잡았나요?
- 회의에 필요한 시스템이나 협업 도구를 비롯해 의제가 하이브리드 회의에 적합한가요?
- 모든 사람이 필요한 장비와 소프트웨어를 갖추고 있나요?
- 원격 참석자와 대면 참석자 모두의 참여를 증진하는 분위기로 회의실이 세팅되어 있나요?
- 누가 회의를 진행할 것인지 결정했나요? 진행자가 모든 참석자의 참여를 증진할 역량을 갖추고 있나요?
모든 질문에 '그렇다'고 대답할 수 있다면 모든 준비가 완료된 것입니다. 이제 남은 일은 앞으로 하이브리드 회의, 원격 회의, 대면 회의를 계획할 때 이러한 테크닉을 꾸준히 활용하는 일뿐이죠.
Dropbox와 함께하는 하이브리드 회의
비효율적인 회의는 지금까지 충분히 경험했습니다. 여러분과 여러분의 팀에는 더 나은 회의가 필요합니다.
이제 하이브리드 회의, 협업, 업무 공간의 미래를 받아들여야 할 때입니다.
파일 내에서 회의를 시작해야 하거나, 클라우드 스토리지에 저장된 녹화 파일과 대본에 간편하게 액세스해야 하거나, 실시간으로 문서 협업을 해야 할 때 Dropbox와 Zoom을 통합해 사용해보세요. 그러면 이 모든 작업이 가능합니다.