Como o Tomorrow Lab usa o Dropbox para alimentar seu fluxo de trabalho de projeto ágil

Theodore Ullrich, cofundador e sócio do Tomorrow Lab

 

Os produtos são tão valiosos quanto os problemas que resolvem. E o que as pessoas anseiam hoje são produtos que não só sejam úteis, mas também enriqueçam as nossas vidas. Ser capaz de desenvolver rapidamente e trazer essas inovações ao mercado requer ferramentas que facilitem a colaboração espontânea.

O Tomorrow Lab é um grupo premiado de designers e engenheiros que criam produtos tecnológicos revolucionários. Parte de nossa abordagem tem a ver com a praticidade: identificar um problema e encontrar uma maneira de resolvê-lo. A outra parte trata-se de amor, ou seja, precisamos investigar como os produtos se encaixam e enriquecem a vida das pessoas.

Eu cofundei o Tomorrow Lab há 10 anos na cidade de Nova York e, até hoje, ainda acordo todos os dias animado para desenvolver produtos que são os primeiros da categoria, seja uma nova maneira de limpar os dentes ou um sensor agrícola que monitora as condições do solo. 

Queremos que as pessoas vejam nosso trabalho e digam: “Nunca vi nada assim antes!”.

Nossos produtos se tornam realidade peça por peça, sem perder de vista todos as outras informações, por mais mínimas que sejam. Da mesma forma, operamos como uma equipe de indivíduos que reúnem muitas ideias, e todos trabalham rumo a um objetivo comum. Para mim, não há maior exemplo de colaboração.

A inovação começa com a colaboração

Embora existam grandes participantes tanto no espaço de design como no de engenharia, o Tomorrow Lab é uma das poucas empresas que combinam as duas categorias. Cada um dos nossos 12 membros da equipe demonstra esse conjunto de habilidades híbridas. Podemos ser pequenos, mas, em uma equipe pequena, você pode trabalhar mais rápido e ser mais ágil. A velocidade é uma necessidade, e poucas equipes podem produzir novos produtos tão rapidamente quanto nós. Podemos passar da ideia para a montagem completa com eletrônicos em um período tão rápido quanto seis semanas.

O cofundador Pepin Gelardi gosta de dizer que não existe algo como pensar em grupo. O pensamento acontece dentro da cabeça de uma pessoa, então temos que encontrar ferramentas e processos que permitam combinar as ideias de uma pessoa com as ideias de outra pessoa. Para nós, é vital que, durante todo o processo de desenvolvimento, nossos engenheiros e designers possam definir um conceito e compartilhá-lo com toda a equipe para colaborar e coletar feedback rapidamente. 

A fusão de elementos de processos de design, tecnologia e engenharia pode parecer confusa, mas nossa abordagem holística nos permite fazer progressos significativos em um curto período de tempo. Mesmo que nosso fluxo de trabalho tenha se tornado on-line devido à pandemia, na verdade, ele não mudou muito; conseguimos continuar a usar nosso método de colaboração de forma eficaz, através de reuniões diárias de videoconferência; uma conferência semanal com compartilhamento de tela para avaliações de CAD, sessões de esboço do iPad e revisão de dados; uso extensivo do Slack para comunicações contínuas durante o dia de trabalho; envio frequente de protótipos a partir de nossos locais de trabalho em home office; e visitas agendadas à nossa loja de fábrica em Manhattan, seguindo os protocolos de segurança da COVID.

Um desafio de comunicação único solucionado

 

Em 2010, configuramos servidores complicados e diferentes tipos de sistemas de gerenciamento para permitir a colaboração sincronizada com nossos clientes, bem como uns com os outros em nossa equipe. Mas, desde que implementamos o aplicativo de produtividade do Dropbox, dispensamos todo esse equipamento complexo em favor da nuvem. Não tenho conhecimento de nenhum outro sistema de compartilhamento de arquivos que funcione tão perfeitamente quanto o Dropbox. Estamos sempre trabalhando para criar e compartilhar arquivos como parte do nosso processo, desde renderizações 3D a arquivos de fotografia e vídeo.

Nosso software de renderização 3D exige um potencial de processamento que pode levar de minutos a horas para que o computador renderize uma cena. Colocá-lo na nuvem tornaria a experiência truncada, então usamos os programas em nossos desktops. No entanto, em nosso ambiente de trabalho hiperconectado, esses arquivos precisam ser facilmente compartilháveis. Conseguimos isso com o Dropbox.

Apesar de sermos uma empresa de tecnologia sob constante pressão para estar na vanguarda da tecnologia, somos um pouco resistentes ao uso de novas tecnologias em nosso fluxo de trabalho. Promover uma cultura inventiva requer a construção de boas atitudes e hábitos culturais, e isso é difícil de fazer se você for constantemente interrompido pela necessidade de aprender e navegar em novos aplicativos.

Qualquer nova tecnologia que usamos passa por muitos testes e, com o Dropbox, não foi diferente. Mas não demorou muito para percebermos que poderíamos usar o aplicativo de produtividade do Dropbox para tudo. Ele se transformou na solução ideal para colaborar em arquivos.

Do desktop ao aplicativo da Web

 

O Dropbox nos permite usar todo esse software de desktop e essencialmente transformá-lo em um aplicativo da web. Processamos arquivos grandes em nossos computadores, mas depois compartilhamos esses arquivos com nossa equipe por meio do Dropbox. Esse processo nos permite colaborar mesmo quando não estamos conectados aos nossos desktops.

Todos os nossos projetos começam pela configuração de nosso gerenciamento digital de compartilhamento de arquivos no Dropbox. Criamos uma pasta com uma arquitetura consistente: colocamos todos os arquivos de engenharia elétrica (EE), engenharia mecânica (ME) e design industrial (ID) em uma pasta, que é então compartilhada com todos na empresa. Usamos isso como um repositório de arquivos para manutenção de registros e compartilhamento com clientes.

É importante que tenhamos essa estrutura de pastas ou corremos o risco de ficar fora de sincronia e causar confusão. Com algum controle de versão muito básico, nosso sistema no Dropbox permite que alguém trabalhe remotamente em um arquivo e o salve, para que outra pessoa possa continuar a usá-lo em outro lugar.

Essa agilidade é fundamental não só porque todos em nossa pequena equipe desempenham muitas funções, mas também porque precisamos acessar arquivos em uma variedade de dispositivos. Frequentemente compartilhamos arquivos 2D ou 3D com fornecedores em diferentes partes do mundo, que usam desktops, tablets e/ou smartphones. Com o Dropbox, qualquer pessoa pode acessar arquivos em qualquer lugar, em uma reunião com um cliente ou durante um trajeto matinal, em qualquer dispositivo.

O melhor software, assim como o melhor produto, finaliza o trabalho

 

Nossas duas empresas compartilham alguns paralelos interessantes: o Dropbox é um software que trabalha silenciosamente nos bastidores para atingir seus objetivos. Da mesma forma, o Tomorrow Lab acredita em um processo de design e engenharia que elimina o ego para que o produto possa brilhar por conta própria. É crucial que nossas ferramentas de colaboração fiquem fora do caminho e, ao contrário de muitos aplicativos que desviam a atenção, o Dropbox nos permite manter nosso fluxo.

O Dropbox é parte do nosso ecossistema neste momento, praticamente tomamos isso como certo. Salvamos um arquivo em um computador, imediatamente ele está no diretório do Dropbox e qualquer outra pessoa pode acessar o arquivo atualizado. Quando um cliente quer ver nosso progresso, não precisamos dar um jeito de anexar o que pode ser um arquivo enorme. Com o Dropbox Transfer, basta um clique para compartilhar um link. E o Dropbox é onipresente. Se falo com um cliente, um fornecedor ou um potencial novo contratado, ninguém nunca me pergunta: “O que é o Dropbox?” Esse é o tipo de simplicidade mágica que eu sonho em um produto.

Do físico ao digital

 

Hoje, temos inúmeras ferramentas à nossa disposição para capturar algo do espaço físico e transformá-lo em um ativo digital. O quadro branco de uma reunião inicial é capturado e salvo em uma pasta. No dia seguinte, alguém desenha algo em um tablet e salva o desenho no mesmo lugar. No dia seguinte, outra pessoa abre esse desenho, faz algum trabalho de CAD (design assistido por computador) nele e o salva no mesmo espaço.

É uma memória digital em evolução que captura as ideias de todos os colaboradores em tempo real, e isso é notável. O Dropbox está tão enraizado com nossas ferramentas e fluxos de trabalho existentes, que é quase como um pedaço de nossas próprias mentes coletivas.

O Dropbox facilita muito a colaboração e isso nos ajuda a criar produtos excelentes que têm um impacto significativo no mundo — um arquivo por vez.