Bagaimana Tomorrow Lab menggunakan Dropbox untuk mendukung alur kerja desainnya yang gesit

Oleh Theodore Ullrich, rekan pendiri dan mitra di Tomorrow Lab

 

Nilai produk akan setara dengan masalah yang diatasi. Saat ini, orang-orang menginginkan produk yang bukan hanya bermanfaat tetapi juga memperkaya kehidupan manusia. Untuk bisa mengembangkan dan menghadirkan inovasi seperti ini ke pasar dengan cepat, diperlukan alat yang bisa membantu kolaborasi kapan pun.

Tomorrow Lab adalah sekelompok desainer dan teknisi pemenang penghargaan yang menciptakan produk teknologi revolusioner. Salah satu bagian dari pendekatan kami adalah bersikap praktis—yaitu mengidentifikasi suatu masalah dan mencari cara untuk mengatasinya. Bagian lainnya adalah tentang cinta kasih—yaitu meneliti bagaimana produk akan sesuai dan memperkaya kehidupan semua orang.

Saya turut mendirikan Tomorrow Lab 10 tahun yang lalu di New York City, dan saya setiap hari masih merasa bersemangat untuk mengembangkan produk yang terbaru di kategorinya, seperti cara baru untuk membersihkan gigi atau sensor pertanian untuk memantau kondisi tanah. 

Kami ingin orang-orang melihat karya kami dan berkata, "Aku belum pernah melihat yang seperti ini sebelumnya!"

Produk kami dirangkai bagian per bagian, dengan memerhatikan seluruh detail halus lainnya. Demikian pula, kami bekerja sebagai sebuah tim beranggotakan banyak orang yang menyatukan ide dan semua pekerjaan demi satu tujuan bersama. Bagi saya, inilah contoh kolaborasi yang terbaik.

Inovasi berawal dari kolaborasi

Meskipun terdapat para pemain besar di bidang desain dan teknik, Tomorrow Lab adalah salah satu dari sedikit firma yang memadukan kedua kategori ini. Masing-masing dari 12 anggota tim kami menunjukkan perpaduan keahlian ini. Kami mungkin kecil, tetapi sebagai tim yang kecil, Anda bisa bekerja lebih cepat dan menjadi lebih tangkas. Kecepatan adalah suatu kebutuhan, dan hanya sedikit tim yang bisa membuat produk baru secepat yang kami lakukan. Kami menyelesaikan proses dari ide hingga rakitan lengkap dengan alat elektronik dalam waktu enam minggu.

Rekan pendiri saya, Pepin Gelardi, sering mengatakan bahwa tidak ada yang namanya berpikir dalam kelompok. Berpikir itu terjadi di dalam benak seseorang, sehingga kita harus menemukan alat dan proses yang memungkinkan seseorang untuk menggabungkan ide mereka dengan ide di otak orang lain. Selama proses pengembangan, teknisi dan desainer kami harus dapat menerima suatu konsep dan membagikannya kepada seluruh tim untuk berkolaborasi dan mendapatkan umpan balik dengan cepat. 

Menggabungkan berbagai elemen dari desain, teknologi, dan proses perekayasaan mungkin tampak kacau, tetapi pendekatan holistik kami memungkinkan kemajuan yang nyata dalam waktu singkat. Meskipun alur kerja kami beralih ke cara online akibat pandemi global, sebetulnya tidak ada banyak perubahan; kami dapat melanjutkan metode kolaborasi secara efektif dengan rapat harian melalui konferensi video, konferensi mingguan dengan berbagi layar untuk tinjauan CAD, sesi pembuatan sketsa di iPad, dan tinjauan data, penggunaan Slack secara intensif untuk komunikasi yang berkelanjutan selama hari kerja, sering berkirim prototipe dari lokasi kerja dari rumah, dan kunjungan terjadwal ke gerai fabrikasi kami di Manhattan, dengan mematuhi protokol keselamatan COVID.

Tantangan komunikasi yang unik telah diatasi

 

Pada tahun 2010, kami menyiapkan server yang rumit dan berbagai jenis sistem manajemen agar bisa menjalankan kolaborasi yang sinkron dengan klien kami dan dengan sesama anggota tim. Namun sejak kami menerapkan aplikasi produktivitas Dropbox, kami tidak lagi menggunakan semua peralatan rumit itu dan menggantinya dengan awan. Setahu saya, tidak ada sistem berbagi file yang bekerja semulus Dropbox. Kami menggunakannya setiap jam dalam setiap hari untuk membuat dan membagikan file sebagai bagian dari proses kami—dari rendering 3D hingga file fotografi dan video.

Perangkat lunak rendering 3D kami memerlukan daya pemrosesan yang mencukupi, sehingga komputer bisa membutuhkan waktu beberapa menit hingga beberapa jam untuk merender satu adegan. Memasang perangkat lunak di awan akan menghasilkan pengalaman yang menyulitkan, sehingga kami menggunakan program ini di desktop. Namun, di lingkungan kerja yang serba terhubung, aset-aset ini harus bisa dibagikan dengan mudah. Kami mewujudkannya dengan Dropbox.

Sebagai perusahaan teknologi yang dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi terbaru, kami agak enggan menggunakan teknologi baru di dalam alur kerja kami. Untuk menumbuhkan budaya yang berdaya cipta, diperlukan pembentukan sikap dan kebiasaan budaya yang baik, dan hal ini sulit dilakukan jika Anda terus terganggu karena harus mempelajari dan beralih ke aplikasi baru.

Setiap teknologi baru yang kami gunakan telah melewati pemeriksaan dan pengujian, dan begitu juga dengan Dropbox. Namun tidak butuh waktu lama bagi kami untuk menyadari bahwa kami dapat menggunakan aplikasi produktivitas Dropbox untuk semuanya. Dropbox menjadi solusi andalan yang sempurna untuk berkolaborasi mengerjakan file.

Dari komputer desktop ke aplikasi web

 

Dropbox memungkinkan kami untuk menggunakan semua perangkat lunak di desktop dan mengubahnya menjadi aplikasi web. Pemrosesan file besar berjalan di komputer, tetapi kami kemudian membagikan file tersebut kepada seluruh tim kami melalui Dropbox. Proses ini memungkinkan kami berkolaborasi tanpa tergantung pada komputer desktop kami.

Semua proyek kami dimulai dengan menyiapkan manajemen berbagi file digital di Dropbox. Kami membuat sebuah folder dengan arsitektur yang konsisten: Kami menyimpan semua file teknik elektro (TE), teknik mesin (TM), dan desain industri (DI) di sebuah folder, yang kemudian dibagikan kepada setiap orang di perusahaan. Kami menggunakannya sebagai repositori file arsip untuk penyimpanan catatan dan berbagi dengan klien.

Memiliki struktur folder seperti ini adalah hal yang penting; jika tidak, risikonya adalah kami tidak sinkron dan timbul kebingungan. Dengan beberapa kontrol versi yang sangat mendasar, sistem kami di Dropbox memungkinkan seseorang untuk mengerjakan file dari jarak jauh dan menyimpannya, sehingga orang lain bisa terus menggunakannya dari tempat lain.

Ketangkasan ini sangat penting karena setiap orang di tim kecil kami memiliki berbagai peran, dan karena kami perlu mengakses file di berbagai perangkat. Kami sering membagikan file 2D atau 3D kepada vendor di berbagai penjuru dunia, yang menggunakan komputer desktop, tablet, dan/atau smartphone. Dengan Dropbox, siapa pun bisa mengakses file di mana pun—ketika rapat bersama klien atau dalam perjalanan pagi hari—di perangkat apa pun.

Perangkat lunak terbaik—seperti produk terbaik—menuntaskan pekerjaan

 

Dua perusahaan kami memiliki sejumlah kesamaan yang menarik: Dropbox adalah perangkat lunak yang diam-diam bekerja di belakang layar untuk mencapai tujuannya, dan Tomorrow Lab menganut proses desain dan teknik yang menyingkirkan ego agar produk bersinar dengan sendirinya. Alat kolaborasi kami tidak boleh menjadi penghalang, dan tidak seperti banyak aplikasi yang mengganggu, Dropbox memungkinkan kami menjaga alur kerja.

Dropbox benar-benar menjadi bagian dari ekosistem kami saat ini, sehingga kami nyaris tidak menyadarinya. Kami menyimpan sesuatu ke komputer, kemudian langsung tersedia di direktori Dropbox, dan siapa pun bisa mengakses file yang telah diperbarui. Ketika klien ingin mengetahui perkembangan, kami tidak perlu memikirkan cara untuk melampirkan file yang mungkin berukuran besar. Dengan Dropbox Transfer, hanya perlu satu kali klik untuk membagikan tautan. Dan Dropbox ada di mana pun. Ketika saya sedang berbicara dengan klien, vendor, atau calon karyawan baru, belum pernah ada yang bertanya, "Apa itu Dropbox?" Inilah kemudahan ajaib impian saya dalam sebuah produk.

Dari fisik menjadi digital

 

Saat ini, kami memiliki banyak alat yang bisa digunakan untuk merekam sesuatu dari ruang fisik dan mengubahnya menjadi aset digital. Papan tulis dari rapat awal direkam dan disimpan ke sebuah folder. Keesokan harinya, seseorang menggambar di tablet dan gambar ini disimpan di tempat yang sama. Hari berikutnya, orang lain membuka gambar ini, melakukan pekerjaan CAD (desain dengan bantuan komputer), dan menyimpannya di ruang yang sama.

Dropbox adalah memori digital yang terus berkembang untuk merekam ide dari semua kolaborator secara real time, dan ini luar biasa. Dropbox begitu menyatu dengan alat dan alur kerja kami saat ini, sehingga hampir seperti bagian dari gagasan kolektif kami sendiri.

Dropbox sangat memudahkan kolaborasi dan membantu kami membuat produk hebat yang memiliki dampak yang bermakna bagi dunia—satu file demi satu file.