Slik bruker Tomorrow Lab Dropbox for å drifte en smidig designarbeidsflyt

Av Theodore Ullrich, medgründer og partner, Tomorrow Lab

 

Verdien til et produkt avhenger av problemene det kan løse. Og det vi ønsker oss mest av alt i dag, er produkter som ikke bare er nyttige, men som beriker livene våre. For å utvikle og få slike innovasjoner ut på markedet raskt, må du ha verktøy som legger til rette for spontant samarbeid.

Tomorrow Lab er en prisbelønt gruppe designere og ingeniører som skaper revolusjonære teknologiprodukter. Tilnærmingen vår handler delvis om å være praktisk – å identifisere et problem og finne en måte å løse det på. Men den handler også om kjærlighet – å finne ut hvordan produkter kan passe inn i og berike menneskers liv.

Jeg var med på å starte opp Tomorrow Lab for 10 år siden i New York, og jeg våkner fortsatt hver dag og gleder meg til å utvikle nye produkter som er de første i sitt slag, enten det er en ny måte å pusse tennene på eller en sensor for landbruket som overvåker jordforholdene. 

Vi vil at mennesker skal se jobben vi gjør og si: «Jeg har aldri sett noe lignende før!»

Produktene våre blir til steg for steg, og vi tar vare på alle de små detaljene. På samme måte jobber vi som et team av enkeltindivider som samler mange ideer og jobber sammen mot et felles mål. For meg er dette det aller beste eksemplet på samarbeid.

Innovasjon starter med samarbeid

Det er flere store spillere innen design og teknisk utvikling, men Tomorrow Lab er en av få bedrifter som kombinerer de to kategoriene. Alle de 12 teammedlemmene har denne hybridkompetansen. Vi er kanskje små, men et lite team kan jobbe raskere og smidigere. Et høyt tempo er helt nødvendig, og få team produserer nye produkter like raskt som oss. Vi kan gå fra ide til ferdigstilt produkt med elektronikk på seks uker.

Medgrunnleggeren min, Pepin Gelardi, sier alltid at gruppetenkning ikke finnes. Tenkning foregår inne i hodene til hver enkelt, så vi må finne verktøy og prosesser som gjør at vi kan slå sammen ideene vi har i hodene våre. For oss er det avgjørende at ingeniørene og designerne våre kan dele et konsept med hele teamet gjennom utviklingsprosessen for å kunne samarbeide og få raske tilbakemeldinger. 

Å slå sammen elementer fra design, teknologi og tekniske prosesser kan virke uoversiktlig, men vi har en helhetlig tilnærming som gir relevante fremskritt på kort tid. Selv om arbeidsflyten har flyttet seg til nett på grunn av den verdensomspennende pandemien, har den faktisk ikke endret seg så mye. Vi fortsetter med den samme effektive samarbeidsmetoden, med daglige videokonferanser, en ukentlig skjermdelingskonferanse for CAD-gjennomganger, tegneøkter på iPad, datagjennomganger og utstrakt bruk av Slack for å kommunisere gjennom arbeidsdagen. Vi sender også ofte prototyper mellom hjemmekontorene og planlegger besøk i produksjonsbutikken på Manhattan, hvor vi følger gjeldende sikkerhetsrutiner for COVID.

Løsningen på en unik kommunikasjonsutfordring

 

I 2010 konfigurerte vi kompliserte servere og ulike styringssystemer for å kunne synkronisere samarbeidet med kundene våre og med hverandre internt i teamet. Men da vi implementerte produktivitetsappen til Dropbox, kastet vi ut alt dette kompliserte utstyret til fordel for nettskyen. Jeg vet ikke om noe annet system for fildeling som er like effektivt som Dropbox. Vi bruker det hver dag og hver time for å opprette og dele filer som en del av prosessen – alt fra 3D-gjengivelser til bilder og videofiler.

Programvaren vi bruker til 3D-gjengivelser må være sterk nok til at datamaskinen kan bruke alt fra noen minutter til flere timer på å gjengi en scene. Å ha den i nettskyen ville være ineffektivt, så vi bruker programmene på skrivebordet. I et hypertilkoblet arbeidsmiljø må det være enkelt å dele disse ressursene. Det kan vi med Dropbox.

Selv om vi, som en teknologibedrift, alltid må ha full oversikt over den nyeste teknologien, innfører vi ikke nødvendigvis ny teknologi i arbeidsflyten uten videre. For å fostre en innovativ kultur må du bygge gode kulturelle holdninger og vaner, og det er vanskelig hvis du hele tiden blir avbrutt fordi du må lære og navigere nye apper.

All ny teknologi vi tar i bruk blir grundig utprøvd og testet, også Dropbox. Men det tok ikke lang tid før vi innså at vi kunne bruke produktivitetsappen fra Dropbox til alt. Den ble det opplagte førstevalget for filsamarbeid.

Fra skrivebord til webprogram

 

Med Dropbox kan vi gjøre skrivebordsprogramvare om til et webprogram. Vi behandler store filer på datamaskinene, men deler dem med teamet ved hjelp av Dropbox. Denne prosessen gjør at vi kan samarbeide uten å måtte holde oss ved skrivebordet.

Alle prosjektene starter med å konfigurere digital fildelingsbehandling i Dropbox. Vi oppretter en mappe med ensartet arkitektur: Vi legger alle elektrotekniske filer, maskintekniske filer og industridesign-filer i en mappe som blir delt med alle i bedriften. Vi bruker det som en database for arkiverte filer for å ha oversikt og kunne dele med kunder.

Det er viktig at vi har denne mappestrukturen på plass for å være synkroniserte og unngå forvirring. Takket være helt grunnleggende versjoneringskontroll i Dropbox-systemet kan vi jobbe med en fil fra hjemmekontoret og lagre den slik at andre kan fortsette å bruke den fra et annet sted.

Det er helt avgjørende å kunne jobbe så smidig, fordi alle i det lille teamet vårt jobber med forskjellige ting, og fordi vi må ha tilgang til filer på mange enheter. Vi deler ofte 2D- eller 3D-filer med leverandører over hele verden, som bruker skrivebord, nettbrett og/eller smarttelefoner. Med Dropbox får alle tilgang til filer der de er – i et kundemøte eller på vei til jobb – på alle enheter.

Den beste programvaren – og det beste produktet – får jobben gjort

 

Det er noen interessante paralleller mellom de to firmaene våre: Dropbox er programvare som jobber taust bak scenen for å nå målene. På samme måte har Tomorrow Lab tro på en designprosess og en teknisk prosess som tar vekk egoet og lar produktet stå alene. Det er helt avgjørende at samarbeidsverktøyene er i bakgrunnen, og i motsetning til mange forstyrrende apper, lar Dropbox oss opprettholde flyten.

Dropbox er nå så innarbeidet i økosystemet vårt at vi nesten tar det for gitt. Vi lagrer noe i en datamaskin, så har vi det i Dropbox-katalogen med en gang, og der har alle tilgang til den oppdaterte filen. Når en kunde vil sjekke fremdriften, trenger vi ikke tenke på hvordan vi skal legge ved en massiv fil. Med Dropbox Transfer deler du en kobling med ett klikk. Og Dropbox er overalt. Ingen har noensinne spurt meg hva Dropbox er, enten jeg snakker med en kunde, en leverandør eller en mulig ny medarbeider. Det er akkurat denne magiske enkelheten jeg drømmer om i et produkt.

Fra fysisk til digitalt

 

I dag har vi utallige verktøy tilgjengelig for å hente noe fra det fysisk rom og gjøre det om til en digital ressurs. Vi henter tavlen fra et innledende møte og lagrer den i en mappe. Neste dag tegner noen noe på et nettbrett, og det blir lagret på samme sted. Dagen etter åpner en annen person den tegningen, gjør CAD (computer-aided design)-endringer på den, og den lagres på samme sted.

Det er et digitalt minne som utvikler seg og samler ideene til alle samarbeidspartnerne i sanntid, og det er bemerkelsesverdig. Dropbox er så integrert med eksisterende verktøy og arbeidsflyter at det nesten er som en del av den samlede hjernekapasiteten vår.

Dropbox gjør det så mye enklere å samarbeide om å skape fantastiske produkter som gir mening i verden – en fil av gangen.