Come Tomorrow Lab utilizza Dropbox per ottimizzare il flusso di lavoro di progettazione

Theodore Ullrich, co-fondatore e partner presso Tomorrow Lab

 

Il valore di un prodotto si misura in base ai problemi che può risolvere. Le persone non vogliono prodotti che siano solo utili, ma che arricchiscano anche le loro vite. Essere in grado di sviluppare e proporre tali innovazioni sul mercato con rapidità richiede strumenti che facilitino la collaborazione spontanea.

Tomorrow Lab è un pluripremiato collettivo di designer e ingegneri che creano prodotti tecnologici rivoluzionari. Parte del nostro approccio consiste nella praticità: identificare il problema e trovare un modo per risolverlo. L'altra parte invece è la passione: domandarsi in che modo i prodotti si inseriscono nella vita delle persone e la arricchiscono.

Ho co-fondato Tomorrow Lab 10 anni fa a New York e ancora mi sveglio al mattino entusiasta di sviluppare prodotti che sono i migliori nella loro categoria, che si tratti di un nuovo modo per lavarsi i denti o di un sensore agricolo che monitora le condizioni del terreno.

Vogliamo che la gente veda il nostro lavoro e dica: "Non ho mai visto nulla di simile prima d'ora!"

I nostri prodotti vengono creati pezzo per pezzo, tenendo a mente tutti gli altri minuziosi dettagli. In modo analogo, noi operiamo come un team di persone che uniscono tante idee e lavorano tutte assieme per raggiungere un obiettivo comune. Per me, non esiste un esempio migliore di collaborazione.

L'innovazione inizia dalla collaborazione

Sebbene ci siano grandi competitor nell'ambito del design e dell'ingegneria, Tomorrow Lab è una delle poche società che unisce le due categorie. Ognuno dei 12 membri del nostro team dimostra quella serie di competenze ibride. Saremo anche piccoli, ma in quanto team di piccole dimensioni, possiamo lavorare più velocemente ed essere più agili. La velocità è una necessità e pochi team sono in grado di creare nuovi prodotti in tempi altrettanto rapidi. Possiamo passare dall'idea a un assemblaggio completo di tutti i componenti elettronici in sei settimane.

Come dice il cofondatore Pepin Gelardi, non c'è niente di più efficace del pensare come un gruppo. Il pensiero avviene nella testa di un individuo, perciò dobbiamo trovare gli strumenti e i processi che consentano di unire le nostre idee con quelle pensate da altri. Per noi è fondamentale che, durante tutto il processo di sviluppo, i nostri ingegneri e progettisti possano prendere un'idea e condividerla con l'intero team per collaborare su di essa e ottenere un feedback immediato. 

La fusione di elementi provenienti da processi di progettazione, tecnologia e ingegneria può sembrare caotica, ma il nostro approccio olistico ci consente di compiere progressi significativi in un breve periodo di tempo. Anche se il nostro flusso di lavoro si è spostato online a causa della pandemia globale, in realtà non è cambiato molto. Siamo riusciti a portare avanti il nostro metodo di collaborazione in modo efficace tramite riunioni giornaliere in videoconferenza, una conferenza settimanale a schermo condiviso per le revisioni dei progetti CAD, sessioni di progettazione su iPad e analisi dei dati, un ampio utilizzo di Slack per rimanere sempre in contatto durante la giornata lavorativa, frequenti spedizioni di prototipi tra le nostre sedi di lavoro domestiche e visite programmate all'area di produzione a Manhattan, attenendoci ai protocolli di sicurezza COVID.

Una sfida della comunicazione senza precedenti, affrontata con successo

 

Nel 2010 abbiamo installato dei server complessi e vari tipi di sistemi di gestione per favorire una collaborazione sincronizzata con i nostri clienti e tra i membri del nostro team. Tuttavia, da quando abbiamo implementato l'app per la produttività Dropbox, abbiamo eliminato tutte quelle attrezzature complesse in favore del cloud. Non conosco nessun altro sistema di condivisione di file che funzioni in modo lineare come Dropbox. Lo utilizziamo ogni ora di ogni giorno per creare e condividere qualunque tipo di file, da rendering 3D a immagini e video.

Il nostro software di rendering 3D richiede una certa capacità di elaborazione e il computer può impiegare da una manciata di minuti a diverse ore per renderizzare una scena. Caricare il risultato sul cloud rende l'esperienza meno macchinosa, perciò utilizziamo i programmi sui nostri computer desktop. Tuttavia, nel nostro ambiente di lavoro iper connesso, queste risorse devono essere facilmente condivisibili. Con Dropbox, tutto questo è possibile.

Anche se siamo una società tecnologica sempre sotto pressione per rimanere al passo con le ultime tecnologie, siamo in qualche modo restii a implementare nuove tecnologie nel nostro flusso di lavoro. La promozione di una cultura dell'innovazione ci richiede di creare abitudini e atteggiamenti positivi ed è farlo se ci si dobbiamo continuamente fermare per imparare a conoscere e utilizzare nuove applicazioni.

Qualsiasi nuova tecnologia che utilizziamo è sottoposta a numerosi controlli e test e Dropbox non fa eccezione. Ma non ci è voluto molto perché ci rendessimo conto che potevamo usare l'app per la produttività Dropbox per qualsiasi cosa. È diventata la nostra soluzione di fiducia per collaborare sui file.

Dal desktop all'app web

 

Dropbox ci consente di prendere tutti i software che utilizziamo su desktop e, fondamentalmente, di trasformarli in un'applicazione web. L'elaborazione di questi file di grandi dimensioni avviene sui nostri computer, ma condividiamo i file all'interno del tramite Dropbox. Questo processo ci consente di collaborare senza essere legati ai nostri desktop.

Tutti i nostri progetti iniziano gestendo la condivisione dei file digitali in Dropbox. Creiamo una cartella con un'architettura coerente: inseriamo tutti i file di ingegneria elettrica, ingegneria meccanica e design industriale in una cartella, che viene poi condivisa con tutti gli utenti dell'azienda. Lo utilizziamo come repository per archiviare i file necessari per la conservazione dei registri e la condivisione con i clienti.

È importante mantenere questa struttura di cartelle, altrimenti rischiamo di non lavorare in sincronia e di creare confusione. Grazie a un controllo delle versioni molto semplice, il nostro sistema in Dropbox consente a una persona di lavorare in remoto su un file e di salvarlo, in modo che qualcun altro possa continuare a utilizzarlo altrove.

Questa agilità è fondamentale poiché ciascun membro del nostro piccolo team riveste numerosi ruoli, ma anche perché abbiamo bisogno di accedere ai file da vari dispositivi. Condividiamo spesso file in 2D o in 3D con fornitori che si trovano in diverse parti del mondo, i quali utilizzano tutti computer desktop, tablet e/o smartphone. Con Dropbox, chiunque può accedere ai file ovunque si trovi, nel mezzo di una riunione con un cliente o durante il tragitto casa-lavoro al mattino, su qualsiasi dispositivo.

Il miglior software e il miglior prodotto sono ciò che consentono di svolgere il lavoro

 

È possibile tracciare un interessante parallelismo tra le nostre due aziende: Dropbox è un software che funziona in modo invisibile dietro le quinte per raggiungere i propri obiettivi; allo stesso modo, Tomorrow Lab crede in un processo di design e progettazione che rimuove l'ego per lasciare che il prodotto brilli di luce propria. È fondamentale che i nostri strumenti di collaborazione non siano di intralcio. A differenza di molte applicazioni che ci distraggono, Dropbox ci consente di rimanere concentrati sul nostro flusso di lavoro.

Oggi Dropbox fa parte del nostro ecosistema e quasi lo diamo per scontato. Quando salviamo un file su computer, finisce immediatamente nella directory Dropbox e chiunque può accedere al contenuto aggiornato. Quando un cliente vuole vedere come procede il lavoro, non dobbiamo arrovellarci per trovare un modo per allegare quello che potrebbe essere un file enorme. Con Dropbox Transfer basta un clic per condividere un link. Dropbox è onnipresente. Parlando con vari clienti, fornitori o potenziali neoassunti, nessuno mi ha mai chiesto: “Che cos'è Dropbox?” Questo è il tipo di semplicità che sogno di vedere in un prodotto.

Dal formato fisico al digitale

 

Oggi abbiamo a disposizione innumerevoli strumenti per acquisire un contenuto fisico e trasformarlo in una risorsa digitale. La lavagna di una riunione introduttiva viene acquisita e salvata in una cartella. Il giorno seguente, una persona disegna qualcosa su un tablet e il file viene salvato nello stesso posto. Il giorno dopo ancora, un'altra persona apre quel disegno, lo elabora con un programma CAD (computer-aided design) e lo salva nello stesso posto.

Si tratta di una memoria digitale in continua evoluzione che raccoglie le idee di tutti i collaboratori in tempo reale. È veramente notevole. Dropbox è così ben integrato con i nostri strumenti e nei flussi di lavoro che potremmo considerarlo quasi una parte della nostra mente collettiva.

Dropbox rende la collaborazione molto più semplice e ci aiuta a realizzare ottimi prodotti che hanno un impatto significativo sul mondo, un file alla volta.