การทำลายไซโลทั่วทั้งองค์กร

ไซโลคืออะไร

เมื่อธุรกิจมีการเติบโต การทำงานแบบไซโลขององค์กรก็จะเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน ถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผน สมาชิกทุกคนในทีมจะรับทราบข้อมูลที่ตรงกันเกี่ยวกับโครงการที่สำคัญ ซึ่งหากอยู่ในโลกอุดมคติ ก็จะไม่เคยมีความล่าช้าใดๆ ในการสื่อสารระหว่างแผนกเลย แต่ในความเป็นจริงแล้ว แม้แต่บริษัทที่ทันสมัยและมีนวัตกรรมมากที่สุดยังไม่สามารถรอดพ้นไปจากการทำงานแบบไซโลได้ อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าปัญหานี้จะไม่สามารถถูกรื้อหรือป้องกันได้

การทำงานแบบไซโลขององค์กรเป็นปัญหาสำหรับธุรกิจทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ แต่ไซโลคืออะไร ไซโลคือระบบที่แยกประเภทพนักงานต่างๆ ตามแผนกที่ทำงาน ซึ่งทำให้เกิดอุปสรรคในการทำงานร่วมกันเป็นทีมและในเรื่องของการสื่อสาร อีกทั้งยังลดประสิทธิภาพและทำให้ส่งต่อข้อมูลได้ไม่ราบรื่นด้วย

เราควรชี้ให้เห็นว่า “ไซโล” ไม่ได้หมายถึง “ทีม” องค์กรที่มีทีมผู้เชี่ยวชาญขนาดเล็กจะไม่พบปัญหาภายใน อันที่จริงแล้ว ทีมผู้เชี่ยวชาญเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการส่งเสริมการโฟกัสและเพิ่มจิตสำนึกรับผิดชอบภายในองค์กร ในทางตรงกันข้าม การทำงานแบบไซโลขององค์กรหมายถึง วิธีที่ทีมทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ไม่ใช่ในเชิงบวก เมื่อพูดว่าทีม “ทำงานแบบไซโล” นั่นหมายความว่าทีมตัดขาดจากองค์กรในภาพรวม เป็นผลให้เกิดคอขวด การสื่อสารที่ผิดพลาด และเกิดปัญหามากมายตามมา

การทำงานแบบไซโลไม่ดีอย่างไร

การทำงานแบบไซโลอาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อธุรกิจของคุณ เป็นสาเหตุของสงครามระหว่างทีมและอาจทำให้ขาดความเชื่อมั่นภายในองค์กร ซึ่งเป็นผลให้ขาดประสิทธิภาพและเกิดความซ้ำซ้อนในแผนก ในทางปฏิบัติ ทีมจะหยุดพูด หยุดให้ข้อคิดเห็น และการสื่อสารที่ผิดพลาดจะทำให้โครงการหยุดชะงัก โครงสร้างองค์กรจะเริ่มขาดนวัตกรรมอย่างรวดเร็ว และดูเหมือนว่าจะเริ่มไม่สามารถจัดการกับรากฐานที่เกิดรอยร้าวขึ้นได้

ข้อมูลคือกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้าและความคิดในการแบ่งแยกข้อมูลแบบไซโลอาจสร้างความเสียหายโดยการทำให้ลูกค้าไม่พอใจได้เช่นกัน ถ้าไม่มีการส่งเสริมให้ทีมฝึกฝนการแบ่งปันข้อมูลเป็นมาตรฐานปกติ ทีมอาจไม่สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นผลให้การทำลายไซโลอาจมีบทบาทสำคัญต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของบริษัทได้ในท้ายที่สุด

วิธีการทำลายการทำงานแบบไซโลขององค์กร

เมื่อคุณเห็นการทำงานแบบไซโลขององค์กรภายในบริษัท แสดงว่าถึงเวลาที่ต้องดำเนินการแล้ว การใช้โซลูชันระยะยาวที่ปรับขนาดได้เร็วที่สุดจะช่วยหยุดสถานที่ทำงานไม่ให้ยึดติดอยู่กับวัฒนธรรมการทำงานแบบปิดและแยกส่วนแบบไซโล แล้วต้องทำอย่างไร นี่คือกลยุทธ์การพังไซโลเพื่อทำลายการทำงานแบบไซโลที่ไม่เป็นที่ต้องการในองค์กรของคุณ

สื่อสารในภาพที่ใหญ่กว่า

ในหลายกรณี การทำงานแบบไซโลขององค์กรเริ่มก่อตัวขึ้นเมื่อพนักงานมีความภักดีต่อทีมและผู้จัดการ ไม่ใช่บริษัท ในการต่อสู้กับกรณีดังกล่าว คุณควรช่วยให้ทีมเข้าใจว่าทีมจะมีส่วนร่วมในภาพรวมที่ใหญ่กว่าอย่างไร โดยเฉพาะในส่วนที่ทีมและการทำงานของทีมตรงกับเป้าหมายร่วมของบริษัท ซึ่งจะช่วยให้ทีมในระดับแผนกเห็นภาพว่าทุกคนกำลังเดินไปในทิศทางเดียวกัน ไม่ใช่ไซโลที่ไม่สนใจใครและยืนหยัดตามความคิดของตัวเอง

ความโปร่งใสและการสื่อสารคือกุญแจสำคัญเนื่องจากเป็นสิ่งที่กระตุ้นจิตสำนึกรับผิดชอบร่วมกันทั่วทั้งองค์กร เมื่อทีมขายเข้าใจสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นในแผนกการตลาดอย่างถ่องแท้ ก็จะไม่มีการกักตุนทรัพยากรและปกปิดข้อมูล คุณต้องสื่อสารถึงภารกิจของบริษัทผ่านสื่อกลางต่าง ๆ เพื่อให้พนักงานทุกคนตระหนักถึงอยู่เสมอ

จัดการกับการทำงานแบบไซโลขององค์กรจากบนลงล่าง

เมื่อเรามองไปที่ต้นเหตุของไซโล จะพบว่าเป็นเพราะระดับผู้บริหารเกือบทั้งสิ้น ถ้าทีมผู้บริหารไม่มุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายสูงสุดของบริษัท ก็เป็นเรื่องยากที่คุณจะจัดการกับข้อมูลแบบไซโลได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้บริหารเชื่อในวิสัยทัศน์เดียวกันของบริษัท และยึดมั่นในแนวคิดของพฤติกรรมการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีมแบบข้ามสายงาน ทีมของคุณก็จะทำแบบเดียวกัน

คุณทำอะไรได้บ้างเพื่อช่วยสร้างทีมผู้บริหารที่เป็นหนึ่งเดียวกัน ในฐานะผู้นำ คุณต้องส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่กระตุ้นให้มีการถกเถียงกัน ให้ทุกคนได้มีโอกาสแบ่งปันความคิดเห็น เพื่อให้มั่นใจว่าทั้งทีมผู้บริหารรับรู้และให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของทุกคน แต่เมื่อคุณตัดสินใจแล้ว ผู้บริหารต้องเริ่มทำงานร่วมกันตามเป้าหมายร่วมกันขององค์กร

สร้างความร่วมมือกันระหว่างแผนก

สิ่งสำคัญคือสมาชิกในทีมต้องรู้สึกถึงความผูกพันกันไม่เพียงเฉพาะในทีม แต่เป็นความผูกพันกับทั้งองค์กร การส่งเสริมความร่วมมือกันระหว่างแผนกช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมจะสร้างความสัมพันธ์ที่ไม่มีเส้นแบ่งระหว่างแผนก ซึ่งจะทำให้ทั้งองค์กรประสานงานและทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับมือกับความขาดประสิทธิภาพในการดำเนินงานที่เกิดจากการทำงานแบบไซโลขององค์กร เช่น งานซ้ำซ้อนหรือรอบเวลาที่นานขึ้นอีกด้วย

ทีมข้ามสายงานซึ่งเกิดจากรวมตัวของคนในสายงานต่าง ๆ เป็นการแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม ยกตัวอย่างเช่น ทีมข้ามสายงานอาจมีหนึ่งคนจากแผนกการเงิน นักออกแบบหนึ่งคน วิศวกรหนึ่งคน นักการตลาดหนึ่งคน เป็นต้น โครงสร้างองค์กรเช่นนี้ไม่เพียงส่งเสริมการปะทะกันในเชิงบวกและการทำงานร่วมกันเป็นทีมระหว่างพนักงานของคุณ แต่ยังช่วยลดการไม่ยุ่งเกี่ยวและการตัดขาดจากคนรอบข้างด้วย ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าทีมเดียวจะสามารถจัดการวงจรการทำธุรกิจของลูกค้าได้มากที่สุด

จัดการฝึกอบรมข้ามสายงาน

แม้ว่าความเชี่ยวชาญเฉพาะทางจะเป็นสิ่งสำคัญ การแบ่งปันข้อมูลและความเชี่ยวชาญผ่านการฝึกอบรมข้ามสายงานก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกัน การกำหนดช่วงเวลาการฝึกอบรมระหว่างแผนกเป็นประจำช่วยให้พนักงานของคุณได้ทราบถึงทรัพยากรและข้อมูลที่อาจมีประโยชน์กับแผนกอื่นๆ อีกทั้งยังเป็นวิธีกระตุ้นการพัฒนาสายอาชีพอีกด้วย เนื่องจากทีมมีความเข้าใจดีขึ้นว่าส่วนใดของบริษัทที่เหมาะกับความสนใจและทักษะของตนมากที่สุด

นอกจากนี้ยังมีวิธีอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณสามารถทำลายเส้นแบ่งระหว่างแผนกได้ จัดให้มี “ช่วงการแข่งขัน Hackathon” ในองค์กร ซึ่งเป็นการแข่งขันยอดนิยมที่นำเสนอโดย Silicon Valley Heavyweights โดยเป็นการส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมการแข่งขันรวมกลุ่มกับสมาชิกในทีมจากหลายแผนก ช่วยกันทำให้เส้นแบ่งระหว่างแผนกยุ่งเหยิง และออกจากกรอบคิดแบบไซโล ที่ส่งผลกระทบต่อสตาร์ทอัปด้านเทคโนโลยีหลัก ๆ หลายแห่ง

ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นด้วย Dropbox

สุดท้ายนี้ มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันจำนวนมากที่คุณสามารถใช้เพื่อกระตุ้นให้ทีมของคุณหยุดการทำงานแบบไซโลได้ แล้วหันมาทำงานอย่างชาญฉลาดแทน พื้นที่งานที่ชาญฉลาดของ Dropbox มอบพื้นที่การทำงานที่เป็นระเบียบแห่งเดียวเพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหาและเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการใช้สามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย พื้นที่งานที่ชาญฉลาดนำพาทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรือไฟล์ให้มาอยู่ในที่เดียวกัน โดยให้คุณได้มีโอกาสในการรวมศูนย์การทำงานร่วมกัน แทนที่จะแยกการสื่อสารออกเป็นหลายช่องทาง และคุณยังสามารถสร้างและแบ่งปันการบันทึกหน้าจอด้วย Dropbox Capture เพื่อให้แน่ใจว่าสารสำคัญและรูปแบบที่ต้องการสื่อออกไปจะไม่สูญหาย การทำวิดีโอเป็นการเพิ่มเอกลักษณ์เฉพาะตัว แทนที่จะสร้างไฟล์ pdf แบบเดิมๆ

การทำลายการทำงานแบบไซโลภายในองค์กรไม่ใช่งานง่าย แต่เป็นงานที่คุณหลีกเลี่ยงไม่ได้เช่นกัน การส่งเสริมให้ทีมเชื่อในวิสัยทัศน์ร่วมกันเพื่อการทำงานร่วมกันอย่างคล่องตัว จะทำให้คุณแก้ปัญหาเพื่อกำจัดการทำงานแบบไซโลขององค์กรในสถานที่ทำงานของคุณ จึงเป็นการเตรียมความพร้อมบริษัทสู่ความสำเร็จที่มากขึ้น