Comment Tomorrow Lab intègre Dropbox à son workflow de conception agile

De Theodore Ullrich, cofondateur et associé de l'agence Tomorrow Lab

 

La valeur d'un produit dépend du problème qu'il permet de résoudre. Aujourd'hui, le public veut des produits utiles, certes, mais aussi capables d'enrichir leur quotidien. Il est impossible de développer et de commercialiser rapidement de telles innovations si l'on ne dispose pas d'outils facilitant une collaboration spontanée.

Tomorrow Lab est une agence de conception et d'ingénierie primée qui crée des produits technologiques révolutionnaires. Notre philosophie repose en partie sur le pragmatisme : nous identifions un problème, puis nous cherchons un moyen de le résoudre. Mais la dimension affective a aussi son importance lorsque nous essayons de déterminer la place qu'un produit peut prendre dans la vie des gens et tout ce qu'il peut leur apporter.

J'ai cofondé Tomorrow Lab il y a dix ans à New York, et je me réveille toujours chaque matin en étant impatient de développer des produits leaders de leur catégorie, qu'il s'agisse d'un nouveau moyen de se laver les dents ou d'un capteur d'humidité pour les sols cultivables. 

Nous voulons que les gens se disent "Je n'ai jamais rien vu de tel !" en découvrant nos produits.

Ces produits, nous les développons pièce par pièce sans jamais perdre de vue le moindre détail. De la même façon, nous travaillons comme une équipe d'individus qui génèrent de nombreuses idées pour atteindre un objectif commun. Je ne pourrais pas imaginer un meilleur exemple de collaboration.

L'innovation commence par la collaboration

Il existe des leaders incontestés dans les domaines de la conception et de l'ingénierie, mais peu d'agences associent ces deux spécialités. Chacun des 12 membres de notre équipe possède cette double expertise. Nous ne sommes pas une grosse agence, mais notre équipe réduite nous permet de travailler plus rapidement et d'être plus agiles. La rapidité est essentielle et il existe peu d'équipes capables de finaliser de nouveaux produits aussi rapidement que nous. Il nous est arrivé de partir d'une idée pour arriver à un produit final, circuit électronique compris, en seulement six semaines.

Le cofondateur de notre agence, Pepin Gelardi, dit souvent qu'il est impossible de réfléchir à plusieurs. Chaque idée naît dans le cerveau d'une personne, d'un individu, et notre rôle est de trouver des outils et des processus qui permettront à ces idées de fusionner entre elles. Pour nous, il est essentiel que nos ingénieurs et designers puissent partager un concept avec l'ensemble de l'équipe pour collaborer et recueillir rapidement du feedback, et ce à toutes les étapes de développement d'un produit. 

Le principe consistant à mélanger des éléments relevant de la conception, de la technologie et de l'ingénierie peut sembler chaotique, mais cette intégration de toutes les dimensions d'un projet nous permet d'avancer plus vite. Même si notre workflow s'effectue désormais en ligne à cause de la pandémie, il n'a pas beaucoup changé : nous avons réussi à préserver nos méthodes de collaboration en organisant des réunions quotidiennes rapides via la visioconférence ; en faisant un point hebdomadaire avec partage d'écran pour examiner les fichiers de CAO, faire des séances de croquis sur iPad et passer les données en revue ; en utilisant Slack de façon intensive pour les communications courantes ; en nous envoyant régulièrement des prototypes à nos domiciles respectifs ; et enfin en planifiant des visites dans notre atelier de fabrication à Manhattan, en suivant tous les protocoles de sécurité COVID.

La solution idéale pour une agence pas comme les autres

 

En 2010, nous nous reposions sur des serveurs complexes et différents systèmes de gestion pour collaborer de façon synchronisée avec nos clients et les autres membres de notre équipe. Mais depuis que nous avons adopté l'application de productivité Dropbox, nous nous sommes débarrassés de tous ces équipements et systèmes au profit du cloud. Je ne connais aucune autre solution de partage de fichiers qui soit aussi fluide que Dropbox. Nous l'utilisons en permanence pour créer et partager des fichiers dans le cadre de nos processus, qu'il s'agisse de rendus en 3D, de photos ou de fichiers vidéo.

Notre logiciel de rendu 3D demande une telle puissance de traitement qu'il faut parfois quelques heures à l'ordinateur pour rendre une scène. Il ne serait pas pratique de l'héberger dans le cloud, donc nous réservons ces types de tâches aux logiciels installés sur nos ordinateurs de bureau. Mais dans notre environnement de travail hyperconnecté, il est indispensable de pouvoir partager facilement les résultats obtenus. C'est ce que nous faisons grâce à Dropbox.

Même si, en tant qu'entreprise technologique, nous nous devons de maîtriser les toutes dernières technologies, nous hésitons généralement à ajouter de nouveaux outils à notre workflow. Une culture d'entreprise axée sur l'inventivité a besoin d'habitudes et de comportements sains, or une telle stabilité est difficile à établir quand il faut sans cesse interrompre ses tâches en cours pour apprendre à utiliser de nouvelles applications.

Nous n'adoptons jamais une nouvelle technologie sans la soumettre d'abord à de nombreux tests et contrôles. Dropbox n'a pas échappé à la règle, mais nous avons très vite compris que nous pourrions utiliser cette application de productivité à tous les niveaux. Nous en avons donc fait notre outil de base pour collaborer sur des fichiers.

De l'ordinateur de bureau à l'application Web

 

Dropbox nous permet d'utiliser tous nos logiciels installés comme s'il s'agissait d'applications Web. Le traitement de ces fichiers très volumineux a lieu sur nos ordinateurs, mais nous les partageons ensuite avec toute notre équipe via Dropbox. Cette façon de procéder nous permet de collaborer sans dépendre de nos ordinateurs de bureau.

Tous nos projets commencent par la configuration de la gestion de nos partages de fichiers numériques dans Dropbox. Nous créons un dossier à l'architecture claire qui accueillera tous nos fichiers d'ingénierie électrique, d'ingénierie mécanique et de conception industrielle. Ce dossier, partagé avec tous les employés de l'agence, nous permet de conserver toutes nos archives et de les rendre accessibles à nos clients.

Il est important de respecter cette structure de dossier pour éviter toute confusion ou tout décalage dans la communication. Avec une fonctionnalité très simple de contrôle des versions, notre système dans Dropbox permet à un utilisateur de travailler sur un fichier à distance et de l'enregistrer pour qu'un collègue prenne ensuite la main dessus.

Cette agilité est essentielle, car tous les membres de notre petite équipe ont plusieurs spécialités, et parce qu'il nous est nécessaire d'accéder aux fichiers depuis un grand nombre d'appareils différents. Nous partageons souvent des fichiers 2D ou 3D avec des fournisseurs se trouvant dans d'autres pays et qui utilisent des ordinateurs de bureau, des tablettes et/ou des smartphones. Avec Dropbox, on peut accéder aux fichiers où que l'on se trouve et sur n'importe quel appareil, que l'on soit en réunion avec un client ou dans les transports en commun.

Un bon logiciel, comme tout bon produit, se reconnaît à son efficacité

 

Nos deux entreprises ont des points communs intéressants : Dropbox est un logiciel qui fonctionne en arrière-plan pour remplir sa mission, or Tomorrow Lab suit un processus de conception et d'ingénierie qui efface les ego pour mieux mettre en valeur le produit. Nous tenons avant tout à travailler avec des outils de collaboration discrets. Contrairement à de nombreuses applications qui sont des sources de distraction, Dropbox ne perturbe pas notre rythme de travail.

Dropbox est si bien intégré à notre écosystème que nous en oublions à quel point il est important. Quand nous enregistrons un fichier sur un ordinateur, il s'affiche immédiatement dans Dropbox et tous les autres utilisateurs ont accès à la dernière version en date. Si un client veut connaître l'état d'avancement d'un projet, nous n'avons pas besoin de chercher un autre outil pour lui envoyer un document souvent très volumineux : Dropbox Transfer nous permet de partager un lien en un seul clic. Et puis c'est une solution très largement utilisée. Quand je m'adresse à un client ou à un fournisseur, ou encore à un nouvel employé potentiel, tout le monde connaît déjà Dropbox. On ne fait pas plus simple.

Du physique au numérique

 

Nous disposons aujourd'hui d'une quantité incroyable d'outils pour capturer un objet de l'espace physique et le transformer en ressource numérique. Le tableau blanc d'une réunion à l'origine d'un projet peut être photographié et enregistré dans un dossier. Le jour suivant, un croquis esquissé sur une tablette peut être placé au même endroit. Le lendemain, un collègue peut exploiter ce croquis pour créer un fichier de CAO (conception assistée par l'ordinateur) qui le rejoindra dans le même dossier.

C'est une mémoire numérique en constante évolution qui capte les idées de tous nos collaborateurs en temps réel, ce qui est vraiment formidable. Dropbox fait partie intégrante de nos outils et workflows, c'est presque une extension de nos cerveaux respectifs.

Avec Dropbox, il est bien plus facile de collaborer, ce qui nous aide à créer, sans brûler les étapes, des produits de qualité qui ont un réel impact dans le monde.