不可否认的是：最近的全球性事件永久地改变了我们的工作和协作方式，特别是传统意义上适合办公室环境的角色。
我们在茶水间装上了网络摄像头，采用了新的远程办公流程，继续履行我们的职责，即使我们无法面对面交流，也可以相互联系。
随着世界逐渐恢复开放，一些人选择继续远程办公，另一些人则倾向于全职在办公室工作，而许多人认为两者混合地工作方式最有效。因此，自那以后，会议中既有面对面参会者，也有远程参会者，这已经变得非常普遍。
正如许多人所发现的那样，挑战是要让这些所谓的“混合会议”对于所有参会人员都是无障碍的和富有成效的。例如，面对面会议室的音频和视频设备是否适当地捕捉到每个相关人员的意见，或者是否建立了规矩以确保远程参加者有机会参与讨论？
我们将在本综合指南中探讨所有内容，为您提供所需的工具、技术和技能，以举行精彩的混合会议，从而产生富有成效的成果。
听起来不错？太好了，让我们从基础知识开始吧。
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什么是混合会议？
混合会议是通过电话会议平台举行的传统面对面会议和远程会议的组合。
混合会议通常在一些参会者在物理空间中现场出席而其他人不现场出席的情况下举行。
以下是可能需要混合会议的一些常见情况：
- 具有灵活远程办公政策、不强制要求在办公室工作的公司
- 员工分布在不同地理位置和时区的跨国公司
- 外部会议和面向客户的会议，其中一个团队一起在会议室中，与位于各自办公室的另一个团队或公司举行业务会议
混合会议面临的挑战 — 什么使混合会议与众不同？
众所周知，没有适当规划或调整的混合会议很快就会陷入混乱。问一问必须定期参加混合会议的人，他们会把听不见的镜头外对话、消失的网络摄像头以及无数参会者不知不觉互相打断的故事讲给您听。
混合会议与传统会议之间的巨大差异通常会带来挑战，这归根究底是归属感、亲近感和有效沟通的障碍。
为了说明这一点，让我们想象以下场景：这是月度团队电话会议，一些参会者在会议室里，而一些参会者则在家参加。在开始之前，没人能够在家听到声音，因为会议室的麦克风尚未选中。
更重要的是，会议室里没有摄像头，因此面对面参会者正在通过一台笔记本电脑共享视频源，这只能捕获会议室的一小部分。同时，在远程网络摄像头视频源中，可以看到有一位压力很大的初级团队成员正在紧张忙乱地处理一个紧急交付件，完全忽略了会议。
让我们面对现实吧 — 混合会议可能是混乱的。但混合会议并不需要如此混乱。
混合会议的优势
混合会议在有效举行的情况下可以具有许多优势。例如，混合会议：
- 可以为那些原本不在会议地点的人节省出差时间和费用并减少碳足迹
- 可以让内向的同事在自己的空间里感觉更有信心，这意味着他们可以专注于为会议做出贡献，而不需要考虑如何面对面交流
- 可以使有无障碍需求的参会者更轻松，对他们来说，去办公室有时可能会存在一定困难
- 在参会者能够在会议期间通过远程加入来访问专业设备的情况下，使其他们可以按自己的角色使用这些工具，从而提高效率
- 可以为高效协作创造一个功能强大的环境
因此，如果混合会议可以有效地利用时间，甚至成为传统会议形式的演变，如何做到这一点？
首先要做的是解决技术问题。
混合会议需要哪些技术？
技术在远程会议的举行方面发挥至关重要的作用，而良好的混合会议解决方案完全取决于其所用的技术。
就混合会议技术而言，需要考虑两个方面：会议室里的技术以及家里的技术。
会议室里的技术
为了适当地推动混合会议的举行，会议室的技术需要能够从会议室的所有区域接收输入，并输出到会议室中的所有位置。
换句话说，需要看到会议室里的每一个人并听到他们的声音，并且能够看到和听到返回的所有内容。
考虑到这一点，以下是混合会议室需要的技术：
- PC、笔记本电脑或连接线 — 您需要通过专用设备或更常见的连接线（例如用户可以连接自身设备的 HDMI）运行视频会议软件
- 摄像头 — 能够捕捉镜头中的每个人，有的摄像头甚至可以放大说话的人
- 麦克风 — 如果您想把麦克风放在会议室的中间，并且有足够的距离接收每个人的语音，务必准备一个全向极性麦克风
- 屏幕 — 您需要一个屏幕来显示远程参会者的摄像头视频源，选择从会议室后面可以看到的足够大的屏幕
- 扬声器 — 无论是内置在屏幕上还是单独的扬声器系统，都要确保扬声器具有足够的范围以便每个人都能听到声音
- 可选替代方案：组合式视频会议系统 — 您还可以购买将摄像头、麦克风和扬声器组合成一个电视兼容装置的系统
远程参会者的技术
虽然混合会议室需要特殊的设备捕捉整个空间，但远程参会者只需使用自己的技术设备就能看到他们，听到他们所说的话，并将其他参会者的反馈输出给他们。
下文简要概括了每个在家办公的人都应该使用的技术：
- PC 或笔记本电脑 — 运行视频会议软件并访问会议
- 摄像头 — 可以是设备中的内置网络摄像头，也可以是连接 USB 的网络摄像头
- 麦克风 — 同样，可以是内置麦克风，也可以是独立的 USB 插件设备
混合会议需要哪些软件？
解决技术问题后，您将需要一些软件来利用技术。进入：视频会议软件。
视频会议软件
视频会议软件是举行会议的平台，获取每个参会者的音频和视频源，并将其实时发送给所有其他参会者。
这可以是在线解决方案，也可以是安装的桌面应用，大多数提供商都提供基于 Web 和基于桌面的平台版本。
如果让任何人说出一个视频通话或视频会议平台，您很快就会听见有人提到“Zoom 通话”一词。事实上，对许多人来说，该词本身已经成为视频会议的代名词，而无论使用何种平台。
作为视频会议领域的领导者，Zoom 的优势为大多数人所熟知。但您知道吗，作为 Dropbox 战略合作伙伴，Zoom 与更广泛的 Dropbox 生态系统进行了高级集成？
当您将 Zoom 连接到 Dropbox 帐户时，您可以使用的一些内置功能包括：
- 实时协作 — 从您的 Dropbox 文件中直接添加、加入并立即启动 Zoom 会议非常简单
- 保持最新状态 — 将 Zoom 会议录制内容和文字记录自动复制到您的 Dropbox 文件存储空间中
- 查找在会议期间共享的文件 — 查看哪些 Dropbox 文件已共享到Zoom，并查看 Dropbox 文件活动，以便在团队协作期间掌握进度
- 共享您的工作 — 在 Zoom 会议中展示 Dropbox 中的文档、幻灯片和图像，并充分利用参会者在一起的时间
协作工具
虽然视频会议平台提供了举行混合会议所需的设施，但协作工具可以使会议生动有趣。
借助基于云的协作工具（如 Dropbox 中内置的协作工具），您可以将会议从精彩的讨论提升为高效的工作会话，即使你们并非都身处同一个会议室。
无论您是通过云存储实时协作处理文档、使用 Dropbox Paper 做笔记，还是将日历会议链接到 Paper 文档，都有各种各样的方式可供选择。
混合会议礼仪
现在，您已经获得了所有必要的技术，安装了所需的软件，并设置了您的协作工作流，确定一切准备就绪了吗？
虽然从技术角度来看，您可能已经准备好举行会议所需的一切，但会议的成功与否仍然取决于参会者。每个参会者都有责任营造一个成功的会议环境，只要参会者尽自己的一份力就有助于实现这一目标。
因此，考虑到这一点，以下是一些通用的礼仪规则，您可以在会议开始前与同事分享，以明确对所有人的预期：
- 打开摄像头
- 不说话时关闭麦克风
- 利用视频会议软件中的“举手”功能
- 尽量不要过多地讨论或打断别人
- 确保适当的照明
- 选择合适的背景
- 保持眼神交流
- 穿着得体
- 不要迟到或表现得毫无准备
- 不要等到最后一刻才测试您的技术
虽然其中许多规则可能看起来很简单，但这些规则可以帮助确保每个人都达成共识，清楚地了解对他们的期望。
当然，这不仅仅关乎礼仪。为了真正发挥混合会议的潜力，我们编制了一系列最佳实践、练习和思考流程，供您参考。
举行有效混合会议的最佳实践
准备好技术准备好并向参会者简要介绍期望和礼仪后，这取决于组织者在举行会议时能否充分利用这一切。
为了帮助解决这一问题，下文提供了 6 个改变游戏规则的混合会议最佳实践，可供您在下一次日程会议中采用。
1. 提前规划（并且考虑远程时间安排）
想一想会议需要什么 — 您想要实现什么目标，哪些人需要会议，您带来什么才能使其成为一次有效的混合会议？
想一想参会者，他们所处的地点以及参会时间？对于身处加州（比纽约晚 3 小时）的团队成员来说，上午 9 点在纽约办公室举行混合会议是否可行？
2. 制定有助于协作的议程
计划与所有各方接触的时间，为远程参与者提供发言的机会，最好让他们在会议期间准备发言或陈述内容（如果合适）。
另一个需要考虑的领域是协作工具是否可以纳入议程。在会议期间，人们是否可以处理共享的文档，这是否有利于实现会议的目的？
3. 确保每个人都拥有必要的技术并使用这些技术
毫无疑问，您应该在开会前检查团队成员是否有他们需要的一切。这通常是一次性检查，只有在团队成员的设置有问题时才需要更新。
对于外部参会者，明确预期 — 他们通过网络摄像头加入并且需要设置麦克风。在大多数情况下，这无需明确说明，但在某些情况下（如工作面试），可能需要提前提及这一点。
4. 设置会议室和视频技术，营造临场感
想一想会议室是怎样布置的 — 摄像头在哪里，屏幕在哪里，参会者会坐在哪里？精心规划的会议室布局可以为参会者创造一个理想的参会环境，即使有些人是远程加入会议。
对于会议中每个座位的位置，想象一位参会者坐在那里，问自己以下问题：
- 麦克风能听到他们的声音吗？
- 摄像头能看到他们吗？
- 他们能看到远程参会者吗？
- 每个人都可以相互交流，而不需要反复地来回转动身体吗？
如果您对上述所有问题的回答都是肯定的，那么对于每个座位，您的混合会议室环境就已经准备好了。
5. 指派一名主持人，让双方平等参与
主持人也就是主持会议的人，是混合会议取得成功的秘密武器。
就像爱乐乐团的指挥一样，一位优秀的主持人可以主持会议，让所有参会者发挥最佳水平。在许多情况下，组织会议的人将是主持人，但并非始终如此。
当感觉面对面的参会者开始主导会议时，主持人应该能够了解会议室的情况并与远程参会者互动。主持人还应让团队专注于预期会议成果和议程。
不能低估一位高效、训练有素的主持人对会议整体成功的影响。
6. 问问自己 — 这次会议有必要举行吗？
坦率地说，我们都参加过感觉像是在浪费大家时间的会议。
正如本指南所表明的那样，成功的会议需要精心规划。
准备所有可能听起来很繁琐但可能做到的事情，因此必须首先确保会议需要举行。
在某些情况下，您可能会发现在文档中使用反馈、聊天和评论系统更高效，这使大家能够按照自己的节奏讨论事项。
这节省了每个人的时间，让他们可以专注于提高工作效率，并帮助您确保充分利用你们在一起的时间。
混合会议清单
我们在本指南中已经介绍了很多相关知识，因此，快速回顾一下在混合会议之前需要问自己的关键问题：
- 会议是否有明确的目的，是否有可衡量的明确成果？
- 这需要举行会议吗？电子邮件、聊天消息或文档注释/批注是否就足够了？
- 您是否已将会议安排在对所有参会者都合适的时间？
- 对于混合会议，包括您可能使用的任何系统或协作工具，该议程是否有意义？
- 每个人是否都配备他们需要的技术和软件？
- 会议室的布置是否便于远程和面对面交流？
- 有主持人吗？他们是否具备组织会议和吸引各方参与的能力？
如果您对上述问题的回答都是肯定的，那么一切都已准备就绪。现在剩下要做的就是让这些技术成为规划任何混合会议、远程会议或面对面会议时的习惯。
使用 Dropbox 以正确的方式举行混合会议
您已经参加了太多无效会议，您知道您和您的团队需要更好的会议体验。
是时候采用工作空间、会议和协作的未来混合工作方式了。
无论您是需要通过文件开始会议，轻松访问云存储中的录制内容和文字记录，还是需要实时协作处理工作文档，您都可以使用 Dropbox 和 Zoom 完成所有任务。