Jak Tomorrow Lab wykorzystuje Dropbox, aby zapewnić efektywny przebieg pracy

Autor: Theodore Ullrich, współzałożyciel i partner w Tomorrow Lab

 

Wartość produktów mierzy się problemami, które potrafią rozwiązać. A w dzisiejszym świecie ludzie oczekują produktów, które są nie tylko przydatne, ale także wzbogacają nasze życie. Umiejętność szybkiego rozwoju i wprowadzania na rynek tego rodzaju innowacji wymaga narzędzi ułatwiających spontaniczną współpracę.

Tomorrow Lab to wielokrotnie nagradzana grupa projektantów i inżynierów, którzy tworzą rewolucyjne produkty technologiczne. Częścią naszego podejścia jest praktyczność: określamy problem i znajdujemy sposób na jego rozwiązanie. Druga część naszego podejścia to miłość – sprawdzamy, jak nasze produkty wpisują się w życie klientów i jak je wzbogacają.

Założyłem Tomorrow Lab razem z moim wspólnikiem 10 lat temu w Nowym Jorku i wciąż budzę się każdego dnia z poczuciem ekscytacji, by stworzyć produkty, które będą najlepsze w swojej kategorii – bez względu na to, czy chodzi o nowy sposób czyszczenia zębów, czy o czujnik rolniczy monitorujący stan gleby. 

Chcemy, by nasi klienci widzieli nasz produkt i mówili „Po raz pierwszy spotykam się z czymś takim!”.

Tworzymy nasze produkty krok po kroku, nie zapominając o wszystkich drobnych szczegółach. W podobny sposób działamy w zespole: poszczególne osoby prezentują swoje pomysły i wszyscy pracujemy nad tym, by osiągnąć wspólny cel. Moim zdaniem nie ma lepszego przykładu współpracy.

Innowacja zaczyna się od współpracy

Chociaż na rynku istnieją wielcy gracze w dziedzinie projektowania i inżynierii, Tomorrow Lab jest jedną z niewielu firm, które łączą te dwa obszary. Każdy z 12 członków naszego zespołu ma różne umiejętności. Może i jesteśmy małą firmą, ale jako mały zespół możemy pracować szybciej i sprawniej. Szybkość jest koniecznością, a niewiele zespołów może tworzyć nowe produkty tak szybko, jak my. W ciągu zaledwie sześciu tygodniu możemy przejść od pomysłu do pełnego montażu wraz z elektroniką.

Współzałożyciel naszej firmy, Pepin Gelardi, lubi mówić, że nie ma czegoś takiego jak myślenie w grupie. Myślenie odbywa się w głowie każdej osoby. Musieliśmy więc znaleźć takie narzędzia i procesy, które pozwoliłyby wszystkim połączyć swoje pomysły z pomysłami zrodzonymi w głowach innych. Ważne jest dla nas, by nasi inżynierowie i projektanci w procesie rozwoju projektu mogli przedstawiać swoje pomysły i udostępniać je całemu zespołowi, aby wspólnie nad nimi pracować i szybko zbierać na ich temat opinie. 

Może się wydawać, że łączenie procesów projektowych, technologicznych i inżynieryjnych jest chaotyczne, ale nasze holistyczne podejście pozwala na dokonywanie znaczących postępów w krótkim czasie. Chociaż nasze procesy przeniosły się z powodu pandemii do wirtualnego świata, tak naprawdę zbytnio się nie zmieniły. Możemy skutecznie kontynuować nasz sposób współpracy dzięki: codziennym wideokonferencjom, cotygodniowym spotkaniom z udostępnianiem ekranu służącym ocenie projektów CAD, sesjom rysunkowym na iPadach i przeglądowi danych. Pomaga nam również wykorzystywanie aplikacji Slack na szeroką skalę w celu podtrzymywania komunikacji w pracy, częste przesyłanie prototypów między domowymi biurami oraz zaplanowane spotkania w naszym zakładzie produkcyjnym na Manhattanie (zgodnie z zasadami bezpieczeństwa COVID).

Sprostanie nietypowemu wyzwaniu komunikacyjnemu

 

W roku 2010 skonfigurowaliśmy skomplikowane serwery i wprowadziliśmy różne typy systemów zarządzania, by umożliwić zsynchronizowaną współpracę zarówno z naszymi klientami, jak i między poszczególnymi członkami zespołu. Jednak odkąd wdrożyliśmy aplikację biurową Dropbox, zrezygnowaliśmy ze wszystkich tych skomplikowanych narzędzi na rzecz chmury. Nie znam żadnego innego systemu udostępniania plików, który działałby tak sprawnie jak Dropbox. Korzystamy z niego o każdej godzinie każdego dnia, by tworzyć i udostępniać pliki w ramach naszego procesu – od renderowania 3D po zdjęcia i filmy.

Nasze oprogramowanie do renderowania 3D wymaga wystarczającej mocy obliczeniowej, aby komputer mógł renderować daną scenę od kilku minut do kilku godzin, niezależnie od miejsca. Przeprowadzenie tego procesu w chmurze sprawiłoby, że stałby się on żmudny, dlatego korzystamy z programów na naszych komputerach stacjonarnych. W naszym środowisku pracy, które opiera się w większości na sieci, te zasoby muszą być łatwe do udostępniania. Osiągamy to dzięki Dropbox.

Chociaż jesteśmy firmą technologiczną, od której oczekuje się, że będzie cały czas na bieżąco z nowinkami technologicznymi, bronimy się nieco przed stosowaniem nowych technologii w naszych przepływach pracy. Wspieranie inwencji wymaga rozwinięcia dobrych postaw i nawyków kulturowych. Nie jest to jednak łatwe, jeśli wciąż musisz uczyć się nowych aplikacji i z nich korzystać.

Każda nowa technologia, z której korzystamy, przechodzi szereg testów – podobnie było z aplikacją Dropbox. Szybko zdaliśmy sobie jednak sprawę, że aplikację biurową Dropbox możemy wykorzystać do wszystkiego. Stała się ona naszym najlepszym rozwiązaniem do wspólnej pracy nad plikami.

Od aplikacji komputerowej do internetowej

 

Dropbox zasadniczo pozwala nam przekształcić oprogramowanie komputerowe w aplikację internetową. Przetwarzanie dużych plików odbywa się na naszych komputerach, ale następnie udostępniamy je całemu zespołowi za pośrednictwem Dropbox. Dzięki temu możemy współpracować, nie opierając się tylko na naszych komputerach stacjonarnych.

Wszystkie nasze projekty zaczynają się od skonfigurowania cyfrowego zarządzania udostępnianiem plików w Dropbox. Tworzymy folder o spójnej architekturze: wszystkie pliki związane z inżynierią elektryczną (ang. EE), inżynierią mechaniczną (ang. ME) i wzornictwem przemysłowym (ang. ID) umieszczamy w folderze, który jest następnie udostępniany wszystkim pracownikom. Korzystamy z tego folderu jako repozytorium plików archiwalnych do przechowywania dokumentacji i udostępniania plików klientom.

Posiadanie takiej struktury folderów jest ważne – w przeciwnym razie sprowadzamy na siebie ryzyko braku synchronizacji i chaosu. Dzięki bardzo podstawowej kontroli wersji nasz system w Dropbox pozwala na zdalną pracę nad plikiem i zapisanie go przez jednego z członków zespołu tak, aby inny członek zespołu, będąc w innym miejscu, mógł nadal korzystać z tego pliku.

Ta elastyczność ma kluczowe znaczenie – i to nie tylko dlatego, że każdy w naszym zespole wykonuje wiele zadań, ale także dlatego, że musimy mieć dostęp do plików na różnych urządzeniach. Często udostępniamy pliki 2D lub 3D dostawcom z różnych części świata, a wszyscy ci dostawcy używają komputerów stacjonarnych, tabletów i/lub smartfonów. Dzięki Dropbox każdy może mieć dostęp do plików z dowolnego miejsca – podczas spotkania z klientem lub dojeżdżając rano do pracy – na dowolnym urządzeniu.

Najlepszy program – tak jak najlepszy produkt – robi, co trzeba

 

Obie nasze firmy są interesująco podobne w pewnych aspektach: Dropbox to oprogramowanie, które po cichu działa za kulisami, by osiągnąć swoje cele. Podobnie Tomorrow Lab wierzy w proces projektowania i inżynierii, który stawia wartość produktu ponad ego firmy. Ważne jest dla nas, by narzędzia do współpracy nie zaburzały pracy, a Dropbox, w przeciwieństwie do wielu rozpraszających aplikacji, pozwala nam zachować płynność.

Dropbox jest w tej chwili tak znaczącą częścią naszego ekosystemu, że uważamy go za coś oczywistego. Kiedy zapisujemy coś na komputerze, natychmiast trafia to do katalogu Dropbox, skąd każdy ma dostęp do zaktualizowanego pliku. Kiedy klient chce zobaczyć nasze postępy, nie musimy szukać sposobu na przesłanie ogromnego pliku. Dzięki Dropbox Transfer wystarczy jedno kliknięcie, by udostępnić łącze. Dropbox jest wszechobecny. Podczas rozmowy z klientem, dostawcą lub kandydatem do pracy nikt nigdy nie zapytał mnie „Co to jest Dropbox?”. To jest ten rodzaj magicznej prostoty, o jakiej marzę, myśląc o produkcie.

Od procesów fizycznych do cyfrowych

 

Obecnie dysponujemy niezliczoną liczbą narzędzi, które umożliwiają nam uchwycenie fizycznego obiektu i przekształcenie go w cyfrowy zasób. Tablica wykorzystywana podczas pierwszego spotkania jest fotografowana i zapisywana w folderze. Następnego dnia ktoś rysuje coś na tablecie i zapisuje to w tym samym miejscu. Dzień później pracownik otwiera ten rysunek, wykonuje na nim prace w zakresie projektowania wspomaganego komputerowo (CAD) i znów zapisuje go w tej samej przestrzeni.

To właśnie dzięki ewoluującej pamięci cyfrowej możemy przechwycić pomysły wszystkich współpracowników w czasie rzeczywistym – i to jest niezwykłe. Dropbox jest tak bardzo zintegrowany z naszymi obecnymi narzędziami i przepływami pracy, że jest on prawie częścią naszego firmowego umysłu.

Dropbox znacznie ułatwia współpracę i pomaga nam tworzyć wspaniałe produkty, które mają znaczący wpływ na świat – plik po pliku.