Як Tomorrow Lab використовує Dropbox для прискорення процесу проєктування

Теодор Уллріх, співзасновник і партнер Tomorrow Lab

 

Продукти цінні настільки, наскільки вони вирішують певні проблеми. І сьогодні людям потрібні продукти, які не лише корисні, але й збагачують людське життя. Щоб швидко розробляти та виводити на ринок такі інновації, потрібні інструменти, що сприяють безперешкодній співпраці.

Tomorrow Lab — це відзначена нагородами група дизайнерів та інженерів, які створюють революційні технологічні продукти. З одного боку, наш підхід суто практичний: ми виявляємо проблему та знаходимо спосіб вирішити її. З іншого — це прояв любові: ми досліджуємо те, як продукти вписуються в життя людей і збагачують його.

Я став співзасновником Tomorrow Lab 10 років тому в Нью-Йорку й досі радісно прокидаюся від того, що ми розробляємо топові у своєму сегменті продукти, чи то новий спосіб чищення зубів, чи то сільськогосподарський давач, який контролює стан ґрунту. 

Ми хочемо, щоб люди дивилися на нашу роботу й казали: «Я ніколи не бачив нічого подібного!»

Ми збираємо наші продукти частина за частиною, беручи до уваги всі можливі нюанси. Так само наша команда об'єднує багато ідей, працюючи над досягненням спільної мети. Я не маю кращого прикладу співпраці.

Інновації починаються зі співпраці

Хоча на ринку є великі гравці як у дизайнерській, так і в інженерній сферах, Tomorrow Lab — одна з небагатьох компаній, яка працює одночасно в обох сегментах. Кожен із 12 учасників нашої команди має навички у цих двох сферах. Можливо, ми маленька компанія, але працювати невеликою командою можна навіть швидше та гнучкіше. Швидкість для нас вкрай важлива, і мало хто з команд може виробляти нові продукти так само швидко, як ми. Ми можемо втілити ідею в цілком готовий зразок, обладнаний електронікою, протягом шести тижнів.

Співзасновник компанії Пепін Геларді полюбляє казати, що немає такого поняття, як групове мислення. Думкова діяльність відбувається в голові кожної окремої людини, тому нам потрібно знайти інструменти та процеси, які дозволять різним людям об’єднувати свої ідеї. Нам надзвичайно важливо, щоб у процесі розроблення наші інженери та дизайнери могли поділитися ідеєю з усією командою для організації спільної праці та швидкого збирання відгуків. 

Об’єднання елементів дизайнерських, технологічних та інженерних процесів може здаватися непростим рішенням, але наш цілісний підхід дає нам змогу досягти суттєвого прогресу за короткий проміжок часу. Хоча наші робочі процеси перейшли в онлайн-формат з причини глобальної пандемії, вони насправді не дуже змінилися. Ми продовжуємо ефективно співпрацювати за допомогою щоденних коротких нарад у режимі відеоконференцій; щотижневих телеконференцій із демонстрацією екранів для детального розглядання проєктів САПР; створення ескізів на iPad та аналізу даних. Також ми активно використовуємо Slack для спілкування протягом робочого дня; часто обмінюємося прототипами між нашими домашніми офісами; здійснюємо заплановані візити до нашого виробничого цеху на Манхеттені згідно з протоколами безпеки в умовах COVID.

Важливу проблему комунікації вирішено

 

Ще у 2010 році ми встановили складні сервери та різні системи керування, щоб забезпечити синхронізовану співпрацю як із нашими клієнтами, так і між учасниками команди. Але після впровадження програми Dropbox для підвищення продуктивності ми відмовилися від цього складного обладнання на користь хмари. Я не знаю жодної іншої системи надання спільного доступу до файлів, яка би працювала так само бездоганно, як Dropbox. Ми використовуємо Dropbox постійно для створення файлів і обміну ними в рамках робочого процесу. Це можуть бути будь-які файли — від 3D-рендерів до фотографій і відеофайлів.

Наше програмне забезпечення для 3D-рендерингу потребує достатньої обчислювальної потужності комп’ютера, тому для рендерингу сцени може знадобитися від кількох хвилин до кількох годин. Користуватися хмарою в цьому разі досить незручно, тому ми виконуємо це завдання за допомогою програм на своїх комп'ютерах. Однак у нашому робочому середовищі, де тісно пов’язані та перехресно доступні користувачі та ресурси, спільний доступ до цих файлів має бути зручний. У цьому нам допомагає Dropbox.

Хоча ми технологічна компанія, якій дуже важливо бути в курсі останніх технологій, ми не поспішаємо використовувати новітні рішення у своєму робочому процесі. Розвиток культури розроблень потребує формування належних культурних підходів і звичок, а цього важко досягти, якщо весь час відволікатися, вивчаючи нові програми.

Будь-яка нова технологія, яку ми використовуємо, проходить багато перевірок і тестувань, і Dropbox не є винятком. Нам не знадобилося багато часу, щоб зрозуміти, що програму Dropbox для підвищення продуктивності можна використовувати для будь-яких завдань. Dropbox став ідеальним рішенням для спільної роботи над файлами.

Від комп'ютерних програм до вебпрограм

 

Dropbox дає змогу використовувати програмне забезпечення на комп'ютері, фактично перетворивши його на вебпрограму. Оброблення великих файлів відбувається на наших комп’ютерах, але потім ми ділимося цими файлами в межах нашої команди через Dropbox. Цей процес дає нам змогу співпрацювати, не прив’язуючись до робочих місць.

Усі наші проєкти починаються з налаштування системи керування спільним доступом до файлів у Dropbox. Ми створюємо папку з узгодженою архітектурою, розміщуючи всі файли з електротехніки (EE), машинобудування (ME) та промислового дизайну (ID) у папці, яку спільно використовують усі працівники компанії. Ми використовуємо цю папку як сховище архівних файлів для ведення обліку та надання до них доступу клієнтам.

Нам дуже важливо мати таку структуру папок, щоб не виникало плутанини та проблем із синхронізацією. Базова система контролю версій у Dropbox дозволяє одним користувачам віддалено працювати над файлами та зберігати їх, щоб інші могли скористатися ними звідки завгодно.

Така гнучкість має для нас вирішальне значення, оскільки всі учасники нашої невеликої команди виконують різні ролі, а також тому, що нам потрібен доступ до файлів на різних пристроях. Ми часто надаємо доступ до 2D- або 3D-файлів нашим клієнтам, які перебувають у різних куточках світу та використовують комп’ютери, планшети або смартфони. Завдяки Dropbox кожен може мати доступ до файлів будь-де — на зустрічі з клієнтом або під час ранкової поїздки — та на будь-якому пристрої.

Найкраще програмне забезпечення, як і найкращий продукт, виконує свою роботу

 

Між нашими двома компаніями можна провести цікаву паралель: Dropbox — це програмне забезпечення, яке досягає певних цілей, працюючи непомітно для користувачів, а Tomorrow Lab вірить у процес проєктування та розроблення, за якого на перший план виходить продукт. Дуже важливо, щоб інструменти для співпраці не заважали працювати, і, на відміну від багатьох інших програм, що відволікають від основних завдань, Dropbox дає нам можливість зосередитися на нашому робочому процесі.

Нині Dropbox настільки органічно інтегрований у нашу екосистему, що ми сприймаємо його як належне. Якщо ми зберігаємо файл на комп’ютері, він одразу потрапляє до каталогу Dropbox, і будь-який користувач може отримати доступ до найсвіжішої версії файлу. Якщо клієнт хоче дізнатися, як просувається робота, нам не потрібно ламати голову над тим, як прикріпити до листа великий файл. Функція Dropbox Transfer дає змогу поділитися посиланням за допомогою одного клацання. Dropbox доступний повсюдно. Розмовляючи з клієнтом, постачальником або потенційним новим працівником, я ніколи не чув запитання: «А що таке Dropbox?» Це магічна простота продукту, про яку я мрію.

Від фізичного до цифрового формату

 

Сьогодні в нас є безліч інструментів, що дають змогу вилучити матеріали з фізичного простору та перетворити їх на цифрові активи. Фотографію дошки із записами, зробленими під час першої зустрічі, буде збережено в папці. Наступного дня хтось створить ескіз на планшеті та збереже його в тій самій папці. Ще за день інша людина відкриє цей ескіз, обробить його в системі автоматизованого проєктування та збереже його в тому ж місці.

Це цифрова пам’ять, що еволюціонує, яка фіксує ідеї всіх співавторів у режимі реального часу, і це просто чудово. Dropbox настільки інтегрувався в наші інструменти та робочі процеси, що майже став часткою нашого колективного розуму.

Dropbox суттєво полегшує співпрацю та допомагає нам створювати чудові продукти, які змінюють на світ, файл за файлом.