De qué forma Tomorrow Lab utiliza Dropbox para potenciar su flujo de trabajo de diseño ágil

Por Theodore Ullrich, cofundador y socio de Tomorrow Lab

 

Los productos valen en función de los problemas que resuelven. Y hoy las personas anhelan productos que sean útiles, pero también que enriquezcan su vida. Para poder desarrollar y presentar rápidamente esas innovaciones en el mercado, hacen falta herramientas que faciliten la colaboración espontánea.

Tomorrow Lab es un premiado grupo de diseñadores e ingenieros que crean productos tecnológicos revolucionarios. Parte de nuestro enfoque consiste en ser prácticos: identificar un problema y encontrar una forma de resolverlo. La otra parte es sobre el amor: investigar cómo los productos se adaptan y enriquecen la vida de las personas.

Cofundé Tomorrow Lab hace 10 años en la ciudad de Nueva York y me sigo levantando cada mañana entusiasmado por desarrollar productos que sean de primera clase, ya sea una forma nueva de lavarse los dientes o un sensor agrícola que controle las condiciones del suelo. 

Queremos que las personas vean nuestro trabajo y digan: "¡nunca había visto algo así!".

Nuestros productos se unen pieza por pieza y tienen en cuenta todos los demás detalles finos. Del mismo modo, funcionamos como un equipo de personas que reúnen muchas ideas y en el que todos trabajamos mucho en pos de un objetivo común. Para mí, no hay mayor ejemplo de colaboración.

La innovación comienza por la colaboración

Aunque hay grandes actores en los mundos del diseño y de la ingeniería, Tomorrow Lab es una de las pocas empresas que combinan las dos categorías. Cada uno de nuestros 12 miembros demuestra esa combinación de habilidades. Quizás seamos un equipo pequeño, pero al ser así, podemos trabajar más rápido y con más agilidad. La velocidad es una necesidad y pocos equipos pueden producir productos con la velocidad que lo hacemos nosotros. Podemos pasar de una idea hasta un montaje con su sistema eléctrico completo en tan solo seis semanas.

A mi cofundador, Pepin Gelardi, le gusta decir que no existe algo así como pensar en grupo. El pensamiento ocurre dentro de la cabeza de una persona, por lo que tenemos que encontrar herramientas y procesos que permitan a alguien fusionar sus ideas con las del cerebro de otra persona. Para nosotros, es fundamental que, a lo largo del proceso de desarrollo, nuestros ingenieros y diseñadores puedan tomar un concepto y compartirlo con todo el equipo para que colaboren y recopilar comentarios de forma rápida. 

Fusionar elementos de los procesos de diseño, tecnología e ingeniería puede parecer desordenado, pero nuestro enfoque holístico nos permite hacer progresos significativos en poco tiempo. Si bien nuestro flujo de trabajo pasó a ser en línea debido a la pandemia global, en verdad no cambió mucho. Pudimos continuar con nuestro método de colaboración de forma efectiva a través de reuniones diarias por videoconferencia; una conferencia semanal de intercambio de pantalla para revisiones de documentos de CAD, sesiones de elaboración de bocetos en iPad y revisión de datos; amplio uso de Slack para las comunicaciones durante el día de trabajo; envío frecuente de prototipos entre nuestros lugares de trabajo en nuestras casas y visitas programadas a nuestro taller de fabricación en Manhattan, cumpliendo con los protocolos de seguridad para COVID.

Un problema de comunicación único: resuelto

 

En 2010, configuramos varios servidores complejos y diferentes tipos de sistemas de administración para permitir la colaboración sincronizada con nuestros clientes y entre los miembros de nuestro equipo. Pero como implementamos la aplicación de productividad de Dropbox, eliminamos todo ese complejo equipo a favor de la nube. No conozco ningún otro sistema de uso compartido de archivos que funcione con la eficiencia de Dropbox. Lo usamos a cada hora, todos los días, para crear y compartir archivos como parte de nuestro proceso: todo, desde representaciones en 3D hasta fotografías y archivos de video.

Nuestro software de renderización en 3D requiere una potencia de procesamiento que puede llevarle a la computadora desde minutos hasta horas para renderizar una escena. Llevarlo a la nube podría ser una experiencia engorrosa, por lo que usamos los programas en nuestros equipos de escritorio. Sin embargo, en nuestro entorno laboral hiperconectado, esos activos deben ser fáciles de compartir. Lo logramos gracias a Dropbox.

Pese a ser una empresa de tecnología que tiene la presión de mantenerse actualizada con lo último, en cierta forma nos resistimos a usar nuevas tecnologías en nuestro flujo de trabajo. Fomentar una cultura inventiva requiere construir actitudes y hábitos culturales buenos, y es difícil hacerlo si permanentemente debes interrumpir tu trabajo para aprender y explorar nuevas aplicaciones.

Todas las tecnologías nuevas que utilizamos se someten a investigación y muchas pruebas, y Dropbox no fue la excepción. Sin embargo, no tardamos en darnos cuenta de que podíamos utilizar la aplicación de productividad de Dropbox para todo. Se convirtió en nuestra solución perfecta favorita para colaborar en archivos.

Del escritorio a las aplicaciones web

 

Dropbox nos permite tomar todo el software de escritorio y prácticamente convertirlo en una aplicación web. El procesamiento de estos grandes archivos ocurre en nuestras computadoras, pero luego compartimos esos archivos con nuestro equipo a través de Dropbox. Este proceso nos permite colaborar sin tener que estar atados a nuestros escritorios.

Todos nuestros proyectos comienzan con la configuración de la gestión del uso compartido de archivos digitales en Dropbox. Creamos una carpeta con una arquitectura uniforme: ubicamos todos los archivos de ingeniería eléctrica (IE), ingeniería mecánica (IM) y diseño industrial (DI) en una carpeta, que luego se comparte con todas las personas de la empresa. La usamos como un depósito de documentos de archivo para guardar registros y compartirlos con los clientes.

Es importante tener lista esta estructura de carpetas; si no, corremos el riesgo de no estar sincronizados y generar confusión. Con un control básico de versiones, nuestro sistema en Dropbox permite a una persona trabajar de forma remota en un archivo y guardarlo para que otra persona siga usándolo en otro lugar.

Esta agilidad es fundamental porque todas las personas de nuestro pequeño equipo desempeñan varias funciones, pero también porque necesitamos acceder a archivos desde varios dispositivos. Solemos compartir archivos 2D o 3D con proveedores de diferentes partes del mundo, quienes usan computadoras de escritorio, tablets o teléfonos inteligentes. Con Dropbox, todos pueden acceder a archivos desde cualquier lugar, en una reunión con un cliente o durante un viaje matutino, en cualquier dispositivo.

El mejor software, como el mejor producto, es el que hace el trabajo

 

Nuestras dos empresas comparten algunos paralelismos interesantes: Dropbox es un software que trabaja silenciosamente tras bambalinas para lograr sus objetivos y, de modo similar, Tomorrow Lab cree en un proceso de diseño e ingeniería que deja de lado el ego para que el producto brille por sí mismo. Es fundamental que nuestras herramientas de colaboración se mantengan al margen y, a diferencia de muchas aplicaciones que distraen, Dropbox nos permite mantener nuestro flujo.

Dropbox ya es parte de nuestro ecosistema en este momento, por lo que ya lo damos por hecho. Si guardamos algo en una computadora, inmediatamente está en el directorio de Dropbox, y cualquier persona puede acceder al archivo actualizado. Cuando un cliente quiere ver nuestro progreso, no necesitamos buscar una forma de adjuntar lo que podría ser un archivo enorme. Con Dropbox Transfer, solo necesitamos un clic para compartir un vínculo. Y Dropbox es conocido por todos. Ya sea que hable con un cliente, un proveedor o un posible empleado nuevo, nunca nadie me preguntó: "¿Qué es Dropbox?". Esa es la sencillez mágica que siempre anhelo en un producto.

Del mundo físico al mundo digital

 

Hoy tenemos innumerables herramientas a nuestra disposición para captar algo del espacio físico y transformarlo en un activo digital. Se captura la pizarra de una reunión inicial y se la guarda en una carpeta. Al otro día, alguien dibuja algo en una tablet y se guarda en el mismo lugar. Al día siguiente, otra persona abre el dibujo, hace algún trabajo CAD (diseño asistido por computadora) sobre él y lo guarda en el mismo lugar.

Es una memoria digital en evolución que capta las ideas de todos los colaboradores en tiempo real y eso es increíble. Dropbox está tan arraigado en nuestras herramientas y flujos de trabajo existentes, que es casi una parte más de nuestras mentes colectivas.

Dropbox hace que la colaboración sea sumamente fácil y nos ayuda a desarrollar productos excelentes que tienen un impacto significativo en el mundo: de a un archivo a la vez.