Så använder Tomorrow Lab Dropbox för att driva ett agilt designarbetsflöde

Av Theodore Ullrich, grundare och partner vid Tomorrow Lab

 

Produkter är bara så värdefulla som de problem de löser. Och vad människor längtar efter idag är produkter som inte bara är användbara utan också förbättrar människors liv. För att snabbt kunna utveckla och föra ut sådana innovationer på marknaden krävs verktyg som underlättar spontant samarbete.

Tomorrow Lab är en prisbelönt grupp av designers och ingenjörer som skapar revolutionerande teknikprodukter. En del av vårt tillvägagångssätt handlar om att arbeta praktiskt – att identifiera ett problem och hitta ett sätt att lösa det. Den andra delen handlar om kärlek – att undersöka hur produkter passar in i och förbättrar människors liv.

Jag var med och grundade Tomorrow Lab för 10 år sedan i New York, och jag vaknar fortfarande upp varje dag jätteglad över att få utveckla produkter som är de första i sin kategori, vare sig det handlar om ett nytt sätt att rengöra tänderna eller en jordbrukssensor som övervakar markförhållandena. 

Vi vill att folk ska se det vi gjort och säga: ”Jag har aldrig sett något liknande förut!”

Våra produkter skapas bit för bit med alla små detaljer i åtanke. På samma sätt arbetar vi som ett team av individer som sammanför många idéer mot ett gemensamt mål. För mig finns det inget bättre exempel på samarbete.

Innovation börjar med samarbete

Det finns stora aktörer inom både design- och teknikbranscherna, men Tomorrow Lab är ett av få företag som kombinerar de båda kategorierna. Var och en av våra 12 teammedlemmar kan uppvisa denna hybridkompetens. Vi är förvisso små, men ett litet team kan arbeta snabbare och smidigare. Snabbhet är nödvändigt, och få team kan producera nya produkter så snabbt som vi gör. Vi kan gå från idé till färdig produkt med elektronik så snabbt som på sex veckor.

Min medgrundare Pepin Gelardi gillar att säga att det inte går att tänka i grupp. Tankar sker inuti en persons huvud, så vi måste hitta verktyg och processer som gör det möjligt en person att slå samman sina idéer med idéerna i någon annans hjärna. För oss är det viktigt att våra ingenjörer och designers under hela utvecklingsprocessen kan ta ett koncept och dela det med hela teamet för att snabbt kunna samarbeta och samla in feedback. 

Att slå samman element från design-, teknik- och ingenjörsprocesser kan verka rörigt, men vår helhetssyn ger os möjlighet att göra meningsfulla framsteg på kort tid. Även om vårt arbetsflöde har flyttat över till onlineprocesser på grund av den globala pandemin har det faktiskt inte förändrats mycket. Vi har kunnat fortsätta vår samarbetsmetod effektivt med dagliga snabbmöten via video, veckovisa skärmdelningskonferenser för CAD-granskningar, iPad-skissessioner och datagranskning, omfattande användning av Slack för löpande vardagskommunikation, prototyper som regelbundet skickas mellan våra hemarbetsplatser och schemalagda besök på vår verkstad på Manhattan i enlighet med vårt covid-säkerhetsprotokoll.

En unik kommunikationsutmaning, hanterad

 

År 2010 konfigurerade vi komplicerade servrar och olika typer av styrsystem för att möjliggöra synkroniserat samarbete både med våra kunder och varandra i teamet. Men sedan vi implementerat Dropbox-produktivitetsappen har vi kunnat kasta ut all denna komplicerade utrustning och istället gå till molnet. Jag känner inte till något annat fildelningssystem som fungerar lika smidigt som Dropbox. Vi använder Dropbox dygnet runt för att skapa och dela filer i våra processer – från 3D-renderingar till fotografier och videofiler.

Vår programvara för 3D-rendering kräver så mycket processorkraft för att det kan ta allt från minuter till timmar för datorn att återge en scen. Att driva denna process från molnet skulle göra upplevelsen seg, så vi använder programmen på våra stationära datorer. I vår hyperuppkopplade arbetsmiljö måste emellertid dessa tillgångar vara lätta att dela. Vi uppnår detta med Dropbox.

Trots att vi är ett teknikföretag som förväntas hålla sig uppdaterat med den senaste tekniken är vi lite motsträviga när det gäller ny teknik i vårt arbetsflöde. Att främja en uppfinningsrik kultur kräver att man bygger en bra attityd och goda vanor, och detta är svårt om man ständigt måste lära sig och navigera i nya appar.

All ny teknik vi använder genomgår omfattande granskning och testning, och det gällde också Dropbox. Men det tog inte lång tid innan vi insåg att vi kunde använda Dropbox-produktivitetsappen till allt. Det blev vår perfekta heltäckande lösning för filsamarbete.

Från skrivbord till webbapp

 

Dropbox låter oss ta all skrivbordsprogramvara och skapa en webbapp. Hanteringen av dessa stora filer sker på våra datorer, men vi delar sedan dessa filer med teamet via Dropbox. Denna process gör att vi kan samarbeta utan att vara bundna till våra stationära datorer.

Alla våra projekt börjar med att vi konfigurerar vår digitala fildelning i Dropbox. Vi skapar en mapp med en enhetlig arkitektur: vi placerar all filer kring elektroteknik (EE), maskinteknik (ME) och industriell design (ID) i en mapp som sedan delas med alla i företaget. Vi använder det som ett lagringsutrymme för arkivering och delning med klienter.

Det är viktigt att vi har den här mappstrukturen på plats, annars riskerar vi att få problem med dålig synk och förvirring. Med en mycket grundläggande versionskontroll gör vårt system i Dropbox det möjligt att distansarbeta i en fil och spara den, så att någon annan kan fortsätta använda den någon annanstans.

Denna smidighet är avgörande eftersom alla i vårt lilla team har många olika roller, men också för att vi behöver kunna komma åt filer på en mängd olika enheter. Vi delar ofta 2D- eller 3D-filer med leverantörer i olika delar av världen som alla använder stationära datorer, surfplattor och/eller smartphones. Med Dropbox kan vem som helst komma åt filer var som helst – i ett möte med en klient eller under morgonpendlingen – på vilken enhet som helst.

Den bästa programvaran är i likhet med den bästa produkten den som får jobbet gjort

 

Våra båda företag har en del intressanta saker gemensamt: Dropbox är en mjukvara som fungerar tyst bakom kulisserna för att göra sitt jobb och på samma sätt tror Tomorrow Lab på en design- och ingenjörsprocess utan ego så att produkten får glänsa på egen hand. Det är viktigt att våra samarbetsverktyg inte är i vägen, och till skillnad från många distraherande appar låter Dropbox oss stanna kvar i vårt flöde.

Dropbox är en del av vårt ekosystem just nu, vi tar det nästan för givet. Vi sparar något på en dator och det finns omedelbart i Dropbox-katalogen och alla andra kan komma åt en uppdaterad fil. När en klient vill se våra framsteg behöver vi inte fundera på hur vi ska kunna bifoga det som ofta är en enorm fil. Med Dropbox Transfer krävs bara ett klick för att dela en länk. Och Dropbox är allestädes närvarande. Vare sig jag pratar med en klient, en säljare eller en potentiell nyanställd har ingen någonsin frågat mig ”Vad är Dropbox?”. Det är den typ av magisk enkelhet jag drömmer om i en produkt.

Från fysiskt till digitalt

 

Idag har vi otaliga verktyg till vårt förfogande för att hämta något i det fysiska rummet och förvandla det till en digital resurs. Whiteboardtavlan från ett uppstartsmöte fångas och sparas i en mapp. Nästa dag ritar någon något på en surfplatta och det sparas på samma plats. Dagen efter det öppnar en annan person ritningen, gör lite CAD-arbete i den och sparar den i samma utrymme.

Det är som ett digitalt minne som fångar idéerna från alla medarbetare i realtid, och det är fantastiskt. Dropbox är så integrerat i våra befintliga verktyg och arbetsflöden att det nästan är som en del av vårt kollektiva sinne.

Dropbox gör samarbetet mycket enklare och det hjälper oss att skapa fantastiska produkter som förbättrar världen på ett meningsfullt sätt – en fil i taget.