Er is geen ontkennen aan: de recente wereldwijde gebeurtenissen hebben de manier waarop we werken en samenwerken voor altijd veranderd, vooral voor functies die traditiegetrouw zijn afgestemd op kantooromgevingen.
We hebben waterkoelers vervangen door webcams, nieuwe workflows op afstand omarmd, terwijl we onze verantwoordelijkheden zijn blijven uitvoeren en met elkaar in contact zijn gebleven, zelfs wanneer we dat niet persoonlijk konden doen.
Naarmate de wereld geleidelijk aan weer toegankelijker werd, hebben sommigen ervoor gekozen om op afstand te blijven werken, terwijl anderen er de voorkeur gaven aan om fulltime op kantoor te zijn. Velen hebben echter besloten dat een combinatie van beide het beste werkt. Als gevolg daarvan is het tegenwoordig normaal geworden dat vergaderingen worden gehouden met zowel deelnemers op locatie als deelnemers op afstand.
Zoals de meesten hebben ontdekt, is het een uitdaging om deze zogenaamde 'hybride vergaderingen' voor alle deelnemers toegankelijk en productief te maken. Wordt de inbreng van alle aanwezigen bijvoorbeeld voldoende opgevangen door de audio- en videoapparatuur van de vergaderzaal of is er een etiquette vastgesteld om ervoor te zorgen dat deelnemers op afstand de kans krijgen aan de discussie deel te nemen?
In deze uitgebreide handleiding verkennen we dit soort kwesties, waardoor je over de tools, technologie en vaardigheden beschikt om succesvolle hybride vergaderingen te voeren die productieve resultaten opleveren.
Klinkt dat goed? Goed, laten we dan met de basis beginnen.
Ga naar het gedeelte
- Wat is een hybride vergadering?
- Uitdagingen voor hybride vergaderingen
- Voordelen van hybride vergaderingen
- Technologie voor hybride vergaderingen
- Software voor hybride vergaderingen
- Etiquette voor hybride vergaderingen
- Best practices voor hybride vergaderingen
- Checklist voor hybride vergaderingen
Wat is een hybride vergadering?
Een hybride vergadering is een combinatie van een traditionele persoonlijke, face-to-face vergadering en een vergadering op afstand, die wordt gehouden via een platform voor conferentiegesprekken.
Hybride vergaderingen worden normaliter gehouden wanneer sommige deelnemers in een fysieke ruimte aanwezig en beschikbaar zijn, maar anderen niet.
Hier volgen een aantal veelvoorkomende situaties waarin een hybride vergadering noodzakelijk kan zijn:
- Bedrijven met een flexibel beleid voor werken op afstand, waarbij aanwezigheid op kantoor niet is verplicht
- Multinationals met medewerkers die zijn verspreid over verschillende regio's en tijdzones
- Externe en klantgerichte vergaderingen, waarbij een team samen in een vergaderzaal een zakelijke vergadering voert met een ander team of bedrijf in hun respectieve kantoren
Uitdagingen voor hybride vergaderingen: wat maakt ze anders?
Het mag niet als een verrassing komen dat hybride vergaderingen zonder een gedegen planning of begeleiding al snel in chaos kunnen ontaarden. Iedereen die regelmatig een hybride vergadering bijwoont, zal je genoeg verhalen kunnen vertellen over onverstaanbare gesprekken zonder cameraverbinding, verdwijnende webcams en talloze gevallen waarin deelnemers elkaar onbedoeld in de rede vallen.
Het grote verschil tussen een hybride en een traditionele vergadering resulteert vaak in uitdagende factoren, zoals inclusiviteit, nabijheid en belemmeringen in een effectieve communicatie.
Laten we ter illustratie de volgende situatie schetsen: het is tijd voor de maandelijkse teamvergadering, waarbij sommige deelnemers in de ruimte aanwezig zijn en anderen zich thuis bevinden. Voordat de vergadering goed en wel is begonnen, blijken de thuisdeelnemers niets te kunnen horen, omdat de microfoon in de vergaderruimte niet is geselecteerd.
Bovendien is er geen camera in de vergaderruimte aanwezig, waardoor de deelnemers in de ruimte vanaf een van hun laptops een videofeed delen die slechts een klein deel van de ruimte weergeeft. Ondertussen is op de webcamfeed op afstand een gestrest junior teamlid te zien, die koortsachtig bezig is met een dringende opdracht en de vergadering daardoor volledig negeert.
Laten we wel wezen: hybride vergaderingen kunnen chaotisch zijn. Maar dat hoeft niet zo te zijn.
Voordelen van hybride vergaderingen
Hybride vergaderingen kunnen een aantal voordelen met zich meebrengen wanneer ze effectief worden uitgevoerd. Zo kunnen ze:
- Reistijd, kosten en de CO2-voetafdruk verminderen voor degenen die niet al aanwezig waren op de locatie van de vergadering
- Introverte collega's zich meer op hun gemak laten voelen in hun eigen ruimte, waardoor ze zich beter kunnen richten op het leveren van een bijdrage aan de vergadering dan wanneer ze persoonlijk aanwezig zouden zijn
- Het eenvoudiger maken voor deelnemers die toegankelijkheidsbeperkingen hebben en voor wie het reizen naar kantoorruimtes soms een uitdaging kan zijn
- Deelnemers die in hun rol gespecialiseerde apparatuur gebruiken, in staat stellen effectiever te zijn als ze tijdens de vergaderingen toegang tot deze tools hebben wanneer ze op afstand deelnemen
- Een doeltreffende omgeving voor een productieve samenwerking creëren
Kortom: hybride vergaderingen kunnen productievere tijdsbesteding opleveren en zelfs een waardige opvolger van het traditionele vergadermodel zijn. Maar hoe bewerkstellig je dat?
Laten we beginnen met het belangrijkste: de juiste technologie.
Welke technologie heb je nodig voor hybride vergaderingen?
Technologie speelt een doorslaggevende rol bij het houden van vergaderingen op afstand. Een goede hybride vergaderoplossing staat of valt daarom bij de technologie.
Als het om hybride vergadertechnologie gaat, zijn er twee zaken die moeten worden overwogen: de technologie in de zaal en de technologie thuis.
De technologie in de vergaderruimte
Om hybride vergaderingen in goede banen te leiden, moet de technologie van een vergaderruimte vanuit alle delen van de ruimte input kunnen ontvangen en output kunnen verzenden.
Dat wil zeggen dat iedereen in de ruimte moet kunnen worden gezien en gehoord en dat zij alles moeten kunnen zien en horen wat daarop terugkomt.
Om die reden moet je hybride vergaderruimte van de volgende dingen zijn voorzien:
- Een pc, laptop of verbindingskabel: je hebt iets nodig om de software voor videoconferencing op te kunnen draaien. Dit kan een speciaal apparaat zijn of, wat gebruikelijker is, een verbindingskabel, zoals een HDMI-kabel, waarop gebruikers hun eigen apparaat kunnen aansluiten.
- Een camera die de mogelijkheid biedt om iedereen in beeld te brengen of zelfs kan inzoomen op de persoon die aan het woord is
- Een microfoon: met omnidirectionele polariteit als je hem in het midden van de ruimte wilt plaatsen en met voldoende bereik om de stemmen van iedereen te kunnen opvangen
- Een scherm: die de camerafeeds van de deelnemers op afstand weergeeft. Kies een scherm dat groot genoeg is, zodat het zelfs vanuit de achterkant van de ruimte zichtbaar is
- Luidsprekers: die ofwel in het scherm zijn ingebouwd of een apart luidsprekersysteem vormen. Zorg ervoor dat ze genoeg bereik hebben, zodat iedereen goed te horen is
- Mogelijk alternatief: een gecombineerd systeem voor videoconferencing: je kunt ook een systeem aanschaffen waarin de camera, microfoon en luidsprekers zijn geïntegreerd in één apparaat dat compatibel is met een tv
Technologie voor deelnemers op afstand
In een hybride vergaderzaal is speciale apparatuur nodig om de hele ruimte vast te leggen, maar voor deelnemers op afstand volstaat technologie waarmee ze te zien en te horen zijn, en die de feeds van andere aanwezigen naar hen doorstuurt.
Hier volgt een kort overzicht van de technologie waartoe iedereen thuis toegang zou moeten hebben:
- Een pc of een laptop: waarop de software voor videoconferencing moet kunnen draaien om toegang tot de vergadering te krijgen
- Een camera: dit kan een ingebouwde webcam op hun apparaat zijn of een webcam met USB-aansluiting
- Een microfoon: ook hiervoor geldt dat deze kan zijn ingebouwd of via een USB-ingang kan worden verbonden
Welke software heb je nodig voor hybride vergaderingen?
Zodra de technologie op orde is, heb je iets nodig om ervan gebruik te maken. Met andere woorden: software voor videoconferencing
Software voor videoconferencing
Software voor videoconferencing biedt het platform waarop de vergadering plaatsvindt. Hierbij wordt de audio- en videofeed van elke deelnemer opgenomen en in real time naar alle andere deelnemers gestuurd.
Dit kan een online oplossing zijn of een geïnstalleerde desktoptoepassing. De meeste providers bieden zowel een web- als desktopversie van hun platform aan.
Vraag aan een willekeurig persoon een platform voor videogesprekken of videoconferencing te noemen en je zult al snel het woord 'Zoommeeting' horen vallen. Voor velen is Zoom synoniem geworden aan videovergaderingen, ongeacht welk platform wordt gebruikt.
Als leider op het gebied van videoconferencing, zijn de meeste mensen bekend met de voordelen van Zoom. Maar wist je dat Zoom een strategische partner van Dropbox is en daardoor geavanceerde integraties met het bredere Dropbox-ecosysteem biedt?
Door Zoom met je Dropbox-account te verbinden profiteer je onder meer van de volgende voordelen:
- Samenwerking in real time: je kunt eenvoudig, rechtstreeks en onmiddellijk vanuit je Dropbox-bestanden een Zoommeeting toevoegen, bijwonen en starten
- Up-to-date blijven: opnamen en transcripties van Zoommeeting worden automatisch naar je Dropbox-bestandsopslag gekopieerd
- Bestanden zoeken die tijdens vergaderingen zijn gedeeld: bekijk welke Dropbox-bestanden in Zoom zijn gedeeld en controleer de Dropbox-bestandsactiviteit om de voortgang bij te houden terwijl je team samenwerkt
- Je werk delen: presenteer tijdens een Zoommeeting documenten, dia's en afbeeldingen vanuit Dropbox en maak optimaal gebruik van de tijd die jullie gezamenlijk doorbrengen
Samenwerkingstools
Terwijl platforms voor videoconferencing de voorzieningen voor een hybride vergadering bieden, kunnen samenwerkingstools deze tot leven brengen.
Dankzij cloudgebaseerde samenwerkingstools, zoals de tools die in Dropbox zijn ingebouwd, kun je een vergadering transformeren van een goede bespreking in een productieve werksessie, zelfs als jullie je niet allemaal in dezelfde ruimte bevinden.
De mogelijkheden zijn eindeloos, of je nu in real time aan documenten samenwerkt via cloudopslag, Dropbox Paper gebruikt om aantekeningen te maken of een agendavergadering aan een Paper-document koppelt.
Etiquette voor hybride vergaderingen
Oké, je hebt alle noodzakelijke technologie aangeschaft, de benodigde software geïnstalleerd en je samenwerkingsworkflow opgezet. Dan zou je nu aan de slag kunnen, toch?
Nou, zelfs als je technologisch gezien alles in huis hebt om een vergadering te leiden, hangt het succes van de vergadering uiteindelijk vooral af van de deelnemers. Elke deelnemer is verantwoordelijk voor het creëren van een succesvolle vergaderomgeving. Dit betekent dat elke aanwezige je daarbij kan helpen door zijn of haar steentje bij te dragen.
Daarom volgen hier enkele algemene etiquetteregels die je vóór de sessie met je collega's kunt delen om voor iedereen de verwachtingen op een rijtje te zetten:
- Camera's inschakelen
- Microfoon uitschakelen als je niet aan het woord bent
- Gebruikmaken van de functie 'Hand opsteken' in de software voor videoconferencing
- Proberen niet over anderen heen te praten of ze in de rede te vallen
- Voor goede verlichting zorgen
- De juiste achtergrond kiezen
- Oogcontact houden
- Passende kleding dragen
- Niet te laat komen of onvoorbereid lijken
- Niet tot het laatste moment wachten om je technologie te testen
Hoewel veel van deze regels eenvoudig lijken, kunnen ze ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit en goed begrijpt wat er van hen wordt verwacht.
Uiteraard draait het niet alleen om etiquette. Om het volledige potentieel van hybride vergaderingen te benutten, hebben we een reeks best practices, oefeningen en denkprocessen voor je samengesteld.
Best practices voor effectieve hybride vergaderingen
Nu de technologie klaar is voor gebruik en de deelnemers op de hoogte zijn van de verwachtingen en de etiquette, is het aan de organisator om een sessie te leiden waarin dit alles optimaal wordt benut.
Om je hierbij te helpen, volgen hier zes beproefde best practices voor hybride vergaderingen die je op je volgende vergadersessie kunt toepassen.
1. Plan vooruit (en houd rekening met eventuele tijdsverschillen)
Bedenk wat de vergadering nodig heeft: wat wil je bereiken, wie moeten er aanwezig zijn en hoe kun je ervoor zorgen dat de hybride vergadering effectief is?
Denk na over de locatie en de tijdzone van je deelnemers. Is een hybride vergadering in het kantoor in New York om 9 uur 's ochtends haalbaar voor een teamlid dat zich in Californië bevindt, waar het drie uur vroeger is?
2. Stel een agenda op die de samenwerking bevordert
Plan tijd in om met alle partijen in gesprek te gaan, bied mogelijkheden voor deelnemers op afstand om te spreken en laat hen, indien van toepassing, bij voorkeur iets voorbereiden om tijdens de vergadering te bespreken of te presenteren.
Een ander vraagstuk is of samenwerkingstools onderdeel van de agenda kunnen uitmaken. Kunnen mensen tijdens de vergadering aan een gedeeld document werken en is dat bevorderlijk voor het doel van de vergadering?
3. Zorg dat iedereen is voorzien van de benodigde technologie en dat ze die gebruiken
Het spreekt voor zich dat je voorafgaand aan de vergadering moet controleren of je teamgenoten alles hebben wat ze nodig hebben. Dit betreft over het algemeen een eenmalige controle die alleen opnieuw moet worden uitgevoerd wanneer een teamgenoot een probleem heeft met zijn of haar opstelling.
Zorg dat de verwachtingen voor externe deelnemers helder zijn, dat wil zeggen dat ze deelnemen via een webcam en dat ze hun microfoon hebben ingesteld. In de meeste gevallen zal dit vanzelfsprekend zijn, hoewel het in bepaalde gevallen (zoals een sollicitatiegesprek) misschien nodig is om dit van tevoren te vermelden.
4. Stel je ruimte en videotechniek zo in dat ze een gevoel van aanwezigheid creëren
Denk na over de opstelling van je ruimte: waar is de camera, waar is het scherm, waar gaat iedereen zitten? Een goed opgestelde ruimte kan een ideale omgeving voor je deelnemers creëren, zelfs als sommigen op afstand deelnemen.
Verplaats je bij elke zitplaats in de vergadering in de schoenen van een aanwezige en vraag je het volgende af:
- Kan de microfoon hen horen?
- Kan de camera hen zien?
- Kunnen ze de deelnemers op afstand zien?
- Kan iedereen met elkaar in contact komen, zonder steeds het lichaam heen en weer te hoeven draaien?
Als je voor elke zitplaats alle bovenstaande vragen met 'ja' kunt beantwoorden, is je hybride vergaderruimte klaar voor gebruik.
5. Wijs een moderator aan om beide partijen in dezelfde mate betrokken te houden
De moderator, ofwel de persoon die de vergadering leidt, is je sleutel tot een succesvolle hybride vergadering.
Een goede moderator is als een dirigent van een filharmonisch orkest: hij of zij neemt de leiding over vergaderingen en haalt het beste uit alle deelnemers naar boven. In de meeste gevallen is de moderator de persoon die de vergadering organiseert, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn.
Je moderator moet in staat zijn de sfeer in de ruimte af te tasten en de deelnemers op afstand aan te sporen wanneer de deelnemers in de ruimte de vergadering lijken te overheersen. Een moderator moet er bovendien voor zorgen dat de groep gefocust blijft op het gewenste resultaat van de vergadering en op de agenda.
De invloed van een effectieve, goed geïnstrueerde moderator op het algehele succes van een vergadering mag niet worden onderschat.
6. Vraag jezelf af: is deze vergadering noodzakelijk?
Laten we eerlijk zijn, we hebben allemaal weleens vergaderingen bijgewoond die als een verspilling van ieders tijd aanvoelden.
Zoals uit de uitwerking van deze handleiding is gebleken, vereist een succesvolle vergadering een zorgvuldige planning.
Deze grondige voorbereiding klinkt misschien niet geheel ten onrechte als een hele opgave. Daarom is het belangrijk om er zeker van te zijn dat de vergadering überhaupt zou moeten plaatsvinden.
In sommige gevallen is het wellicht productiever om gebruik te maken van de mogelijkheid voor feedback, chat en opmerkingen in documenten, zodat mensen dingen in hun eigen tempo kunnen bespreken.
Zo houdt iedereen tijd over om zich te richten op productief te zijn en kun jij ervoor zorgen dat de tijd die jullie samen doorbrengen optimaal wordt benut.
Checklist voor hybride vergaderingen
We hebben in deze handleiding een hoop besproken. Daarom volgt nu een korte samenvatting van de belangrijkste dingen die je je vóór de hybride vergadering moet afvragen:
- Heeft de vergadering een duidelijk doel met een meetbaar en concreet resultaat?
- Is deze vergadering noodzakelijk? Of volstaat een e-mail, chatbericht of opmerkingen/aantekeningen in een document?
- Heb je de vergadering gepland op een tijdstip dat voor alle deelnemers haalbaar is?
- Is de agenda geschikt voor een hybride vergadering, inclusief eventuele systemen of samenwerkingstools die je gebruikt?
- Beschikt iedereen over de technologie en software die ze nodig hebben?
- Is je vergaderruimte zo ingericht dat de betrokkenheid van zowel deelnemers op afstand als aanwezige deelnemers wordt gestimuleerd?
- Heb je een moderator en is diegene goed toegerust om de vergadering te leiden en alle partijen betrokken te houden?
Als je alle bovenstaande vragen met 'ja' hebt beantwoord, ben je klaar om aan de slag te gaan. Het is enige wat je nog hoeft te doen, is deze technieken een tweede natuur te laten worden bij het plannen van hybride, externe of persoonlijke vergaderingen.
Laat hybride vergaderingen soepel verlopen met Dropbox
Je hebt genoeg inefficiënte vergaderingen meegemaakt om te weten dat jij en je team beter verdienen.
Het is tijd om de hybride toekomst van werkplekken, vergaderingen en samenwerking te omarmen.
Of je nu vergaderingen vanuit bestanden moet starten, eenvoudige toegang tot opnames en transcripties in je cloudopslag moet krijgen of in real time aan werkdocumenten moet samenwerken: met Dropbox en Zoom kan het allemaal.