Großartiges Design erfordert agile Arbeitsabläufe

Für die Designer und Ingenieure von Tomorrow Lab bedeutet die Umsetzung von Entwürfen in voll funktionsfähige physische Produkte eine durchgehende und dabei schnelle Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen. Dropbox ist ein einfaches Tool, das dafür sorgt, dass das Team weiterhin kreativ und innovativ arbeiten kann, ohne dabei aus dem Arbeitsfluss gerissen zu werden.

Dec 12, 2020

Von Theodore Ullrich, Mitgründer von und Partner bei Tomorrow Lab

 

Ein Produkt ist nur so wertvoll wie die Problemlösung, die es möglich macht. Und was sich die Menschen heute wünschen, sind Produkte, die nicht nur praktisch sind, sondern darüber hinaus auch ihr Leben bereichern. Möchte man solche Innovationen schnell entwickeln und auf den Markt bringen, benötigt man Tools, die eine spontane Zusammenarbeit ermöglichen.

Tomorrow Lab ist ein preisgekröntes Team aus Designern und Ingenieuren, die revolutionäre Technologien entwickeln. Eine Hälfte unseres Ansatzes ist praktisches Denken: Wir identifizieren Probleme und suchen nach geeigneten Lösungen. Und die andere Hälfte ist Begeisterung – wir finden heraus, wie neue Produkte in das Leben der Menschen passen und es bereichern.

Vor 10 Jahren habe ich Tomorrow Lab in New York City mitbegründet, und ich wache immer noch jeden Morgen auf und freue mich darauf, Produkte zu entwickeln, die Vorreiter in ihrer Kategorie sind. Ganz egal, ob es sich dabei um eine neue Art der Zahnreinigung oder um einen landwirtschaftlich genutzten Sensor für die Überwachung von Bodenbedingungen handelt. 

Wir wünschen uns, dass die Menschen angesichts unserer Arbeit sagen: „So etwas habe ich noch nie gesehen!“

Unsere Produkte entstehen Schritt für Schritt, wobei wir aber auch alle anderen Details immer mit berücksichtigen. Genauso arbeiten wir als ein Team aus einzelnen Individuen, die viele Ideen sammeln und gemeinsam auf ein zentrales Ziel hinarbeiten. Für mich gibt es kein besseres Beispiel für Zusammenarbeit.

Zusammenarbeit als Grundstein der Innovation

Sowohl im Design- als auch im Technikbereich gibt es große Platzhirsche. Tomorrow Lab ist jedoch eines der neuen Unternehmen, die beide Bereiche miteinander kombinieren. Alle unsere zwölf Teammitglieder kennen sich in beiden Fachgebieten aus. Wir sind nur ein kleines Unternehmen, aber als kleines Team arbeitet man oft schneller und agiler. Geschwindigkeit ist wichtig und nur wenige Teams können neue Produkte so schnell auf den Markt bringen wie wir. Teilweise dauert es von der Idee bis zur kompletten Montage einschließlich Elektronik gerade einmal sechs Wochen.

So etwas wie „Denken als Gruppe“ gibt es nicht. Für eine Zusammenarbeit braucht es Tools, mit denen die Menschen einzelne Ideen zusammenführen und etwas Besseres kreieren können.

Pepin Gelardi, mein Gründungspartner, sagt immer, dass es so etwas wie Denken als Gruppe nicht gibt. Jeder denkt nur in seinem eigenen Kopf. Deswegen brauchen wir Tools und Verfahren, die es uns ermöglichen, unsere Ideen mit denen von anderen verschmelzen zu lassen. Für uns ist es äußerst wichtig, dass unsere Ingenieure und Designer während des gesamten Entwicklungsprozesses Konzepte mit dem ganzen Team teilen können, um zusammenzuarbeiten und schnell Feedback einzuholen. 

Die Zusammenführung von Elementen aus Design, Technologie und Ingenieurstechnik ist auf den ersten Blick vielleicht chaotisch, aber dank unseres ganzheitlichen Ansatzes können wir innerhalb kürzester Zeit große Fortschritte machen. Obwohl sich unsere Arbeitsläufe während der Pandemie in den Onlinebereich verlagert haben, hat sich nicht viel geändert. Mit täglichen Videokonferenz-Standups, wöchentlichen CAD-Reviews über Bildschirmfreigabe, iPad-Skizziermeetings und Datenprüfungen konnten wir unsere Zusammenarbeit erfolgreich fortsetzen. Wir nutzen Slack für die laufende Kommunikation im Arbeitsalltag, versenden regelmäßig Prototypen von einem Homeofficestandort zum nächsten und führen geplante Besuche am Fertigungsstandort in Manhattan durch, wobei wir uns natürlich an die COVID-Vorschriften halten.

Tomorrow Lab zur Arbeit mit Dropbox
“Alle neuen Technologien, die wir nutzen, werden zunächst gründlich recherchiert und auf Herz und Nieren getestet. Wir verwenden Dropbox nahezu ununterbrochen, um Dateien im Rahmen unserer Prozesse zu erstellen und freizugeben – dazu gehören unter anderem 3D-Darstellungen, Fotos und Videodateien. Es dauerte nicht lange, bis Dropbox für uns zur perfekten Standardlösung für die Zusammenarbeit an Dateien wurde.<br>”
Theodore Ullrich, Mitgründer von und Partner bei Tomorrow Lab

Einzigartige Herausforderungen bei der Kommunikation endlich gelöst

 

2010 richteten wir komplizierte Serverstrukturen und mehrere verschiedene Verwaltungssysteme ein, um eine synchronisierte Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen im Team zu ermöglichen. Seit wir aber Dropbox nutzen, haben wir diese komplexe Infrastruktur zugunsten der Cloud komplett abgeschafft. Ich kenne kein anderes Dateifreigabesystem, das sich so nahtlos anwenden lässt wie Dropbox. Wir nutzen das System fast ununterbrochen, um Dateien im Rahmen unserer Prozesse zu erstellen und freizugeben – dazu gehören unter anderem 3D-Darstellungen, Fotos und Videodateien.

Unsere 3D-Renderingsoftware braucht so viel Rechenleistung, dass es schon einmal Stunden dauern kann, bis der Computer eine Szene rendert. Würden wir das in der Cloud tun, wäre die Nutzung ziemlich umständlich, deshalb verwenden wir diese Programme lokal auf unseren Desktops. In unserer rundum vernetzten Arbeitsumgebung müssen unsere digitalen Assets aber problemlos freigegeben werden können. Das machen wir mit Dropbox.

Obwohl wir eine Technologiefirma sind und somit unter dem Druck stehen, immer auf neuestem technischem Stand zu bleiben, integrieren wir neue Technologien nur zögerlich in unsere Arbeitsabläufe. Damit wir aber eine Innovationskultur fördern können, müssen wir die richtigen Einstellungen und Gewohnheiten fördern. Das ist schwer, wenn man ständig unterbrochen wird, weil man neue Apps kennen- und den Umgang damit lernen muss.

Alle neuen Technologien, die wir nutzen, werden zunächst gründlich recherchiert und auf Herz und Nieren getestet. Dropbox war da keine Ausnahme. Es dauerte aber nicht lange, bis wir merkten, dass wir Dropbox für alles nutzen können. Die Anwendung wurde unsere perfekte Standardlösung für die Zusammenarbeit an Dateien.

Vom Desktop zur Web-App

 

Mit Dropbox können wir unsere Desktopsoftware im Prinzip in eine Web-App verwandeln. Große Dateien werden auf unseren Computern lokal verarbeitet, dann aber über Dropbox für das restliche Team freigegeben. So können wir zusammenarbeiten, ohne an unsere Desktoprechner gebunden zu sein.

Wenn wir ein neues Projekt starten, richten wir zuallererst unsere digitale Dateifreigabeverwaltung in Dropbox ein. Wir erstellen einen Ordner mit einer festgelegten Struktur: Alle Dateien aus den Bereichen Elektrotechnik, Mechanik und Industriedesign werden in einem Ordner abgelegt, der dann für alle im Unternehmen freigegeben wird. Er dient als Dokumentationsrepository für alle Archivdateien und zur Freigabe für Kunden.

Es ist wichtig, dass wir uns an diese Ordnerstruktur halten, da wir sonst Gefahr laufen, nicht mehr auf einem gemeinsamen Stand zu sein und Verwirrung zu stiften. Dank einer sehr einfachen Versionskontrolle ermöglicht unser System in Dropbox es Mitarbeitern, remote an einer Datei zu arbeiten und sie zu speichern, damit jemand anders von einem anderen Ort aus darauf zugreifen kann.

Werden Dateien für mehrere Kollegen freigegeben, müssen sie von überall aus und auf allen Geräten darauf zugreifen können.

Diese Flexibilität ist extrem wichtig, weil jeder in unserem Team mehrere Aufgabenbereiche betreut, aber auch, weil wir über viele verschiedene Geräte auf unsere Dateien zugreifen können müssen. Wir geben häufig 2D- oder 3D-Dateien für Anbieter in verschiedensten Regionen der Welt frei, die Desktops, Tablets und/oder Smartphones nutzen. Mit Dropbox kann jeder von überall aus auf Dateien zugreifen – in einer Besprechung mit einem Kunden oder während des morgendlichen Pendelns. Und das von beliebigen Geräten aus.

Genau wie das beste Produkt löst die beste Software Probleme

 

Unsere beiden Unternehmen teilen einige interessante Eigenschaften: Dropbox ist Software, die still hinter den Kulissen arbeitet und beim Erreichen von Zielen unterstützt – genauso glaubt Tomorrow Lab an Design- und Technikprozesse, bei denen das eigene Ego in der Hintergrund tritt, um das Produkt an sich in den Mittelpunkt zu rücken. Es ist wichtig, dass uns unsere Kommunikationstools nicht im Wege stehen. Im Gegensatz zu vielen ablenkenden Apps reißt uns Dropbox nicht aus unserem Arbeitsfluss.

Die besten Tools für die Zusammenarbeit sind die, die selbst in den Hintergrund treten und es uns ermöglichen, Aufgaben zu erledigen.

Dropbox ist inzwischen so fest in unsere Systeme integriert, dass es für uns schon fast selbstverständlich ist. Wenn wir etwas auf einem Computer speichern, ist es sofort im Dropbox-Verzeichnis verfügbar und jeder kann auf die aktualisierte Datei zugreifen. Möchte ein Kunde einen Blick auf unseren Fortschritt werfen, müssen wir uns nicht erst überlegen, wie wir mitunter riesige Dateien an E-Mails anhängen können. Stattdessen verwenden wir Dropbox Transfer. Mit nur einem Klick wird ein Link geteilt. Außerdem ist Dropbox überall. Ganz egal, ob ich mich mit einem Kunden, einem Anbieter oder einem potenziellen neuen Mitarbeiter unterhalte – noch nie hat mich jemand gefragt: „Was ist Dropbox?“ Es wäre schön, wenn jedes Produkt so unkompliziert wäre.

Vom Physischen zum Digitalen

 

Heute stehen uns zahllose Tools zur Verfügung, mit deren Hilfe wir Physisches in ein digitales Asset verwandeln können. Das Whiteboard einer ersten Besprechung wird fotografiert und in einem Ordner gespeichert. Am nächsten Tag skizziert jemand etwas auf einem Tablet und speichert die Datei am selben Ort. Und am Tag darauf öffnet jemand diese Skizze, nimmt sie als Grundlage für einen CAD-Entwurf (computergestütztes Design) und speichert ihn wieder dort.

Dropbox ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie durchdachte Software den Bedarf an einer Vielzahl von Verwaltungspositionen beseitigen kann – in diesem Fall den Bedarf an einem IT-Experten oder Fachmann für die Dateiverwaltung. Als kleines Unternehmen ist es wichtig, dass wir möglichst geringe Fixkosten haben. Dank Dropbox verbringe ich weniger Zeit mit nervigen Aufgaben und mehr Zeit damit, mich auf meine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Dropbox ist wie eine Art sich entwickelndes digitales Gedächtnis, das die Ideen aller Nutzer in Echtzeit erfasst. Das ist einzigartig! Dropbox ist inzwischen so fest in unsere bereits vorhandenen Tools und Arbeitsabläufe integriert, dass es fast schon zu einem Teil unseres Kollektivdenkens geworden ist.
Dropbox macht die Zusammenarbeit sehr viel einfacher und unterstützt uns bei der Entwicklung großartiger Produkte, die die Welt bereichern – Datei um Datei.