Een goed ontwerp vraagt om een flexibele workflow

Voor de ontwerpers en ingenieurs van Tomorrow Lab betekent de overgang van tekeningen naar volledig functionerende fysieke producten een constante en snelle samenwerking met klanten en met elkaar. Dropbox is de eenvoudige tool waarmee het team voortdurend creëert, innoveert en in beweging blijft.

Dec 12, 2020

Door Theodore Ullrich, medeoprichter en partner bij Tomorrow Lab

 

Producten zijn alleen zo waardevol als de problemen die ze oplossen. En waar mensen vandaag de dag naar op zoek zijn, zijn producten die niet alleen nuttig zijn maar ook het menselijk leven verrijken. Om dergelijke innovaties snel te kunnen ontwikkelen en op de markt te brengen, zijn tools nodig die spontane samenwerking mogelijk maken.

Tomorrow Lab is een bekroonde groep designers en ingenieurs die revolutionaire technologieproducten maken. Een deel van onze benadering gaat over praktisch zijn: een probleem identificeren en een manier vinden om het op te lossen. Het andere deel gaat over liefde: onderzoeken hoe producten in het leven van mensen passen en het verrijken.

Tien jaar geleden heb ik Tomorrow Lab mede opgericht in New York City en ik word nog steeds elke dag enthousiast wakker om producten te ontwikkelen die het eerste van hun soort zijn of het nu gaat om een nieuwe manier om tanden te poetsen of een landbouwsensor die de bodemtoestand meet. 

We willen dat mensen ons werk zien en zeggen: "Zoiets heb ik nog nooit gezien!"

Onze producten komen stuk voor stuk samen, waarbij we rekening houden met alle andere fijne details. Zo werken we ook als een team van individuen die veel ideeën samenbrengen en allemaal werken aan een gemeenschappelijk doel. Voor mij is er geen beter voorbeeld van samenwerking.

Innovatie begint met samenwerken

Hoewel er grote spelers zijn in zowel de ontwerp- als de technische branche, is Tomorrow Lab een van de weinige bedrijven die de twee categorieën combineert. Elk van onze 12 teamleden toont die hybride vaardigheden. We zijn misschien klein, maar als klein team kun je sneller en wendbaarder zijn. Snelheid is een noodzaak en er zijn maar weinig teams die zo snel nieuwe producten kunnen produceren als wij. Binnen zes weken kunnen wij van idee tot complete assemblage gaan.

Zoiets als denken in een groep bestaat niet. Voor samenwerking zijn tools nodig waarmee mensen individuele ideeën kunnen samenvoegen en iets beters kunnen creëren.

Mijn medeoprichter Pepin Gelardi zegt graag dat iets als denken in een groep niet bestaat. Het denken gebeurt in het hoofd van een persoon, dus we moeten hulpmiddelen en processen vinden waarmee iemand zijn ideeën kan samenvoegen met de ideeën in het brein van iemand anders. Voor ons is het van vitaal belang dat onze ingenieurs en designers tijdens het ontwikkelingsproces een concept kunnen nemen en het met het hele team kunnen delen om eraan samen te werken en snel feedback te verzamelen. 

Het samenvoegen van elementen uit ontwerp-, technologie- en engineeringprocessen lijkt misschien rommelig maar door onze holistische benadering kunnen we in korte tijd zinvolle vooruitgang boeken. Hoewel onze workflow online is gegaan als gevolg van de wereldwijde pandemie, is er eigenlijk niet veel veranderd: we hebben onze samenwerkingsmethode effectief kunnen voortzetten d.m.v. dagelijkse staande vergaderingen via videoconferenties; een wekelijkse conferentie voor het delen van schermen voor CAD-beoordelingen, iPad-schetssessies en gegevensbeoordeling; uitgebreid gebruik van Slack voor voortdurende communicatie op werkdagen; vaak prototypes verzenden tussen onze thuiswerklocaties; en geplande bezoeken aan onze productiewerkplaats in Manhattan, volgens de COVID-veiligheidsprotocollen.

Tomorrow Lab over werken met Dropbox
“Elke nieuwe technologie die we gebruiken, wordt grondig onderzocht en getest. We gebruiken Dropbox elk uur van elke dag om bestanden te maken en te delen als onderdeel van ons proces, alles van 3D-rendering tot fotografie en videobestanden. Het duurde niet lang voordat Dropbox dé perfecte oplossing werd voor samenwerking.”
Theodore Ullrich, medeoprichter en partner bij Tomorrow Lab

Een unieke communicatie-uitdaging opgelost

 

In 2010 hadden we gecompliceerde servers en verschillende soorten beheersystemen opgezet om gesynchroniseerde samenwerking met onze klanten en met elkaar in ons team mogelijk te maken. Maar sinds we Dropbox hebben geïmplementeerd, hebben we al die complexe apparatuur weggegooid ten gunste van de cloud. Ik ken geen ander systeem voor het delen van bestanden dat zo naadloos werkt als Dropbox. We gebruiken het elk uur van elke dag om bestanden te maken en te delen als onderdeel van ons proces, alles van 3D-rendering tot fotografie en videobestanden.

Onze software voor 3d-rendering vereist nogal wat verwerkingskracht: het renderen van een scène kan soms minuten maar vaak ook uren duren. Als je dat in de cloud zet, werkt dat onhandig. Dus hiervoor gebruiken we de programma's op onze desktops. In onze hyperverbonden werkomgeving moeten die bestanden echter gemakkelijk kunnen worden gedeeld. Dat krijgen we voor elkaar met Dropbox .

Ondanks dat we een technologiebedrijf zijn dat onder druk staat om op de hoogte te blijven van de nieuwste technologie zijn we enigszins resistent tegen het gebruik van nieuwe technologieën in onze workflow. Het bevorderen van een inventieve cultuur vereist het opbouwen van goede culturele attitudes en gewoonten. En dat is lastig als je constant nieuwe apps moet leren kennen en navigeren.

Elke nieuwe technologie die we gebruiken, wordt grondig onderzocht en getest. En dat was bij Dropbox niet anders. Maar het duurde niet lang voordat we beseften dat we Dropbox voor alles konden gebruiken. Het werd voor ons dé perfecte oplossing om samen aan bestanden te werken.

Van desktop tot webapp

 

Met Dropbox kunnen we al die desktopsoftware nemen en er in wezen een webapp van maken. Het verwerken van deze grote bestanden gebeurt op onze computers maar we delen die bestanden vervolgens met ons team via Dropbox. Dit proces stelt ons in staat om samen te werken zonder gebonden te zijn aan onze desktops.

Al onze projecten beginnen met het instellen van ons beheer voor het delen van digitale bestanden in Dropbox. We maken een map met een consistente structuur: we plaatsen alle bestanden op het gebied van elektrotechniek (EE), werktuigbouwkunde (ME) en industrieel ontwerp (ID) in een map die vervolgens met iedereen in het bedrijf wordt gedeeld. We gebruiken dat als opslagplaats voor archiefbestanden, archivering en het delen met klanten.

Het is belangrijk dat we deze mappenstructuur hebben, anders lopen we het risico niet synchroon te lopen en verwarring te veroorzaken. Met wat zeer eenvoudig versiebeheer stelt ons systeem in Dropbox iemand in staat om op afstand aan een bestand te werken en het op te slaan, zodat iemand anders het elders kan blijven gebruiken.

Bij het delen van bestanden met verschillende collega's moeten mensen die bestanden overal en op elk apparaat kunnen openen.

Deze wendbaarheid is van cruciaal belang omdat iedereen in ons kleine team veel verschillende petten op heeft maar ook omdat we toegang moeten hebben tot bestanden op verschillende apparaten. We delen vaak 2D- of 3D-bestanden met leveranciers in verschillende delen van de wereld, die allemaal desktops, tablets en/of smartphones gebruiken. Met Dropbox heeft iedereen altijd en overal toegang tot bestanden op elk apparaat, bijvoorbeeld tijdens een vergadering met een klant of 's ochtends onderweg.

De beste software, net zoals het beste product, klaart de klus

 

Onze twee bedrijven delen een aantal interessante parallellen: Dropbox is een stukje software dat stilletjes achter de schermen werkt om zijn doelen te bereiken; op dezelfde manier gelooft Tomorrow Lab in een ontwerp- en engineeringproces dat ego buiten beschouwing laat om het product op zichzelf te laten schitteren. Het is van cruciaal belang dat onze samenwerkingstools niet in de weg komen en in tegenstelling tot veel andere afleidende apps, laat Dropbox ons onze flow behouden.

De beste samenwerkingstools blijven op de achtergrond en stellen je in staat de klus te klaren.

Dropbox is nu zo'n onderdeel van ons ecosysteem dat we het bijna als vanzelfsprekend beschouwen. We slaan iets op een computer op, het staat onmiddellijk in de Dropbox-directory en iedereen heeft toegang tot het bijgewerkte bestand. Als een klant onze voortgang wil zien, hoeven we geen manier te bedenken hoe we een mogelijk enorm bestand als bijlage moeten toevoegen. Met Dropbox Transfer deel je een link met één klik. En iedereen gebruikt Dropbox. Of ik nu met een klant, een leverancier of een potentiële nieuwe medewerker praat, niemand heeft me ooit gevraagd wat Dropbox is. Dat is het soort magische eenvoud waarvan ik droom in een product.

Van fysiek naar digitaal

 

Tegenwoordig hebben we talloze tools tot onze beschikking om iets uit de fysieke ruimte vast te leggen en om te zetten in digitaal materiaal. Het whiteboard van een eerste bijeenkomst wordt vastgelegd en in een map opgeslagen. De volgende dag tekent iemand iets op een tablet en wordt het op dezelfde plaats opgeslagen. De dag erna opent iemand anders die tekening, doet er wat CAD-werk (computerondersteund ontwerp) aan en slaat het op dezelfde plek op.

Dropbox is ook een goed voorbeeld van hoe goed ontworpen software veel administratieve taken kan elimineren (in dit geval voor een bestandsbeheerder of IT-professional). Als je een kleine organisatie bent, is het cruciaal om de overheadkosten laag te houden. Door Dropbox te gebruiken, besteed ik minder tijd aan vervelende taken en meer tijd aan mijn werk.

Het is een evoluerend digitaal geheugen dat de ideeën van alle medewerkers in realtime vastlegt. En dat is opmerkelijk. Dropbox is zo ingeburgerd in onze bestaande tools en workflows dat het bijna een stukje van onze eigen collectieve geest is.
Dropbox maakt samenwerking een stuk eenvoudiger en het helpt ons om geweldige producten te maken die een betekenisvolle impact hebben op de wereld, één bestand tegelijk.

Ontdek een betere manier van samenwerken

Ga aan de slag met Dropbox Business