InVision

กรณีศึกษา

บริษัทออกแบบซอฟต์แวร์ใช้ Dropbox Business เพื่อทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งทำให้ทีมขยายตัวออกไปได้ทั่วโลก

InVision

ผลลัพธ์หลัก

  • ทีมต่างๆ ทำงานร่วมกันได้ราบรื่นยิ่งขึ้นแม้ไม่ได้อยู่ในเขตเวลาเดียวกัน
  • มีความโปร่งใสสูงสุดและแนะนำการเริ่มใช้งานบัญชีของพนักงานได้ง่ายขึ้น
  • รักษาความปลอดภัยให้ข้อมูลและอุปกรณ์ได้เข้มงวดขึ้น

ความท้าทาย

ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

แอป InVision คือเครื่องมือสร้างต้นแบบที่แบรนด์ชั้นนำของโลก อาทิ Sony และ Nike เลือกใช้ เพื่อช่วยเปลี่ยนแนวคิดของผลิตภัณฑ์จากที่เป็นคอนเซ็ปต์คร่าวๆ ให้กลายเป็นผลิตภัณฑ์ที่จัดส่งถึงมือลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น ถึงแม้ตัวซอฟต์แวร์เองจะเป็นเครื่องมือออกแบบที่ทรงพลัง แต่ส่วนที่น่าสนใจที่สุดคือความสามารถในการทำงานร่วมกับแอปยอดนิยมอื่นๆ รวมถึง Dropbox

ลูกค้าของ InVision สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับไฟล์ในบัญชี Dropbox ของตนและรวมการอัพเดทใหม่ๆ เข้าไปในต้นแบบ InVision โดยอัตโนมัติได้

จากความสัมพันธ์ที่บริษัทมีกับ Dropbox จึงไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไมพนักงาน InVision ในช่วงแรกๆ จึงต้องพึ่งพาบัญชี Dropbox ส่วนตัวในการทำงานร่วมกัน แต่ความจำเป็นที่จะบริหารจัดการกับหลายบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยได้ก็ทวีความสำคัญยิ่งขึ้นเมื่อทีมเติบโตขึ้นจากพนักงานเพียงไม่กี่คนในนครนิวยอร์ก ไปเป็นกลุ่มพนักงานจำนวนมากขึ้นที่ทำงานจากต่างสถานที่กัน โดยที่หัวหน้าผลิตภัณฑ์อยู่ในสหราชอาณาจักร Shalom Weberman ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของ InVision กล่าวว่า "ก่อนหน้านี้ พนักงานจัดการเรื่องการสมัครสมาชิกของตนเอง" "หากมีใครลาออกไปอยู่บริษัทอื่น พนักงานคนนั้นก็จะนำบัญชีและข้อมูลของตนไปด้วย"

"Dropbox Business ทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายดายขึ้นจริงๆ เมื่อเราสามารถรวมศูนย์บัญชีไว้ด้วยกันได้ เป็นการใช้เงินทุนของเราอย่างชาญฉลาด เราได้เติบโตขึ้นมาก และ Dropbox Business ช่วยลดภาระงานของผมได้มากจริงๆ"

Shalom Weberman, ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ

การแก้ปัญหา

ออกแบบขั้นตอนการทำงานใหม่

Dropbox Business ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นเมื่อทุกคนมีบัญชีองค์กร เนื่องจากทีมผลิตภัณฑ์และทีมออกแบบสื่อสารกันผ่าน Slack เป็นหลัก ซึ่งเป็นแอปส่งข้อความที่ทำงานร่วมกับ Dropbox Business โดย Slack จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถดึงไฟล์ Photoshop และ Sketch จาก Dropbox ลงในแชทได้โดยตรง Billy Kiely รองประธานฝ่ายผลิตภัณฑ์กล่าวว่า "ฝ่ายผลิตภัณฑ์ส่งข้อความถึงฝ่ายพัฒนาอยู่เสมอเพื่อบอกว่า "มีการอัพเดทเอกสาร Photoshop" และพวกเขาก็รู้ว่าเราหมายถีงไฟล์ไหน เพราะมีการอ้างอิงถึงก่อนหน้านี้ในรูปแบบลิงก์ Dropbox"

Weberman กล่าวว่าพนักงานคนอื่นๆ ที่ทำงานส่วนใหญ่ด้วย Microsoft Office จะใช้ป้าย Dropbox

คุณสมบัตินี้ช่วยให้ผู้ชมแบ่งปันและอัพเดทไฟล์ให้เป็นเวอร์ชันล่าสุดเมื่อผู้อื่นทำการเปลี่ยนแปลง โดยทำทั้งหมดนี้ได้ใน Office เขากล่าวว่า "ผมจะทำงานกับพนักงานฝ่ายการเงินหลายคน และแทนที่จะต้องส่งสเปรดชีท Excel ไปมา เราสามารถทำงานร่วมกันไปพร้อมๆ กันได้เลย" Dropbox Business ช่วยให้ InVision รวมและคอยคิดตามการใช้งานข้อมูลบริษัทที่สำคัญได้ง่ายขึ้น Weberman กล่าวว่าฝ่ายบริหารสามารถเพิ่มพนักงานใหม่คราวละหลายๆ คนได้อย่างง่ายดาย และยังคงรักษาความปลอดภัยให้ไฟล์ออกแบบของลูกค้าในระดับที่เข้มงวดขึ้นได้ ด้วยการใช้คุณสมบัติต่างๆ อาทิ การพิสูจน์ตัวตนแบบสองปัจจัย Weberman กล่าวว่า "การกำหนดให้มีรหัสผ่านเพิ่มเติมทำให้อุปกรณ์ของเรามีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อกลุ่มพนักงานของเราที่ทำงานอยู่คนละสถานที่กัน

ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของผมทั้งหมดล้วนอยู่ใน Dropbox ผมมั่นใจว่าผมสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกอุปกรณ์"

Billy Kiely, รองประธานฝ่ายผลิตภัณฑ์

ผลลัพธ์ที่ได้

ประหยัดเวลาและทรัพยากร

Kiely กล่าวว่า Dropbox Business ช่วยทำให้พนักงานของ InVision มีระเบียบยิ่งขึ้น ผู้ใช้แต่ละคนพอใจที่เวอร์ชันแบบขยายและการกู้คืนไฟล์ที่ลบไปช่วยให้พวกเขายังเข้าถึงไฟล์ได้อยู่ Kiely กล่าวว่า "เมื่อทุกอย่างอยู่ใน Dropbox ผมรู้สึกมั่นใจว่าผมจะไม่เขียนไฟล์ทับหรือลบอะไรไปโดยไม่ได้ตั้งใจอย่างแน่นอน" "ผมสามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้เสมอ"

Dropbox Business ช่วยให้ทีมผลิตภัณฑ์และทีมออกแบบก้าวทันความต้องการผลิตภัณฑ์ของ InVision ที่เพิ่มมากขึ้น Andrew Cullen หัวหน้านักออกแบบผลิตภัณฑ์กล่าวว่า "ผมรู้ว่าผมสามารถตื่นแต่เช้าในอังกฤษ เข้าไปยังโฟลเดอร์ที่แบ่งปันแล้วดึงไฟล์ที่ต้องการออกมาได้ โดยไม่ต้องรอให้คนที่อยู่ในอเมริกามาออนไลน์ในช่วงบ่าย"

และท้ายที่สุด Dropbox Business ได้ทำให้ทีมพนักงานของ InVision บรรลุเป้าหมายเดียวกัน นั่นคือการทำงานอย่างรวดเร็วมากขึ้นซึ่งเป็นคำมั่นสัญญาที่ผลิตภัณฑ์ InVision มีต่อลูกค้างานออกแบบของบริษัท Weberman กล่าวว่า "การทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกันใน Dropbox ช่วยให้งานง่ายขึ้นมากและช่วยประหยัดเวลาอย่างยิ่ง"

ค้นพบวิธีที่ดีกว่าในการทำงานร่วมกัน

เริ่มต้นใช้งาน Dropbox Business