Sådan bruger Tomorrow Lab Dropbox til sin fleksible designarbejdsgang

Af Theodore Ullrich, medstifter og partner hos Tomorrow Lab

 

Produkter er kun lige så værdifulde som de problemer, de løser. Og hvad folk længes efter i dag er produkter, der ikke kun er nyttige, men også beriger menneskeliv. At kunne udvikle sig hurtigt og få sådanne innovationer på markedet kræver værktøjer, der fremmer spontant samarbejde.

Tomorrow Lab er en prisvindende gruppe af designere og ingeniører, der skaber revolutionerende teknologiprodukter. En del af vores tilgang handler om at være praktisk – identificere et problem og finde en måde at løse det på. Den anden del handler om kærlighed – at undersøge, hvordan produkter passer ind i og beriger folks liv.

Jeg var medstifter af Tomorrow Lab for 10 år siden i New York City, og jeg vågner stadig hver dag og glæder mig til at udvikle produkter, der er de første i deres kategori, hvad enten det er en ny måde at børste tænder på eller en landbrugssensor, der overvåger jordforholdene. 

Vi vil have, at folk ser vores arbejde og siger: "Jeg har aldrig set noget lignende før!"

Vores produkter samles del efter del, og bevarer alle de andre fine detaljer. På samme måde fungerer vi som et team af enkeltpersoner, der samler mange ideer og alle arbejder hen imod et fælles mål. For mig er der ikke noget bedre eksempel på samarbejde.

Innovation starter med samarbejde

Selvom der er store aktører indenfor både design og teknik, er Tomorrow Lab et af de få firmaer, der kombinerer de to kategorier. Hver af vores 12 teammedlemmer demonstrerer de hybridkompetencer. Nok er vi en lille virksomhed, men i et lille team kan man arbejde hurtigere og være mere adræt. Høj hastighed er nødvendigt, og kun få teams kan producere nye produkter lige så hurtigt som vi gør. Vi kan gå fra idé til komplet samling med elektronik på helt ned til seks uger.

Min medstifter Pepin Gelardi holder af at sige, at der ikke findes noget som at tænke i en gruppe. Tænkning sker inde i en persons hoved, så vi er nødt til at finde værktøjer og processer, der gør det muligt for en person at fusionere deres ideer med ideerne i andres hjerner. For os er det vigtigt, at vores ingeniører og designere i hele udviklingsprocessen kan tage et koncept og dele det med hele teamet for at samarbejde og hurtigt indsamle feedback. 

At sammenflette elementer fra design, teknologi og tekniske processer kan virke rodet, men med vores holistiske tilgang kan vi gennemføre meningsfulde fremskridt på kort tid. Selvom vores arbejdsgang er flyttet online på grund af den globale pandemi, har den faktisk ikke ændret sig meget. Vi har været i stand til effektivt at fortsætte vores samarbejdsmetode via daglige stand-up-møder med videokonference, en ugentlig skærmdelingskonference til CAD-anmeldelser, iPad-skitsesessioner og datagennemgang; omfattende brug af Slack til løbende kommunikation i hverdagen, hyppig forsendelse af prototyper mellem vores arbejdssteder hjemme, og planlagte besøg i vores fabriksbutik på Manhattan efter COVID-sikkerhedsprotokoller.

En unik kommunikationsudfordring, som er løst

 

Tilbage i 2010 oprettede vi komplicerede servere og forskellige typer styringssystemer for at muliggøre synkroniseret samarbejde med vores kunder såvel som med hinanden i vores team. Men da vi implementerede Dropbox produktivitetsapp, opgav vi alt det komplekse udstyr til fordel for skyen. Jeg kender ikke noget andet fildelingssystem, der fungerer lige så problemfrit som Dropbox. Vi bruger det hele dagen til at oprette og dele filer som del af vores proces – lige fra 3D-gengivelser til fotografering og videofiler.

Vores 3D-gengivelsessoftware kræver så meget processorkraft, at det kan tage alt fra få minutter til flere timer for computeren at gengive en scene. At lægge det i skyen ville gøre oplevelsen klodset, så vi bruger programmerne på vores computere. I vores hyperforbundne arbejdsmiljø skal disse aktiver dog være nemme at dele. Det opnår vi med Dropbox.

På trods af at vi er et teknologifirma, der er under pres for at holde trit med den nyeste teknologi, stritter vi lidt imod at bruge nye teknologier i vores arbejdsgang. At fremme en opfindsom kultur kræver opbygning af gode holdninger og vaner, og det er svært at gøre, hvis du konstant bliver afbrudt for at skulle lære om og navigere nye apps.

Enhver ny teknologi, vi bruger, bliver grundigt og kritisk gennemgået og afprøvet, og det var det samme med Dropbox. Men det tog ikke lang tid for os at se, at vi kunne bruge Dropbox produktivitetsapp til alt. Det blev vores perfekte og foretrukne løsning til samarbejde om filer. Det blev vores perfekte og foretrukne løsning til samarbejde om filer.

Fra computer til webapp

 

Med Dropbox kan vi tage alt computersoftwaret og bogstaveligt talt omdanne det til en webapp. Behandlingen af disse store filer sker på vores computere, men vi deler derefter disse filer i vores team gennem Dropbox. Med denne proces kan vi samarbejde uden at være bundet til vores computere.

Alle vores projekter begynder med at konfigurere vores digitale fildelingsadministration i Dropbox. Vi opretter en mappe med en ensartet arkitektur: Vi placerer alle filer til elektroteknisk (EE), maskinteknisk (ME) og industrielt design (ID) i en mappe, som derefter deles med alle i virksomheden. Det bruger vi som et arkiv til filer til arkivering og deling med klienter.

Det er vigtigt, at vi har denne mappestruktur på plads, ellers risikerer vi at være ude af synkronisering og forårsage forvirring. Med en meget grundlæggende versionskontrol tillader vores system i Dropbox, at en person arbejder eksternt på en fil og gemmer den, så en anden kan fortsætte med at bruge den andre steder.

Denne smidighed er kritisk, fordi alle i vores lille team har mange roller, men også fordi vi har brug for adgang til filer på en række forskellige enheder. Vi deler ofte 2D- eller 3D-filer med leverandører i forskellige dele af verden, som alle bruger computere, tabletter og/eller smartphones. Med Dropbox kan alle få adgang til filer overalt – i et møde med en klient eller under pendling om morgenen – på enhver enhed.

Det bedste software – ligesom det bedste produkt – hjælper med at få arbejdet gjort

 

Vores to virksomheder deler nogle interessante paralleller: Dropbox er et stykke software, der arbejder bag kulisserne for at nå sine mål, og på samme måde tror Tomorrow Lab på en design- og ingeniørproces, der fjerner ego, så produktet står alene. Det er afgørende, at vores samarbejdsværktøjer ikke forstyrrer, og i modsætning til mange distraherende apps kan vi med Dropbox holde os i bevægelse.

Dropbox er nu så meget en del af vores økosystem, at vi næsten tager det for givet. Vi gemmer noget på en computer, det er straks i Dropbox-mappen, og alle andre kan få adgang til den opdaterede fil. Når en kundeønsker at se vores fremskridt, skal vi ikke til at finde ud af en måde at vedhæfte en kæmpestor fil på. Med Dropbox Transfer tager det et klik at dele et link. Og Dropbox er allestedsnærværende. Uanset om jeg taler med en klient, en leverandør eller en potentiel nyansat, har ingen nogensinde spurgt mig: “Hvad er Dropbox?” Det er den slags magiske enkelhed, jeg drømmer om i et produkt.

Fra fysisk til digital

 

I dag har vi utallige værktøjer til rådighed til at fastholde noget fra det fysiske rum og omdanne det til et digitalt aktiv. Whiteboard fra et indledende møde fastholdes og gemmes i en mappe. Dagen efter tegner en person noget på en tablet, og det gemmes det samme sted. Den næste dag åbner en anden person tegningen, udfører noget CAD (computerstøttet design) på den og gemmer den det samme sted.

Det er en digital hukommelse under udvikling, der fastholder ideerne fra alle samarbejdspartnere i realtid, og det er bemærkelsesværdigt. Dropbox er så indgroet i vores eksisterende værktøjer og arbejdsgange, at det næsten er som en del af vores samlede hjerner.

Dropbox gør samarbejdet meget nemmere, og det hjælper os med at lave fantastiske produkter, der har en meningsfuld indflydelse på verden – en fil ad gangen.