Tomorrow Lab ใช้ Dropbox เพื่อเสริมกำลังให้กับตอนการออกแบบที่มีความคล่องตัว

โดย Theodore Ullrich ผู้ร่วมก่อตั้งและหุ้นส่วนของ Tomorrow Lab

 

ผลิตภัณฑ์มีมูลค่าเท่ากับปัญหาที่ช่วยแก้ได้ และในปัจจุบันผู้คนต่างก็ต้องการผลิตภัณฑ์ที่ทั้งมีประโยชน์และช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของมนุษย์ด้วย หากต้องการพัฒนาและปล่อยนวัตกรรมออกสู่ตลาดอย่างรวดเร็ว เราต้องอาศัยเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกเพื่อให้เราทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

Tomorrow Lab คือกลุ่มนักออกแบบและวิศวกรผู้คว้ารางวัลที่สร้างผลิตภัณฑ์เทคโนโลยีที่แปลกใหม่ ทั้งนี้แนวทางการทำงานส่วนหนึ่งของเราจะมุ่งเน้นไปที่การใช้งานจริง โดยจะระบุปัญหาให้ได้แล้วจึงมองหาวิธีแก้ไข และอีกส่วนหนึ่งคือความรัก เราจะตรวจสอบว่าสินค้าจะนำไปใช้งานในชีวิตจริงและยกระดับคุณภาพชีวิตของผู้คนได้อย่างไรบ้าง

ผมร่วมก่อตั้ง Tomorrow Lab เมื่อ 10 ปีก่อนที่นครนิวยอร์ก และผมยังคงตื่นนอนมาพร้อมความตื่นเต้นในทุกวันที่จะได้พัฒนาผลิตภัณฑ์ที่แปลกใหม่กว่าผลิตภัณฑ์อื่นๆ ในหมวดหมู่เดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นวิธีการทำความสะอาดฟันรูปแบบใหม่หรือเซ็นเซอร์ทางการเกษตรที่คอยติดตามสภาพดิน 

เราต้องการให้ผู้คนเห็นงานของเราแล้วพูดว่า “ฉันไม่เคยเห็นอะไรแบบนี้มาก่อนเลย”

เราประกอบผลิตภัณฑ์ของเราขึ้นจากทีละชิ้นส่วน โดยคำนึงถึงทุกรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ อยู่เสมอ และเราเองก็ดำเนินงานเป็นทีมที่รวมพนักงานแต่ละคนเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งต่างก็มีแนวคิดมากมายและทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่มีร่วมกัน สำหรับผมแล้ว นี่คือตัวอย่างของการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุด

นวัตกรรมเกิดขึ้นจากการทำงานร่วมกัน

แม้ว่าจะมียักษ์ใหญ่ที่ครองตลาดทั้งวงการออกแบบและวงการวิศวกรรมอยู่ แต่ Tomorrow Lab กลับเป็นเพียงไม่กี่บริษัทที่ผสานรวมศาสตร์ทั้งสองด้านเข้าด้วยกัน สมาชิกในทีมทั้ง 12 คนของเราต่างก็มีทักษะที่หลากหลายในทั้งสองศาสตร์ เราอาจจะเป็นทีมเล็กๆ แต่เราก็สามารถทำงานได้รวดเร็วและคล่องตัวกว่า ความฉับไวคือสิ่งจำเป็น และมีไม่กี่ทีมที่ผลิตผลิตภัณฑ์ใหม่ได้รวดเร็วเท่าเรา โดยเราสามารถเริ่มตั้งแต่คิดหาแนวคิดไปจนถึงประกอบชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์จนเสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็วภายในหกสัปดาห์

Pepin Gelardi ซึ่งเป็นผู้ก่อตั้งบริษัทร่วมกันกับผม ชอบพูดว่าโลกนี้ไม่มีสิ่งที่เรียกว่าการคิดเป็นกลุ่ม การคิดเกิดขึ้นในหัวของแต่ละคน เราจึงต้องหาเครื่องมือและกระบวนการที่เปิดโอกาสให้ทุกคนได้รวมแนวคิดของตนเข้ากับแนวคิดในหัวของคนอื่นๆ และสิ่งหนึ่งที่เราให้ความสำคัญตลอดทั้งกระบวนการพัฒนาคือ วิศวกรและนักออกแบบของเราต้องสามารถนำแนวคิดมาแบ่งปันให้กับทั้งทีมเพื่อที่จะร่วมงานกันและรวบรวมข้อคิดเห็นได้อย่างรวดเร็ว 

การรวมองค์ประกอบต่างๆ ตั้งแต่การออกแบบ เทคโนโลยี และกระบวนการด้านวิศวกรรมอาจดูเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่แนวทางการทำงานแบบองค์รวมของเราก็ช่วยให้งานของเรามีความคืบหน้าอย่างมากภายในระยะเวลาสั้นๆ แม้ว่าเราจะย้ายขั้นตอนการทำงานมาไว้ในระบบออนไลน์เนื่องจากการแพร่ระบาดของโรคไปทั่วโลก แต่ก็ไม่ได้มีอะไรเปลี่ยนแปลงไปมากนัก เรายังสามารถร่วมงานกันด้วยวิธีการเดิมได้ต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการยืนประชุมทางวิดีโอรายวัน การประชุมรายสัปดาห์ผ่านการแบ่งปันหน้าจอเพื่อตรวจสอบ CAD, จัดเซสชันสำหรับร่างแบบใน iPad และตรวจสอบข้อมูล รวมถึงการใช้งาน Slack ในหลายภาคส่วนเพื่อสื่อสารระหว่างช่วงการทำงานอย่างต่อเนื่อง การจัดส่งต้นแบบบ่อยครั้งระหว่างสถานที่ต่างๆ เมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน และการเข้าเยี่ยมร้านที่ให้บริการผลิตสินค้าที่แมนฮัตตันตามวันเวลาที่กำหนด อันเนื่องมาจากมาตรการด้านความปลอดภัยเพื่อป้องกัน COVID

หมดปัญหากับการสื่อสารในรูปแบบที่ต่างออกไป

 

ย้อนกลับไปในปี 2010 เราได้สร้างเซิร์ฟเวอร์ที่ซับซ้อน รวมถึงระบบจัดการหลากหลายประเภทเพื่อให้สามารถร่วมทำงานอย่างพร้อมกันไปกับลูกค้าของเราและสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมได้ แต่เมื่อเราหันมาปรับใช้แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Dropbox เราก็โยนเครื่องมือที่ใช้งานยากเหล่านั้นทิ้งไปแล้วหันมาใช้ระบบคลาวด์แทน ผมยังไม่เคยพบระบบการแบ่งปันไฟล์อื่นๆ ที่ทำงานได้ราบรื่นเท่า Dropbox เลย เราใช้งาน Dropbox ทุกๆ ชั่วโมงในทุกวันเพื่อสร้างและแบ่งปันไฟล์ในกระบวนการทำงานของเรา ทุกๆ อย่าง นับตั้งแต่ภาพเรนเดอร์สามมิติไปจนถึงไฟล์ภาพถ่ายและวิดีโอ

ซอฟต์แวร์เรนเดอร์ภาพสามมิติของเราต้องใช้ระบบประมวลผลที่ทรงพลังมากพอที่จะให้คอมพิวเตอร์สามารถเรนเดอร์ฉากๆ หนึ่งได้โดยใช้เวลาตั้งแต่หลายนาทีไปจนถึงหลายชั่วโมง ทั้งนี้การนำซอฟต์แวร์ไปไว้บนคลาวด์จะทำให้การใช้งานช้าลง เราจึงเลือกใช้โปรแกรมบนเดสก์ท็อปแทน แต่ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เชื่อมต่อกันผ่านทางอินเทอร์เน็ต ไฟล์งานจะต้องแบ่งปันกันได้อย่างง่ายดาย และเราก็สามารถทำเช่นนั้นได้โดยใช้ Dropbox

แม้ว่าบริษัทด้านเทคโนโลยีต้องอยู่ภายใต้ความกดดันที่จะต้องรู้จักเทคโนโลยีใหม่ล่าสุดอยู่เสมอ แต่เรากลับไม่ต้องการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ในขั้นตอนการทำงานของเรา การส่งเสริมวัฒนธรรมในการสร้างสรรค์เกิดจากการเสริมสร้างทัศนคติและแนวทางปฏิบัติด้านวัฒนธรรมที่ดี ซึ่งจะกลายเป็นเรื่องยากหากคุณต้องคอยเรียนรู้และเริ่มใช้งานแอปใหม่ๆ อยู่เรื่อยๆ

เทคโนโลยีใหม่ที่เรานำมาใช้ทั้งหมดจะต้องผ่านการตรวจสอบและการทดสอบมากมาย และ Dropbox ก็ไม่ได้เป็นข้อยกเว้น แต่ในเวลาเพียงไม่นาน เราก็รับรู้ได้ว่าเราสามารถนำแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Dropbox มาใช้ทำงานทุกอย่างได้ และ Dropbox ได้กลายมาเป็นโซลูชันที่ดีที่สุดที่เราจะเลือกใช้เป็นประจำเมื่อต้องทำงานร่วมกันบนไฟล์ต่างๆ

จากเดสก์ท็อปสู่เว็บแอป

 

Dropbox ช่วยให้เราสามารถนำซอฟต์แวร์บนเดสก์ท็อปทั้งหมดมาเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบเว็บแอปได้ แม้ว่าไฟล์ขนาดใหญ่เหล่านี้จะประมวลผลในคอมพิวเตอร์ของเรา แต่เราจะแบ่งปันไฟล์ทั้งหมดนี้กับทีมผ่าน Dropbox ซึ่งกระบวนการนี้ช่วยให้เราทำงานร่วมกันได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้งานเดสก์ท็อปเพียงอย่างเดียว

โครงการทั้งหมดของเราเริ่มต้นด้วยการสร้างระบบจัดการการแบ่งปันไฟล์ดิจิทัลใน Dropbox เราจะสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาในรูปแบบเดียวกัน โดยจัดเก็บไฟล์ด้านวิศวกรรมไฟฟ้า (EE), วิศวกรรมเครื่องกล (ME) และการออกแบบเชิงอุตสาหกรรม (ID) ทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เดียว จากนั้นก็จะแบ่งปันไฟล์กับทุกคนในบริษัท ทั้งนี้เราจะใช้โฟลเดอร์ดังกล่าวเป็นที่เก็บบันทึกไฟล์เพื่อเก็บบันทึกข้อมูลและแบ่งปันกับลูกค้า

การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์นี้ให้เป็นระเบียบนั้นเป็นเรื่องสำคัญ มิฉะนั้นเราอาจทำงานโดยที่ขาดการซิงค์กันและก่อให้เกิดความสับสนได้ ระบบของเราใน Dropbox มีการควบคุมเวอร์ชันขั้นพื้นฐานที่ช่วยให้ผู้คนทำงานบนไฟล์และบันทึกได้จากระยะไกล ซึ่งช่วยให้คนอื่นสามารถใช้งานไฟล์ต่อได้จากทุกที่

ความคล่องตัวนี้มีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากสมาชิกทุกคนในทีมขนาดเล็กของเราทำงานหลากหลายหน้าที่ ทั้งยังต้องเข้าถึงไฟล์จากหลากหลายอุปกรณ์ด้วย เรามักแบ่งปันไฟล์ภาพสองมิติหรือสามมิติกับผู้ค้าจากทั่วโลก ซึ่งแต่ละคนต่างก็ใช้ทั้งเดสก์ท็อป แท็บเล็ต และ/หรือสมาร์ทโฟน ทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกหนแห่งบนทุกอุปกรณ์ผ่านทาง Dropbox ไม่ว่าจะเป็นในการประชุมกับลูกค้าหรือระหว่างเดินทางไปทำงานตอนเช้า

ซอฟต์แวร์ชั้นยอดช่วยให้ทำงานสำเร็จได้เหมือนกับผลิตภัณฑ์ชั้นเยี่ยม

 

บริษัททั้งสองแห่งของเรามีความคล้ายคลึงบางอย่างที่น่าสนใจ กล่าวคือ Dropbox เป็นซอฟต์แวร์ชิ้นหนึ่งที่ทำงานอยู่เบื้องหลังอย่างเงียบๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายที่มี ในขณะเดียวกัน Tomorrow Lab เองก็เชื่อมั่นในกระบวนการออกแบบและวิศวกรรมที่ต้องกำจัดความทะนงตนออกไปเพื่อให้ผลิตภัณฑ์โดดเด่นได้ด้วยตัวเอง เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันของเราจะต้องไม่ขัดขวางการทำงาน และ Dropbox ก็ช่วยให้เราคงขั้นตอนการทำงานที่ราบรื่นไว้ได้ ซึ่งแตกต่างจากแอปอื่นๆ มากมายที่น่ากวนใจ

ตอนนี้ Dropbox กลายเป็นส่วนหนึ่งในระบบการทำงานของเราจนเราเกือบลืมไปแล้วว่ากำลังใช้งาน Dropbox อยู่ งานที่เราบันทึกลงในคอมพิวเตอร์จะไปปรากฏในไดเร็กทอรี่ของ Dropbox ทันที และคนอื่นๆ ก็สามารถเข้าถึงไฟล์ที่ได้รับการอัพเดทได้ เมื่อลูกค้าต้องการดูความคืบหน้าของงาน เราก็ไม่ต้องคิดหาวิธีแนบไฟล์ที่อาจมีขนาดใหญ่มาก เพราะเพียงคลิกแค่ครั้งเดียวใน Dropbox Transfer เราก็แบ่งปันลิงก์ได้แล้ว อีกทั้ง Dropbox ยังมีการใช้งานอย่างแพร่หลาย ไม่ว่าผมจะพูดคุยกับลูกค้า ผู้ขาย หรือผู้สมัครงาน ไม่เคยมีใครถามผมว่า "Dropbox คืออะไร" ซึ่งนี่ก็เป็นความเรียบง่ายอันแสนวิเศษของผลิตภัณฑ์ที่ผมเองก็ใฝ่ฝันถึง

เปลี่ยนจากเครื่องมือจริงเป็นแบบดิจิทัล

 

ทุกวันนี้เรามีเครื่องมือนับไม่ถ้วนให้เลือกใช้งานเพื่อเก็บข้อมูลจากพื้นที่จริง แล้วมาแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล เราเก็บข้อมูลจากกระดานไวท์บอร์ดที่ใช้ในการประชุมครั้งแรกมาบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ และเมื่อมีผู้วาดภาพลงบนแท็บเล็ตในวันถัดไป ภาพดังกล่าวก็จะบันทึกอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน จากนั้นในวันต่อมาก็มีผู้เปิดภาพวาดนั้น นำไปทำงานด้าน CAD (การออกแบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วย) แล้วบันทึกลงในโฟลเดอร์เดียวกัน

Dropbox เป็นหน่วยความจำดิจิทัลที่มีการพัฒนาอยู่เสมอที่บันทึกแนวคิดของผู้ร่วมมือทุกคนแบบเรียลไทม์ ซึ่งถือว่าโดดเด่นอย่างมาก Dropbox ได้ฝังลึกเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือและขั้นตอนการทำงานในปัจจุบันของเรา จนเหมือนเป็นสิ่งที่ทุกคนต่างเข้าใจตรงกัน

Dropbox ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นอย่างมาก ทั้งยังช่วยให้เราสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ชั้นยอดที่ส่งผลสำคัญต่อโลกด้วยการทำงานไปทีละไฟล์