รายละเอียดแนวคิดในการทำงานแบบอไจล์

แนวคิดในการทำงานแบบอไจล์คืออะไร

แนวคิดในการทำงานแบบอไจล์ได้เป็นแนวทางการบริหารโครงการหลักสำหรับองค์กรเทคโนโลยีจำนวนมากมาตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 2000 ในปัจจุบัน ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ได้นำแนวคิดในการทำงานแบบอไจล์ไปใช้ในบางรูปแบบ และองค์ประกอบของวิธีนี้ก็ได้เข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมในการทำงานต่างๆ มากมาย ศัพท์คำนี้เองก็เป็นที่นิยมมากขึ้น เนื่องจากในทุกวันนี้ บรรดาผู้นำทางความคิดต่างพูดถึงความจำเป็นที่จะต้อง "คล่องตัว (อไจล์)" มากยิ่งขึ้นในโลกของธุรกิจ แต่จริงๆ แล้ว การใช้แนวทางการบริหารโครงการแบบอไจล์ในธุรกิจของคุณหมายความว่าอย่างไรกันแน่

แนวคิดในการทำงานแบบอไจล์คือกระบวนการบริหารโครงการ ซึ่งจะแบ่งโครงการออกเป็นงานและขั้นตอนย่อยๆ การแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ นี้ช่วยให้ทีมอไจล์สามารถรวบรวมข้อคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ประเมินงานอีกครั้ง แล้วดำเนินการในรูปแบบของการทำซ้ำในทุกๆ จุดของกระบวนการได้ วิธีการทำงานแบบอไจล์ที่ใช้กันมากที่สุดอย่างหนึ่งคือการแบ่งรอบการดำเนินงานเป็นระยะการพัฒนาสั้นๆ ซึ่งเรียกว่าสปรินต์ ซึ่งจะช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างรวดเร็ว แล้วประเมินงานดังกล่าวอีกครั้งกับผู้จัดการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการวางแผนสปรินต์และสกรัมรายวันได้อย่างสม่ำเสมอ เมื่อตรวจสอบแล้ว ทีมของโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะสามารถดำเนินงานต่อไปตามแผนในปัจจุบันหรือเปลี่ยนแผนสำหรับสปรินต์ที่กำลังจะมาถึงได้ เมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางการบริหารโครงการแบบดั้งเดิม อไจล์จะให้ความสำคัญกับความรวดเร็ว ความยืดหยุ่น การทำงานเป็นทีม และความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อไจล์มาจากไหน

แนวคิดที่อยู่เบื้องหลังอไจล์เกิดขึ้นในช่วงต้นทศวรรษ 2000 จากกลุ่มนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่กำหนดหลักการอไจล์สี่ประการหลัก ได้แก่

• เน้นปัจเจกชนและปฏิสัมพันธ์มากกว่ากระบวนการและเครื่องมือ
• เน้นซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้จริงมากกว่าเอกสารที่ครบถ้วน
• เน้นความร่วมมือกับลูกค้ามากกว่าการต่อรองเกี่ยวกับสัญญา
• เน้นการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงมากกว่าการทำตามแผนที่วางไว้

ค่านิยมเหล่านี้ได้รับการระบุไว้ในคำแถลงอุดมการณ์แห่งอไจล์ (Agile Manifesto) ซึ่งเผยแพร่ในปี 2001 และได้กำหนดแนวทางการบริหารโครงการแบบอไจล์และเปลี่ยนแปลงอุตสาหกรรมการพัฒนาซอฟต์แวร์

ซึ่งก่อนหน้านั้น แนวคิดในการทำงานแบบลำดับขั้นเคยได้รับการพิจารณาว่าเป็นแนวทางที่เหมาะสมในการจัดการกับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ แม้ว่าแนวคิดในการทำงานแบบลำดับขั้นจะเป็นนวัตกรรมที่ยิ่งใหญ่เมื่อมีการเผยแพร่เป็นครั้งแรกในช่วงทศวรรษ 1970 แต่แนวคิดดังกล่าวกลับเริ่มเป็นเรื่องยุ่งยากในช่วงทศวรรษ 2000 สิ่งสำคัญคือ แนวคิดในการทำงานแบบลำดับขั้นนั้นต้องมีการจัดทำเอกสารจำนวนมากและการวางแผนอย่างเด็ดขาดก่อนจึงจะเริ่มต้นโครงการได้ เมื่องานเริ่มต้นขึ้นจริงๆ แล้ว ทีมงานที่อยู่แยกจากกันโดยไม่มีการสื่อสารแลกเปลี่ยนจะดำเนินการตามแผนเหล่านั้นอย่างเคร่งครัด ซึ่งส่งผลให้ปรับตัวตามปัญหาหรือการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในยามจำเป็นได้ยาก เมื่อเทียบกันแล้ว ทีมที่ใช้วิธีการพัฒนาแบบอไจล์จะเริ่มงานได้เร็วกว่า ปรับตัวตามปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันที และวางแผนร่วมกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้โดยตรง

เหตุใดการบริหารโครงการแบบอไจล์ถึงได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก

เมื่อเทียบกับแนวคิดในการทำงานแบบลำดับขั้น ประโยชน์ของอไจล์นั้นเป็นที่เห็นได้ชัดเจนสำหรับบริษัทเทคโนโลยีในทศวรรษ 2000 ข้อดีของการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์ได้ขยายออกไปมากกว่าเพียงโลกของการเขียนโปรแกรมแล้ว เนื่องจากอุตสาหกรรมอื่นๆ มากมายได้นำอไจล์ไปปรับใช้กับขั้นตอนการทำงานของตนแล้วในขณะนี้ แล้วแบบนี้ อะไรคือสิ่งที่ทำให้อไจล์เป็นที่สนใจของผู้จัดการโครงการและผู้นำธุรกิจต่างๆ มากมายกันล่ะ

การปรับตัว

หัวใจหลักของแนวคิดในการทำงานแบบอไจล์คือความสามารถในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของเป้าหมาย สภาพแวดล้อม หรือปัญหาของกระบวนการได้ เมื่อนำกรอบการทำงานแบบอไจล์มาใช้กับแนวทางการทำงาน จะช่วยให้สามารถประเมินงาน ลำดับเวลา และความต้องการของโครงการในปัจจุบันได้ หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการเปลี่ยนขอบเขตหรือทิศทางของโครงการ สกรัมและการวางแผนสปรินต์จะเปิดโอกาสให้ทีมเปลี่ยนแนวทางดำเนินงานได้ หากสมาชิกในทีมพบปัญหาเกี่ยวกับงานปัจจุบันหรือบางส่วนของโครงการ ก็สามารถปรับกำหนดการเพื่อรับมือกับปัญหาดังกล่าวได้อย่างรวดเร็ว อไจล์จึงช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงแนวทางดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทีมในโครงการของคุณไม่ต้องทุ่มเททำในสิ่งที่ไม่ตรงตามความต้องการของลูกค้า

การปรับให้สอดคล้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อไจล์ที่มาพร้อมความยืดหยุ่นในระดับนี้ยังช่วยให้ดำเนินการได้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาของลูกค้าและผู้ใช้บริการอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นโครงการใดๆ ก็มีเพียงน้อยครั้งที่เป้าหมายและขอบเขตที่ระบุไว้ในตอนแรกเริ่มระหว่างทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะยังคงเหมือนเดิม ในบางครั้ง ผู้ใช้บริการอาจต้องการงานหรือมีความต้องการเพิ่มขึ้นโดยที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ล่วงหน้า หรือความต้องการของผู้บริโภคปลายทางได้เปลี่ยนแปลงไปตามเวลา ไม่ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะมีเหตุผลใดในการเปลี่ยนแผน แต่อไจล์จะช่วยให้คุณตอบรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้เร็วยิ่งขึ้นเพื่อให้ส่งมอบงานได้อย่างรวดเร็วและหลีกเลี่ยงงานค้าง วิธีนี้จึงช่วยให้มั่นใจได้ว่างานที่ส่งมอบจะตรงตามความคาดหวังที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้ใช้บริการ ไม่ว่าจะเริ่มต้นโครงการมานานเพียงใดแล้วก็ตาม

ความเร็ว

แน่นอนว่าแนวคิดในการทำงานแบบอไจล์คงจะใช้ชื่อนี้ไม่ได้หากวิธีการนี้ไม่ได้มีความคล่องตัว (อไจล์) โดยธรรมชาติ อไจล์จะช่วยให้ทีมของคุณโฟกัสและทำงานได้เร็วขึ้นด้วยการแบ่งงานของทีมออกเป็นส่วนย่อยๆ และให้ระยะเวลาในการทำงานที่สั้นลงและชัดเจน ในระดับพื้นฐานนั้น วิธีการนี้ช่วยให้ผลิตภัณฑ์เข้าถึงตลาดหรือผู้ใช้บริการได้เร็วขึ้น แต่หัวใจหลักของวิธีการนี้คือความรวดเร็วที่มาควบคู่กับความสามารถในการปรับตัว และสิ่งนี้เองที่ทำให้อไจล์เป็นที่สนใจจากทุกวงการธุรกิจ เมื่อเกิดปัญหาขึ้น ทีมของคุณก็สามารถเปลี่ยนแนวทางการทำงานและรับมือกับปัญหาเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว คุณไม่ต้องเสียเวลากลับไปที่แผนหรือเอกสารเดิม เพราะสิ่งที่คุณต้องทำมีเพียงยกประเด็นปัญหาขึ้นมาในสกรัม กำหนดเวลาให้กับปัญหานั้น แล้วลงมือแก้ไข ด้วยวิธีนี้ อไจล์จะช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งานแต่ละงานและทำให้เสร็จภายในเวลาได้

อะไรคือความท้าทายของแนวทางแบบอไจล์

อย่างไรก็ตาม อไจล์นั้นเป็นโซลูชันที่อาจเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ แนวทางนี้มีทั้งจุดเด่นและจุดที่ต้องนำไปพิจารณาเมื่อใช้งาน ซึ่งไม่ต่างจากแนวทางการบริหารโครงการแบบอื่นๆ การใช้แนวคิดในการทำงานแบบอไจล์ก็มีข้อเสียและความท้าทายที่อาจรบกวนการทำงานได้หากไม่มีการจัดการอย่างเหมาะสม เช่นเดียวกันกับแนวคิดในการทำงานแบบลำดับขั้น

การจัดการขอบเขต

เนื่องจากอไจล์สามารถปรับตัวตามปัญหาและการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ของกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว การดูขอบเขตและโครงการโดยรวมของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ อไจล์ช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงแผนและงานได้อย่างรวดเร็ว แต่การเปลี่ยนไปมาระหว่างงานอย่างรวดเร็วก็สามารถทำให้คุณสับสนเกี่ยวกับความคืบหน้าโดยรวมของกระบวนการได้ แม้ว่าทีมของคุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่คุณก็อาจใช้จ่ายเกินงบประมาณหรือใช้เวลามากเกินไปได้หากไม่คอยตรวจสอบงานตามรายการที่สร้างขึ้นจากการวางแผนสปรินต์ ทีมอไจล์และผู้จัดการโครงการจึงต้องคอยควบคุมขอบเขตและแผนงานของโครงการเพื่อให้แน่ใจได้ว่าปริมาณงานที่กำลังทำอยู่นั้นไม่มากเกินการควบคุม

การกำหนดเวลา

ขอบเขตไม่ใช่เพียงสิ่งเดียวซึ่งทีมที่ใช้แนวคิดการพัฒนากระบวนการทำงานแบบอไจล์อาจปล่อยปละละเลยไป เมื่อใช้การวางแผนสปรินต์ ทีมต่างๆ จะสามารถยืดหยุ่นกับการกำหนดการและลำดับความสำคัญของตนตามความต้องการในปัจจุบันได้ แต่เมื่อสมาชิกในทีมเริ่มย้ายไปมาและจัดการกับงานใหม่ๆ หรือให้การสนับสนุนในการรับมือกับปัญหา กำหนดการก็ต้องมีการปรับเปลี่ยนเพื่อรองรับสิ่งที่เกิดขึ้น หากคุณยังคงรักษากำหนดการที่เคร่งครัดไว้ คุณจำเป็นต้องแน่ใจว่าการวางแผนสปรินต์นั้นยังคงอยู่ภายในกรอบเวลาดังกล่าว

นอกจากนี้ แม้ว่าทีมต่างๆ ที่มีการจัดการตนเองอาจสลับไปทำงานอื่นๆ ได้ตามความต้องการ แต่สุดท้ายแล้ว พวกเขาก็จำเป็นต้องกลับมาทำงานที่ได้รับมอบหมายของตน ในจุดนี้ ผู้จัดการโครงการแบบอไจล์มีหน้าที่ที่ต้องทราบจุดที่ทีมทำงานอยู่ในงานทั้งหมด และตรวจสอบว่าไม่มีงานใดถูกปล่อยไว้โดยไม่มีคนรับผิดชอบ มิฉะนั้นอาจมีงานที่คิดว่าทำเสร็จแล้วแต่กลับถูกลืมในระหว่างทำงานตามสปรินต์ต่างๆ มากมายที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว

การสื่อสาร

ในทำงานยุคใหม่แบบอไจล์นั้น การให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีมและการตอบสนองอย่างรวดเร็วย่อมหมายความว่าการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญที่สุด สมาชิกในทีมต้องสามารถสื่อสารถึงความคืบหน้าในปัจจุบันของตน รวมถึงแจ้งว่ามีปัญหาใดๆ เกิดขึ้นและต้องการความช่วยเหลือหรือไม่ได้โดยง่าย การสื่อสารเช่นนี้ระหว่างสมาชิกทุกคนในทีมต้องเกิดขึ้นเป็นประจำ และต้องมีการกำหนดให้การสื่อสารนี้เป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนโดยตรง การดำเนินงานให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่เสมอเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากคุณจะเปลี่ยนแผนได้ก็ต่อเมื่อคุณทราบถึงสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการ 

วิธีการนำแนวคิดการพัฒนากระบวนการทำงานแบบอไจล์มาใช้งาน

หากคุณสนใจที่จะนำแนวคิดในการบริหารโครงการแบบอไจล์มาใช้กับทีมของคุณ กลยุทธ์และแนวทางปฏิบัติที่ผ่านการพิสูจน์ว่าได้ผลนั้นมีอยู่มากมาย โดยสปรินต์และสกรัมเป็นวิธีหนึ่งที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุด แน่นอนว่าการใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์การบริหารโครงการที่เหมาะสมก็เป็นตัวตัดสินว่าแนวทางการวางแผนแบบอไจล์จะประสบผลสำเร็จหรือล้มเหลวได้เช่นกัน วิธีการและกระบวนการที่สำคัญที่สุดบางส่วนในการสร้างและดำเนินการตามแนวคิดในการทำงานแบบอไจล์มีดังต่อไปนี้ 

ติดตามงานของคุณ

คุณจำเป็นต้องทราบว่ามีงานใดบ้างที่เสร็จเรียบร้อยไปแล้วเพื่อให้ทราบถึงงานที่ต้องทำในสปรินต์ต่อไป ด้วยเหตุนี้ ทีมของคุณจึงต้องมีความเชี่ยวชาญในการติดตามความคืบหน้าของตน การวิเคราะห์ลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำ (Backlog Refinement) หรือการจัดระเบียบงานที่ต้องทำ (Backlog Grooming) เป็นเทคนิคที่ทีมแบบอไจล์ใช้กันอย่างแพร่หลาย เทคนิคดังกล่าวมุ่งเน้นให้ทีมมีความโปร่งใส โดยมีการจัดลำดับความสำคัญของชิ้นงานที่ต้องทำ (Backlog Item) และตรวจสอบว่าชิ้นงานที่อยู่ด้านบนสุดของรายการพร้อมส่งแล้ว ทีมสกรัมมักใช้กระดานสำหรับวางแผนหรือกระดานคัมบัง (Kanban board) เพื่อติดตามสิ่งต่างๆ แต่หลายคนก็เลือกใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงาน ทั้งนี้ Dropbox ช่วยให้สามารถใช้งานซอฟต์แวร์การจัดการงานต่างๆ เช่น Trello ร่วมด้วยได้ ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณซิงค์ข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการที่ตรงกันบนแอปต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์

สื่อสารอย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารที่เหมาะสมคือหัวใจสำคัญของกรอบการทำงานในการบริหารโครงการแบบอไจล์ทั้งหมด ดังนั้นการมอบวิธีสื่อสารและเปิดโอกาสให้ทีมได้สื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ในขณะที่สปรินต์ต่างๆ มักใช้เวลาประมาณ 2-3 สัปดาห์อย่างเร็ว แต่ผู้ควบคุมสกรัม (Scrum Master) หลายๆ คนจะจัด “การยืนประชุม” แบบรายวันกับทีมเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าแบบวันต่อวัน แม้ว่าคุณและทีมของคุณจะเป็นผู้กำหนดจังหวะในการสื่อสารแบบเฉพาะ แต่การใช้เครื่องมือต่างๆ จะช่วยให้การสื่อสารเหล่านั้นดำเนินไปได้ง่ายดายยิ่งขึ้น

การผสานการทำงานเข้ากับแอปการแชทแบบเรียลไทม์และการประชุมทางวิดีโอ เช่น Slack และ Zoom ยังช่วยให้คุณจัดการประชุมกับทีม รวมถึงเซสชันเพื่อวางแผนได้อีกด้วย คุณสามารถแบ่งปันไฟล์และเริ่มการสนทนาได้โดยตรงจาก Dropbox ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการสลับไปมาระหว่างแถบและการเปลี่ยนบริบท Dropbox Capture ช่วยให้คุณสามารถบันทึกภาพตัวเองและหน้าจอของคุณเพื่อแบ่งปันข้อมูลอัปเดตที่สำคัญได้อย่างชัดเจน โดยไม่ต้องส่งอีเมลยาวยืดและจัดประชุมที่ใช้เวลานาน สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารกับทีมแบบระยะไกลหรือการสื่อสารกับสมาชิกในทีมที่โต๊ะทำงานอยู่ไกลเกินไป

หยุดและตรวจสอบ

เมื่อทำงานแบบอไจล์ คุณอาจชอบการเปลี่ยนไปทำงานถัดไปโดยการทำเครื่องหมายไว้ว่าเสร็จแล้ว จากนั้นก็ข้ามไปเลย อย่างไรก็ตาม การกำหนดให้มีพื้นที่สำหรับการตรวจสอบและการสำรวจเพื่อปรับปรุงสปรินต์ (Sprint Retrospective) ในแนวคิดการพัฒนากระบวนการทำงานแบบอไจล์ก็เป็นสิ่งสำคัญเพื่อป้องกันไม่ให้ทีมมีวิสัยทัศน์ที่คับแคบ (Tunnel vision) การกำหนดให้มีเวลาสำหรับการตรวจสอบในช่วงท้ายของแต่ละสปรินต์จะช่วยให้สมาชิกในทีมจัดลำดับความสำคัญและประเมินผลงานของตนเองอีกครั้งได้

คุณควรใช้การตรวจสอบสปรินต์แบบการวิเคราะห์สาเหตุ (Post-mortem) ในการตรวจสอบว่าการวางแผนของคุณส่งผลกระทบตลอดทุกช่วงของโครงการอย่างไรบ้าง สำหรับสิ่งเหล่านี้ การติดตามและการบันทึกงานของคุณอย่างเหมาะสมถือเป็นสิ่งจำเป็น Dropbox มีคุณสมบัติการควบคุมเวอร์ชันในตัวที่ช่วยให้คุณตรวจสอบไฟล์ของทีมได้ในทุกขั้นตอนของการพัฒนาในช่วงเวลานี้ นอกจากนี้ คุณยังใช้คุณสมบัตินี้ในระหว่างการยืนประชุมได้ เพื่อดูความคืบหน้าของสมาชิกในทีมแต่ละคนหรือย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงที่อาจยังไม่ได้รับการอนุมัติ

การทำงานด้วยแนวคิดในการทำงานแบบอไจล์

แนวคิดในการทำงานแบบอไจล์ได้เปลี่ยนวิธีการทำงานและมุมมองเกี่ยวกับความสำเร็จของธุรกิจและผู้จัดการต่างๆ มากมาย โดยแนวคิดในการทำงานนี้เป็นแรงขับเคลื่อนในกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์มาตั้งแต่ช่วงทศวรรษ 2000 อีกทั้งองค์ประกอบของวิธีการนี้ก็ได้แทรกซึมอยู่ในโลกของการทำงานแทบทุกหนแห่งอีกด้วย ไม่ว่าคุณจะกำลังคิดว่าจะนั่งร่วมประชุมสกรัมของทีมในเช้าวันพรุ่งนี้หรือแค่คุยผ่านทางอีเมล ก็ดูเหมือนว่าใครๆ ก็ใช้แนวคิดในการทำงานแบบอไจล์ได้กันทั้งนั้น