Eisenhower Matrix คืออะไร
แทบไม่มีใครเลยที่ตั้งใจจะเป็นคนที่ไม่มีผลงาน อย่างน้อยสำหรับคนในที่ทำงาน แต่เมื่อเวลาผ่านไป และคุณได้เริ่มจัดการกับคำขอเร่งด่วนเมื่อรายการงานของคุณเริ่มมากขึ้น ก็จะยิ่งทำให้การรักษาความมุ่งมั่นในการสร้างผลงานเป็นเรื่องที่ยากขึ้น ไม่ว่าคุณจะพลาดกำหนดเวลาที่สำคัญหรือมีปัญหากับการทำตามแผนงานโครงการระยะยาว การรู้จักวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานอาจสร้างความแตกต่างที่เปลี่ยนจากการรั้งท้ายไปเป็นผู้นำกลุ่มได้ นี่คือกรณีที่ Eisenhower Matrix สามารถช่วยได้
Eisenhower Matrix กับการบริหารเวลาเพื่อจัดการงาน
Eisenhower Matrix หรือที่เรียกว่า Eisenhower Box หรือ Matrix เร่งด่วน/สำคัญ เป็นกรอบการทำงานที่เรียบง่ายสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานและการจัดการปริมาณงาน Dwight D. Eisenhower นายพลระดับห้าดาวและประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกาเป็นผู้ตั้งชื่อกรอบการทำงานดังกล่าว Eisenhower เป็นที่รู้จักในเรื่องของระดับการสร้างผลงานที่เหลือเชื่อ ซึ่งมากจนมีคนศึกษาวิธีการตั้งเป้าหมายและการบริหารเวลาของเขาอย่างละเอียด โดยที่หนึ่งในนั้นคือ Stephen Covey ในหนังสือเรื่อง “The 7 Habits of Highly Effective People” ของ Covey เขาได้นำเสนอแนวคิดของ Eisenhower ในรูปแบบใหม่โดยเป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายในการจัดลำดับความสำคัญของงานที่เรียกว่า Eisenhower Matrix
แล้ว Eisenhower Matrix คืออะไร โดยพื้นฐานแล้ว Eisenhower Matrix เป็นกลยุทธ์ที่ทำให้คุณนำคำกล่าวต่อไปนี้ของ Eisenhower มาใช้ในสถานการณ์จริง "ฉันมีปัญหาสองแบบคือ ปัญหาเร่งด่วนและปัญหาสำคัญ ปัญหาเร่งด่วนไม่ใช่เรื่องสำคัญ และปัญหาสำคัญไม่เคยเป็นเรื่องเร่งด่วน" สิ่งที่คุณทุกคนจำเป็นต้องทำคือการประเมินงานของคุณตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
Eisenhower Box ใช้ได้ผลอย่างไร
ธุรกิจและบุคคลทั่วไปสามารถใช้ Eisenhower Matrix ทำการเพื่อวางแผน มอบหมาย จัดลำดับความสำคัญ และกำหนดเวลางานรายวันหรือรายสัปดาห์ได้ การกำหนดงานลงในช่องหนึ่งของตารางสี่ช่องด้านล่างนี้ช่วยให้คุณสามารถระบุความเร่งด่วนของงานได้ และสามารถหาวิธีจัดการงานดังกล่าวได้อย่างเหมาะสม
- ตารางช่องที่หนึ่ง: เร่งด่วนและสำคัญ (งานที่ต้องทำให้เสร็จในทันที) งานเหล่านี้เป็นงานที่ “ต้องทำก่อน” ซึ่งจำเป็นต้องจัดการโดยเร็วที่สุด งานดังกล่าวมักเป็นคำขอในนาทีสุดท้ายที่เกิดขึ้นเนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด โดยทั่วไปแล้ว งานแบบนี้ควรจะแล้วเสร็จทันทีหรือในวันเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น การดูแลโครงการแทนเพื่อนร่วมงานที่ป่วยหรือจัดการกับเหตุฉุกเฉินที่ไม่คาดคิด เช่น การหยุดชะงักของซัพพลายเชน
- ตารางช่องที่สอง: มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (งานที่กำหนดเวลาไว้ทำภายหลัง) งานเหล่านี้เป็นเป้าหมาย/งานระยะยาวที่มีความสำคัญ แต่ไม่มีกำหนดเวลาที่แน่นอน ดังนั้นคุณสามารถกำหนดเวลาทำให้แล้วเสร็จในภายหลังได้ ยกตัวอย่างเช่น การได้รับวุฒิการศึกษาทางวิชาชีพ หรือการวางแผนเพื่อเป้าหมายทางธุรกิจระยะยาวอย่างการลดงบประมาณ
- ตารางช่องที่สาม: เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (งานที่มอบหมายให้คนอื่น) งานเหล่านี้ต้องดำเนินการให้เสร็จในทันที แต่อาจไม่สำคัญพอที่คุณต้องให้ความสนใจ ซึ่งหมายความว่าสามารถมอบหมายงานดังกล่าวให้สมาชิกคนอื่นในทีมของคุณทำได้ ยกตัวอย่างเช่น งานประจำหรือการประชุม/การคุยโทรศัพท์เป็นเวลานานโดยไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
- ตารางช่องที่สี่: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (งานที่ต้องกำจัดทิ้ง) งานเหล่านี้เป็นสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิและควรหลีกเลี่ยงหากเป็นไปได้ ในหลายกรณี คุณสามารถเพิกเฉยหรือยกเลิกงานประเภทนี้ได้ ยกตัวอย่างเช่น กิจกรรมทางสังคมหรือช่วงเวลาพักเป็นเวลานานโดยไม่จำเป็น
พูดง่ายๆ ก็คือการใช้ Eisenhower Box ช่วยให้คุณเห็นภาพงานของคุณภายในบริบทของความสำคัญและความเร่งด่วน เมื่อคุณเริ่มคิดเกี่ยวกับปริมาณงานของคุณในแง่เหล่านี้ จะช่วยให้มั่นใจได้ง่ายขึ้นว่างานที่สำคัญที่สุดได้รับการจัดลำดับความสำคัญก่อนและเสร็จสิ้นโดยเร็วที่สุด
คุณแยกแยะความแตกต่างระหว่างความเร่งด่วนและความสำคัญอย่างไร
เมื่อคุณสร้าง Matrix ลำดับความสำคัญ จะไม่มีสูตรสากลในการกำหนดความแตกต่างระหว่างความเร่งด่วนกับความสำคัญ แต่นั่นเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องพิจารณา บ่อยครั้งที่ความแตกต่างระหว่างสองประเภทนี้ในโลกแห่งความจริงเป็นเรื่องที่ตัดสินได้ยากกว่าการสร้าง Eisenhower Box ที่เป็นนามธรรม โดยสรุปแล้ว งานเร่งด่วนเป็นงานที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้และต้องได้รับความสนใจทันที ในขณะที่งานสำคัญต้องมีการวางแผนมากกว่าและนำไปสู่เป้าหมายระยะยาว ยกตัวอย่างเช่น การรับโทรศัพท์จากลูกค้ารายสำคัญเป็นเรื่องเร่งด่วน ในขณะที่การติดตามงานวิจัยล่าสุดในสายงานของคุณเป็นเรื่องสำคัญ
ข้อดีของ Eisenhower Matrix คืออะไร
หนึ่งในข้อดีที่สำคัญของ Matrix เร่งด่วน/สำคัญของ Eisenhower คือการนำมาใช้งานได้ง่าย ไม่จำเป็นต้องซื้อแพคเกจซอฟต์แวร์ราคาแพง และคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานในการสร้าง Matrix โดยทั่วไปแล้ว Matrix ลำดับความสำคัญจะช่วยให้คุณปรับปรุงการจัดการเวลาของคุณโดยการกำหนดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งผู้บริหารหรือเป็นเจ้าขอธุรกิจ รวมถึงคนทำงานอิสระที่อาจจำเป็นต้องจัดการงานจากโครงการหรือลูกค้าต่างๆ ได้เมื่อถึงเวลา
ข้อเสียของ Eisenhower Matrix คืออะไร
Matrix การจัดลำดับความสำคัญมีข้อเสียสองสามประการ ข้อเสียที่ชัดเจนมากที่สุดคือ การกำหนดความสำคัญของงานอย่างถูกต้องเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก จึงทำให้ในท้ายที่สุดคุณอาจมอบหมายงานให้ผิดคนและได้งานที่มีคุณภาพลดลง นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคืออย่าลืมว่าเมื่อคุณกำลังจัดการกับกิจกรรมเร่งด่วน คุณอาจไม่สามารถทำได้ทันทีเสมอไป การขาดความรู้ การไม่มีเวลา กฎระเบียบและระบบราชการ หรืองานเร่งด่วน/สำคัญหลายอย่างทำให้ไม่สามารถทำได้ ซึ่งทำให้ Matrix ลำดับความสำคัญมีประสิทธิภาพน้อยลงเมื่อเป็นเรื่องของการตัดสินใจและการบริหารเวลา
วิธีการใช้ Eisenhower Box เพื่อจัดการงานและปริมาณงานของคุณ
Matrix ที่เร่งด่วน/มีความสำคัญอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการงานและโครงการ หลังจากที่คุณกำหนดงานของคุณลงในช่องตารางสี่ช่องที่เหมาะสม คุณก็สามารถเริ่มกำหนดกระบวนการจัดการเวลาเพื่อช่วยให้คุณจัดการกับกิจกรรมที่สำคัญในเวลาที่เหมาะสมได้เลย ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจจะใช้ Dropbox เพื่อจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และใช้เพื่อสร้างแม่แบบลำดับเวลา คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดการงานเหล่านี้เพื่อมอบหมายงานที่เร่งด่วน/ไม่มีความสำคัญให้กับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมของคุณ พร้อมทั้งสามารถตั้งวันครบกำหนดและตั้งการแจ้งเตือนสำหรับงานที่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่สามารถกำหนดไว้ทำในเวลาภายหลังได้
และยังควรนึกถึงการปรับใช้เครื่องมืออัตโนมัติในที่ทำงานอีกด้วย หากเป็นไปได้ ระบบอัตโนมัติจะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการงานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ แต่ไม่จำเป็นต้องมีการวางแผนหรือวิเคราะห์มากนักก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน การใช้เครื่องมืออัตโนมัติหรือการใช้งานร่วมกันในแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Dropbox ทำให้คุณสามารถ “มอบหมาย” งานในตารางช่องที่ 3 (เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ) ในลักษณะที่ประหยัดเวลาในการทำธุรกิจของคุณ คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมได้ใน Dropbox Paper โดยมีกำหนดเวลา หรือส่งงานเหล่านั้นจากไฟล์ Dropbox ไปยังการ์ด Trello ให้กับสมาชิกในทีมของคุณได้โดยตรง เครื่องมือการนำเข้าเนื้อหาอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณกำจัดงานที่ต้องใช้เวลานาน งานที่มีแนวโน้มจะเกิดข้อผิดพลาดที่อาจทำให้เกิดปัญหาติดขัดได้ โดยทำให้คุณและทีมงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในอนาคต
นอกจากนี้ คุณควรพิจารณารวม Eisenhower Box เข้ากับวิธีการบริหารเวลาอื่นๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น Eat the Frog ซึ่งเกิดจากคำพูดของ Mark Twain ผู้ซึ่งกล่าวว่า "ถ้างานของคุณคือการกินกบ สิ่งที่ดีที่สุดคือการทำสิ่งนั้นเป็นอย่างแรกในตอนเช้า" ในบริบททางธุรกิจ คำกล่าวนี้หมายความว่า ควรจัดการงานที่ใหญ่ที่สุดหรือซับซ้อนมากที่สุดก่อนที่จะเปลี่ยนไปทำงานที่เล็กกว่า ซึ่งคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญตามปัจจัยอื่นๆ เช่น วันครบกำหนด นอกจากนี้ ยังมีวิธีการ ABCDE โดยที่คุณต้องนำงานของคุณมาและกำหนดตัวอักษรตามลำดับความสำคัญให้กับงานก่อนที่จะทำตามลำดับนั้น
ความคิดสุดท้าย
Eisenhower Box เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งสำหรับการจัดการงานและบริหารเวลา การเรียนรู้วิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ กำจัดกิจกรรมที่เสียเวลา และสร้างเป้าหมายทางธุรกิจระยะยาวของคุณ
