De qué manera Tomorrow Lab usa Dropbox para potenciar su flujo de diseño ágil

Por Theodore Ullrich, cofundador y socio del laboratorio Tomorrow

 

Un producto tiene valor siempre y cuando resuelva problemas. Y, actualmente, la gente busca productos que, además de resolver problemas, ofrezcan un extra que enriquezca sus vidas. Para poder desarrollar y sacar al mercado rápidamente este tipo de innovaciones, es necesario contar con herramientas que hagan posible la colaboración espontánea.

Tomorrow Lab es un premiado grupo de diseñadores e ingenieros que crean productos de tecnología revolucionaria. Una parte de nuestro enfoque consiste en ser prácticos: identificar un problema y encontrar la forma de resolverlo. La otra parte se basa en hacer las cosas con amor: investigamos cómo los productos encajan y enriquecen la vida de las personas.

Ya hace 10 años que fundé Tomorrow Lab con mi socio en la ciudad de Nueva York, y todavía me despierto todos los días emocionado por poder desarrollar productos que son los primeros en su categoría, ya sea una nueva forma de cepillarse los dientes o un sensor agrícola que monitoree las condiciones de la tierra. 

Queremos que la gente vea nuestro trabajo y diga: “¡Nunca antes había visto nada como esto!".

Nuestros productos se unen pieza por pieza, teniendo en cuenta todos los detalles. Del mismo modo, operamos como un equipo de individuos que centralizan muchas ideas y trabajan para lograr un objetivo común. Para mí no hay mejor manera de demostrar qué significa colaborar.

No hay innovación sin colaboración

Existen grandes empresas en el sector del diseño y de la ingeniería, pero hay pocas que, como Tomorrow Lab, combinen ambas categorías. Cada uno de nuestros doce empleados demuestran habilidades en ambos ámbitos. Puede que seamos una empresa pequeña, pero al ser pocos podemos trabajar más rápido y con más agilidad. Ser rápidos es algo necesario, y hay pocos equipos que puedan producir nuevos productos tan rápido como nosotros. Podemos pasar de la idea inicial al montaje final con componentes eléctricos incluidos en tan solo seis semanas.

A Pepin Gelardi, cofundador de la empresa, le gusta decir que no hay nada como pensar en grupo. Pensamos dentro de nuestra cabeza y por eso necesitamos dar con herramientas y procesos que nos permitan transmitir nuestras ideas a otros. Para nosotros es esencial que, a lo largo de todo el proceso de desarrollo, nuestros ingenieros y diseñadores puedan trabajar y compartir un concepto con todo el equipo para colaborar y recopilar sus opiniones. 

De entrada parece que mezclar procesos de diseño, de tecnología y de ingeniería puede resultar un poco caótico, pero lo cierto es que nuestro enfoque holístico nos permite progresar significativamente en poco tiempo. A causa de la pandemia, hemos pasado a trabajar en línea, pero nuestra forma de trabajar no ha cambiado demasiado. Hemos sido capaces de seguir progresando de forma efectiva con nuestro método de colaboración a través de reuniones diarias por videoconferencia, compartiendo revisiones de CAD, organizando sesiones para preparar bocetos con iPad y revisando datos. Hemos trabajado muchísimo con Slack para comunicarnos diariamente, nos hemos enviado prototipos a casa y hemos programado visitas a nuestro centro de fabricación en Manhattan, siempre siguiendo todos los protocolos de seguridad de la COVID.

Una solución para resolver los problemas de comunicación

 

Hace unos años, en 2010, configurábamos complicadas instalaciones de servidores y distintos tipos de sistemas de gestión para que fuera posible colaborar de forma sincronizada con nuestros clientes, así como entre distintos equipos a nivel interno. Pero, cuando implementamos la aplicación de productividad de Dropbox, nos deshicimos de todos estos equipos complejos y nos pasamos a la nube. No conozco ningún otro sistema para compartir archivos que funcione tan bien como Dropbox. Lo utilizamos a diario para crear e intercambiar contenido, algo que hacemos continuamente en nuestro trabajo, desde renders 3D hasta archivos de vídeo o fotos.

El programa con el que trabajamos para crear renders 3D es tan potente que a veces el ordenador puede llegar a tardar varios minutos o incluso horas para representar una imagen. Trabajar en la nube haría que fuera todavía más engorroso y por eso utilizamos la versión para escritorio del programa. Sin embargo, trabajamos en un contexto hiperconectado en el que nos resulta imprescindible compartir fácilmente este tipo de recursos. Con Dropbox encontramos la solución que necesitábamos.

A pesar de que somos una empresa tecnológica que se siente presionada por tener siempre lo último de lo último en tecnología, nos resistimos a añadir nuevas herramientas a nuestros procesos de trabajo. Damos prioridad al desarrollo de una cultura creativa y, para ello, es necesario construir un entorno con una buena actitud y unos hábitos sólidos. Consideramos que esto no es posible si nos encontramos constantemente con la dificultad de tener que adaptarnos a nuevas aplicaciones.

Siempre que se empieza a trabajar con una nueva tecnología, hay que pasar por una fase de investigación y de pruebas, y con Dropbox, por supuesto, también fue así. Pero la diferencia fue que enseguida nos dimos cuenta de que podíamos utilizar la aplicación de productividad Dropbox para todo. Se convirtió en la solución perfecta para colaborar.

Del ordenador a la web

 

Dropbox nos permite pasar todo el software de escritorio a la aplicación web. Trabajamos con archivos grandes que se procesan en nuestros ordenadores, pero luego los compartimos con todo el equipo a través de Dropbox. De este modo podemos colaborar sin depender siempre de lo que almacenamos en el ordenador.

Siempre que empezamos un proyecto nuevo, hacemos lo mismo: decidimos cómo vamos a compartirlo en Dropbox. Creamos una carpeta con una arquitectura consistente. Siempre utilizamos el mismo código ("EE" para ingeniería electrónica, "ME" para ingeniería mecánica y "ID" diseño industrial") y la compartimos con toda la empresa. Utilizamos esta carpeta como repositorio para guardar todos los archivos y compartirlos con los clientes.

Para nosotros es muy importante contar con esta carpeta. Sin ella no podríamos trabajar en sintonía y todo resultaría muy confuso. Con un control de versiones muy básico, nuestro sistema en Dropbox permite trabajar de forma remota en un archivo y guardarlo para que otra persona pueda seguir usándolo en otro lugar.

Para nosotros es muy importante trabajar con agilidad porque somos un equipo pequeño y todos hacemos un poco de todo. Además, necesitamos poder acceder a los archivos desde varios tipos de dispositivo. A menudo compartimos archivos 2D o 3D con proveedores de diferentes partes del mundo. Todos ellos utilizan distintos dispositivos, desde ordenadores de sobremesa hasta tabletas o móviles. Con Dropbox, todos pueden acceder a los archivos desde cualquier lugar y dispositivo, ya sea que están reunidos con un cliente o moviéndose de una reunión para otra.

Si el software es bueno, se nota

 

Nuestras dos empresas comparten algunos paralelismos interesantes. Dropbox es un software que funciona de forma silenciosa en segunda línea para lograr sus objetivos; del mismo modo, Tomorrow Lab cree en un proceso de diseño e ingeniería que elimina el ego individual para que el producto brille por sí solo. Es esencial que los herramientas de colaboración no obstaculicen nuestro trabajo. A diferencia de muchas aplicaciones que acaban por distraerte, Dropbox funciona y lo hace sin interrumpir nuestro trabajo.

Dropbox está tan integrado en nuestro ecosistema que ya es como si siempre hubiese estado ahí. Al guardar un archivo en el ordenador, lo tenemos automáticamente en el directorio de Dropbox y todo el mundo puede acceder a la última versión. Cuando el cliente nos pregunta cómo vamos, no tenemos que molestarnos en averiguar cómo enviarle un archivo pesado que sabemos que nos va a dar problemas. Lo único que tenemos que hacer es abrir Dropbox Transfer y compartir el enlace con tan solo un clic. Y, además, todo el mundo sabe qué es Dropbox. Por ejemplo, al hablar con clientes, proveedores o posibles contrataciones, nunca nadie me ha preguntado "¿Dropbox? ¿Eso qué es?". Esa es la esencia de la simplicidad en un producto.

De lo físico a la digital

 

Hoy en día tenemos una infinidad de herramientas a nuestra disposición para que lo físico pase al espacio digital. Por ejemplo, si nos reunimos para empezar un proyecto y llenamos la pizarra de ideas y notas, hacemos una foto y la guardamos en la carpeta del proyecto. Al día siguiente, puede que alguien ya tenga una idea y empiece a esbozar algunos conceptos. Entonces, hace una foto de ese dibujo y lo guarda en la misma carpeta. Al cabo de unos días, puede que otra persona abra ese dibujo y lo rediseñe en CAD y luego guarde el archivo en la carpeta en la que ya lo hemos estado guardando todo.

Es como una memoria digital en la que se pueden guardar las ideas que los colaboradores van teniendo sobre la marcha; es fantástico. Dropbox está tan integrado con nuestras herramientas y flujos de trabajo existentes que es casi como si formara parte de nosotros.

Dropbox facilita enormemente la colaboración, y nos ayuda a desarrollar grandes productos que tienen un impacto significativo en el mundo.